合同付款法律审查工作程序及标准(参考使用).doc

重庆旗能电铝有限公司管理标准

QN/**-**-XX-XX 2012
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合同付款法律审查工作程序及标准

2012-XX-XX发布 2012-XX-XX实施
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重庆旗能电铝有限公司 发布

前 言
为满足建立企业标准体系的要求，根据GB/T15496《企业标准体系要求》，并结合重庆旗能电铝有限公司实际情况，制订本标准。
本标准由公司办公室提出。
本标准由公司办公室法律事务科负责起草。
本标准主要起草人：杨俊
本标准由邓勇审核。
本标准批准人:田军。
本标准由重庆旗能电铝有限公司********（规范化管理委员会）负责解释

合同付款法律审查工作程序及标准

1.目的
为规范公司合同付款法律审查工作，统一付款审查程序及标准，根据《重庆旗能电铝有限公司建设期间合同管理办法》及相关规章制度规定，特制订本标准。
2.合同付款审查的基本原则
2.1公司合法利益最大化原则；
2.2严格按照合同约定审查原则；
2.3付款行为合法有效性原则。
3.合同付款审查的程序及标准
3.1针对合同进行的审查
付款审批所附合同应为合法生效的合同，生效的合同一般指经双方签字盖章的文本，或达到合同中约定的其他生效要件的合同。付款审批涉及到多份合同的应提供全部相关的生效合同文本。若合同份数有限或其他特殊原因，不能提供生效合同文本的，应提供加盖有承办部门鲜章的复印件合同文本并注明“经核对此复印件与生效合同文本完全一致”。
3.2付款审批表的审查
3.2.1付款审批表：应为公司现使用的最新付款审批表，审批顺序依次为承办部门、综合策划部、相关部门、法律事务、财务部、副总经理、财务总监、董事长/总经理；
3.2.2收款单位名称：应当与合同中的对方当事人名称一致；
32.3开户行名称、银行帐号：应是与合同落款处一致的帐号或者对方当事人书面盖章指定的帐号；
3.2.4合同名称（合同编号）：应与合同上的名称及编号相一致，若合同上没有编号的，应与法律事务机构合同电子台帐中的编号相一致；
3.2.5应付总金额：应与合同中的总价款相一致。若合同上明确为暂定金额的，付款审批表上也应标明暂定；
3.2.6累计已付金额：应与财务部的已付金额相一致；
3.2.7本期应付金额：金额应与合同约定的本次应付金额一致，且应与发票的开具金额相一致；
3.2.8付款理由：此处应简要填写付款依据，如根据合同第几条第几款或者具体某次的会议纪要进行付款；
3.2.9合同承办人：应与前来办理付款的人相一致，并尽量用手填写承办人姓名；
以上九项出现任一错误的，中止审查，退还承办人补正。
3.2.10合同承办部门、策划部、其他相关部门（如需要）的审查情况：
3.2.10.1以上部门审查意见均为“同意”且有部门领导签名的，继续法律审查；
3.2.10.2以上部门存在应审查而未送审或未审查的，退回补充审查；
3.2.10.3以上部门未签署审查意见或提出了处理建议或意见而未处理的，退回处理。
法律事务人员应在十分钟以内完成上述所有工作，付款承办人员在上述十个环节中出现任一错误考核0.2分，法律事务人员不能在规定的时间内完成上述工作考核0.2分。
3.3付款条件实质审查
3.3.1建设工程类合同
3.3.1.1预付款（若有）：需根据合同实际情况确定，若约定的是合同签订之日起多少个工作日支付，则审查合同是否已经签订生效，付款行为是否在约定的期间内；若约定的是进场或开工之日起多少个工作日支付，则在审查前述内容的基础上还须审查是否提供了符合付款条件的进场证明或开工证明材料，如有提供发票约定的，均应提供和本期应付金额一致的正式发票；
3.3.1.2进度款：付款承办人员须提供由监理机构、造价审计机构和我司审定的月结资料、由施工地税务机关开具的完税凭证证明、与本期应付金额一致的正式发票，法律事务人员应审查上述材料的真实性、各相关材料金额的一致性等内容；
3.3.1.3竣工结算款：付款承办人员须提供完整的工程竣工档案资料和结算资料、本期应付金额一致的正式发票，法律事务人员应审查上述材料的真实性、合法合规性、各相关材料金额的一致性等内容；
3.3.1.4质保金：付款承办人员须提供质量验收合格证明材料，法律事务人员应审查合同约定的质保期是否已满，质保期间发生的质保费用是否已经扣除（若有），验收合格证明材料是否齐全、合法有效。
3.3.2设备、材料类合同
3.3.2.1预付款：付款承办人员须提供履约担保证明材料和相应金额的财务收据，法律事务人员应审查履约担保证明材料的实质内容是否正确，财务收据金额及名目是否正确；
3.3.2.2投料款、验收款、调试款：付款承办人员须根据不同的付款阶段分别提供投料证明材料（如对方公司提供的材料购买合同）、开箱验收合格单据、调试验收合格证明材料、相应金额收据、发票等证明材料，若设备属于监造对象，在不同阶段还须提供由监造机构提供的相应证明材料，法律事务人员应审查上述材料的真实正确性、合法合理性、财务收据、发票金额及名目是否正确等。
3.3.2.3质保金：付款承办人员须提供质量验收合格证明材料，法律事务人员应审查合同约定的质保期是否已满，质保期间发生的质保费用是否已经扣除（若有），验收合格证明材料是否齐全、合法有效。
3.3.3服务类合同及其他合同
服务类合同及其他合同因实际情况不同，约定的付款方式也千差万别，法律事务人员在具体处理合同付款法律审查工作时应严格按照合同约定审查相应的付款证明材料。
法律事务人员在进行上述工作时，发现缺少任一证明材料导致不能充分证明此次付款符合合同约定的情形，应当退还付款承办人员并明确要求其提供相应证明材料。除此之外，上述第1、2条的审查标准是针对现有范本合同来确定的，若在具体合同中有不同约定，从其约定。
法律事务人员在进行上述工作时，还应当充分考虑以下问题：审查对方是否有违约的情况，若有，我方能否按照合同约定在本次应付金额中直接扣除；审查我方是否存在迟延付款情况，若迟延，还应充分考虑可能给我司带来的违约风险。
法律事务人员应在三十分钟以内完成上述所有工作特殊情形除外。付款承办人员经法律事务人员要求仍不提供上述任一证明材料考核0.5分，法律事务人员不能在规定的时间内完成上述工作考核0.5分。
4.特殊情况的处理
4.1标的额在一万元以下且未签订合同的付款审查
因未签订合同，故无法通过合同进行审查，法律事务人员须根据实际情况进行审查，如审查是否有分管领导或公司法定代表人签字同意的书面材料，是否有我司相关责任人签字确认收货并验收合格的证明材料等。
4.2退款审批
此处所述退款审批对象主要是指履约保证金、民工工资保证金、安全保证金等由其他公司交予我司的保证类资金。法律事务人员在具体处理退款审批工作时应严格按照合同约定审查相应的证明材料，如合同约定的工作内容是否已全部完成，保证期间内是否发生合同约定的不准发生的事宜等。
4.3特殊付款审批
因会议纪要或公司法定代表人签字同意等特殊情形改变了合同约定的付款方式，则付款承办人应提供相应的会议纪要等书面证明材料，法律事务人员须审查上述书面材料的真实合法性，并充分考虑对方公司能否接受、不能接受可能对我司造成影响的情形等。
法律事务人员在进行上述工作时，发现缺少任一证明材料导致不能充分证明此次付款符合条件的，应当退还付款承办人员并明确要求其提供相应证明材料。
法律事务人员应在三十分钟以内完成上述所有工作，特殊情形除外。付款承办人员经法律事务人员要求仍不提供上述任一证明材料考核0.5分，法律事务人员不能在规定的时间内完成上述工作考核0.5分。
5.二级审查
上述3-4的内容为合同付款法律审查的“一级审查”内容，在付款承办人按“一级审查”意见完善合同文件、提供相应材料后应再次提交法律事务机构进行的复审，或者是直接通过一级审查进入复审的，称为合同付款法律审查的“二级审查”。
“二级审查”由公司法律事务机构负责人进行，主要审查内容为：
5.1“一级审查”意见及建议是否正确；
5.2解决“一级审查”中的疑难问题；
5.3从公司整体利益和实际情况出发，审查此次付款是否合法合理。
如果“一级审查”、 “二级审查”远均未发现任何问题或发现的问题已处理完毕并符合付款条件的，即通过审查，并由公司法律事务机构负责人签署“同意”之后交还付款承办人。