管11档案室管理制度.doc

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中国西安经济技术产业开发区沣京工业园沣一路东段 第4页 共4页
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档案室管理制度
一、总则
为加强本公司档案工作，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
二、档案范围
1、企业行政文书档案（包括国家、行业的法律法规文件；园区管理机构、政府专项管理职能部门文件；公司的规章制度、管理规范、会议记录等文件）。
2、企业人事档案包括员工联络簿、人事资料、劳动工资、教育培训方面的文件材料等）。
3、企业科技档案（包括科技立项、专利技术、技术研究档案、设计图纸、产品档案等）。
4、企业财务档案（包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等）。
5、企业业务档案（包括各类合同、协议；与客户的往来函件、传真等）。
6、企业仪器设备档案（包括仪器、设备方面的说明书等文件材料、固定资产及办公用品清单等）。
7、企业基建档案（包括基本建设、工程设计、施工、竣工、装饰装修、维修等方面的文件材料）。
8、企业证照档案（包括公司设立、变更的申请、登记等工商资料；各类证照、印鉴清单；企业荣誉等认定资料）。
9、企业声像档案（包括照片、光盘、录像档案等）。
三、公司档案管理制度
1、公司档案管理机构：综合管理部统一管理公司各类档案；
2、档案保管人必须维护档案的完整与安全；
3、公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由综合管理部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。
4、根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案室移交保管。
四、立卷归档制度
（一）档案材料的收集与整理
1、建立、健全立卷归档制度，确定归档范围、归档时间、保管期限；
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各部门收集应该归档的原始资料，各部门责任人应积极配合。
（二）归档的时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档；
1、按年形成的文件，第二年上半年归档；
2、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档；
3、凡是机密性的文件，随时形成，随时归档。
（三）归档的要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用；
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整；
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件立在一起，不得分开；
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年；
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹要工整、清晰。
（四）部门归档要求
1、编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷；
2、文件按时间顺序排列，最先发生的在最下面；
3、一个项目一个立卷，一个档案盒；
4、定时交档案管理员：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。
5、档案管理员在收到业务部门的归档和文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。
6、记录档案文件材料须钢笔或签字笔写，在无特殊情况下，须用A4纸。
四、档案管理工作
（一）档案的管理
1、及时登记档案台账；
2、区分全宗，明确立档单位；
3、分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；
4、案卷排列并编制案卷目录，严格保证与台账的一致性。
（二）档案保管
1、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；
2、公司设立专用文件库保存档案；
3、做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
（三）档案的鉴定
1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值；
2、确定各类档案的保管期限，其中财务档案见财务档案保存期限；
3、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
（四）档案的销毁
1、已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；
2、办理销毁手续，须经总经理批准，方能进行；
3、销毁时要有二人以上的监销，并在清册上签字。
五、档案的利用：
（一）公司内档利用的方式由但案室提供档案原件，必要时提供档案复印件；
（二）档案利用的要求：
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中受控文档的借阅要由总经理签字批准；
2、档案借阅的最长期限为两周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理；
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如现遗失必须及时汇报，追究责任；
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制；
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等；
6、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续；
7、政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助；
8、依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。
六、附则
1、档案管理部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率；
2、本制度由行政人事部解释、补充，由公司总经理批准颁行。
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