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人事档案信息化建设发展趋势研究

郑玉梅
摘 要：信息技术在各行各业的普及和发展，为当代社会发展与精神带来了巨大贡献，在此背景下，人事档案管理也逐渐步入信息化建设阶段。人事档案信息化建设是人事档案工作发展到一定阶段的必然，符合社会发展规律，因此相关工作人员应该秉持积极的态度，客观看到目前人事档案信息化建设中存在的诸多问题，并能够不断完善和创新人事档案信息化建设的相关制度与措施，全面推动其发展。
关键词：人事档案信息化；建设；发展
引言
人事档案的信息化建设，是信息时代的必然趋向，但是从目前我国人事档案信息化建设的总体情况来看，不得不说其中还存在一些弊端，传统人事制度和体制对信息化建设的制约，传统人事档案内容的不合理等等，这些问题的存在，都严重制约了人事档案信息化建设的脚步。本文以信息化建设为视角，对其在人事档案建设发展中的应用进行具体分析。
1 人事档案信息化建设优越性分析
在人事档案建设发展中引入信息化技术，并逐渐实现信息化的工作模式，其优势是非常显著，具体进行如下分析：
1.1 文档输入是人事档案工作的主要内容，在这个部分进行信息化建设，不仅降低了传统工作模式工作强度，操作方便，解放了人们的双手，可以有更多的事件去做其他的工作，因此从整体上大幅提升了人事档案工作的效率和质量。另外，由于人事档案工作是一个动态化的过程，工作人员需要随时将变动的人事信息记录和更正过来，保障每个时期人事信息的完整性与正确性。这样一来，工作人员的工作就会相对繁琐，并一直处于紧张的状态中。信息化工作模式构建之后，档案管理人员就能够从繁重的模式化的工作状态中解脱出来，信息化模块会自动更新人事信息，并保障人事信息的全面与准确。
1.2 信息化的人事档案管理，在人事信息搜索上速度更快，更便捷。领导进行员工培训计划拟定、绩效管理等都可以快速而准确的查找到依据。从大量研究中发现，传统的人事信息档案工作，以纸质档案为主，档案数量庞大，整理、分类与管理、储藏都费时费力，工作效率十分低下，很比较容易出错。另外，人们在调取档案信息的时候，会消耗比较长的时间，快速而全面了解一个员工的档案是一件很难的事。但是信息化档案工作模式，在信息查找功能上十分完善，员工的所有信息都可以通过信息检索完成，动一动鼠标就可以轻松查找到想要的信息，这位相关人事计划制定以及管理工作的开展提供了非常有利的支持。
1.3 除了以上优势，信息化人事档案信息管理模式，还具有提醒功能，会及时提醒领导以及相关管理者一些员工退养、退休等事项，一般来说，在一个单位中，员工数量比较多，领导公务繁重，不可能每项工作事宜都记忆得细致入微，但是信息化档案信息管理，会自动提醒这些事项，这种备忘的功能非常人性化，大大减轻了人们的工作压力，也保障了各种工作有条不紊的进行。
2 人事档案管理信息化建设现状
人事档案工作信息化建設优势显著，目前其主要的形式基本有以下四种：
2.1 利用offic中的word与excel软件进行的档案信息管理以及目录打印、系统分析等。offic的功能十分强大、齐全，操作简单便捷，能够满足档案管理的基本要求。但是相对来说，其缺点也是十分明显的，比如人事档案信息录入虽然简单，但是检索内容过于单一化，数据处理功能不完善，工作效率相对低下，数据安全性也不高。
2.2 单机人事档案管理系统。此系统包括人员基本情况信息数据库、档案目录数据库以及植物变动数据库等。能够对档案基本信息以及查询进行管理，会自动记录档案节约、转递以及归档等记录。该系统功能分为两类：一类是档案业务、人事信息采集以及查询输出、统计分析融为一体。第二类通过计算机对人事档案目录进行管理，实现目录管理的统一与规范。单机档案管理是目前单位人事信息化管理中主要形式。
2.3 部门局域网系统。此类系统就是在本单位档案部门建立局域网平台，并借助计算机与数据管理，实现对人事档案目录信息的网络化管理。此系统包括信息管理、档案管理以及档案变动等几个部分。局域网应用十分便捷，能够达到良好的管理效果。比如，在该系统采用条形码技术，能够进行档案盘点，并保证人事档案目录信息的管理统一化与动态监控。
2.4 人事档案信息化在人事部门的应用，实现了人事基本信息的共享，同时也能够自动实现档案信息管理的接收、移交以及借阅、传递等基本业务。另外，在获取相关部门授权的基本前提下，人事部门可以快速实现对人事档案信息的查阅。此系统的特点包括以下几点：一是人事档案基本信息与人事信息能够保持一致，这大幅提高了档案管理的质量和效率；二是人事档案管理成为了人事信息管理的一部分，这使得人事档案归档更加容易，操作也更加便捷，这全面推动了人事工作效率。
3 人事档案信息化建设存在的问题
虽然人事档案信息化建设的优势显著，并且在我国已经初具规模，但是从科学化、规范化的角度来看，其建设水平还有待提高，财力、物力以及使用效果之间的差距比较明显。就其原因，总结为以下几点：
3.1 人事档案信息化建设缺乏统一领导和总体规划
从现阶段人事档案信息化建设的情况来看，一些单位领导并没有明确信息化建设的重要性，没有将档案信息化建设上升到战略高度，人事档案信息化管理的重视程度并不高，导致人事档案信息化管理缺乏领导支持，在落实上也更加困难，经费与政策投入都明显不足，这样一来，人事档案信息化建设就无法得到彻底落实。
3.2 一些软件在功能设置上存在缺陷
一些单位虽然落实了档案信息化管理，并且也非常积极的开展建设工作，但是却忽略相关软件的建设与完善，功能设计过于随意，存在很多隐性缺点。软件售后服务不完善，后续开发与升级不够及时，缺乏良好的数据迁移功能，进而导致软件寿命缩短，如此一来，人力、财力、物力都消耗严重，进而影响了人事档案管理信息化建设的步伐。
3.3 标准化、规范化水平低
由于人事档案信息化建设尚无相关标准与规范，人事档案数据库建设问题多多，诸如数据著录、数据格式、元数据标准、数据库质量等等都存在一定问题，影响了数据库的查全率和查准率。此外，一些人事部门的人事、考核、职称评审、薪酬管理、人事档案管理等科室都有各自的软件，彼此互不兼容，数据库通用性差，数据难以交换和共享，无法体现信息化技术的优越性。
4 人事档案信息化建设发展的工作思路
4.1 以融入单位的总体规划作为指导原则
人事档案信息化建设不仅是本部门业务发展的要求，也是单位相关部门之间实现办公自动化的要求。人事档案信息管理系统的开发和服务平台的建设不能闭门造车，只有主动融入单位层面的信息化建设，才有利于部门内部、部门之间的数据共享与传递，才有利于局网络内人事信息的综合利用。同理，单位应充分认识到人事档案信息化在单位信息化建设中的地位和作用，将其纳入单位信息化建设的总体规划之中。在人事档案信息管理系统开发之时，单位应考虑该系统与单位办公自动化系统的对接问题。惟其如此，方可避免重复建设，从而节约大量人力、物力和财力。
4.2 以人事档案信息资源建设作为基础工作和核心任务
人事档案信息化建设有很多工作要做，建设过程中会面临种种困难，会受多种隐形因素的制约。在此情况下，我们既不可急于求成，亦不可无所作为，而应当统筹规划，突出重点，以点带面，逐步推进。具体措施是：将人事档案信息资源作为人事档案信息化建设的基础和核心，从而带动人事档案信息化建设整体提升。目前，我国各地办公自动化系统正在建设之中，在此背景下，人事档案信息资源建设应分三步走。首先是建立人事信息数据库和人事档案目录数据库，以满足快速检索的需要。同时要注意收集电子档案材料，为数字档案数据库积累资源。第二步是将使用频率高的档案信息（干部履历表、学历学位材料、职称申报表、干部任免表等）数字化，以提高档案的利用率。第三步是在办公自动化系统投入使用后，开展人事档案信息的接收、存储和提供利用的一体化建设，全面实施人事档案信息化建设。
4.3 以建立和健全人事档案信息安全保障体系作为决键环节
所谓先进的技术手段，是指信息化系统开发过程中必须采用数据加密技术、访问控制技术、资格认证技术等技术，以确保档案信息传输和存储的安全性。同时，在防范恶意侵入方面要严把软件设计质量关，通过先进的软件技术和可靠的软件性能将各类风险降到最低程度。要在技术上使人事档案部门的局域网与外网真正实行物理隔离。
所谓科学的规章制度，是指在人事档案信息化建设中不能照搬传统手工管理阶段的制度，需要建立一套科学、规范、完善的规章制度来保证整个实施过程的安全。同时，还必须在人事档案管理系统中建立严格的用户管理机制，并合理分配用户管理权限。
所谓严格的管理措施，是指在信息化建设的每个环节加强安全管理，實行安全责任制。在操作管理层面，必须及时有效地对数据予以备份和维护。此外，要加强对人事档案管理工作人员的宣传和教育，使其在意识上对人事档案系统数据的保密性和安全性引起足够重视，从源头上杜绝安全隐患。
4.4 以建立一支高素质的档案管理人才队伍作为人才保障
人才建设是人事档案信息化建设的成功之本。人事档案人才队伍建设，一靠培养，二靠引进。传统的单一的知识结构已不能满足人事档案信息化建设的需要，因此，应积极支持现有档案管理人员参加必要的信息技术培训，切实提高其现代化管理、信息技术和信息服务方面的素质和能力。要引进急需的信息技术和信息化应用的专业人才，以其系统的专业知识为人事档案管理软件的研发提供技术保障，有效改变档案管理人员在信息化管理中的薄弱环节。
结束语
本文首先明确了档案信息化管理建设的优势，并提出了目前建设中存在的相关问题，并有针对性的提出了完善对策，通过本文的分析，希望能够为我国档案信息化建设发展有所助力。
参考文献
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[3]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2012（15）.
[4]陈丽.如何发挥办公室档案信息资源的作用[J].办公室业务，2012（05）.

-全文完-