高职院校信息化办公过程中存在的问题及对策分析.docx

高职院校信息化办公过程中存在的问题及对策分析 邹艳丽摘要：该文结合个人工作经历，从信息化办公观念、信息化办公硬件、软件、专业技术人员等方面就高职院校信息化办公情况及存在的问题进行了分析，并提出相应措施，以促进高职院校信息化办公建设与发展，进一步提高其效能的发挥。关键词：高职院校；信息化办公；效能：TP393 ：A ：1009-3044（2018）15-0299-02进入21世纪计算机网络技术得到了急速的发展，每个行业都难以避免使用计算机技术以提高办公的信息化程度，高职院校自然也不能例外。高职院校要实现信息化办公，就是指利用先进的信息技术和信息设备来解决部分或全部日常工作和办公业务，旨在提高办公的效率和质量。高职院校信息化办公是高职院校教学管理工作、学生管理工作、科研工作等其他行政工作的重要保障，是校园信息化建设的核心。目前高职院校通过信息化办公硬件、软件进行教学管理等工作，降低了办公成本，提高了工作效率，基本上完成了信息化办公的第一步工作，但这仅是信息化的最低层次，没有实现真正的办公信息化，在现实中仍有大量的通过以纸质、人工传达的方式进行办公，同时即使是运用的各种信息化办公软件也存在较多的问题，一定程度上阻碍了学校信息化办公的建设与发展。因此，有必要对学校信息化办公情况进行梳理分析，并提出相应的对策以进一步提高其效能发挥。1 高职院校信息化办公现状目前，高职院校均建立了相应的网站，各部门在不同程度上均使用了信息管理系统，主要的信息管理系统有：办公自动化系统（OA）、教务管理系统、教师管理系统、学生管理系统以及专业的财务管理系统等，正是各种信息化的管理操作系统使得日常的行政工作更加的顺畅和有序，极大地提升了办公的效率和质量。此外，各部门还可以通过网站发布各种服务信息，如各种的学院新闻、通知、公告，以及各种图文信息的搜索下载、常用表格下载、心理咨询服务等，各部门还紧跟时代的发展，开设微信公众号，发布最新信息服务等，为广大师生获取相关信息提供了极大的方便。尽管学校信息化办公取得了一些成绩，但与理想的信息化办公还有一定差距。2 高职院校信息化办公过程中存在的问题2.1信息化办公观念意识层面目前，大多数人对信息化的关注仅限于最基本的程度，没有对什么是信息化办公如何信息化办公有深入的理解、运用、研究，还没有认识到信息化是用于提高办公效率的必要手段。因此，在软硬投入、相关人员配备以及经费投入等方面还不是很大，如学校信息中心，没有安排专门的技术人员负责学校的网络。再有，由于一般情况下学校安排的负责行政管理工作的教职工年龄偏大，对于信息技术的了解较少且相关知识相对落后，习惯了“一张纸、一支笔”的工作模式，又由于对新知识、新技术的缺乏，对信息化办公缺少认识，不愿接受。比如，最常用的office办公软件也不太会应用，还有对一些常用的信息管理系统也不会操作。因此，学校的领导层面、教职工层面对信息化办公意识都有待加强。2.2信息管理系统只涉及部分工作目前，大多数的情况是各部门使用的信息管理系统只针对部分工作，很多的工作仍需要通过纸质的方式完成，如办公自动化系统，这个系统学校目前只是发布通知公告，对部门车辆申请、印章申请、教师请假等工作均还是由纸质文件来完成；又如教务管理系统，学校只是用于每学年的课程安排、学生课程登分、学生学籍信息管理，对学生学籍异动、学生选课、学生成绩分析、系部教材征订等很多的日常性工作仍需要以纸质的方式来完成流转。其他的一些信息管理系统也基本有类似情况，只涉及本部门的一部分工作。总之，学校各部门未充分发挥信息管理系统的优势，离成熟的信息化办公还有差距。2.3 信息管理系统数据采集、更新不及时信息管理系统应该是拥有一套最全面的数据库，是查找各类信息的源头。但是从实际工作中看，经常由于信息管理系统管理员没有及时采集数据，导致一些教学工作没有得到及时处理。如，新学期开学，需要采集新生信息录入教务管理系统，并编写学号信息，但学籍管理人员没有及时到信息管理系统完成學生信息采集录入，导致后续学生证学号填写，学生卡办理均受到限制。再有，各信息管理系统的教师账号，管理员不是第一时间去完成采集录入工作，而是等到教师反馈没有账号，不能进行查找相关信息时，管理员才进行增加。再有，信息管理系统数据经常更新不及时，导致数据不准确，后续工作出错。如，学生学籍异动的情况，没有得到及时更新，导致教师考试成绩录入时容易出现差错，有的学生名单遗漏，有的学生所在班级错误。2.4 信息管理系统存在诸多不足据调查，很多院校现有的信息管理系统大部分都是早期相是向开发商的一些产品，有的系统售后服务年限已过，未经过升级维修，使用过程中经常出现各种问题，严重影响信息化办公。如教务管理系统，学校购买的是最早版本的系统，已有7-8年的使用历史，考虑升级维护经费等，学校一直将就使用安排课程等业务，诸多问题也随之而来。一方面，对利用教务管理系统后台的教务处、系部来讲，在安排教学任务工作时出现问题得不到专业技术人员及时解决，影响后续的一系列工作。另一方面，对使用教务管理系统前台的教师、学生来讲，成绩录入、成绩查询、网上评教等方面出现故障未能及时处理，同样影响教学日常工作的正常运行。2.5 信息管理系统共享程度不高很多现有的信息管理系统由于主要按照部门的职责进行设计和开发，没有充分考虑到后期信息资源的融合与共享等发展需要，且后期没有再次进行升级换代，各个系统数据库都各自独立无法实现数据互通，比如教务管理系统与学生管理系统中的学生信息都是相互独立的，这样就给班级辅导员、学生增加很多工作，经常核对、上交不同类型的数据；办公自动化系统（OA）、教务管理系统、信息中心系统3个系统的教师信息也是独立的，造成一个教师多个账号，不利于教职工各项工作的顺利开展，也阻碍了学校信息共享。这种信息管理系统之间形成信息孤岛，影响数字化校园建设进一步建设。3 促进高职院校信息化办公效率的相应措施3.1对信息化办公的重视程度进一步加强人作为信息化办公的首要的、关键的因素，对信息化的建设的影响举足轻重，只有具备具有信息化办公意识的工作人员才能有效地推动信息化建设的进程。因此，对教职工、行政管理人员针对信息化办公要做好针对的、有计划的专项培训，通过培训及日常的宣传流程要求等培养起信息化办公的意识，更重要的是逐渐改变个部门负责领导及单位主要领导的传统管理思维方式，使其认识到信息化办公的优势，大力推动信息化办公的应用，树立利用信息化办公提高工作效率和整体的管理水平的思维方式。只有确立起有关院校的所有工作人员的信息化办公的意识，才能加快高职院校信息化建设的发展。3.2 加大信息化办公经费的投入，有计划的推进校园信息化进程信息化办公，不单单是要求有关的院校领导在思想上有足够的重视，更需要在相关的组织机构的设置上给予足够的支持，保证相关的經费并实际用于信息化的建设。首先，必须保证足够的经费和基本的物质条件，采购好配套的硬件设施，如计算机、打印机等；其次，要有互联网络系统的支撑。随着网络技术的发展及学校实际工作的需要，对于网络的需求也越来越广泛，因此领导要做好校园网络规范工作，加大信息化办公经费的投入，增添必要的信息化硬件和软件，加强学校网络设施建设，保证信息化办公的正常运行，从而推进校园信息化进程。3.3 培养一支骨干队伍，保证信息化办公的长效性信息化办公不是一劳永逸的事情，也不是一两个人的事情，它是一项长期和系统的工程。因此不仅要培养一支精通行政业务的、素质高、协作能力强的队伍，而且要建立一支熟悉现代信息技术、具有较高的信息技术素养、了解网络技术知识的骨干队伍。这样，保证信息管理软件出现问题时能够得到及时解决，避免耽误教育教学管理工作。同时，也可以在学校内组织组织举办信息素养的培训，提高广大教职工的信息化办公水平，从而提高整个学校的信息化办公效率和质量。3.4 统一身份认证，提高信息资源共享学校应该设置一个具有全部权限的认证身份，从而实现众多信息管理系统的单点登陆与管理，实现用户对有关信息的统一管理。同时根据需要及使用情况建设几个常规的关键数据中心，如学生信息、教师信息，这是教学管理中使用最频繁的数据，实现学校可公开、可共享的基础数据的共享，从而防止相关数据库的重复建设，并提高信息资源的统一性、准确性和有效性；最大化的优化、整合相关信息资源，减少资源的浪费，方便用户查询和使用，提高利用率。3.5 建立电子签章系统，构建校内网上办事大厅目前学校很多的工作还是纸质流转，主要是一般文件都需要盖章或负责人手动的方式签字，这种状态下，签字流程会浪费很多的时间。因此，就非常有必要建立电子签章系统，部门和个人都可以拥有属于各自的独立的电子签章，相关文件的签审流程就可以电子稿的形式在网上完成审批流转。同时，构建相应的校内网上办事大厅，缩短前期工作的准备时间，工作人员可以直接在网上下载相应表格，填报相关资料并处理相关的系列工作，无论是行政工作还是管理工作效率都讲得到极大的提升，同时也必将改变传统的纸质流转现状，真正实现信息化办公。高职院校信息化办公建设是高职院校自身建设、改革和发展的必然要求，是提高高职院校办公质量、管理水平和工作效率的必然趋势。我们在信息化办公建设过程中，必须不断更新传统管理观念，总结在使用信息化办公软件、硬件过程中存在的问题，改进信息化办公条件，从观念、技术、管理三方面来推进信息化办公进程，从而为全面建设信息化校园打下坚实的基础。参考文献：1 吕志良.信息化办公及其特征J.办公自动化杂志，2017（7）.2 陈璐.信息化办公实施过程中的问题J.科技情报开发与经济，2004（8）.3 张飞.校部机关信息化办公状况分析与思考J.高教与经济，2009（8）.4 钟玉坤.影响高职院校院系办公信息化效能发挥的几个因素及应对措施J.赤峰学院学报：自然科学版，2010（8）. -全文完-