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浅析档案管理工作量化控制的意义与程序
摘要：档案管理是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作，是提高单位工作效率和工作质量的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。考核档案管理的效果和对于档案管理的科学性建设有着重要的意义。该文通过对档案管理工作量化控制的重要性的探讨，讨论量化控制意义、过程，简单介绍量化控制中的一些常用方法，以及量化控制中应该注意的一些问题，试图从而促进档案管理科学高效的发展。
关键字：档案管理 量化控制

档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，随着《中华人民共和国档案法》颁布实施，在档案事业的宏观管理得到全面加强的指引下，各机关、各单位档案室，各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进。
一、档案管理工作控制的意义
1．应对档案管理的环境变化日益快速和复杂
档案管理工作依据不同时期和情况，会制定相应的计划，比如档案场馆的建设计划、信息化计划、档案人员的培训计划，以及一些基层的具体计划，如档案的收集、整理、录入、编存等等。但是随着各类组织所面临环境日益快速和复杂的变化，以往的静态环境已经不在，计划虽然进行了很好的制定但无法顺利执行的情况可能就会经常发生，通过控制就可以找出问题所在，并加以解决，帮助计划继续顺利实施。
2．加强管理工作分散的协调性
档案管理工作和组织的规模有着密切的关系，规模越大，其管理工作就越复杂，档案管理工作的协调不仅表现为横向的部门之间的协调，还包含了时间轴上的纵向协调，因此档案管理工作之间的关系就显示为复杂的网状结构，控制工作可以有效的衡量工作，调整工作的次序和进度，提高整体的效率。
3．缩小实际工作效果和期望效果之间的差距
组织根据自己面临的环境和任务，会制定相应的计划，确立相应的理想目标，但目标在实现的过程中会受到实施者个人能力的影响，比如实施者的受教育程度、对档案管理工作的熟悉程度、对于工作重要性的认识、对于工作重点的把握等等。通过档案管理工作的控制活动可以清楚的看出由于个人因素所导致的实际效果和目标效果之间的差距，对档案管理实施者进行恰当的教育和引导，将有助于目标效果的实现。
4．有助于将复杂的耦合系统简化
档案管理的效果和效率取决于众多的影响因素，这些影响因素相互之间又进行相互的影响，通过对直接影响工作效果的重点要素、对出现偏差可能性比较大的要素、对能提高控制效果又比较经济的要素进行控制，可以摆脱陷于毫无头绪的混乱之中。比如档案管理控制中考核的重点就可以分为：档案管理部门机构及人员、档案的收集、整理和鉴定、档案的保管和保护、档案的信息化建设、档案的开发与建设、档案的统计等。
二、量化控制的优势
对于档案管理工作的控制有定性和定量两大类。
定性分析对每一个现象的都是描述性质的，分析则是主要凭分析者的直觉、经验，凭分析对象过去和现在的延续状况及最新的信息资料，对分析对象的性质、特点、发展变化规律作出判断的一种方法。评价结果更多受到评价者的感受的影响，也容易因为人们认知的不同而对评价结果产生不同的理解，从而在控制活动中则会产生不必要的矛盾。
定量分析对现象的数量特征、数量关系与数量变化的分析，依据统计数据，建立数学模型，并用数学模型计算出分析对象的各项指标及其数值的一种方法。其优势相对于定性分析的是很明显，用数据说话，由量而定性，可以增加人们对于控制活动的接受程度。
三、 档案管理工作量化控制的程序
档案管理工作量化控制的程序主要包括制定标准、衡量绩效、纠正行动。
（一）制定标准
衡量标准的确定直接关系到是否能很好的衡量实际工作，是整个控制活动的重点。在制定标准的时候，要确定标准的合理性和标准量化的简便性。
1.采用专家意见法来确定衡量对象
这里的专家并不是指拥有一定的职称、学历和权威性的人士，而是指对于档案管理工作非常熟悉，有着丰富的理论、管理或者实际操作经验的人员。可以选择档案管理工作的研究学者、单位的档案管理负责人、档案管理的不同岗位的基层人员作为专家团队的成员，探讨确立哪些要素作为衡量对象。
比如我单位利用该方法制定的衡量对象为：档案管理部门机构及人员、档案的收集、整理和鉴定、档案的保管和保护、档案的信息化建设四个方面。
2.采用态度量表为量化衡量提供便利
为了最终的量化结果，需要将所有的对象进行量化，对于某些容易量化的对象来讲，这个过程并不困难。当遇到定性衡量的问题时就要将其量化，比如信息化建设中的二级指标网站建设，评价时利用选择好、中、差之一这种方法来评价，就会对后面的工作带来障碍，可以考虑采用态度量表评分。如下表：
很好
好
中
差
很差
10
8
5
2
0
评价者可以这根据感受选择相应的分值，比如感觉很好可以评十分，感觉在中和好直间可以选择7分。
3.利用层次分析法来确定不同要素的重要性
对于不同的组织来讲其目标不同，在控制过程中，控制对象的重要程度也就不同，比如我公司就认为档案的收集、整理和鉴定、档案的保管和保护最重要，档案的信息化建设、档案管理部门机构及人员较为重要，并给予一定的权重，分别为0.4、0.3、0.2、0.1。对于各个要素权重的合理性，可以采用AHP（层次分析法）进行测定。
（2）衡量绩效
标准制定后，控制的实施人员就要对照标准来衡量实际的工作，并评分。这个环节是分析问题成因的基础，因此在控制活动的最后环节能否采取正确高效的纠正行动，很大程度上取决于这个环节的科学性。
在绩效的衡量过程中要注意全面、公正、准确、及时。全面是指要能够全面的反映出档案管理的实际状态；正确是指能够反映出档案管理的实际情况；公正是指衡量着不能受主观好恶和个人私利的影响，客观公正的反映情况；及时是指尽可能早的发现档案管理中的问题，避免造成后续损失。
（3）纠正行动
将衡量后的结果和预期值进行比较，观察它们之间的偏差，如果偏差在能够承受的范围之内，则可以不采取纠正行动；如果纠正行动所带来的效益远小于行动成本也可以选择不采取纠正行动。为了便于实时的进行监控，可以采用控制预警系统，如下图：

最大容忍值

期望值

最大容忍值
观测值
时间
观测值

当偏差已经超出承受的范围，并且为之采取的纠正行动是经济的，则可以有三种方式进行选择。
如果制定的目标合理，设定的环境和实际状况并没有发生较大的变化，问题的出现主要是执行者的个人问题，就可以采用纠正行动的方式，督促和激励执行者努力完成任务。如果制定目标是设定的环境和实际状况大不相同，目标根本无法实现，则可以考虑采用调整目标的方式，降低目标要求。当然在复杂的情况下，可以综合采用以上两种方式。
四、注意事项
档案管理控制活动的意义使工作更有效的完成，更好的实现既定目标，但是如果控制活动不当，则可能得不偿失，反而引发档案管理人员的反对，降低工作效率。档案管理人员可能会因为认为标准过高、测定不准、控制者态度难于接受、讨厌对以往工作的否定、重复的劳动付出等原因，产生抵触。因此，控制工作应该注意做好宣传、采用科学的手段、客观公正、做好人的思想工作。
五、结论
档案管理工作是一项重要而复杂的工作，为了提高该工作的效率和效果，摸索恰当的管理方法，控制工作必不可少。定量的控制有着科学的系统设计思想，能更为全面准确的反应客观状况，更容易为档案管理人员所接受，从而为改进档案管理工作起到良好的效果。
2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：