某客专项目合同管理办法(业主).doc

*客运专线*有限责任公司文件*号关于印发*客运专线*有限责任公司合同管理办法的通知公司各部门、各指挥部：现将*客运专线*有限责任公司合同管理办法予以印发，自发布之日起执行。*客运专线（*）公司筹备组印发的关于印发*客运专线（*）公司筹备组合同管理办法（试行）的通知（*号）同时废止。附件：1. 合同分类管理表 2. 合同会签单格式二七年八月十四日*客运专线*有限责任公司合同管理办法第一章 总 则第一条 为规范和加强公司的合同管理工作，依法维护公司的合法权益，根据中华人民共和国合同法、中华人民共和国铁路法、铁道部铁路合同管理办法、铁道部工程管理中心铁路客运专线工程合同管理办法等相关规定，结合公司实际，制定本办法。第二条 本办法所称合同是指*客运专线*有限责任公司（以下简称公司）与平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议，具体包括建设工程合同和与建设工程有关的委托合同、采购合同、借款合同、保险合同以及其它各类合同（或协议）等。劳动合同和集体合同不适用本办法。第三条 签订和履行合同应遵守国家法律、法规和政策，尊重社会公德，不得扰乱社会经济秩序和损害社会公共利益，坚持平等、自愿、公平和诚实信用原则，严格按照合同约定行使权利、履行义务。第四条 合同管理实行集体领导。重要合同须经总经理办公会研究决定，并按公司章程报董事会审批。公司的各职能部门应当按照职责分工，协助公司合同管理机构做好合同管理工作。第二章 合同管理机构和职责第五条 公司合同管理工作实行统一领导、归口管理、分工负责的管理体制。公司设立合同管理领导小组。总经理为领导小组组长，负责合同管理中的重大决策和各部门的协调工作；公司副总经理为领导小组副组长，各部门负责人为领导小组成员，协助总经理做好各专业合同管理工作。合同管理领导小组的职责是：负责制定合同管理制度及合同管理制度的监督执行；研究审定公司重大合同；决定合同管理的奖惩事项等。合同管理部门、承办部门和法律顾问应在客专公司授权范围内履行合同管理职责。第六条 实行合同归口管理。计划财务部负责合同的归口管理工作。其基本职责是：1组织学习、宣传、贯彻执行有关合同管理的法律法规和规章制度；2拟订公司合同管理制度、办法并检查监督其执行；3建立合同专用章使用制度，统一管理本公司的合同专用章；4负责监督指导公司所属部门的合同管理工作。协助办理法人授权委托手续，组织对公司所属部门合同管理人员的业务培训；5负责审查合同文本，参与公司合同的论证、谈判、起草和签订工作；6协助公司领导组织重要合同的谈判，做好合同订立的各项准备工作，研究合同的法律依据，并提出规避财务风险的意见；7建立合同管理台账，督促合同的履行，汇总并按季度反馈合同履行情况，并就合同补充、修改和变更等提出处理方案；8负责公司有关合同纠纷案件的诉讼或仲裁工作；9负责公司的合同检查工作，向公司领导提出改进意见或奖惩建议；10指导配合各部门办理合同的报批、签证和公证等事项；11.负责向董事会报告合同签订情况；12承办其他有关合同管理工作。第七条 实行合同部门承办制度。各类合同的主办及协办部门分工见合同分类管理表，主办部门牵头组织合同的谈判和签订工作，协办部门根据主办部门的要求参与、配合合同谈判和签订工作。合同主办部门即为合同承办部门，根据其职责职能具体承办相关合同业务。其主要职责是：1研究相关法律法规和调研市场情况，提供决策依据；2依据授权权限代表公司与签约人进行谈判； 3审查签约人的资质、资信和履约能力；4按合同法的规定和项目的具体要求，起草合同文本及相关报送材料文件，履行报批手续；5合同签订后全面履行合同。视合同执行情况，必要时提出变更或解除的建议；6合同执行过程中发生纠纷时，负责纠纷的处理。第八条 对合同管理人员的基本要求1具备良好的职业道德；2熟悉相关法律法规，具有一定的经济管理和铁路专业知识，了解公司的经营管理情况。第九条 合同管理人员的基本职责1负责审查本单位签订的合同文本；2指导合同的具体承办人做好相关调查论证工作，参与合同的谈判、起草、签订，协助办理合同变更、解除以及合同纠纷处理等事项；3负责管理合同专用章、合同台账，妥善保管合同文本、相关文件、重要数据及证据材料；4监督检查本单位合同履行情况，向领导提出有关合同管理的意见和建议，汇总分析报送有关合同管理情况及统计资料。第十条 合同的具体承办人为合同经办人，经办人应履行以下职责：1. 根据授权签订合同。经过审查才能签订的合同，应提请审查；2. 监督履行合同并向合同管理员及时通报履行情况，如在履行过程中发生合同的变更、中止或不能履行等情况，应当及时报告合同管理人员和单位主管领导。3. 合同发生纠纷后，在协商、调解、仲裁、诉讼活动中，积极配合有关部门，提供真实情况和相关的证据材料；4. 保管与合同有关的文件、资料并及时交合同管理员存档。合同经办人对合同签约、履行全过程负责。第十一条 法律顾问的基本职责1受理公司的法律咨询；2受委托起草合同文本；3审查合同；4协助处理合同纠纷；5受委托代理诉讼或仲裁；6对公司人员进行法律知识培训。第三章 合同的签订第十二条 合同签订一律采用书面形式，严禁口头协议和非正式书面协议，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。国家规定采用标准合同文本的必须采用标准合同文本。工程施工、监理（含地质勘察监理）、主要物资和设备采购供应、工程检测、咨询等合同的签订必须根据招标投标法和政府采购法采用招投标等要约承诺方式签订。第十三条 以公司的名义对外签订合同的，必须有公司法定代表人签字。委托代理人签订合同的必须持有公司法人授权委托书，在授权范围和期限内行使代理权，禁止越权代理。授权委托书应当注明授权委托事项、权限和期限，加盖公司法人公章并由客专公司法定代表人签字。第十四条 合同承办部门在合同签订前应验证合同对方当事人有效的营业执照、资质证书、资信状况，验明合同对方当事人是否具有签订合同的主体资格，审查合同对方的主办（经办）人是否具有代理权及其权限，查验上述资料的真实性、合法性，保存上述有关资料并作为合同附件。合同技术条款等有关内容，由公司相关业务部门按照职责分工，负责该部分内容的谈判、起草工作。合同技术条款等有关内容必须经公司分管领导审核。第十五条 建立健全合同签订审查制度，公司主要负责人、分管领导和计划财务部、相关业务部门及合同管理人员按照职责分工承担合同审查职责。合同审查由计划财务部组织实施。合同须经法律顾问审核并出具书面审核意见方可对外签订。重要合同必须经过有关商务和合同管理方面的专家进行审查。采用招投标方式签订合同的，招标文件必须按合同审查办法进行审查。第十六条 合同审查实行联签审查责任制度。在合同正式签订前，合同承办人应当将拟签合同文本呈送本部门负责人、相关业务部门负责人、计划财务部概算、合同管理人员及计划财务部负责人和公司业务主管副总经理、公司总经理审查联签。参与审查的部门对合同提出异议或修改意见的，应当补办联签手续，协商一致后，方可正式对外签订合同。第十七条 合同审查采用会议审查和会签审查两种方式进行。不论采取何种方式审查，均应做出审查记录，并妥善保存。公司章程规定须经董事会决定的合同，必须送董事会审查。第十八条 合同审查内容1合同内容是否符合法律、法规、技术规范。2合同是否规范、完整，合同双方权利、义务是否明确、清楚。3各项费用计算与支付方式是否正确、清楚。所需费用在批复概算中是否落实。4合同内容与谈判或招投标不一致的问题是否解决。5公司与签约方的组织和技术接口是否建立并保持。6签约方的要求是否双方都已明确并形成文件。7满足合同要求的技术能力和按期交付能力等是否已得到公司有关方面的确认。8招投标文件及各类答疑、澄清文件是否得到明确和满足。第十九条 签订合同应当使用规范合同文本。合同内容一般包括以下条款：当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法以及合同生效条件等。对公司权益影响较大或可能存在风险的合同条款，必须对当事人双方的权利义务做出明确的约定。同时，依据担保法的有关规定要求对方当事人提供履行合同的担保。第二十条 合同谈判由公司总经理或主管副总经理、具体承办部门负责人、计划财务部负责人共同参加，合同具体承办部门有关人员根据需要参加谈判并提供有关的技术资料。第二十一条 计划财务部保证最终签订的合同与通过审查的合同一致，公司总经理签字后，由计划财务部合同管理人加盖合同专用章，并根据有关规定，办理合同签订的报批、备案、登记或签证、公证等手续。如果授权代理人在合同上签字，则应在合同签署时附上法定代表人身份证明书及授权委托书。第二十二条 正式签署的合同统一编号，并与合同审查记录及合同文本、电子文件以及附件等一并归档备案。第二十三条 合同的签订应当由当事人各方的法定代表人或其授权代理人签字，并加盖当事各方单位的合同专用章（或法人公章），同时需提供法定代表人身份证明书，授权代理人签字的，还应提供授权委托书。第二十四条 签订合同正本、副本数及合同分发范围由合同承办部门按需要在合同会签单中明确，正副本应区分标明。合同签订后交计划财务部留存一份正本（合同管理员）、一份副本（投资工程师），其余部门由计划财务部负责及时编号分发。复制合同必须事先征得计划财务部同意。合同的发放均应进行登记。第二十五条 需要经国家有关部门批准、登记或备案的合同，应按规定履行相应的手续。第四章 合同专用章管理第二十六条 合同专用章管理1. 合同专用章仅用于以公司名义对外签订合同。不得借用、代用和进行他用。2. 合同专用章做到专人专管，印章保管人员要加强用印范围的审核、把关，保证用印安全。所有用章均需由经办人员签字登记。3. 加盖合同专用章之前必须持经相关部门会签并经公司总经理签字确认的合同会签单，用印后合同会签单交合同专用章保管人留存。4. 合同专用章一般情况下不准携带出公司使用，特殊情况下需经公司总经理书面批准后方可携带外出。5. 非合同的其他文稿不允许盖合同专用章，空白纸张不得盖合同专用章。第五章 合同的履行第二十七条 依法成立的合同应全面履行，不得随意变更合同条款。如合同不能履行应当及时采取补救措施减少损失。因不可抗力因素影响合同履行的应当及时以书面形式通知对方当事人，同时采取积极措施减少损失，并注意收集及保存有关证据。第二十八条 合同承办部门应当建立合同承办专人负责制度，承办人发生变化时，应做好资料的完整移交。承办人对合同谈判、履行过程中双方往来的电报、传真、会议纪要、文件、图表、电子邮件等文件资料，应当收集和妥善保管，并通过部门移交给计划财务部备案。对于对方当事人提出的有关合同履行问题，应当咨询计划财务部后及时起草书面说明回复对方，不得拖延，以避免造成经济损失。第二十九条 合同承办及合同执行部门应当随时掌握合同履行的动态。发现对方不履行或者不完全履行合同时，应积极与对方当事人协商，催促其履行合同约定义务，同时应将其不履行或不完全履行合同的情况及时书面报告合同承办部门负责人和计划财务部，并协助在索赔期限内收集和保存证据，及时索赔。第三十条 合同承办及合同执行部门应严格按照合同约定检查和督促合同的履行，并将合同履行情况及时反馈给计划财务部。第三十一条 计划财务部对所签订的合同进行动态管理，定期了解对方当事人的资信和履约能力变动情况，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，发现问题及时向主管领导汇报。及时做出相应处理决定。第六章 合同的变更和解除第三十二条 合同变更是指合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。第三十三条 合同生效后任何一方当事人不得单方面变更或者解除合同。确需变更或解除的，应当经各方当事人协商一致并签订书面协议。第三十四条 当事人协商一致的变更或者解除合同的协议，视同新合同，应当按照合同审查程序履行审查联签手续。当事人签订的变更或者解除合同的协议、文书、电报等资料应当一并与原合同装订入卷，不得分散存放。第三十五条 对方当事人要求变更或解除合同的，公司合同承办部门应当及时通知计划财务部，报告合同管理领导小组，审查对方当事人的理由是否正当。对于符合合同变更或解除条件，同意变更或解除的，按照审查联签程序与对方当事人签订变更或解除协议。因对方当事人变更或解除合同造成经济损失的，应当在变更协议中明确赔偿数额和方式，并及时向对方当事人提出索赔。需要向人民法院或者仲裁机构请求变更或者撤销合同的，应当在法律规定的期限内提出。第三十六条 合同变更的原则1合同变更的批准必须按规定的程序进行。2合同的变更均应签署补充协议，并根据合同约定的费用计算原则确定变更费用。第三十七条 合同的解除必须按照合同法及本办法的规定办理。对于特殊情况下合同履行过程中的终止，必须及时办理终止手续，合同承办部门负责收集终止合同给公司带来的经济损失的证据和资料，为纠纷的处理做好准备。第三十八条 合同终止时，承办部门做好终止记录，收集履行合同过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和结算工作，办理解除合同的手续，并将资料交计划财务部保存。第三十九条 合同签订时按照法律规定或者约定办理了批准、登记、公证等手续的，在变更、撤销或者解除合同时仍应需办理相应的批准、登记、公证等手续。第七章 合同纠纷处理第四十条 合同中应当约定合同纠纷处理条款，对于涉外合同还应当明确选择合同适用的法律和语言。第四十一条 合同纠纷的主要处理方式：1和解或调解；2仲裁3. 诉讼。第四十二条 合同的纠纷处理优先采用和解或调解方式处理。和解或调解不成的，可选择仲裁或诉讼。选择仲裁作为解决合同纠纷方式的，应当在合同中约定仲裁条款或者单独签订仲裁协议，明确约定仲裁事项和仲裁机构。选择诉讼方式解决合同纠纷的，尽量约定具有管辖权的公司所在地法院或铁路运输法院。第四十三条 发生合同纠纷后公司合同承办部门或承办人员应及时报告公司主管副总经理，并通报计划财务部，在其指导下妥善处理纠纷。必要时，相关业务部门给予协助。第四十四条 如在合同执行过程中发生纠纷，与合同履行有关的部门应及时分析查明原因，提出解决指导意见并通报计划财务部，及时与对方协商解决；对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事项，与履行合同有关的部门应及时分析查明原因，通过取证按照合同规定及时、合理、准确地向对方提出索赔要求；当接到对方的索赔要求时，接到的部门和人员应在接到当日将其送交计划财务部，会同计划财务部认真研究并及时处理。第四十五条 若是铁路企业（或单位）之间发生合同纠纷的，应当按照铁路内部经济纠纷调解规则进行调解。调解不成的，申请仲裁或提起诉讼。第四十六条 需要经过诉讼、仲裁解决的合同纠纷，以计划财务部为主，公司法律顾问和相关部门协助处理。第四十七条 发生合同纠纷需要通过诉讼或者仲裁解决的，统一由公司计划财务部登记、审查，由公司董事长或总经理委托公司法律顾问代理诉讼或仲裁。必要时，也可外聘律师代理诉讼或仲裁，但外聘律师应当经公司法律顾问认可。诉讼或仲裁方案应当与有关业务部门协商一致并经合同管理领导小组同意。第四十八条 合同纠纷解决后代理诉讼或仲裁的法律顾问或外聘律师，应当在结束之日起10个工作日内向公司合同管理领导小组提交书面报告，并将案件有关材料装订送计划财务部存档。第八章 合同监督与档案管理第四十九条 公司合同管理应当接受上级主管部门的检查和监督。公司及所属单位应当建立健全合同的监督检查制度。公司计划财务部应当定期或不定期地组织开展对本公司及所属单位合同检查。第五十条 合同检查的主要内容1合同管理制度的建立与落实情况；2合同管理档案、台账建立情况；3合同的签订与履行情况；4合同纠纷的处理情况；5合同管理人员配备情况及培训工作；6对于违反合同管理制度、造成经济损失人员的责任追究情况。第五十一条 合同检查人员履行合同检查职责时，被检查单位或部门应当如实反映本单位合同管理情况，提供相关文件、资料，并对检查事项涉及的问题做出解释和说明。第五十二条 合同检查人员在检查中发现需要整改的问题应当与被检查单位交换意见并提出整改要求。被检查单位应当按要求予以改正并将整改情况报告检查部门。检查中发现被检查单位存在合同管理漏洞，或者合同承办人员有失误，对公司资产安全构成隐患的，检查人员有权向主管领导提出对责任人的处理建议。第五十三条 公司应当将合同管理作为对本公司及所属单位的考核内容。因违反合同管理规定造成经济损失的部门和个人，要承担相应的责任。第五十四条 计划财务部要建立合同管理台帐和档案，收集、整理各类合同的档案资料并进行归档管理，定期做好统计分析。第五十五条 合同及与合同有关的补充协议、会议纪要、信函、电报、传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台帐及其他形式的文件均作为合同履行动态信息汇总归档的组成部分。第五十六条 合同履行完毕，合同承办部门向计划财务部提交合同履行的工作报告。经审查后，及时地连同合同、结算书及一切往来文书、经济签证、变更记录、竣工验收证书等所有资料装订成册，移交公司综合部档案室存档。涉及需要保密的内容，按照保密的规定办理。第九章 奖惩规定第五十七条 对于在合同管理工作中做出突出成绩的，为公司避免或挽回经济损失的部门或个人，应当予以表彰或奖励。第五十八条 对于在合同管理工作中，有下列行为的应按有关规定予以纪律处分，构成犯罪的移交司法机关处理。1违反规定授权或超越授权范围擅自签订合同的。2未按规定程序进行审查、联签，拒不改正，造成恶劣影响和经济损失的。3发生合同纠纷不及时报告、处理不及时或处理不当造成经济损失或影响的。4拒绝配合合同检查或谎报、瞒报本单位合同管理情况的。5借工作之便收受贿赂、假公济私的。6采取胁迫、欺诈等违法和不正当手段洽谈和签订合同的。7违反规定签订违法合同、无效合同、权利义务不对等或执行后不利于本客专公司的合同的。第五十九条 任何单位和个人均有权检举、揭发利用合同进行违法犯罪或损害公司利益的行为。对检举揭发有功人员，公司依照有关规定给予奖励并保密。第十章 附 则第六十条 本办法未尽事宜，按照中华人民共和国合同法以及铁道部合同管理办法办理。第六十一条 本办法由计划财务部负责解释。第六十二条 本办法自发布之日起开始执行。附件1:合同分类管理表序号合同名称合同性质主办部门协办部门备 注一施工合同1施工合同施工计划财务部工程、技装部招标3大临、过渡施工计划财务部工程、技装部招标4大临、过渡施工工程管理部计划财务部零星5三电迁改施工计划财务部工程、技装部招标6三电迁改施工工程管理部计划财务部零星7配合辅助工程施工计划财务部工程管理部招标8配合辅助工程施工工程管理部计划财务部不招标二监理合同1施工监理合同监理计划财务部工程、安质部招标2地勘监理合同监理安全质量部计财、工程部三工程质量监督监督安全质量部计划财务部四物资设备采购1物资采购采购技术装备部计财、工程部招标2设备采购采购技术装备部计财、工程部招标3车辆购置采购综合部计划财务部4固定资产购置采购综合部计划财务部五勘察设计合同1勘察、设计合同设计技术装备部工程、计财部2供图计划设计技术装备部工程管理部六咨询服务合同1设计咨询咨询工程管理部计财、技装部2建设管理咨询咨询工程管理部计财、技装部3施工图审核咨询工程管理部计财、技装部4概算分劈咨询计划财务部工程、技装部5初步设计审查咨询技术装备部工程、计财部七技术服务1科研试验技术服务工程管理部技装、计财部2环境评价技术服务技术装备部计划财务部经办人按公司分工负责3水土保持评估技术服务技术装备部计划财务部经办人按公司分工负责4地质灾害评估技术服务征地拆迁及外部协调办5地震安全性评估技术服务技术装备部6洪水影响评价技术服务技术装备部7压覆矿藏评估技术服务征地拆迁及外部协调办8文物保护技术服务技术装备部9森林植被恢复技术服务征地拆迁及外部协调办10桩基检测技术服务工程管理部计划财务部11网络、通信技术服务工程管理部综合部12法律顾问技术服务计划财务部13招标代理技术服务计划财务部八征地拆迁1土地预审征地拆迁征地拆迁及外部协调办2永久性征地征地拆迁征地拆迁及外部协调办3临时用地征地拆迁征地拆迁及外部协调办工程管理部4青苗补偿征地拆迁征地拆迁及外部协调办工程管理部5道路赔偿征地拆迁征地拆迁及外部协调办工程管理部6拆迁建筑物征地拆迁征地拆迁及外部协调办工程管理部九外部协作1铁路与铁路交叉外协技术装备部工程、安质部经办人按公司分工负责2铁路与公路交叉外协技术装备部工程、安质部经办人按公司分工负责3铁路与河道交叉外协技术装备部工程、安质部经办人按公司分工负责4铁路与管道交叉外协技术装备部工程、安质部经办人按公司分工负责5外部电源外协工程管理部技术装备部经办人按公司分工负责6军事设施外协技术装备部工程、安质部经办人按公司分工负责7线路方案外协技术装备部工程管理部经办人按公司分工负责8枢纽方案外协技术装备部工程管理部经办人按公司分工负责十仓储运输租赁合同1办工生活房屋租赁综合部计划财务部2运输工具租赁综合部计划财务部2仓储租赁技术装备部计划财务部十一财务金融合同1筹资、融资计划财务部2贷款合同计划财务部3担保合同计划财务部十二保险合同保险计划财务部综合部十三公证公证计划财务部综合部十四其他1委托代建委托计划财务部工程管理部2劳务合同综合部计划财务部3中介服务计划财务部有关部门配合4审计计划财务部5竣工决算计划财务部6项目后评估计划财务部7其他按领导交办负责附件2:合 同 会 签 单年 月 日1、签订说明2、基本情况合同名称对方单位合同价款合同编号3、会签部门及意见部经 办 人会签部门部 长计财部投资工程师合同管理员部 长法律顾问4、领导批示主管副总经理：主管副总经理：总经理：5、备 注合同份数：分发范围：主题词：基本建设 合同管理 办法 通知*客专*有限责任公司综合部2007年8月15日印发23