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档案管理模式改革在医院档案管理中的运用分析

雷素玲 杨丽 孙康燕
【摘要】基于对档案管理模式改革内涵和意义的研究，本文指出医院档案管理中需要强化改革的方向，并在此基础上提出档案管理模式改革在医院档案管理中的具体应用方法，让医院的档案管理工作能够被科学有效地推行。
【关键词】档案管理;医院档案;档案管理改革
我国当前各类机构的档案管理，已经开始逐步落实由传统纸质档案管理向电子档案管理方向的转变，对于档案管理模式来说，在新时期需要有效改革，保证新的档案管理模式能够与各类新型技术有效契合。要达到这一目的，除了要关注各类硬件设施外，也需要通过相关软件设施的建设达成目的，保证医院档案能够有效管理。
一、档案管理模式改革的涵义
档案管理模式改革的概念为，针对当前档案管理技术的改革和优化，推行的一种档案管理工作体系的变革，促使新建设的档案管理体系能够与当前的档案管理工作有效契合。对于医院档案管理工作来说，由于在医院的运行中会产生大量档案，传统档案管理模式会在很大程度上对档案管理的速度和效果产生负面影响，而档案管理模式改革中，将大幅应用计算机设备进行档案管理，在很大程度上提升了档案管理工作的效率，另外对于在新的档案管理体系中，将会广泛应用新的档案管理思想和管理体系，这对于档案管理工作有积极的指导意义，所以在医院的运行中，需要大力推行档案管理模式改革工作。
二、医院档案管理模式改革的关注重点
要探究医院档案管理模式改革的关注重点，需要对当前医院档案管理工作中存在的问题进行研究，通过对一些样本医院的调查和了解，本文认为档案管理模式改革的关注重点包括以下内容：
（一）档案管理思想方面。档案管理思想的科学与否将直接决定医院档案管理模式改革能否被有效推行，所以在模式改革过程中，需要摒弃旧有的档案管理观念，为档案管理模式改革打下思想基础。
（二）管理制度方面。在推行医院档案管理模式改革的过程中，需要应用新的管理制度，保证档案的管理工作能够与时代要求相契合，然而在一些医院中，管理制度方面存在较大缺失，无法保证整个管理工作的有效推行。
（三）硬软件建设情况。在档案数字化管理这一大背景下，医院档案管理也需要顺应时代要求，加强信息化系统建设。在系统的建设过程中，涉及硬件建设和软件建设两个方面，要保证医院档案管理的有序性，需要保证硬软件设施都能够全面合理建设。
三、档案管理模式改革在医院中的具体应用
（一）档案机构建设方面。在医院档案管理模式的改革过程中，为保证档案工作能够科学有效推行，医院方面需要加强对相关机构的建设，对医院档案的管理工作进行有效指导和控制。在档案机构的建设过程中，需要从两方面进行建设，一方面为硬件设施，另一方面为软件设施。对于硬件设施方面，当前各类医院已经拥有了较为全面完善的基础设施，只需在现有基础上进行适当修正即可投入运行，所以在档案机构的建设过程中，主要建设内容为软件设施。对于软件设施，主要包括以下几个方面内容：1.档案管理理念方面。在应用新的档案管理制度进行医院档案管理时，工作人员需要对各类新型理念有深入了解和研究，同时对于管理层人员来说，需要提高对档案管理工作的重视程度，从而让档案管理工作能够有效推行。例如在玉溪市人民医院的档案管理中，领导人员提高了对档案管理的重视程度，研究政府出台的相关政策和文件，并结合当前开发的各类优秀档案管理理念，提升了档案管理的效率和效果。2.管理机制建设。在管理机制中，需要涵盖档案保密制度、档案借阅制度等各类涉及档案管理的制度，并在工作中将这些制度严格落实。
（二）档案相关工作方面。在医院档案的管理过程中，相关工作包括档案收集、档案整理、档案归档、档案保管、档案统计以及分析工作，其中对于前四个方面，是整个档案管理工作的基础内容，后两个方面通常为医院通过档案获取相关信息。传统的医院档案管理过程中，前四个方面的工作量极其庞大，原因是医院的运营过程中会产生大量的纸质档案，这些档案对收集和整理过程提出了巨大挑战。而在当前的信息化系统建设和应用中，将会通过计算机软件产生电子档案，并将该档案传送到档案管理人员手中，工作人员只需对档案进行记录和分类保存，在很大程度上降低了工作量。在档案管理模式改革的过程中，由于工作量大幅降低，所以要对档案管理质量提出新的要求，制定并落实档案管理过程中的各项追责制度，保证档案管理工作的有序推行。另外对于档案管理工作来说，需要让相关人员进行档案查阅和研究，在该过程中，需要将传统的纸质档案存储到电脑系统中方便管理，可以按照相关法律法规以及医院的运行情况对档案进行整理和处理，对于超过存储年限以及研究意义较低的档案，可以采用相应措施进行处理。
（三）信息化建设方面。在当前的档案管理工作中，已经开始深度推行档案管理工作中的信息化建设，在当前的很多医院运行过程中，针对档案信息化系统的建设也已经提上了日程。在信息化系统的具体建设过程中，包括软硬件两个方面内容的建设。对于硬件方面，通常包括扫描机、复印机、计算机设备等内容，另外对于硬件设备来说，最为重要的为档案存储设备，通常将这些内容存放在医院内部的服务器中。在该部分的建设中，需要保证服务器的存放环境能够满足其最佳运行状态，同时需要保证环境中存在足够数量的消防器材，当发生问题时能够实现对相关问题的快速处理。对于软件系统，当前国内外已经开发出了性能较高的软件系统，可以根据医院的实际情况进行软件系统选取。例如玉溪市人民医院在信息化建设中，按照相关要求配套安装了硬件设备，同时应用档案管理系统完成档案管理工作，极大提升了档案管理的效率和效果。
（四）档案应用方案。在医院档案的管理工作中，一项重要工作为通过对档案的应用发现医院运行中出现的问题，以及探究医院的发展情况。在新的档案管理模式中，由于档案存放在服务器硬盘中，所以需要由工作人员将需要应用的档案进行打印。为了保证档案信息不外泄，档案借阅人员需要持有完整的档案调用和查阅手续，另外在档案管理的软件系统中，还需要配备相应的检索系统，让工作人员能够实现对所需档案的快速调出和应用。例如在玉溪市人民医院的档案管理工作开展中，当相关人员需要进行档案查阅和调用时，需要持有完整的手续，而在档案的具体应用过程中，能够通过对档案的研究制定《科室总结汇编》等材料，通过对这些材料的应用能够让医院深入了解运营和发展情況。
（五）硬件设施配置方面。在医院档案管理工作的开展中，不但涉及上面提到的相关硬件设施建设，同时还涉及各类硬件设施的配置。常见的为各类办公用品，以及相应的消防器材，为了保证这类设施能够被正常使用，需要对存放区域进行合理规划，最大限度消除环境因素对这类硬件设施造成的不利影响。对于各类器材的配置过程来说，医院方面还需要建设相应的配套制度，通常情况下，这些配套制度主要的管理内容为进行工作人员的合理配置。例如在玉溪市人民医院的档案管理工作开展中，已经建成并落实了相应的管理体系，让专业人员对各类硬件设备进行定期维护，尤其是对于档案管理系统中的计算机硬件设备，由于这类设备对环境要求苛刻，所以要做好防潮、通风工作，保证这些设施能够处于最佳运行状态。
（六）软件设施建设方面。对于医院档案管理中的软件设施，除了计算机系统软件，工作人员素质以及相应的规章制度也可包含进软件系统中。对于工作人员来说，需要加深对档案管理工作相关法律法规和规章制度的了解程度，例如在玉溪市人民医院的档案管理工作中，院领导组织开展对《档案法》的学习和研究，同时积极领会各类相关文件精神，保证档案管理功能能够被科学有效开展。另外为了让工作人员的素质得到提升，医院方面组织工作人员参与到档案管理知识竞赛中，从而让工作人员的个人素质得到有效提升。
四、结论
综上所述，在医院档案的管理过程中，当前的关注重点为档案管理思想、管理制度和硬软件设施建设三个方面，要想提升档案管理工作的开展效率和效果，可以通过建设专用档案管理机构、完善档案相关工作体系、加强信息化建设、推行档案应用方案制度等措施达成目的，同时注重其余方面的硬软件建设，让档案管理工作能够得到有效开展。
【参考文献】
[1]金银善.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].中国社区医师，2018，34（27）：172-173.
[2]黄靖宁.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用研究[J].智富时代，2018（07）：135.
[3]崔刚.浅谈档案管理模式改革在医院档案管理中的运用[J].办公室业务，2018（09）：110-111.

-全文完-