上酒业西域酒业部门工作手册计财部.doc

西域酒业有限公司

计划财务部工作手册

2023年4月

目 录

第一章 部门职能及组织结构 2
第二章 岗位职责 3
第三章 工作程序 5
第四章 计划管理 9
第五章 调度管理 11
第六章 财务管理 12
第七章 信息记录管理 13
第八章 平常工作管理 16
第九章 附则 16
第一章 部门职能及组织结构

第一条 部门职能
1． 衔接“供、产、销”，调整“进、销、存”，最大限度地组织和调配公司资源，并及时提供应营销部门，以满足消费者需求。
2． 根据有关市场信息资料的分析，进行科学的预测，做出系统的供应、生产和销售计划，并使各项计划衔接起来，共同支持销售终端，实现生产的最终价值。
3． 搜集、整理、分析公司内外信息资源，建立起完善有效的信息数据库，完毕有关资料的记录分析工作，为决策提供依据。
4． 根据公司发展规划，建立健全公司的财务预算、会计核算制度体系；负责制订、实行公司的财务政策和各项财务制度；根据公司发展需要，不断完善公司的财务职能。

第二条 组织结构
总经理

计划财务部经理市场总监

信息记录主管
计划调度主管

财务主管

第二章 岗位职责

第三条 计划财务部经理
1． 负责本部门各项管理制度与规程的制定，并监督执行。
2． 负责本部门各项工作计划的制定并组织贯彻，定期召开例会研究工作。
3． 负责公司经营战略计划的分析。
4． 负责公司销售计划的研究、制订与下达，并对执行结果进行反馈。
5． 协调组织其它职能部门，及时解决营销过程中出现的问题。

第四条 计划调度主管
1． 结合相关专业职能部门起草公司供应、生产、销售计划，并负责上述各项计划的最终制订和实时调整。
2． 负责衔接“供、产、销”，调控“进、销、存”，进行全局性调度，做到上述各环节的期量协调。
3． 根据内外部信息分析结果，对供应、市场、产品、销售做出预测。
4． 对供应、生产、销售计划的执行情况进行跟踪反馈，并提供上述三个系统的考评依据。

第五条 财务主管
1． 负责公司融资安排、税收政策、资金运用等财务制度的制订和实行。
2． 在董事会或总经理领导下编制公司的预算，并负责预算的分解、跟踪、执行、分析。
3． 负责公司会计制度的订立和平常会计核算的监控，保证公司财务、会计运作的合法、规范。
4． 根据公司发展需要，不断完善公司的财务职能。

第六条 信息记录主管
1． 负责公司内外信息的搜集、整理、分析工作，并建立信息数据库。
2． 通过信息分析整理，写出分析报告，作为公司决策依据。
3． 对供应、生产、销售各系统的作业情况进行记录，建立数据库，并写出记录分析报告。
4． 负责公司内部电脑网络的建网，并维护内部网络的运营。

第三章 工作程序

第七条 计划工作程序
采购部提供
工厂产能
营销系统需求

商品供应能力

记录清检库存

制定供产销计划
上月销售完毕
市场预测
商品供应量

计划修改
公司专题研究计划

计划下达

采购加工计划
销售计划
工厂生产计划

第八条 计划工作程序说明
1． 计划财务部根据前端销售部门要货需求、工厂生产能力、采购部可提供商品能力，拟定商品的供应能力。
2． 记录员核算库存情况，将库存量增长商品供应能力，并在此基础上拟定商品供应品种和数量。
3． 计划财务部根据商品供应量，上月销售情况和市场预测结果，制订供应、生产和销售计划。
4． 公司经营管理委员会召开专题会，讨论研究计划。
5． 假如对原计划提出意见，由计划财务部根据意见进行修改，直到通过。
6． 经管理委员会通过的计划上报总经理批准。
7． 总经理批准后的各项计划，由计划财务部下达成工厂、采购部进行生产和采购加工供货，销售计划下达成销售各部门执行。

第九条 调度工作程序
计划调整

审批

销售计划
供应计划

工 厂
采购部

物流入库
供应变动

销售变动
销售终端

新增需求

第十条 调度工作程序说明
1． 计划财务部下达的工厂生产计划和下达采购部的采供计划，在执行中假如出现问题，由计划财务部进行调度。
2． 假如调度无法解决时，则进行计划调整。
3． 调整后的计划经总经理审批后下达工厂或采购部。
4． 工厂和采购部的供应若正常，则告知物流管理部门运送入库，直到送到销售终端。
5． 销售系统假如出现销售不畅，销售计划需调整时，由计划财务部调度进行计划调整，经总经理审批后告知工厂或采购部，及时进行商品货品的调整供应。
6． 假如市场销售出现新的需求，需要扩大品种或数量时，计划财务部将制订增长品种或产量的计划，经总经理审批后下达工厂或采购部执行。

财务工作程序

第十一条 信息记录工作程序
公司内部信息
公司外部信息

计划财务部收集

重要信息
信息数据库
分类整理

记录分析

分析报告
登记表

生产总监
市场、销售总监

大区总监

职能部门
职能部门
各大区

第十二条 信息记录工作程序说明
1． 计划财务部通过市场调查、报刊图书查阅、搜寻Internet、公司营销系统反馈，以及其它途径取得信息资料。
2． 信息记录主管对信息分类整理，然后存入信息资料库。
3． 重要信息及时传递给上级领导或有关部门。
4． 信息记录主管对有关信息进行记录分析，记录分析后的结果也存入数据库。
5． 信息记录主管在分析的基础上写出分析报告，对销售信息整理后作出登记表，然后向上级及有关部门报送。

第四章 计划管理

第十三条 计划的编制依据
6． 公司的年度经营战略、年度销售指标及计划。
7． 由供应、生产、销售系统上报的下月份计划汇总情况。
8． 综合市场需求、竞争对手情况和历史销售资料而做出的销售预测。
9． 当前库存产品的品种和数量。
10． 工厂的生产能力、生产周期、在制品情况，原材料采购情况等。
11． 采购部也许提供的采购品种、数量、采购周期、也许形成的外加工能力。
12． 最佳生产批量和最佳采购批量。
13． 公司的资金状况，也许投入的资金量及投入时间段。
14． 物流部门的运送和最佳采购批量。

第十四条 计划的编制、修改与审批
1． 供应、生产、销售计划由计划财务部计划调度主管编制，上报计划财务部经理修改审查。
2． 计划财务部经理告知公司经营管理委员会及有关部门经理参与的计划审批研究会。
3． 对公司经营管理委员会提出的计划修改意见，由计划财务部经理负责贯彻，并组织修改。
4． 修改后的计划通过总经理签批后，由计划财务部下达。

第十五条 计划的调整
1． 各项计划一经批准，一般不得修改。
2． 市场需求发生变化，销售不畅，以及有新的订单时，可对销售计划甚至供应、生产计划进行调整。
3． 计划的调整要以保证公司总体销售收入目的的实现为前提，同时要充足考虑到资金能力、生产能力、采购能力、物流能力等客观因素，综合考察、统筹安排。
4． 计划调整前，要先征求供应、生产等职能部门的意见，并征得总经理的批准。此后，计划财务部方可调整计划。
5． 计划调整过程中，计划财务部应和生产部门及营销管理部门进行反复的协商研究，充足所取意见。
6． 调整后的计划，仍然要通过总经理审批后才干下达、生效。

第十六条 计划的考核
1． 计划分为年度计划、季度计划和月份计划。
2． 计划以《计划单》的方式下达。
3． 供应、生产计划按月度考核；店面和经销商的销售计划按月份考核，集团消费销售计划按季度进行考核。
4． 月末和季度末，各职能管理部门将各部门计划完毕情况上报给计划财务部。
5． 计划财务部信息记录主管将以上资料汇总后，上报计划财务部经理。
6． 计划财务部经理就计划完毕情况写出书面分析说明后，上报总经理。

第五章 调度管理

第十七条 调度工作的方向
15． 工厂生产的进展情况，产品的品种和产量。
16． 采购部的商品采购及外协加工。
17． 研发部针对市场需求而进行的设计和开发。
18． 库存情况及在途商品。

第十八条 调度工作的规定
1． 及时了解和掌握调度工作四个方向上的工作进展情况，进一步实际，进一步一线掌握第一手资料，做到胸中有数。
2． 沟通销售与生产，对“产销存”各环节出现的问题及时做出调整与改善，保证销售一线的需要。
3． 协调有关部门，对工作进行调整后，要监督执行情况，追踪贯彻效果，对新产生的问题要进行再调度，直到问题的解决。
4． 调度工作是从供、产、销衔接的角度提出问题和解决问题的建议，但解决问题的方法和问题的最后解决，由各职能部或各销售系统以及工厂全权决定。
5． 调度的工作情况和问题解决结果，要及时填写《调度工作日记》。

第六章 财务管理

第十九条 财务管理的工作职责
19． 计划财务部的财务管理职责可以分为预算（涉及费用预算、钞票流预算、生产预算、采购预算、销售收入预算等）、财务管理（资金的筹集和运用）、会计核算三个方面。
20． 负责上述三方面制度的最终制订、跟踪分析和检查贯彻。
21． 平常的帐目解决和会计核算。

第二十条 财务管理的工作规范
1． 对于预算和财务管理要有年度计划和季度、月度分解计划。每月要对预算和财务指标的执行情况进行总结。会计帐目的解决要做到日清月结。
2． 对于例外情况，如计划外的资金筹集或运用、预算外收支等，要尽快地向公司领导提出计划方案。

第七章 信息记录管理

第二十一条 信息搜集的范围
22． 从各种媒体及公开出版物，如报刊、书籍、广播、电视、Internet等，获取与公司业务开展及未来发展相关的信息。
23． 公司内部人员的信息传递，涉及宏观经济信息、经济政策信息、市场动态信息、销售状况信息、潜在消费源头信息等。
24． 由公司领导布置或其他部门提出的专项信息需求，所进行的市场调研信息，如协会及政府部门走访，专家访谈，消费者调查，厂商调查等。
25． 公司营销指标完毕情况的有关数据和记录分析资料。

第二十二条 各部门信息报告制度
1． 公司所有员工均有信息搜集与报告的义务。
2． 业务人员每日工作报告，必须涉及市场信息内容，每周必须向各部门主管提交一份书面信息报告。
3． 大区销售经理每月30日之前要向公司提交本区上月工作总结，同时，还应上交一份书面信息报告，涉及以下内容：
（1） 本区市场变化情况及发展趋势。
（2） 消费者需求的情况。
（3） 竞争对手情况及出现的新变化。
（4） 新产品和新设计方面的信息。
（5） 本地政治、经济、文化等其它方面的信息。
4． 供应、生产、销售以及物流管理、研发等部门，每月最后一日，提交一篇信息汇总报告交到计划财务部。

第二十三条 信息分类
信息分类以其所反映的内容为依据，涉及以下几类：
3． 产品信息（品种、款式、价格、标准等）
4． 市场信息（供求、流行趋势等）。
5． 消费者信息（收入、消费能力、消费偏好等）
6． 行业信息（政策、法规、发展状况等）
7． 竞争对手信息（整体实力、研发能力、销售状况、促销策略、广告宣传等）。

第二十四条 信息保密制度
1． 根据各类信息的重要限度划分信息密级，拟定公开范围、传递途径和相应管理层级。
2． 信息密级划分为三级，分别为I、II、III级。
I级信息为最重要信息，涉及公司有关制度、新开发产品（未投放市场）信息、本公司促销策略信息、潜在消费源头信息等。
II级信息为较重要信息，涉及公司有关制度规范、公司内部人员反馈的市场信息等。
III级信息为次重要信息，涉及来自各种媒介的一般信息。
3． I级信息属机密信息，需严格保密，只能由相关部门经理以上人员掌握，并直接上报总经理，信息传递人员与保管人员不得随意公开信息。II级信息属秘密信息，可以部门内共享或公司内共享，相关部门不得向其它部门公开，公司人员不得向外界公开。III级信息为内部信息，公司人员不得随意向外界公开。

第二十五条 信息加工传递
1． 各部门的信息传递要严格遵守规定期间，逾期者按规定进行处罚。
2． 各部门要对各种信息内容、可信性、使用价值等作出分析判断。
3． 计划财务部对重要信息应及时传递给公司领导或相关部门。
4． 计划财务部每周编发一份《信息简报》，传递给上级领导及各部门、各销售大区。
5． 计划财务部应对调研信息、来自第二手资料（如各种媒体）上的信息进行加工分析，向总经理或有关主管部门和人员提交分析报告。
6． 计划财务部应根据各销售大区反馈的信息对各地销售状况进行分析，为产品开发设计、营销计划的制订与人员业绩考评、促销策略制定等提供依据。

第八章 平常工作管理

第二十六条 计划财务部各部门经理每周五上午主持召开部门例会，检查与布置工作及其它事宜。
第二十七条 电脑专人使用专人管，各台电脑自设密码，别人未经授权不得使用。不得运用电脑从事与工作无关的事务。

第九章 附则
第二十八条 计划财务部负责本手册的制订与修改。
第二十九条 本手册的解释权在计划财务部经理。
本手册自颁布之日起实行。
附表一
信息登记卡
信息类别： 密级：

提供人

提供时间

信息来源：
信息内容：
信息价值评价：
传递部门：

信息主管：
附表二
年 月份销售计划单
计划承接部门

协议销售额

实际回款额

计划按销售渠道分解
渠道名称
单位
协议订货额
实际回款额
备注
店面

经销商

集团消费

工程

合计

计划按品种类型分解
品种类别
单位
协议订货额
实际回款额
备注

合计

计划说明：
计划财务部经理

销售经理

总经理

制单： 年 月 日

附表三：
调度工作日记
日期
时间
部门
重要问题
解决方法
贯彻人
贯彻结果

附表四：
年 月份商品供应计划单
供应部门

序号
名称
规格型号
单位
供应数量
商品数量
备注
上旬
中旬
下旬
总计
生产
采购
外协