配件库管理制度及工作流程.doc

时尚博长汽车销售服务有限公司

配件库管理制度及工作流程

为了加强公司基础管理，规范配件管理日常工作，深化、细化公司经济核算，特制定本制度。
一、 采购：
1、 北京现代厂家购买配件：配件库人员根据配件的日常使用情况以及接待员报送的所需购买配件，在BMP中编制电子订单，核对无误后，上传到厂家，并及时查看预付款的使用情况，如需付款，则要填写付款申请单，报总经理签字批准后，方可由财务部办理付款手续。
2、 外采配件：正常外采配件，仓库人员需填写借款申请，经由售后部经理和总经理签字批准后，方可到财务部办理借款手续，购回配件后，及时办理入库手续，凭购货方开具的发票、发货单及入库单到财务部办理报帐手续。如为挂帐供应商，则将有效凭证报送到财务部。
注：在申请购买配件时，一定要考虑到配件的常用性、易损性，还要保证汽车维修各种配件的供应。
二、 采购入库：
货收到后，仓管员必须认真清点核对所购配件与定单中所列配件是否相符，并对配件的名称、规格、数量、质量、价格进行全面的验收，并确认合格后，签收货运单，及时办理入库手续。
（一）配件入库：
1、北京摩比斯购进配件：直接签收货运单，转采购入库，入库库位为北京现代摩比斯库。
2、外采：在系统中办理采购入库，入库库位普料库，如果供应商开具增值税专用发票，则入库时的成本价为不含税金额；如果开具普通票或收据，则全额入库。入库时，在系统中注意税率的改变。（注：如当时收到票据，必须有供应商的发货清单，如票据上已注明货物名称及数量，金额，则不需要。）
（二）其他辅料及外购物品入库：

1、 外采工具：维修工具或设施，办理入库同外采配件，入库库位为其他库。
2、 外采其他物品：外采物品办理入库同外采配件，入库库位为其他库。
三、领料出库：
1、维修领料，销售材料：库房收到委托书，在电脑中查看是否有工单，并与接待员核对无误后，及时办理出库手续，打印领料单，并与实物核对，注意配件名称、规格，核对无误后，维修工在领料单上签字确认后方可领取配件，领料单交于维修工、财务部各一份。
2、内部领料：工具等其他物品出库，库房收到维修工领料申请，办理工具出库手续，打印出库单，仓库、维修工签字后方可领取，并交维修工、财务部各一份。
3、每天核对配件出库，汇总后于次日上午报送财务部一份。
四、旧件回收管理
仓库安排固定人员管理登记，具体细则见附件（旧件管理办法）。
五、库存管理：
仓库保管员要对配件进行合理的分区、分架、分层管理，做到摆放有序，易予查找，以便在电脑中查询和办理出库手续，节省配件仓库的使用空间，提高工作效率。
为了及时掌握配件的变化情况，避免配件的短缺、丢失或积压，定于每个月的25至30日为盘存日，财务人员协助仓管员对实际库存进行盘点。如果出现了盘盈或盘亏，要查明原因，制作盘盈或盘亏表；对于报损的配件要编制报损配件明细表，经核对签字后，报由总经理签字审批，然后报送财务部进行帐务处理。
六、报表及报送：
1、每天登记配件的进销存情况，核对无误并签字确认后于每周五上午向财务部报送一份配件进销存统计表。报表中要注明采购金额，出库成本中要分别注明日常维修领料、索赔领料和销售材料成本。
2、月底配件盘点后，要在报表中体现出盘盈盘亏情况，查明原因，并及时处理完毕，调整库存，还要对WMS系统自动计算后出现的小数误差进行调整，调整后的库存数量、成本与实际相符。核对无误并签字确认后于次月的1号报送配件进销存月报表（按每周汇总数据报送）。

七、配件库经理要做好本部门工作安排，协调好与各部门之间的关系，保证工作的顺利进行。合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责