海南金鹰安保集团公司采购与物资管理规定(2014.9.18修).doc

海南金鹰安保集团公司

物资采购与管理规定

一、目的
为推动公司管理规范化、制度化建设，加强成本管控和流程管理，着力建设节约型企业，公司运营发展所需的各类物资实行“预算经费、定额到人、内部调剂（公司/部门内）；分头申报、集中采购、采管分离；集约管理、过程管控、集中核算”原则管理（车辆备用零配件、办公家具、办公设备、以及车辆、燃油等大宗物资不列入办公用品定额范围）。各类物资申报、采购、入库（验收）、出库（领用）、盘点、资产登记与使用管理都要建立并不断完善管理流程，加强日常管控与监督，确保公司各类物资正常供应，特制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于海南金鹰安保集团公司（以下简称金鹰集团”）的物资申购与审批、物资采购、物资验收、出入库、资产登记与费用报销、以及物资的盘点管理等。
三、释义
物资：物资分类为办公用品、低值易耗品、保洁（劳保）用品、安保用品、服装、维修用品及大宗物资等。
1、办公用品类：如：电脑、打印机、复印机、传真机、印刷品、办公耗材、办公设备、文具用品、文件柜等办公类用品。
2、保洁（劳保）用品：如：漂白水、手套、雨衣、清洗剂、杀虫剂、纸巾、拖把、扫帚等。
3、安保用品：迷彩服、救生衣、强光手电筒、对讲机、安全警示带、灭火器等。
4、服装：保安员、押运员工作制服及行政工服等。
5、维修用品：车辆备件、电线电缆、电气设备、五金工具、油漆等
6、其它大宗物资如购车、车油料、车辆维修等（含无形资产，如：网络信息平台等）
四、职责
1、申报：物资申报计划由需求方（集团各部门或各全资子公司）/办公室文员负责收集整理，常规物资申报计划按月度申报，特殊材料或急用件的申报计划由需求方提写请示并提交相关领导审批后再交由集团行政人事部实施采购。
2、采购：集团行政人事部为采购主管部门，负责公司物资的采购、审核、请款及报销，具体实施由集团行政人事部后勤保障（以下简称“集团后勤保障”）负责。
3、核价：集团行政人事部督察队（以下简称“集团督察队”）负责物资采购的价格审核。
4、验收入库：由使用部门和采购部门负责人、采购员、财务人员、仓管员共同完成验收，并在《送货单》上会签，仓管员填报《仓库库存月报表》入库栏电子台帐；《送货单》原件由采购部门报销时送交财务部存档，其它相关部门留存复印件。
5、出库：行政人事部仓管员负责出库登记，根据《领料单》办理，并填写《仓库库存月报表》出库栏。
6、领料：全资子公司由办公室文员（或办公室指定人员）负责。
7、盘点：由仓管员、各部门（或子公司相关负责人）/行政人事部组织完成。每月5日完成，并由仓管员填报《仓库库存月报表》至行政人事部。
五、物资的申报与审批
1、申报原则
物资的采购必须坚持“先批准、后购买”的原则。由各部门/各全资子公司根据本部门/全资子公司物资的消耗率、损耗率及参考仓库现有物资库存量对下月业务的预测情况进行申报。
2、申报时间
在每月末提前7天申报下月采购计划。紧急、特殊采购等除外。
3、审批流程
(1)由需求部门/子公司经办人填写《内部事项报批申请单》，报部门/全资子公司采购负责人、分管领导（分管业务的副总经理或总经理助理）、全资子公司总经理、集团后勤保障经理及行政人事经理、财务负责人签字审核后将原件报行政人事部采购员，同时发送电子版。申购物资要求写明拟采购物资名称、规格型号、数量、参考价格、用途等。
（2）行政人事部采购员将各部门/各全资子公司物品采购计划进行初步审核汇总后，填报《物资采购申请单》，再交由集团后勤保障经理、行政人事经理、财务负责人、集团总经理进行审核，行政人事部根据库存及各部门/各全资子公司可调配物资情况提出采购意见。审批权限内即可由行政人事部负责采购的后勤保障经理安排采购员实施采购。
（3）超出审批权限的由行政人事部将《物资采购申请单》呈报集团董事长审批后，由行政人事部负责采购的后勤保障经理安排采购员实施采购。
（4）临时追加计划者，须按原报批程序批准后执行。
六、物资的采购
1、物资采购的实施统一由行政人事部安排专人进行，在未经公司授权批准的情况下，任何部门严禁自行采购。
2、采购员根据核准的《物资采购申请单》，按照“货比三家”的询价原则，通过对比价格、性能、适合性、售后服务等方面后，将调查结果填入《报价单》，送至集团督察队进行价格审核。价格审核完毕，由集团督察队负责价格审计的人员按集团公司采购管理流程报相关领导核准后确认供应商后方可购买。
3、大宗用品或长期需要的物资，根据核准的计划可向有关的厂家或供应商进行招标，确立供应商与物资年标价格后签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
4、推行合同管理制度，大宗物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等。
七、物资的验收入库与费用报销
1、所有采购的物资须经仓管、采购员、使用部门经理/使用单位负责人员、采购部门负责人、财务验收后方可入库。任何物品如无购置计划或未经批准同意采购的，仓管员可拒绝验收入库。
2、验收的依据为经总经理、董事长核准后的《物资采购申请单》。
3、仓管员根据《送货单》上列明的物品名称、规格型号、单价、单位、数量和金额进行核对，使用部门和采购部门负责人、采购员、仓管员、财务进行会签，《送货单》仓管员复印记账，原件交行政人事部采购员作为报销凭证。
4、货物验收完毕，仓管员将所购物资录入《仓库库存月报表》入库栏。
八、物资的领用出库
1、对验收入库后的物资，须按类别进行台账登记。
2、各部门/各全资子公司领用物品，要求专人负责并填报《领料单》（日期、名称、规格、型号、数量、用途等），仓管员凭单发货。
3、《领料单》一式三份，领料部门自留一份，行政人事部后勤保障留存一份，仓管员一份，凭单入账，填入《仓库库存月报表》出库栏。
4、领用部门应建立《物资进、销、存明细账》。
九、物资的盘点
1、仓库物资要求每月小盘点，半年和年底大盘点。
2、盘点由仓管员、各部门/各全资子公司负责人员、行政人事部相关人员负责进行。当实物盘点与记账存在差异时，应及时翻阅原始凭证，核对实物，避免出现差帐、错帐。
3、每月5日前仓管员将上月的《仓库库存月报表》报行政人事部后勤保障经理。
十、建立档案制度
1、物资使用部门/单位要有《内部事项报批申请单》、《物资进、销、存明细账》。
2、仓库档案要有验收后的《送货单》、《仓库库存月报表》、《领料单》和盘点实物账簿。
3、采购员的档案要有《物资采购计划表》、《报价单》、《送货单》等。
十一、考核管理
1、因管理不善、工作不负责等情况造成物资损坏、丢失或失窃等事故，将扣发责任人绩效奖金100-2000元；造成重大损失或极坏影响的，将被公司除名并扣发当月全部绩效奖金外，同时公司保留追究其刑事责任的权利。
2、未按本规定办理物品出入库手续而造成物品短缺、规格或质量不合要求和帐物不符，采购员、仓管员应承担由此引起的经济损失，责任部门经理负领导责任。每违反一次扣绩效奖50-200元。
3、因仓库管理员发货不及时或工作失误，造成各单位或部门投诉，经查实将扣发绩效奖金20-100元。
4、禁止采购及相关人员收受回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行处理，情节严重的将追究其刑事责任。
5、对保护公司物资财产免遭重大损失者，经调查属实，给予100-500元以上奖励。
6、仓管员及相关人员在物资管理方面提出合理化建议，一经采纳，将给予20元以上的奖励。对及时消除安全隐患有贡献者将给予50元以上的奖励。
十二、附则
1、本制度由公司行政人事部负责解释及修订。
2、本制度自2014年 9 月 1 日起试行。
十三、附件
1、物资管理流程图
2、物资管理相关表格：
（1）《物资采购申请单》
（2）《报价单》标准格式
（3）《送货单》，由供应商提供
（4）《领料单》
（5）《仓库库存月报表》
（6）《盘点表》
（7）《内部事项报批申请单》
3、费用报销审批流程
（1）填写费用报销单（行政人事部采购员执行）
审批流程：集团后勤保障经理→集团行政人事部经理→分管领导→财务负责人→总经理→董事长
（2）需提供附件：（原件）
A、发票
B、供应商送货单或小票
C、合同（有合同的），合同审批表放合同下面
D、报价单
E、《物资采购申请单》
F、《内部事项报批申请单》
附件1：
一般物资管理流程图
主流程
责任人
备 注
2
填写《内部事项报批申请单》，提出物资需求计划
1

1．集团各部门/各单位部门负责人
2．副总或总助/各单位负责人
1、每月月末前7天需求部门经办人填写《内部事项报批申请单》，申报下月购买计划（注：需注明物资计划价）。
2、经审批后将原件报集团行政人事部（同时发送电子版）至集团行政人事部采购员。

填写《物资采购申请单》

年度计划外或紧急

采购员
集团行政人事部采购员填写集团《内部事项报批申请单》后附《物资采购申请单》。
审核1
3

集团后勤保障经理及行政人事部经理

审核2
4

财务负责人

批准
5

总经理/董事长
视权限而定是否审批到董事长
7

6
市场询价

1． 采购员
2． 集团后勤保障经理
3． 集团行政人事部经理
1、市场询价原则上货比三家。
2、采购员接收到3家供货商报价后，填写《报价单》报集团后勤保障经理及行政人事经理签字审核。
3、审核后的《报价单》送集团督察队审核。
8
审核

集团督察队采购专员

核准

1． 集团后勤保障经理
2． 集团行政人事经理

实施采购
9

采购员
通知供应商备货，确认送货时间地点及货物接收人。
10
货物进场验收与入库

1． 仓管员
2． 需求方负责人
3． 采购员
4． 集团后勤保障经理

1、 货物验收：由集团后勤保障经理和需求方负责人组织相关人员对进场的货物的数量、质量进行验收，验收合格后由仓管员、需求方负责人、采购员、集团后勤保障经理在《送货单》上签名确认；
2、 货物入库：仓库管理员按《送货单》上所列清单，填写《仓库库存月报表》入库栏登记入册后，安排货物入库存放。
11
领用与出库
12

1． 领用人
2． 仓库管理员
1、 领用人凭需求方负责人签批的《领料单》与仓库管理员办理出库手续。
2、 仓管员填写《仓库库存月报表》出库栏登记入册。
物资盘点

仓库管理员
对照《仓库库存月报表》与《领料单》、《送货单》每月小盘点，半年或年底大盘点；建立物资档案每月5日前提交《仓库库存月报表》到行政人事部。
附件2：
特殊材料、急用件采购流程图

主流程
配合方
备 注
提交书面购买请示
2
1

经办人
非特殊急用件，原则上每季度不超过3次
审核

部门/需求方负责人

经办人提交给需求方负责人、各分公司总经理签字审核
审核
3

集团行政人事部经理
经办人提交给行政人事部经理签字审核
4
审核

财务负责人
经办人提交给集团公司财务负责人签字审核
5
批准

总经理/董事长
视权限而定是否审批到董事长
6
接收到已批准的购买请示

集团行政人事部采购员
按《一般物资采购流程》开始执行采购

海南金鹰安保集团公司行政人事部
二0一四年九月
采购与物资管理规定 第 - 10 - 页 集团行政人事部