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面向矿山企业物资采购平台的研究

张佳维
【摘 要】物资采购与管理对于矿山企业的生存与发展至关重要，也是矿山企业对于风险控制过程中的重要环节。矿山企业采购的生产材料和工程物资种类繁多，包括球磨机衬板、电料、轴承、选矿药剂等等，供应商情况复杂，采购活动涉及金额大，这些都考验着物资采购人员的工作水平。随着信息化程度的不断提高，以互联网为依托，通过建设矿山企业物资采购平台的方式，可以有效规范矿山企业管理，防范重大风险，同时也有利于规范物资采购程序，低价高质地采购所需物资。本文结合矿山企业实际，就矿山企业物资采购平台的重要意义、建设方式等进行了分析，希望对矿山企业建设物资采购平台有所帮助。
【关键词】矿山企业；物资采购平台；意义；建设方式
一、矿山企业物资采购平台建议意义
（一）传统采购方式存在的问题
物资采购平台的建设有利于物资采购人员利用互联网平台以及现代信息技术在线进行物资的采购、款项的支付以及对各项行为的追踪和监督。与利用物资采购平台进行电子化采购的模式相比，传统采购模式存在一些问题：
一是采购成本相对较高，灵活程度差。由于传统的采购模式仍然是在线下完成的，矿山企业和供应商为了进行项目的招投标，就需要投入对应的人力物力开展相关工作，这样既导致了资源在一定程度上的浪费，同时也变相提高了物资采购的成本，灵活程度相对也就较差。
二是采购过程中容易出现问题。这种问题一是信息的透明化差，很多时候矿山企业只是将招标信息公布在网站上，或是在采购监督部门指定的媒体上公布采购信息，一些供应商就有可能错过这些信息，也使得矿山企业失去了降低成本的可能；二是暗箱操作，采购工作是由人来进行的，尽管受到严格监督，但仍有采购人员打擦边球的可能出现，例如等采购公告即将过期失去时效性时再对外公布，这样只有少数事前得到消息的供应商来得及准备相应材料参加投标，从而使供应商之间缺少了必要的竞争过程，既影响了采购活动的公平公正性，也不利于采购成本的降低。
三是矿山企业对物资采购工作的监督力度虽然一直很大，但却将重点放在了对采购过程的控制上，为了保证采购程序合法合规，很多采购过程变得过于繁琐，操作流程和步骤众多，从而使物资采购陷入形式主义，不仅拖长了采购周期，也使得物资采购的效率大打折扣。
（二）矿山企业建立物资采购平台的优势
一是有利于招投标双方对于信息的把握和流通。通过使用物资采购平台进行电子化采购的方式，矿山企业可以针对自身发展需要确定供应商，并且对供应商的资质、报价、供货能力等情况一目了然，从而降低企业在这一环节付出的成本，提高经济效益；而供应商也可以通过这一平台及时了解到矿山企业的采购动态，及时参与到竞标过程中，信息的透明化程度大大增强，就使得采购過程中的竞争更加充分，有利于双方的共同发展。
二是节省了采购过程的时间和成本。通过物资采购平台，招投标双方可以在线完成大部分工作，例如供应商可以在网上获取相关信息，并提交标书，省去了许多人力物力成本，也大大节省了时间。电子采购的过程提倡无纸化办公，可以为采购部门节省大量的人工、差旅、印刷、邮寄等成本。此外，物资采购平台还可以最大限度地优化和完善供求信息的捏合过程，帮助采购部门进行决策，从而从整体上降低了企业的采购运营成本。
三是提高了采购过程中的沟通效率。这种沟通效率的提升首先是对外而言，通过物资采购平台以及各种即时办公软件的帮助，采购双方的时空距离被大大缩短，很多问题无需等待就可以得到及时的在线反馈，从而在提升效率、节省时间的同时也最大程度地避免了人工操作的繁琐以及可能出现错误等问题；其次也是对内而言，使用物资采购平台使得采购部门的各项行为都在网络平台中有据可循，这也为矿山企业进行成本核算、过程监督等提供了方便，省去了很多不必要的汇报和材料提交过程。
二、矿山企业物资采购平台建设要点
（一）科学地进行电子平台系统设计
一是平台的设计原则，不仅要由专业的计算机专业从业人员进行平台的开发和设计，采购部门和其他企业内部人员也要参与到平台设计的过程中，在保证系统高效流畅的前提下，还要充分满足矿山企业在物资采购方面的需求，同时还要考虑到企业未来的发展空间。出于企业信息一体化的考虑，矿山企业物资采购平台的系统要相对独立，但又与企业的其他系统相联系，方便企业中的各个部门进行信息的检索，从而在一定程度上减轻采购部门的工作量。
二是平台的设计方式，物资采购平台的建设应该主要依托Internet，采用B/S结构，设计人员应尽量简化平台的操作程序，同时尽量优化平台，对硬件的要求保持在相对较低的水平上，这样有利于采购人员的操作。在数据库的选择方面，Oracle数据库因其卓越的安全性能，以及相对较强的兼容性而深受青睐。
三是在编码的设计与维护方面，为了减轻物资采购部门的工作量，在编码过程中要注意实用性原则，设计用户名时最好以供应商的顺序编码，这样就方便了订单的生成与统计。同时还要注意对供应商和物料的各项数据进行定期维护，保持平台的高效运转。
（二）数据公开透明，完善监管环节
通过数据库的建设，矿山企业物资采购平台要实现对全部供应商信息、采购申请、流程单据、合同条款等内容的在线保存和查阅，这样既有利于采购部门开展工作，同时也可以使企业更加方便地对采购环节进行监督，防止暗箱操作等现象的发生，维护企业利益，还可以使企业之间进行信息共享，互通有无，减少不必要的竞争，共同降低成本和风险。
（三）加强对供应商资质的管理
一些企业在选择供应商时都有着严格的准入机制，但在后续对供应商的管理方面力度就有所松懈，不利于矿山企业的长期稳定发展。通过物资采购平台，供应商可以在线进行注册、填写相关资料、提交资质证明、供货目录等。在入围后供应商便可以通过平台进行投标报价、订单追踪、付款情况查询等行为，方便了供应商，也有利于企业根据供应商的合作情况进行量化评价和分级，从而促进供应商的质量和服务意识，维护良好的商业环境。
（四）完善物资档案，加强库存控制
上文中提到，矿山企业采购的生产材料和工程物资种类繁多，包括球磨机衬板、电料、轴承、选矿药剂等等，因此对各项物资做好归类和整理也是尤为重要的。利用物资采购平台，不仅可以对物资的名称、型号、编号、供应商等信息一目了然，同时还可以查询库存物资是否合理，是否存在申报异常等现象。同时还可以建立最低库存和安全库存报警机制，当物资库存量小于最低库存数量时触发报警机制，系统可以进行自动补发，或是由物质采购部门对物资进行补充，这样既降低了物资采购部门的工作量，更保证了库存物资的安全，有效维持企业平稳运行和生产。
三、矿山企业物资采购平台注意事项
（一）注意对信息进行共享
在使用矿山企业物資采购平台的过程中，不仅要敲定相关的计划，还要对采购工作的内容进行协调与控制。而企业的采购成本就直接决定着企业所生产产品的定价，以及供应链各环节的利润情况。在传统的采购模式中，企业的采购部门一般只是负责完成采购工作就可以了，但很多信息并不能及时传递给企业各部门，从而导致企业内部的信息沟通出现了问题，物资采购的质量就容易打折扣。而企业物资采购平台的建立，其目的不仅是帮助企业内部畅通信息，同时也有助于企业与企业之间互通有无、信息共享。互联网时代很多信息都不再是商业机密，而是公开透明于企业面前的，因此要合理利用，从而促进企业内部、企业与企业之间的合作和沟通。
（二）保证物资供应的连续高效
矿山企业的物资采购可以说是一门艺术，采购物资过多会增加企业的库存压力和资金压力，而库存过少的话又可能威胁到企业的生产。因此虽然企业通过物资采购平台可以进行在线采购，减少了采购部门与供应商的很多不必要的沟通和往来，减少了采购人员的工作量，但企业的采购部门依然要保持与供应商的良好关系，建立起及时有效的沟通反馈机制，确保各个环节的连续性与及时性，将需要执行的内容进行细分，从而有条理地开展各项采购工作，缩短各个环节的响应时间，从而促进时间的高效利用，提升企业工作的整体效率。
（三）降低采购风险
在企业没有使用物资采购平台的时候，企业面临着很大的采购风险，而且这种意外风险往往是很难进行事前预测的，例如由于市场波动所导致的采购成本增加、供应商由于产能原因推迟交货时间、物资质量不符合企业生产要求、物资在运输过程中的损耗等等。但是总的来说，这些风险的出现本质上还是由于双方的信息不对称所导致的，由于信息不对称，所以容易导致采购出现失误，而物资采购平台的出现则大大降低了这一风险。在平台上供需双方可以对所需要的物资信息进行提前了解，减少信息不对称所造成的损失。同时企业之间也可以互通有无，共享供应商信息，形成战略联盟，从而减少企业之间不必要的竞争，专注于产品的生产过程，最大程度地降低采购过程中可能出现的风险，才能保证企业的安全平稳生产。
四、矿山企业物资采购平台应用效果
（一）大幅降低采购成本
通过矿山企业物资采购平台的使用，采购部门可以全程利用网络进行采购，对供应商的各项信息进行核实与查阅，从而一方面给供求双方开拓了新的对接渠道，有利于企业采购工作的顺利进行，同时还可以通过引进供应商促进供应商之间的价格竞争，最终使企业获利，以最高性价比采买到所需物资，这样就降低了物资采购所需要的成本。此外，在企业物资采购平台进行采购工作可以省去线下招标环节，节省了大量的人力、物力成本，减少了差旅支出，也是为企业节省支出的一项措施。
（二）公开透明采购，提高工作效率
由于企业物资采购平台使采购过程全部在网络平台上进行，这就使采购部门的全部工作变得公开透明，可以受到企业的实时监督和了解，相关领导和部门可以对采购过程进行监督和意见反馈，及时调整采购过程中可能出现的问题；同时，电子商务采购平台综合了多种传统的采购方式，实现了无纸化办公、网络化办公和远程化办公，使各个环节的流程变得精简，从采购信息的发布、标书制定、招投标、结果发布的全过程都是在线操作的，既能够保证采购过程的公开透明，又能够缩短采购周期，帮助企业节约采购成本。
（三）提高物资采购管理水平
矿山企业物资采购平台包含了多种传统采购模式，能够结合企业生产实际和相关规定制度从而量身定做适合企业需求的平台系统，将企业的各项制度、职级标准等也内置于平台中，就可以使采购部门、生产部门、监管部门、各级领导和供应商们按照事前设置好的流程在平台上进行业务操作，这样既有利于落实企业所制定的各项采购制度，也能够有效规范物资采购部门与物资采购人员的行为，从而扩大到企业的管理制度层面，全面提升企业的物资采购管理水平。
在企业物资采购平台中，采供双方全程使用电子化方式进行报价和招投标，直至供货过程，双方不需要频繁往返，大大降低了人力成本和差旅支出等费用。同时采购过程中所有的资料都会被数据库保存下来以供查阅，电子文件在保存时间、规范性上都远高于传统的纸质文档，安全系数相对也更高一些这样就可以使采购过程更加公开透明，也有助于企业降低成本、提高效率、推动廉政建设。
（四）培育信息化高素质人才
在矿山企业物资采购平台的建设与使用过程中，需要大量采购、管理、计算机网络方面的人才，这些人才既可以通过企业的校招与社招进行吸收，同时也可以通过对企业中现有的优秀职工进行培训的方式进行培养，这样达到一举两得的效果，既吸收了新鲜血液，又能够对企业现有职工的专业技能起到培养和提升的作用，从而能够培养一批专业人才，为企业的未来发展储备力量，有助于企业的长远发展。
五、矿山企业物资采购平台未来发展
一是矿山企业要高度重视物资采购平台的发展。物资的采购质量与成本直接关系着企业的生死存亡，在互联网高速发展的时代，物资采购电子化、平台化的发展方向是大势所趋，矿山企业为此要努力向先进国家和企业学习，结合企业实际，大力宣传电子化采购的意义，并制定相应的管理机制，从而为物资采购平台的发展创造良好环境。
二是要企业要全员积极参与到物资采购平台的建设中来，技术人员要从系统设计的角度不断对平台进行优化调整，企业的采购人员、生产人员、各级领导也可以在平台的使用过程中不断发现问题，提出建议，从而使平台发展得更加完善。
三是企业要加强对采购队伍的建设，在不断吸收新鲜血液的同时加强对既有队伍的培训力度，使其既掌握采购方面的专业知识，又能够熟练应用信息技术，从而为未来企业的电子化采购提供人才支持和技术支持，才能够使企业有充足的后备力量，以应对激烈的竞争形势。
六、总结与探讨
综上所述，本文分析了矿山企业建设物资采购平台的必要性和重要意义，并在此基础上提出了平台的相关建设要点以及在使用过程中的注意事项，最后展望了物资采购平台的发展趋势。随着互联网信息化程度不断提高，物资采购的电子化是大势所趋，这既有利于企业降低生产成本，提升效益，又帮助采购部门改进了工作方式，提高了工作效率，同时也方便了供应商参与到招投标工作中的流程，是一项惠及各方利益的工程。希望通过本文的分析及探讨，能够对矿山企业的物资采购部门，以及企业的长远发展有所帮助。
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