洺豪档案管理制度WS12-A-02.doc

文件编号：WS12—A—02 洺豪建筑装饰有限公司
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洺豪公司档案管理制度
一、档案的种类
1．法规性文件：由企业发行的各种标准，规章制度。
2. 企业的重大决议：包括由总经理办公会和相关会议形成的决议和办公文件。
3．计划性文件：包括企业总体规划、财务计划、项目规划、开发计划、质量计划、营销计划、财务计划等。
4．总结性文件：年度月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
5．批示性文件：包括企业各类命令、工作指示等。
6．凭证文书材料：企业各部门上报的，在日常活动中形成的原始记录和凭证。如合同书、协议书、销售记录等。
7． 证件性文书资料：包括营业执照、税务登记证、银行开户证明、企业和产品获得的各类荣誉证明。
8． 劳资人力资源:包括企业人力资源任命，人力资源调整、人力资源管理、员工工资审核记录等资料。
9． 声像制品资料：企业在经营活动、或政治、文体娱乐中以及考察、培训等活动中留下的照片资料、录像资料、影音资料等。
10． 技术性资料：包括各类工程图纸，竣工资料等。
11．题赠性资料: 包括上级领导和友好企业提供的题词、书画、工艺品等等。
二．档案管理的程序
档案管理包括档案的收集、整理、保管、编码、鉴定、保管、检索、统计、销毁、利用等9道工序。
1． 收集：凡符合本制度第一条的所有文件资料均应立档。
2． 立卷归档时间：办理完毕具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室归档。
3． 归档文件必须完整真实准确，请示和批复，印本和底稿、正文和附件必须在一起。同时填写入档清单，移交人签字。
4． 入档要求：
1） 编号目录，把标题、日期、等项目填写清楚，装订整齐。
2） 注明保管日期。
3） 填写案卷一律使用碳素笔。字迹清楚准确。
4） 立卷以部门为主存放。保持文件的关联性。
5） 各种实物档案归档必须有原件，并保持其完好无损。
6） 声像资料必须记录时间、地点、人物、缘由、拍摄者，归档的资料必须是原件。
7） 重要文件及工程文件必须扫描后存档。
5． 档案借阅
1） 档案主要有由本企业使用，一概不外借。如需外借，必须有档案关联领导或总经理签字。
2） 本部门员工可直接查阅本部门业务范围内的的档案，超范围必须由领导签字。
3） 档案的借阅者要负责档案的完整，不能私自复印或私自拆散、调换、抽取、污损、加注标签等；不得转借。
4） 档案不借出档案室。
5） 对珍贵易损档案，一般只提供复印件。
6． 档案设普通级和有密级。
1） 有密级档案只限归档人使用。其他人员查看，必须经总经理签字通过。
2） 档案管理员丢失或擅自提供要追究法律责任。
3） 企业职工调离时，要归还所有借阅档案。核查无误签字后才能调离。
7． 超期档案销毁必须经由办公室主任和总经理签字，在专门场合销毁，不得卖废纸。
8．文件管理流程
文件资料编制
↓yes
文件会审批准
↓yes
文件归档登记
表1《文件归档登记表》
表2《归档案卷目录》
↓yes
文件开始执行
↓yes
到期销毁
三、档案编号
1．编号原则： WS12—A—001
WS表示一级类目为文书类。————————︳ ︳ ︳
12表示为2012年文件 ——————————︳ ︳ ︳
A 表示二类项目代号为管理文件————————︳ ︳
001表示文件序号为001号 ————————————︳
2.项目详细类别
一级类目
名称及代号
代码
二级类目
名称及代号
备注
1文书类
WS
管理文件 A
企业经营决策、企业发展规划
保管期限：长期

保管部门：财务
往来信函 B
与相关部门所有传真，信函等（电子版打印存档，原件保留公司在公司邮箱）
各类通知 C
罚款通知、维修通知等所有书面资料
管理制度 D
各部门、供应商、施工人员等管理制度
行政工商资料 E

会议记录 F
会议记录
行政类合同 G

2采购管理类
CG
供应商资料 A
供应商标书、产品样册等
保管期限：长期
保管部门：采购
采购合同、协议B
定价合同、变更通知等
产品证件 C
产品消防、功能性检验等单独证书
设备证件 D
设备使用合格证等
3财务管理类
保管期限：长期
保管部门：财务部
CW
会计报表 A

会计账薄 B

会计凭证 C

其他 D

4项目管理类
保管期限：长期
保管部门：财务部
XM
标书 A
项目投标、招标证书
合同 B
项目开发施工等合同、协议、
手续 C
项目施工所有手续
技术资料 D
项目技术交底、施工标准、图纸、现场照片等
工程预决算 E
工程预算书、决算书。
5实物管理
SW
设备 A
设备说明书，保修卡，维修记录等
印章 B
各类印章
企业证书 C
营业执照、税务登记等
宣传资料 D
各类企业宣传资料电子档、文本档
其他 E
照片、赠品、影视资料、领导题字、荣誉证书
表1 文件归档登记表 编号：
文件名称：
文件编号：

文件总页数：

归档编号：

归档存档处：

保密等级

保管期限：

说明：
归档时间：

送交人：

接收人：

修改变更记录
修改日期
更改编号
送交人
接收人
存档变更记录

表2 归档案卷目录
案卷编号： 部门：
序号
文件编号：
文件名称
存档日期
销毁日期
上交人
文件张数
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

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