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档案资料信息管理研究刍议

李春梅
摘 要：本文就档案资料信息管理研究论题，指出了观念更新，提高档案资料信息服务意识必要性;阐述了强化做好档案工作的自觉性，积极拓展档案资料信息渠道的重要性;论述了加强档案资料信息管理的途径。
关键词：档案 信息 规范化 管理 措施
：G270：A：1003-9082（2019）09-00-01
档案部门利用现代化技术替换过去的档案管理手段，提高了档案信息管理的效率，完全向档案资料信息快速传递层面转变，那就是更迅速地把档案资料信息向可利用的社会资源层面转变。就是运用计算机、通信网络等高新技术管理档案资料信息。
一、观念更新，增强档案资料信息服务意识
要踏实做好档案资料信息的管理，逐步做好档案资料信息开发利用，就一定要建立服务社会全局理念，同时树立服务市场经济的观念。一是要有主动服务的思想和姿态，档案部门工作人员只有端正思想，树立全心全意的服务的态度，才能在具体工作中形成服务动向。二是要有开拓进取精神，档案工作人员只有从原来的故步自封迈向改革开放，即把自己的工作与社会需求相结合，把了解并把握社会对档案的需求放在关键位置，才能有目标、有重点、有效果的做好档案信息的开发和利用工作。三是要有敢为人先的思想，档案工作者一定要有前瞻性，并且要有忧患意识，如此才能在从事档案资料信息工作中形成一股强大的驱动力。四是要树立服务市场需求的观念，档案工作的管理人员在市场经济条件下，要适应形势的需求，要以市场需要作为工作的目标，与社会的飞速发展的形势步调一致。
二、强化做好档案工作的自觉性，积极拓展档案资料信息渠道
档案工作人员要提高做好档案管理工作的自觉性，快速革新档案管理的原始化，废弃行政、人事档案保管单一的方式。在规范档案管理过程中，努力开发和快速拓展档案资料信息，这是当前档案管理工作十分重要并要慎重研究的一个课题。目前，各部门的档案管理模式几乎是程式化，那就是签收上级下发的文件、单位内部发行的文件，于当年年底进行整理、第二年年初再分門别类的进行次编辑、装订，装入档案柜。机械的将行政类、党群类、人事类、经营管理类、综合业务管理制度类等进行编程，集中。这就是档案管理的最简易的保管过程。
要遵循《档案法实施办法》和《档案法》的有关要求和相关规定，多层次、多角度地征集和收集档案资料。对特别重要的科技、经济和地方特色等方面的档案资料要收藏完备，这样可以充实馆藏，提升馆藏档次。十分有利于增加档案信息，扩大档案信息的范畴，全面、系统、有效地开发和利用档案部门的档案信息资源。做好经济活动方面的档案资料研究与探讨，根据研讨的过程与形成的结论，撰写学术报告，给有关部门提供有价值的参考。例如，根据社会热点问题，诸如市场经济发展过程中的重要的经济信息，把这些信息和馆藏信息从具体需求出发，严格进行整编，给有关部门为解决实际问题提供切实可行的参考，为本部门的经济发展做出努力。
三、加强档案资料信息管理的途径
档案管理工作，长期以来都是处于封闭式管理阶段，并且在档案的收藏、利用，组织和保护上基本上有一套固有的方法及管理体系。但在信息丰富的时代，要求档案管理工作必须实行以集中统一管理，强化档案监管，档案“一站式”服务为基本内容的新模式，彻底摒弃旧的档案管理模式，克服在人、财、物、管理、服务上的弊病，让档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化的“五化”目标得以顺利进行。档案工作者一定要与时俱进，加强时事政治学习，加强档案管理工作业务的学习，适应时代发展需求，转变服务态度树立全新的服务理念，提升服务质量。
1.加强网络环境建设
随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件都在网上传送。鉴于此，在上网之前，要遵循有关要求，按照信息管理部门的统一规定，依照一定的程序进行文件格式的转换。在一定层面上，使数据的可靠性和通用性得到可靠保障。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编日整理，利用网络技术向档案部落门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门，档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编辑整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。
2.更新思想观念，确立档案资料信息利用工作的地位
档案资料信息能有效地开发和利用是档案工作的目标，也是档案工作与之相关环节的基础。（1）从事档案工作的人员，要有进取思想，更新服务管理观念，在档案管理工作中认清形势，锐意改革，勇于创新，从思想上明确档案信息开发利用的好坏是检验档案工作做的好否的标准。要摒弃“重管轻用”的想法，从事档案工作的人员一定要忠于职守，克服麻痹大意、消极怠工的思想认识和工作态度，爱岗敬业，努力进取。其次，各级党政分管档案工作的领导，要重视对档案信息开发利用工作的正确引导，在人、财、物等方面给档案部门的信息开发利用工作以有力保障，让档案信息开发利用工作能在良好的环境中顺利展开。
3.提高个人业务素质，搞好档案编研
要实现档案工作的规范化管理，档案工作人员必须提高自己的业务素质。关于档案工作的基本理论知识和具体操作的业务者学习掌握外语，是新形势下对档案管理人员提出的一项新任务，档案工作者要努力学习并掌握计算机知识，逐步学会使用计算机管理档案。随着办公现代化的发展，越来越多的现代化办公设备进入了档案馆（室），这些设备逐步变成了档案人员的工具，如查档案工作者不会使用工具，那么就不能正常地开展工作，因此学习使用各类现代化设备，也是档案工作人员必须学习的知识。档案具有可利用率高、内容广、数量多的特点，仅靠传统的手工管理已不适应目前形势的发展，必须运用现代科技手段，实行计算机技术进行系统管理，使档案信息的输入、检索和利用等工作实现自动化，提高工作效率和服务质量。
档案资料信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案资料信息不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作规范化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

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