采购工作标准.doc

百合谷·中国药店大联盟
采购中心运营标准

一、目的作用：
1.1制定可作为采购中心开展工作的规范依据。
1.2制定可作为联盟理事成员领导考核采购中心工作业绩的衡量依据。
1.3制定可作为采购中心人员工作中相互监督与协作配合的依据。
二、管理归口
秘书长是采购中心的上级直接领导。
采购中心的工作直接对秘书长负责。
三、工作职责
1、采购计划的编制
负责根据联盟成员需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的产品供应。
2、产品供应：
2.1负责共享品种（大联盟品种）、分享品种（联盟成员自有品种）采购供应工作。
2.2认真做好市场调查和预测掌握产品供应情况。
2.3及时采购产品采购计划中提出的各类产品，做到既要价格合理，又要保证质量。
2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。
2.5严格执行联盟制定的产品供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据经营安排做好产品供应的进度控制，实现物流的优化管理。
2.6负责优化联盟品种结构的品类管理。
2.7采购中心选定品种的原则是须征得三分之二以上联盟成员的一致同意。
3、采购产品的结算与配送：
3.1负责办理购进品种各成员间与供应商的统筹结算工作。
3.2根据联盟成员需求，要求供应商按需发货。
3.3负责监督联盟成员把共享品种、分享品种列为主销品种。
3.4负责监督共享品种供应商的市场维护。
3.5负责监督分享品种联盟成员的市场维护。
3.6制定共享品种、分享品种乱价、窜货行为的处罚标准并执行处罚。
3.7制定联盟成员品类计划确认后不落实执行的处罚标准并执行处罚。
4、供货单位的质量审核：
4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。
4.2加强产品供应档案的管理，做好产品信息情报的工作，建立起牢固可靠的产品供应网络，并不断开辟和优化产品供应渠道。
4.3负责制订产品采购工作各项管理制度。
4.4建立可靠的产品供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行产品供应。
5、负责联盟外委托加工的各项业务工作。
6、与联盟内各部门加强沟通配合，处理好经营经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。
7、完成秘书处交办的其他工作任务。
四、职责权限：
4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应。
4.2有权要求联盟成员提供报库存表。
4.3采购权：
4.3.1共享品种的采购权。
4.3.2分享品种的采购权。
4.3.3联盟成员促销用品的采购权。
五、工作标准
5.1坚决执行秘书长下达的各项工作指令，并且圆满地完成。
5.2根据经营需求计划和产品库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、 按量地供应联盟经营经营所需要的各种产品为联盟经营经营活动提供了产品保障。
5.3严格执行联盟产品供应制度，遵守联盟制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合联盟规定要求。
5.4与联盟成员能够很好地沟通和协作配合，对产品供应发生异常情况或经营任务的临时调整变动，均能较好地与联盟成员协调处理。
5.5根据联盟成员需求计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。
5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的产品供应渠道及供应网络牢固可靠，对产品供应的情报工作及产品供应档案资料管理均达到了规范要求。
5.7对采购人员的日常管理严格，外出工作人员没有出现损害联盟利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。
5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。
5.9与联盟成员在工作上能较好地沟通和协作配合。
六、工作流程（联盟采购中心工作流程图附后）
采购中心主要负责共享品种、分享品种的采购与结算工作。
1采购
1.1采购中心开展对联盟成员的品类产品需求调查。
1.2联盟成员根据采购中心指令填写《联盟成员品类计划表》并反馈至采购中心。
1.3采购中心汇总处理联盟成员品类计划信息生成计划结果。
1.4联盟成员根据采购中心指令填写《联盟成员品类计划申请结果确认表》并反馈至采购中心。
1.5采购中心根据联盟成员计划结果确认信息选定品种：采购共享品种还是调剂分享品种。
1.6联盟成员对选定后的品种的价格及采购金额的确认。
1.7采购中心确定最终采购清单并报送秘书长签批。
1.8采购中心执行品类计划的采购工作到位。
1.9联盟成员分销联盟品种，并列为主销。
1.20联盟成员将分销结果信息反馈至采购中心。
1.21采购中心处理分销结果信息作为此后采购工作的依据。
2、结算
2.1联盟成员按《联盟成员品类计划申请结果确认表》确认后的采购所需金额反馈至采购中心。
2.2采购中心指令联盟成员将确认后的采购金额在规定的时间内存入联盟公共账户。
2.3采购中心将采购资金转入共享品种供应商账户或分享品种联盟成员账户。
24 采购中心根据联盟成员对品类计划到位后验收确认结果信息最终核定本次计划采购的最终结算。
七、管理制度
直接上级：秘书长；
部门性质：负责采购联盟共享品种及分享品种；
管理权限：受秘书处委托，行使对采购、供应的管理权限，并承担执行联盟章程及工作指令的义务；
管理职能：合理地组织采购，并及时供应经营所需的产品；
采购中心职责：
1．听从秘书处的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向秘书处负责；
2．负责编制共享品种、分享品种的供应计划。认真组织共享品种、分享品种的供应与采购，做好统计核算工作；
3．制订本中心的工作计划和目标；
4．了解市场上联盟所需采购的产品、备品的变化的情况；
5．调查研究本行业采购产品、备品的规律；
6．采购方式设定；
7．对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估；
8．采购前要询价、比价、议价；
9．合理编制采购计划、实施采购；
10．处理与协调和供应商之间的关系；
11．组织对产品市场信息的搜集和分析；
12．检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力；
13．完成临时交办的其他事项；
1 采购中心在职人员行为规范：
1.1 本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻辑判断做依据。
1.2 本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购中心经理在任何时间所指派之任何公务。
1.3与联盟成员的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。
1.4 采购人员成功的要素有下列五项，本职位人员应确实做好：
（1） 操守廉洁
（2） 掌握市场
（3） 积极认真
（4） 适应性强
（5） 精打细算
2 采购程序 ：
2.1 采购工作以“联盟成员品类计划表”和“联盟成员品类计划申请确认结果”为依据。
2.2 采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。
2.3 在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。
2.4 采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的谈判技能。
2.5 根据经营计划，采购部下达经批准的基本品种采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中“采购什么？采购多少？何时到货？”的基本依据。
2.6 采购部根据品种的分类，把采购计划分配给不同的采购责任人。
2.7 采购中心在收到品类计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给联盟成员，以便计联盟成员及时调整计划。
2.8 采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采购订单应清楚列明采购品种对应的本联盟编码、经营厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。
2.9 采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由采购部存档并妥善保管。
2.10 签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。
2.11 采购计划中，未列入评定合格供应商的品种，则属风险采购；风险采购必须在申请单获得准许后，方可实施采购。
2.12 订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。
2.13当联盟成员特别要求时，可在本公司或供应商处对采购品种进行符合性验证。
3 验货控制程序
3.1 供应商、联盟成员将产品送到联盟成员仓库后，采购中心负责收集和监督联盟成员对其品种、数量和包装进行核对和登记后的结果。