杰联档案管理制度.doc

杰 联 建 设 《档案管理规定》 页码：第 14 页/共 13 页
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档案管理规定

一 目的
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一 目的
对公司的工程项目竣工需提交的资料、文件进行归档控制管理，确保各工程项目文件、资料的可控性、保密性、可追溯性，为档案资料的收集、鉴别、整理、保管，充分发挥档案资料的作用，作一指引，也为规范化管理奠定扎实的基础。
二 适用范围
2.1本制度使用于工程资料的收集及其归档管理。
2.2凡属公司经营管理过程过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于公司档案。
三 管理事项定义
3.1工程档案管理
3.1.1指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图纸、图表、磁盘、照片、声像等形式的全部文件的收集、整理、组卷、归档、保管的全过程管理工作。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.2工程档案归档资料
3.2.1项目开发前期资料：指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.2.2项目竣工资料：指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图文件和监理文件组成。
3.2.3项目施工资料：指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。
3.2.4项目竣工图：指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.2.5项目监理文件：指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
3.2.6项目竣工验收文件：指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
3.3工程档案资料归档和移交
3.3.1工程项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.3.2项目文件归档：指建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。
3.3.3项目档案移交：指项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。
四 职责划分
4.1公司档案室是公司工程资料档案集中统一管理部门，有责任指导和监督各项目工程的工

程档案资料的收集、整理情况，负责接收各项目的工程竣工资料，做好工程竣工资料的汇总、编目、上架工作。
4.2工程档案资料工作是施工管理、技术管理、科研管理的重要组成部分，因此各有关部门
必须切实加强领导，把工程档案资料工作纳入工程项目技术和管理工作中。
4.3项目工程技术管理科：负责组织、协调和监督各项目工程档案（包括施工组织总设计、专业设计（包括报批文件）、施工方案、计划、工程总结、工程声像（片）材料及工程竣工
材料、竣工图和收集整理工程前期文件材料）的编制及收集情况。
4.4项目工程销售科：负责收集各项目的工程合同、协议、招投标文件（包括合同审批文件、合同书、合同变更文件、招投标书、修改文件、中标通知书）及外包队伍相关纸质的原件，待项目竣工时负责将相关资料按档案归档要求整理编制，并移交公司档案室归档。
4.5工程项目安全质量科：负责施工过程中按照合同规定和规范的要求督促监理单位和施工单位认真履行合同，实现质量目标。为监理开展工作创造有利条件，充分发挥监理的作用，并对现场监理的工作能力和监理效果的进行有效监控。
4.6项目工程造价预算科：负责收集各项目的工程概预算、决算的原件，待项目竣工时负责将相关资料按档案归档要求整理编制，并移交公司档案室归档。
4.7各项目工程负责人及资料员：
4.7.1各项目工程负责人主要负责本部门工程项目的操作和协调、工期、进度控制管理，根据项目材料一览表提供材料进场时间，编制项目工程施工控制计划，并落实总工期和节点计划控制措施。
4.7.2各项目工程资料员主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中 工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。
4.7.2.1工程施工过程中，负责收集、整理各专业施工队编制的安装记录、质量检验评定等资料。
4.7.2.2工程竣工时，负责分类、编目、归档、整理所有竣工资料，按建设方要求按时移交竣工资料，按公司档案室要求归档竣工资料。
五 分类和范围
5.1分类
5.1.1工程档案
·工程建设文件综合
·与设计、施工等单位来往文件、会议纪要、工程阶段性汇报、考核、简报。
·工程管理文件

·工程合同、开工报告、协议、招投标文件，工程概算、预算、决算、定额。
·工程设计
·工程有关水文、水质、地质等原始材料，设计招投标、设计委托书，初步设计施工图及会审。
·工程施工文件
·工程施工组织设计、施工措施、方案（安全技术措施）施工技术记录（设计变更），施工
总结。
·工程竣工文件
·竣工图，工程（机组）竣工验收文件，竣工技术文件（施工技术记录）编制。
·工程创优评定申报材料、评定通知、结论、证书等。
5.2范围
5.2.1建设单位
5.2.1.1负责在工程招投标与勘查、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。
5.2.1.2负责收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。
5.2.1.3负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
5.2.1.4负责收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
5.2.1.5负责在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
5.2.1.6负责对列入城建档案馆（室）接受范围的工程，工程竣工验收后三个月内，向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案。
5.2.1.7负责勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
5.2.2施工单位
5.2.2.1负责施工资料的管理工作，实行技术负责人制，逐级建立健全施工质量管理岗位责任制。
5.2.22负责汇总各分包单位编制的施工资料。分包单位责任其分包范围内施工资料的收集和整理，并对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。
5.2.2.3负责在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总和立卷。
5.2.2.4负责按照合同要求的桃树负责编制施工资料，自行保存一套（按合同数量约定）。

其他移交建设单位。
5.2.3设计单位
5.2.3.1负责按合同和规范要求提供勘察、设计文件。
5.2.3.2负责对需勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。
5.2.3.3负责工程竣工验收，应签署工程质量检查验收意见。
5.2.4监理单位
5.2.4.1负责监理资料的管理工作，并设专业技术人员对监理资料进行收集、整理和归档。
5.2.4.2负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。
5.2.4.3负责按照合同约定，在勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、立卷和归档进行监督、检查；在施工阶段，对施工质量的形成、积累、立卷和归档进行监督、检查，使施工资料符合本标准规定，具有完整性、准确性、真实性。
5.2.5城建档案馆
5.2.5.1负责建筑工程档案的接收、收集、保管和利用等日常管理工作。
5.2.5.2负责对建筑工程档案的编制、整理、归档工作进行监督、检查。
5.2.5.3负责组织专业技术人员，对国家和省重点工程项目建设过程中工程档案的编制、整理、归档工作进行业务指导。
5.2.5.4负责工程开工前与与建设单位签订《建设工程竣工档案责任书》；工程竣工验收前，负责对建筑工程进行预验收，并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。
5.2.5.5工程竣工后三个月内，负责对工程档案进行正式验收，合格后，接收进馆，发放《工程项目竣工档案合格证》。
六 归档时间、要求和移交
6.1工程档案在工程项目竣工后验收后三个月内向建设方提交完整、准确、并经有关技术负责人签字的工程技术档案资料。
6.2各工程项目部需设有资料员。工程资料员在工程项目竣工后六个月内，必须向公司档案室提交一套完整的工程竣工资料。项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交档案室统一管理。
6.3移交归档材料必须填好移交清单，一式两份，移交人和档案室管理员双方在移交清单上签字，各自保存一份，以备存查。
6.4凡归档文件的材料，如不符合有关规定和标准的，档案室有权不接受。

6.5凡不按归档范围、时间、要求归档的，档案室有权追查。
七 工程档案的质量、立卷要求
7.1工程文件材料的质量要求
7.1.1字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备（不能代签或打印）。
7.1.2需永久、长期保存的文件材料不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制
7.1.3复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。
7.1.4录音、录像文件材料应保证载体的有效性；长期存储和电子文件材料应使用不可擦除型光盘。
7.2工程档案的案卷质量要求
7.2.1工程档案的案卷组卷原则、组卷要求、组卷方法、案卷装订及案卷脊背、封面、卷内目录、卷内备考表、档号章的编制按照国家标准《科技技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）执行。
7.2.2竣工图章按照国家档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。竣工图要求是新的蓝图，按手风琴式叠法折叠成A4大小每张图
的图标应在右下角，竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。
7.2.3卷内文件材料排列按照国家档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）执行。
7.3工程档案的立卷要求
7.3.1文字资料立卷要求
7.3.1.1档案材料归档时，以A4（即210mm x 297mm）规格为标准，不足A4规格的应用A4白纸粘贴，过大的要折叠为A4规格。
7.3.1.2档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。
7.3.1.3文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。
73.1.4装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。
7.3.2图纸的立卷要求
7.3.2.1纸质竣工图（或其它归档的纸质图），归档组卷时以手风琴式折叠为4＃图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。
7.3.2.2立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。

7.3.2.3立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。
7.3.2.4立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。
八 工程资料管理细则
8.1档案、资料、图书借阅制度
8.1.1借阅档案、资料一般只需由本人填写借阅登记即可（注明：用途、领用时间、归还时间）。归还时管理人员要对其检查之后方可归档。
8.1.2借阅档案、秘密技术档案和资料，须填写借阅单，经部门经理签字同意即可。
8.1.3绝密文书、技术档案和资料一般不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要，应在借阅单上注明范围、内容、用途，先经部门经理同意，主管副总批准、档案人员只能按其范围、 要求、内容提供利用。
8.1.4外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、用途，属机密、绝密档案或资料，应主管副总同意，总经理批准方能借阅。
8.1.5借阅的档案材料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等。借阅人必须妥善保管，防止丢失和泄密。未经同意，不得复印、抄录和转借，不能见档案内容公开出去。如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前停止借阅。
8.1.6凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、，必须将档案或资料退回档案室。
8.2档案销毁制度
8.2.1超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。
8.2.2对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。
8.2.3部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案由主管副总经理核准销毁。
8.2.4销毁档案须两人以上人员共同完成，总经办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。
8.2.5档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，档案室一份。
8.3其他相关补充说明
8.3.1档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。
8.3.2所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。

8.3.3所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。
8.3.4以上表格均由档案管理员统一编号。
8.3.5各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。
8.4记录表单（详见各附表）
8.4.1附表1《工程项目竣工资料归档目录总清单》
8.4.2附表2《档案移交清单》
8.4.3附表3《档案管理登记表》
8.4.4附表4《档案借阅登记表》

8.4.5附表5《档案销毁申请表》
8.4.6附表6《档案销毁登记表》
九 工程档案资料保密等级和保管期限
9.1工程档案资料保密等级：密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
9.1.1工程准备阶段文件为机密级，监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。9.2基本建设项目档案资料的保管期限分为：永久、长期、短期三种。
9.2.1永久：指工程档案需永久保存。
9.2.2长期：指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
9.2.3短期：指工程档案保存20年以下。
9.3同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
附表1
《工程项目竣工资料归档目录总清单》 第 页共 页
序号
归档文件名称
归档文件编号
归档 日期
负责人
保管期限
备注
永久
长期
短期

移交人： 接收人：
归档日期： 年 月 日 归档日期： 年 月 日

附表2
《档案移交清单》 第 页共 页
序号
资料名称
图(表)号
页数或页码
备注

移交人： 接收人：
归档日期： 年 月 日 归档日期： 年 月 日

附表3
《档案管理登记表》 第 页共 页
序 号
资 料 明 细
数 量
页 数
备 注

14/13

档案管理规定
附表4
《档案借阅登记表》 第 页共 页
序号
资料名称
借阅人
借阅时间
归还时间
保管员
备注

附表5
《档案销毁申请表》 第 页共 页
序号
档案编号
档案名称
归档
负责人
归档
时间
保管期限
批
准人
申请人
申请
部门
备注

申请人： 保管员：
申请日期： 年 月 日 销毁日期： 年 月 日
附表6
《档案销毁登记表》 第 页共 页
序号
档案编号
档案名称
归档
负责人
归档时间
保管期限
批
准人
销毁人
监销人
备注

申请人： 保管员：
申请日期： 年 月 日 销毁日期： 年 月 日
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一 目的
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