W公司图书出版成本管理改进研究.docx

W公司图书出版成本管理改进研究 张洁立 王丙政【摘 要】 伴随着国家各项鼓励政策的不断出台，民营出版企业如雨后春笋般发展起来。但是，在市场经济条件下，越来越多的竞争者，使得行业内的相互竞争愈发激烈，利润空间压缩。同时，图书出版作为传统媒体的一种，与电子出版之间存在很大差异，比如制作周期长、成本大、更新换代慢等。W公司作为一家民营企业H集团的子公司，主要负责集团旗下各类教育辅导图书的编辑及出版发行工作。用价值链分析来观察W公司图书出版活动，可以看出W公司在出版活动中存在不少问题：缺乏成本意识、信息不流畅、工作方式传统等。这些问题都制约着图书制作的进度跟质量，最终都会影响到成本的控制。本文从进度控制、质量控制和作业成本控制等方面，为W公司成本管理改进进行了设计，以期帮助W公司建立全面的成本管理体系，培养企业的核心竞争力，在行业竞争中占得先机。【关键词】 成本控制 全面成本管理 出版业一、行业背景与企业情况目前我国出版行业的现状是企业规模差异性大、管理运营水平参差不齐。这主要是由于我国图书出版在之前较长一段时间都处于国家的垄断监管之下，整个行业发展缓慢、市场化程度不高、缺乏成本意识。大部分的出版企业成本管理还停留在传统的管理水平，注重对直接成本的监管，而忽视对间接成本跟期间费用的计算和控制。我国出版企业，无论是事转企的单位还是新加入进来的民营单位，为应对激烈的市场竞争并实现长远的发展，在不断提升出版图书质量的同时，也必须花点心思在成本控制上。要想做好成本控制，最核心、最根本的就是要建立全面的成本管理体系。W公司作为一家民营企业H集团的子公司，主要负责集团旗下各类教育辅导图书的编辑及出版发行工作。W公司的图书产品具有三大特点：首先，公司的图书品种受集团业务的制约，是以集团的培训为核心的；其次，所出版图书具有时效性强、销售周期短的特点；再次，服务对象偏年轻化，以学生居多，因此销售方式以网络销售为主。W公司一直倡导“质量核心”战略，把图书的品质作为最高追求。近年来，为了既能提高图书质量，又能有效控制成本，W公司也采取了不少的措施。W公司的成本构成，主要可以从图书出版的制作、印刷、销售三个阶段来做划分。在制作环节，实行“三审三校”流程，通过严格的流程来把控图书质量和进度，最终达到控制成本的目的；在印刷环节，主要通过合理的规划采购来控制成本；销售环节，主要通过印数调节来控制库存量，以及调整账期等方式来控制成本。W公司虽然在成本控制上有了一定的成效，但是依旧属于比较传统的成本管理。二、W公司存在问题分析用全面成本管理的核心，即价值链分析来观察W公司整个图书出版活动，可以看出W公司在出版活动的三大环节仍旧存在不少问题。例如员工缺乏成本意识，工作责任心跟主动性不够，人员更替频繁导致新人多、专业性不够；各部门各自为战，存在部门壁垒，信息不流畅；工作方式传统，办公电子化硬件没跟上等。这些问题都制约着图书制作的进度跟质量，最终都会影响到成本的控制。要解决这些问题，就要从提升公司的质量核心战略出发，进一步加深对成本管理中各个环节的认识：对人的活动的全面认识。要贯彻质量核心战略，图书的选题、价格、销售活动都要接受市场的检验，必须将成本建立在市场的基础上，要把以市场为导向来进行成本管理贯穿于图书出版的整个过程，涉及每个环节、每个参与人员。因此，要坚持以人为本的成本管理思维，不断提高员工的工作热情和成本控制的意识，尤其是要提高企业管理者对成本管理的经营水平。从全过程角度看公司的成本控制机制。高质量的图书制作流程，如果缺少监控，成本很容易提升，最终导致成本失控。对公司资源的战略性整合和配置能力的分析。质量核心的战略，可能需要在某些环节提高投入，因此要有成本的整体视野。未能解决好如何整合、合理分配企业资源，实现价值充分增值，在某种程度上还是属于传统的作业成本。制度建设分析。制度等因素在价值链中虽然不属于主要活动，但是影响面很宽，是多个环节问题的源头。成本问题还会沿价值链传递，从而引发一系列关联的影响。W公司目前在图书出版三大环节中存在的各种成本管理问题，都是相互交织、互为因果的。如不同的部门往往很难就成本问题达成一致，人力沟通的成本很高；管理人员的压力过大，导致简单粗暴管理，影响团队的稳定性和员工的成长，进而影响图书的质量，最终影响公司的口碑和长远的发展。导致上述问题的重要原因在于W公司缺乏一个规范、全面的成本管理体系，成本管理未能从全员、全面、全过程中得到贯彻和改善。W公司要想实施全面的成本管理，达到提升工作效率、降低运作成本、增加公司利润的目的，就必须立足整体，以进度控制、质量控制和作业成本控制为基础，做好全面的改进。三、成本管理改善思路W公司改善成本管理问题的终极目标是：实施全面的成本管理，提升工作效率，降低运作成本，从而增加公司的利润。最终目标分解为各细化目标为：1、流程顺畅，消息互通有无整个图书出版发行的流程，包含制作环节、印制环节、销售环节，能够全部实现在线工序流转。各环节对该图书的定位、制作基本情况，印刷情况，后期的销售情况都能有一定的认识和了解，从而实现消息互通有无。2、权责明确，制度执行到位图书出版发行涉及的环节众多，岗位也众多，因此，对于各部门职责跟各岗位职责必须很明晰，同时针对相关问题的处理机制也必须健全。在任何行业，机制都是决定决策成效的直接因素。当然，光有机制不行，还得有较强的执行力，这样大家才能养成习惯，真正做到权责明确。3、专业素养提升，图书品质提升员工的专业素养，直接关系到图书制作流程是否通畅、制作周期的长短，進而关系到图书品质问题。不仅如此，员工技能过低会导致无法满足企业的现有工作要求以及公司的长远发展留下隐患，并且公司运营中的劳动效率降低，劳动力成本也将提高。企业为了提升员工的专业素养，可以通过两种渠道：一是加强专业技能的培训和考核，跟个人绩效、年终奖等挂钩；二是高薪聘请一些业内专业人士。4、规范管理，效率提升无论是流程的通畅、机制的执行到位还是员工专业素质的提升，都会影响到整个出版流程的效率问题。可以考虑围绕做好进度、质量和作业成本控制三个方面全面规范公司的成本控制能力。进度控制对于改善成本来说是显而易见的，因为进度得到有效的控制，那工作效率势必就会有提升，在同等时间跟人力的条件下产出会增加。 质量控制是指各环节、各岗位工作到位，尽可能不出错，最大限度地避免各环节的返工，提高工作效率和工作质量。提升作业环节的成本控制，并将其贯穿于各环节中。只有每个岗位、每个环节都秉承着控制成本的想法去工作、去运转，最终整个出版流程的成本管理才算是最大化的得到控制。四、具体措施1、图书出版的进度控制（1）践行责任编辑负责制目前W公司的责任编辑，是作为图书制作的核心成员之一，对图书制作的全过程负核心责任。其职责是按照既定流程，协调各种资源，保证图书进度，控制图书质量。但是，仅仅只负责制作环节是远远不够的，还得囊括进后续的印刷和销售环节。从事责任编辑工作的人员，必须具备很强的专业能力，在组稿、校对、审稿等工作中表现出色。并在工作中坚持学习，不断提高自身业务水平，改进和优化工作。同时，还得懂一些基础的印刷、销售环节的业务，以便跟各环节的业务交流。践行责任编辑负责制，就是把一系列图书的出版活动作为一个独立的项目，责任编辑作为项目负责人，对整个出版活动全程负责，在项目启动之初，就应该做好进度规划，然后从各个环节中去把控进度跟质量。（2）完善制度规范，奖惩分明树立责任编辑负责制能够使责任编辑真正把控整个图书的出版流程，从而监督整个进度跟质量；建立统一的运作系统能够使得出版流程透明化、系统化，某种程度上也能对于进度控制有一定的改善作用。要将进度控制与每一环节相关人员个人利益得失挂钩，真正让大家重视起来。在每一图书进度规划通过后，责任编辑将其发给相关人员，并督促按相关时间节点完成，在保证质量的前提下尽可能提前，以给后续环节预留足够的时间。若图书上市后核算时，责任编辑发现有进度问题，可以通过进度规划表确认出问题的环节、涉及的人员并告知其主管人员。主管人员可视问题的严重程度在其当月绩效当中有所体现。2、图书出版质量控制（1）图书出版质量控制内容图书出版质量控制的内容，主要涉及对选题质量、编辑质量和印刷装订质量的控制。选题质量的控制。W公司出版的图书主要是考试用书，同时内容涉及广泛、受市场变动影响较大，因此具有一定的法律风险跟市场风险，存在投资收益的高度不确定性。通过多方调研、精心策划，科学论证和严格评审，最终优中选优，确定选题，在一定程度上能够规避风险，保证选题的高质量。从源头上降低图书成本。编辑质量的控制。编校质量是图书整体质量的重要组成部分，如果不能严格坚持坚持三审三校制，就可能会出现各种问题，如因审校不到位导致的侵权问题或者政治性问题、审校内容不管关、所组内容不符合考情等。组稿人员、审校人员一定要把好质量关。W公司要将编辑质量与参与人员的绩效考核、职级晋升直接挂钩，除在当月绩效中有所体现外，在一定时间内（一般指半年）严重质量过失达到一定的次数（一般指3次），则可以限制其参与职级晋升考核。印刷质量的控制。对W公司来说，印刷质量主要通过印制单、跟单沟通（印厂）和质量监督程度来控制的。针对常规性图书，跟多次合作的印廠，直接跟单沟通就可以满足需求。但是，针对重要品种、特殊工艺图书、初始合作的印厂，单凭印制单就能够让印厂理解该图书的印刷细节并且准确印刷，是具有一定难度的。因此，针对特别复杂和重点图书在印刷前后，尤其是过程中，都必须跟单并保持与印厂的密切沟通，有必要的话甚至到印厂当面沟通，及时发现问题并协商解决。（2）图书出版质量控制的主要措施可以从以下几个方面来对W公司图书出版质量加以控制：重视人的因素，各环节人员都要具备一定的专业素养，可以通过内部强化培训、外部高薪挖人的方式并存。重视制度、流程的规划，可行性的制度、流程可以有效地引导和制约人员的行为。奖罚并处，赏罚分明。3、作业环节的成本控制（1）直接成本的控制现代作业成本管理将作业贯穿于产品生产经营的全过程。W公司图书出版流程三大环节中每一道工序都可以看作是一项独立的作业。要想建立现代作业成本管理体系，可以从公司成本三大构成部分（直接成本、间接成本和期间费用）所涉及的因素去下手。直接成本是指用于生产或者服务过程的各项费用。直接成本一般由稿酬、员工薪酬福利、材料费用（如用纸）、装订印刷费用等因素组成。稿酬管理。稿酬是指作品发表后交付给笔者的稿费，它是出版机构发表作品后给付笔者的报酬。W公司图书主要采用外约稿件的方式，稿酬结算主要以基本稿酬一次性支付为主。目前的合同虽然有图书项目启动的时间、交稿的时间以及违约细则，但是在约稿的质量制约、市场反馈后追责等方面没有细化。因图书市场反馈存在滞后性，稿酬是在图书上市时就已支付，导致在发现问题时往往难以追责。为了避免上述情况，需对合同进一步细化。在跟笔者签订合同时，在合同上明确约定稿酬结算模式，采用分段结算。如在复查完组稿合格交付制作时，结算70%-80%的稿酬；等图书上市销售后（一般指上市6个月左右），根据市场反馈结算余下的稿酬。职工薪酬管理。在职工薪酬福利这方面，要做到在完善图书出版流程的前提下，尽可能地充分发挥人力作用。W公司目前编辑人员的岗位设置存在部分定岗定人，部分定岗不定人的模式。出版社式的定岗定人模式，不利于人员的综合能力的提升，也不利于人员的稳定性，更不利于公司人员的利用率。W公司的出版制作流程很紧凑，同时间可能存在多本图书同时制作的情况，如果采用定岗定人，那么势必会造成人力的浪费跟进度的拖延。所以，比较适宜采用定岗不定人的方式，能够最大化的节省人力成本。采购成本管理。出版物材料成本主要涉及图书纸张及周边产品的成本控制。作为出版物成本中重要组成部分的材料成本，一般占图书出版总成本的30%以上。因此，降低材料成本能够直接、有效地降低出版物成本，从而达到提高公司效益的目的。（2）间接成本的控制W公司的间接成本，主要包括外约校对工资和日常办公用品的费用，这一部分的成本比较固定。外约审校工资不是每次必需，只是针对个别因专业性或者时间进度要求现有人手不足的情况。针对此种不常见情况，为节省成本，W公司可与固定的校对公司签订长期的合作意向，尽可能地降低支出成本，同时对于后期质量问题的反馈也能有所控制。日常办公用品的费用，受职工人数的限制，在完善流程、提升职工专业素质的前提下，此项支出为必要且相对固定的支出。（3）期间费用的控制W公司的期间费用包括开发成本、销售成本、维护成本和管理成本。开发成本是指选题策划阶段所产生的成本，如市场调研、信息收集、选题论證和立项等阶段所产生的人力、时间成本等。随着市场化的程度越来越高，开发成本在整个图书出版中所占的比重会逐渐增加，所以，在选题策划阶段，对于调研人员的专业性，其对于时间和市场的敏感性就显得尤为重要。具体可行的操作为：每年分阶段的对相关人员进行培训，可以邀请合作出版社的资深编辑，以培训会、分享会等形式进行经验分享；定期组织相关人员参加在北京的书展或展销会。销售成本包括图书包装运输费，宣传推广费和各种服务费，销售人员工资和差旅费等。为了有效控制销售成本，需从以下几方面改进：一是，销售人员业务的专业性和工作的主动性需要提升，由被动销售转为主动销售；二是，充分利用好网络销售平台，现在是个网络销售时代，更好地利用电商销售，能够减少中间环节，利于减少仓储、运输成本，也有利于公司流动资金的回收；三是，利用好各种折扣促销手段，如套装销售、图书与集团的培训课程结合等，尽可能地促进销售。维护成本，包括对图书的维护成本和对各相关方关系的维护。对图书的维护成本包括图书的宣传推广费用，售后服务、退货处理等造成的成本；对各相关方关系的维护，包括返现折扣、签订长期的合作合同等。对于W公司而言，就是维护好与各方的关系。具体说来，就是W公司既要对所出版图书的质量进行维护，使得购买者能够得到准确内容、高品质阅读感的图书外，还需要处理其他各方的关系，使得公司在目前北京周边有限的社会资源中占得有利的位置，从而实现公司最大化的收益。管理者是公司的基本资源，对于大多数公司而言，管理者是最昂贵但也是必需资源。因此，必要的管理成本的付出，是W公司留住优秀管理者的手段。 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