水表厂档案管理制度.doc

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水表厂档案管理制度
为加强水表厂的档案管理工作，确保上级指示文件、设备工程采购文件、生产资料文件（生产许可证、图纸、工艺文件）的完整性及保密性，理顺工作程序，更好的为生产服务，特制定本制度。
一、 归档制度
1、 凡是水表厂收到的上次指示文件、设备工程采购合同、保证水表厂正常生产经营管理，具有利用价值的文件资料均属于归档范围。
2、 凡属于归档范围内的文件资料，均由水表厂集中统一管理，任何人不得擅自留存。
3、 归档文件资料必须为原件资料，原件用于报批不能归档或者相关部门保留的，由办公室保留复印件。
4、 凡工程类采购设备类合同文件由财务部门保留原件，由采购负责人员保留复印件及电子文档，生产资料文件由生产技术科保留原件。
5、 由公司对外签订的采购工程类合同，应保留两份原件，一份由财务部门保留，一份由合同经办人保留管理。
6、 在归档范围内的其他资料，部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的文件资料由各部门自行管理。
二、 档案保管制度
1、 水表厂存放归档文件于专门库房，根据文件的保存数量设置存放档案箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全措施。
2、 归档资料需要进行登记，编制归档记录，内容包括归档文件类型，归档文件名称，归档部门，归档日期，归档人员签字。
3、 图纸及工艺文件需要科学有效的编制分类法，根据使用部门的需求，将文件按类归案，制作电子文档，完善检索工具，以便于查找。
4、 档案要分类、分卷装订 成册、管理要有条，主次分明，存放科学。
5、 图纸及工艺文件的管理根据水表厂的生产实际情况，经使用部门及出图部门领导会审批准后加盖废除章据保留文件。并成立废除图纸工艺文件档案台帐。
三、 档案文件借阅制度
1、 借阅档案资料，须经过使用部门负责人批准，方可借阅。
2、 借阅档案，必须履行登记、 签收手续。
3、 借阅档案，不得任意拆卸、损污文件，归还时保证文件完好无损。
4、 借阅档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
南京水务集团有限公司水表厂
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