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高校学报编辑信息化管理研究

朱岚
摘要：随着网络信息技术的广泛应用，高校学报编辑可以利用这一技术做到准确及时获取信息，从而极大地提高学报编辑的审稿能力、速度，进一步提高工作效率。但是，目前许多高校学报编辑部没有做到充分应用计算机网络技术，即使应用了该技术，也只不过是利用电子邮件接收作者的来稿，以及进行文字编辑的处理，而没有把网站强大的信息功能与管理功能充分挖掘出来，从而导致学报的品位、档次不是很高。鉴于此，在简要分析学报编辑实现信息化管理的意义的基础上，重点探讨高校学报编辑工作实现信息化管理的途径和措施，以期促进高校学报编辑工作质量和效率的进一步提升。

关键词：高校学报；编辑；信息化管理
：G232.2文献标志码：A：10017836（2017）05015502
飞速发展和广泛应用的网络技术，以及不断更新的计算机硬件与持续换代升级的软件，对各行各业的管理与发展均产生了十分重要的影响，高校学报的发展自然也在其列。作为文化学术交流、促进科技发展应用的有效载体，高校学报必须直面网络信息技术的挑战，深刻认识实现编辑信息化管理对提升学报水平的意义，并切实采取有效措施，加速推进学报编辑工作的现代化。
一、高校学报编辑实现信息化管理的重要意义
1. 传统的在纸编辑转变为在机编辑，编辑质量可以得到有效提高。传统的学报编辑方法一般包括：作者在向学报编辑部投递电子稿的过程中，同时还要附加一分份纸质文本稿，经过编辑的审阅即修改其纸质文本稿，包括修改文字、句子和格式等，再将修改定稿后的纸质文本稿交由相关人员在电脑上修改与之对应的电子稿，这一稿件修改的过程实际上是经历了在纸与在机两道编辑程序，显然是做了重复性劳动，降低了工作效率。如果学报编辑能够实现信息化管理，编辑人员就完全可以在计算机上同时进行编辑与排版，这样既能够减少误差，又简洁明快，从而减少重复提升工作效率。特别是编辑人员在处理一些复杂的公式或者是科技图表时，完全可以做到在计算机上直接进行扫描、绘制和粘贴，这样的处理就把校对、修改图稿的次数有效地减少了，审稿质量得到大幅提高，处理稿件的速度明显得到加快。
2. 编辑和作者之间在线进行投稿与审稿并在线交流，稿件流程能够有效缩短，审稿的针对性显著增强。学报编辑实现信息化管理，编辑人员能够充分利用实时的网络传输功能，使稿件的审读更加具有针对性，使处理审核稿件的效率与质量有效提高，不断提升学报的办刊质量，最终使更多的作者被吸引，积极进行投稿，这无疑会形成良性循环，促进学报的持续发展[1]。
3. 学报编辑可以利用计算机网络数据库实现快速检索。在当今的文献检索工作中，可以利用计算机在网络中实现快速、准确的情报联网检索。编辑人员利用网络文献检索系统及时把握相关课题的研究进展情况，进行审稿专家的选择，在网上进行文献的查询与核对。编辑人员通过网上检索，准确采纳那些具有独创的理论、先进的思想、独到的见解、前沿的研究成果的文稿，同时也方便了编辑人员对参考文献的核对，最终学报的办刊质量得到有效保证。
4. 通过网络向作者进行约稿，可以使稿源进一步扩大。学报编辑部通过建立网站，在网络上进行扩大宣传，并在网上搜索查询相关专家和学者从而向他们约稿，其约稿范围可以从国内扩大到国外，从而在更广的范围内扩大稿件的来源、提高稿件的质量[2]。
5. 在计算机上进行稿件的审核校对具有传统稿件编辑无可比拟的优势。计算机审阅校对稿件中英文都可以适用，具有极高的工作效率。在这一过程中，不仅能够扩大和提高校对的范围与准确性，而且能够增加专业词汇，通过自定义词汇库，不断填充系统未查出的错误，随着不断增加校对次数，持续扩充各类词库，将会越来越提高计算机校对的准确性[3]。同时，编辑部内部实现计算机联网后，一名编辑人员审核编辑的论文可以直接在网上以电子稿的形式传给另一位编辑，从而省去打印稿这一程序，实现了编辑之间快速高效的相互核对。
6. 在网络中学报可以制作发行电子期刊。学报期刊实现网络化发行，可以进一步提高知名度，通过省略印刷、发行等环节，电子学报具有了很高的时效性，能够在第一时间把最新的研究成果反馈给读者，同时根据读者不同的要求完善电子期刊，從而促进发行量的进一步提升。
二、高校学报编辑实现信息化管理的途径
（一）改变思想观念，树立创新意识
在开放动态的网络环境下，高校学报编辑人员应不断强化网络意识，充分而深刻地认识到网络信息化赋予编辑的新内容和新挑战，从而快速适应信息网络化的发展形势，切实转变和更新传统的编辑观念和单项的编辑思维，利用最新的网络信息技术，不断创新编辑手段和方法，更好更快地进行信息的收集和处理，积极推进学报编辑的现代化。要创新高校学报编辑工作，只有编辑人员树立创新意识，成为推动学报创新发展的动力源。
（二）建立学报网站管理信息化系统
1. 建立管理论文作者的信息化系统。具体说就是要针对来稿的作者建立一个数据库，主要包括每名作者的自然情况（姓名、性别、年龄、学历、职称、所在单位、联系地址）、研究的方向和出版发行的主要论文论著等信息。之所以要建立作者数据库，一方面是为了使编辑人员能够便捷地了解作者的主要情况，从而更好地理解把握稿件的内容；另一方面通过作者数据库，编辑人员能够更好地物色作者，不断扩大作者队伍[4]。
2. 建立管理稿件的信息化系统。借助学报网站建立稿件管理系统，把编辑部的投稿要求发布在主页上，保证作者在投稿前先行依据编辑部的要求来处理所要发表的文章。编辑人员在网站上设定作者稿件存放的目录，这样一来，作者只要上传自己的论文文档即为完成投稿。在此基础上，编辑人员利用编程等手段自动记录文稿的详细情况，进而自动生成作者来稿数据库。编辑人员如果要查询哪篇稿件，只要输入几个关键的指令就可以快速调出这篇文稿，同时也可以为编辑工作量的准确统计提供可靠真实的数据。
3. 建立管理审稿人的信息化系统。主要包括一、二、三审的过程中全部审稿人的基本信息，以及专业信息即有何专业特长、研究的领域和方向、近期的研究成果和获奖情况等。在此基础上，学报编辑在工作中如果遇到不熟悉的专业稿件或者交叉学科的稿件，可以通过检索审稿人管理系统，把稿件传给相关的专家来审稿。这不仅能够提高编辑的效率，也能够提高编辑的质量。
4. 建立管理选题的信息化系统。在这一系统中，主要记录与本学报相关的项目课题信息，具体说就是国家重点科研项目的有关信息、省部级科研项目的有关信息，以及其他信息和上述科研项目负责人的基本情况学报编辑部要做到及时了解跟踪这些研究项目的进展情况、发展方向和相关的学术前沿动态，从而科学规划与正确制定本学报的选题方向，从而明确一段时期内学报刊发的专业论文方向，及时全面地展示交流前沿的学术研究成果。
5. 建立管理刊物质量的信息化系统。通过在网站上建立编辑人员与相关专家和作者的互动交流系统，学报编辑人员可以就某一问题随时请教相关专家学者，或者与作者交流探讨，如此就能够打破编辑在专业、视野和信息方面的局限，减少他们在编辑过程中的随意性与主观性，确保所选择和刊发的稿件质量。
（三）增强学报编辑人员的信息化管理能力
在网络信息化环境下，高校学报编辑应该充分掌握现代化的手段开展编辑工作。所谓的高校学报实现网络化编辑，就是指稿件的编辑由在纸向在机进而向在线方向转变。编辑人员只有实现在机编辑和在机排版，才可以尽可能减少工作差错进而提高编辑效率。特别是在编辑加工复杂的图表或者公式的时候，通过利用计算机进行绘制或者扫描，再进行相应的粘贴，这样可以避免多次地校对修改图稿，加快稿件处理速度，提高稿件编辑质量。同时，实现在线编辑，返修稿件可以完全在网络中进行，从而更合理地设计版面，真正实现一体化地进行稿件的编辑和排版。
随着信息网络化的迅猛发展和日益普及，学报编辑采用多媒体手段开展工作已成为大势所趋。因此，高校学报编辑在常规阅读的基础上，还必须要熟练掌握网络与计算机应用技术。同时，还应该具备较强的网络收集和捕捉信息的能力，及时掌握相关学科的最新研究动态和研究成果，不断开阔自身的学术视野，储备学术信息和资源，从而更好地把学报办出质量和水平。另外，学报编辑人员还必须提高网络信息安全意识和能力。在严格执行国家的相关法律法规，确保网络安全的基础上，还应该熟练掌握诸如设置密码、访问控制、病毒检测等相关技术，从而有效保证学报的网络信息安全，最终的目标是高质量地完成学报的编辑工作。
三、结束语
在网络信息化环境下，高校学报编辑传统的单一编辑和修改稿件的做法已经严重落伍。为了进一步加快信息传播的速度，为作者搭建更广阔的学术研究与交流的平台，为读者提供更为优质便捷的服务，也为了争取到更加优质的论文稿件，持续增强刊物出版发行的竞争力，高校学报编辑都必须主动适应网络信息化发展趋势，积极推进稿件编辑的改革与创新，切实提高办刊质量和水平。
参考文献：
[1]程旭.信息时代科技期刊的编辑工作[J].编辑学报，2002，14（4）：254—255.
[2]袁杰.网络编辑与出版资源[J].惠州学院学报，2002，22（4）：108—112.
[3]汪道友，王濤.科技期刊现代化探讨[J].编辑学刊，2001（4）.
[4]王青.现代信息技术对科技期刊编辑信息控制的影响[J].编辑学报，1999，11（2）：68.
（责任编辑：蒋琰）

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