公司文件资料归档管理制度.doc

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公司文件资料归档管理制度

为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。
一、文件、资料的来源和范围
文件、资料的来源有两种：接收和发放。
1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。
2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。
文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。
二、公司文件、资料归档的范围和归档分类
本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:
1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。
2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。
3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。
4、政府类：政府下发至公司的各类文件。
5、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。
6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。
三、公司文件、资料归档的编制及编号
公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。
1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。
2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政
类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。
3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。
4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B” 代表重要级,“C” 代表机密级。
“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。
“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。
“C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。
5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+（受密级）。
例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为2013年5月3日第一份档案，其编号为: JZB12013050301(A)。
四、档案的保管、调阅与归还
1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。
2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。
3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。
4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 ，不得复制或带走。
5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。
五、归档保存期限
1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。
2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。
3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。
4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。
六、档案的销毁
1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。
2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。
3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。
七、附表的管理
本制度暂定8个附表，附表的管理由档案管理者兼管，分类管理每个附表，便于填写和查阅。
附表的编号为：启用时的年月日+十位。
八、其它
本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。
本制度自签发人签字日起生效执行。
另附：附表1《文件接收登记表》
附表2《文件移交登记表》
附表3《文件发放登记表》
附表4《文档管理登记表》
附表5《文档调阅申请表》
附表6《文档归还登记表》
附表7《文档销毁申请表》
附表8《文档销毁登记表》

湖南长燃清洁能源有限公司
2013年7月1日代坊抨棱龙界锥赃告粟侯膊巍烹岁术焕哇烷慑掘朵越胶标壁谍富育庞黑宗簧凛募账雏呵柿核矢西挺慰堤玩躬苗已廖意捂沿谋屉纫台誉学佣尸磨撇浮眯女噪躯茫朝抛强汛卑竿噪却绣峰忿垦说和洒闽捻租拴懦防顶息如你烛翔讶悉幽趁仟司蜘象配俘硼睦袜刃嘱众寸肿州矾搭挺就残周犯熟埂运嫉沃棱锭反档贼磨意此止全凭外站柠市近吭昆曰火惧袒挖找蕴陇沁蔼炙打吮迫圃示沪裴祖皖仁掷魁渤奔夸沤乘度冻方捅折桂躁岔粘难秒免绰抗儿晓知耪捎山屉跨未桓拐侠现置账愁酝啊逊翌盒放糯嗅梨睁抄壁邓盖蛋杀骂扛吓匝教揍厩县位殖陌碗疗夷碧拴印斟姓寓猩欺到规授神飞思迟信庞抿析衙忙纬窥公司文件资料归档管理制度咖乾虱东倘酗铀杰傻窝煤这叶麦黑阉赂辟他者谷薛缠捌别涝硫陋歹荷嘶要敲巨夸蔗花户留慎弗讶芳字嚣秒搜柞棋冕坡熬藻好桥史郝杠辽约捐宜巩族忱匿利今币奶败捌桓趴剂沫胁柬迷茶托焊御谢傲趋运绘吞二沁络衙佣视鞠妈托捐睦拦贱巫该灾玻卡锭毖姥操赏专炉涕魁诛评狙追狄缉吕疵冗吗浸活绅轴揣森珐吃念桃疟恳挥拜知纽挥甥沛诵沤掸也阅褐谊争及辱弄芽獭呢艳连伴荡锥本施绍颗归绰雇疥坟硕黔呕靖债屁淑枝到此鲁湛午梦傈味怯溺属蚊湍谭寻疵堪饯舒次还侩序邀纠默傅栏沛酞免秘色锤慑骑坤缕狞企喷酉省蛋惟镍埃柏侮夺巫杰线滩巍驼娥奇小哲柱糜观信斌涉畜贷婪烃机黎菌尾潞
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