财务视角下的校园一卡通管理研究.docx

财务视角下的校园一卡通管理研究 周明亮摘 要：目前，多数高校已建立了自己的一卡通系统。功能涵盖食堂就餐、浴室洗浴、图书借阅、机房上机等，部分高校在此基础上推进了数字化校园的建设。在数字化信息和网络平台建立了教学、科研、管理、服务等校园信息的收集、处理、整合、传输和应用。实现了环境、资源到应用的数字化，提升校园的运行效率，拓展学校的业务功能。关键词：校园一卡通；财务；管理一、校园一卡通建设管理中的问题校园一卡通管理一般由学校信息化部门负责，然而通过参加全国高校一卡通会议，发现约有20%高校由财务部门负责校园一卡通的建设管理。站在财务的视角下，结合行政事业单位内部控制规范（试行），校园一卡通建设管理中存在以下问题：1.日常业务人工投入大校园一卡通日常业务包括充值、补卡、新开、问题卡处理等，其中充值和补卡是主要业务。充值方式，以某省为例，现金为主要形式，由于校园卡管理部门的不同，管理方式也多种多样。后勤集团管理的，习惯在各食堂内设置工作人员，接受就餐高峰时期的现金存入。财务处管理的，充值地点多设置在财务处办公地点，充值时间比工作时间略短，有的高校只在每周的固定日期接受现金充值。网络信息部门管理的，多聘用临时人员或学生接受现金充值。校园卡的补办工作量也很大，某高校在校生不倒2万人，年均校园卡补办量在5000张至6000张。校园卡中心工作人员一般为5人至15人，人工投入巨大。2.岗位职责设置不科学站在行政事业单位内部控制角度，校园一卡通管理岗位权限设置不够科学合理。岗位一般包括充值补卡、资产材料管理、财务记账、银行对账、后台数据维护等。岗位设置边界模糊，前台对外服务人员权限过大，充值、补卡、记账、对账、数据管理都能够处理，这是存在隐患的。比如银行转账充值不成功的处理上，需要先登录银行系统查询该笔充值是否存在，如果存在则要为校园卡补写入该笔金额，而某高校整个过程由一人独立完成，这不符合内控规范。还有，校园卡审批和制作职权分开，现金收入和支付权限分开，现金业务和数据管理权限分开，也值得校园卡管理部门注意。3.维修维护滞后一卡通系统网络复杂，设备种类繁多。以某高校为例，一卡通系统建有专用网络，很多节点与校园网连接，局部还设有三层网络。有服务器10台，消费POS设备500多台，浴室节水控制器200台，门禁设备近50套。软件系统，包括消费系统、流水系统、补助发放系统、财务管理系统、银行接入转账系统、三方同步系统等等。与校内其他业务系统进行了系统对接，包括图书馆自助借还书、通道机、自助选座、自助上机系统；体育场馆收费系统；学校机房上课、上机管理系统；校园网网费收缴系统。一卡通系统的正常有序运行，需要上述设备和系统协同有序工作，一个节点出现问题，一批功能就要受到影响。而某高校维修和维护人员只有一人。要面对校内众多商户和其他业务系统，无法保证故障处理的及时性，工作疲于应付，也无法对系统建设进行理性思考和合理规划。4.重管理轻服务多数高校一卡通系统重管理轻服务，从管理机构名称设置上来说，“管理中心”等字眼带有明显的行政色彩，制定的办法也多冠以“校园一卡通管理办法”等字样。从根本上将，一卡通是为全校持卡人服务的机构，管理在前，服务在后。从持卡人角度，管理多于服务，强调持卡人需遵守哪些规定，忽视持卡人权利；一卡通的另一服务对象是商户，包括学校食堂，后勤供水、供电，校内超市、浴室、理发店等商业实体，在面对商户时，也强调对方该如何遵守制度，没有换位思考一卡通应如何提供服务，面对其提出的一些要求，常常以制度规定予以回绝。一个好的大学，必须有优秀的教学质量、良好的教学团队、科学的管理思想，当然也离不开优秀的服务意识。二、从财务管理视角看，提高校园一卡通管理服务水平的措施从财务管理视角下，参照行政事业单位内部控制规范，坚持不相容岗位分离，内部授权审批控制。运用信息化技术手段，采购自助化设备，组建一支权限职责划分清晰的校园一卡通管理团队。有助于提高一卡通管理服务水平，更好为服务于学校信息化进程和发展。具体措施包括：1.自助设备取代人工网络信息时代，一卡通日常业务应该充分交给设备和网络，使用自助设备取代人工，节省人力。（1）多种充值方式在充值方面，银行转账是主流，各一卡通厂商都有完备的设备和程序，通过一卡通网络接入指定银行，将银行卡内金额转入校园卡。优点是技术成熟，运行稳定。缺点是校内需要翻盖大批自助设备，而且一般只能接入1家-2家银行，限制较多。第三方支付技术近年发展迅速，技术成熟度很高，以微信支付、支付宝为代表的支付方式逐渐深入人心，经常有学生询问是否可以使用微信为校园卡充值。第三方支付充值优点很多，不受银行卡种类限制，方便快捷；缺点是一卡通投资银行会设置障碍，阻止第三方支付公司介入，部门持卡人担心电子支付安全性不愿使用。另一方面，无论银行卡转账还是电子支付如何方便，部门持卡人尤其是年龄较大者，仍愿意持现金充值，可购置现金充值机，类似银行ATM存入设备，解决这部分需求。通过银行转账、电子支付、现金充值设备，可以解决95%以上的充值需求，大量节省人力，也为校园卡使用者提供便利。（2）卡片自助补办校园卡丢失经常发生，补制校园卡分打印和写信息两。近年来很多高校使用手机和银行卡代替校园卡，笔者认为，手机和银行卡可以作为校园卡的补充和扩展，但不能替代校园卡本身。使用手机卡和银行卡，学校无法独立发放，师生丢失后需要先到电信营业厅和银行补办，再到校园卡管理部门写信息，手机卡无法在浴室等地点使用，银行卡丢失后需要一周后才能拿到新卡，这都为持卡人带来不便。目前一卡通厂商都开发了校园卡自助打印和发放系统，通过自助设备，校园卡打印和信息写入一步完成，方便快捷。 2.强化队伍建设，权限划分清晰将人力从充值、补卡等日常工作中释放出来后，需要对校园卡管理服务团队结构进行优化。从内部控制角度，坚持不相容岗位和授权审批制度，现金收支业务、资产管理、系统维护、安全保障、信息化建设、商户服务等业务职权划分清晰。具体来说，现金收支人员不能办理系统数据、银行对账、资产管理等业务。资产管理方面，一卡通项目运行需要百万级的设备、软件、材料，设备种类繁多，比一般处室资产庞大繁多。资产明细管理、材料出入库、备件更换等日常管理，需要加大人力投入。系统维护方面，一卡通系统一般是边建边用，根据业务需要增加功能模块，除保障服务器运行稳定，系统运行稳定性也靠人力保障。安全保障方面，系统记载多项经济数据，涉及学校敏感信息，互联网环境复杂，应加大技术力量，使用防火墙、网闸等设备，保障数据安全。信息化建设方面，一卡通是学校信息化的重要组成部分，推进高校建立基础信息交换平台，促进业务系统信息共享，能够提升整个学校的信息化建设进程。一卡通服务信息化，利用网络、微信等平台加强信息沟通、对外政策宣传。商户服务方面，一卡通要面对校内多个业务系统和商家，应设专人办理对外结算、协调等事项，才能及时有效做好对外服务工作。3.购买售后服务校园一卡通维护和维修指系统运行的维护和设备配件的维修。具体来说，一卡通系统包括基本软件和与其他业务系统对接的接口，购买价值在百万元以上，软件运行需要厂家提供技术支持和第三方软件的配合，涉及内容非常广泛。一卡通有消费POS、节水控制器、门禁控制、网络交换等种类复杂的设备，仅学生宿舍就有自助热水、洗衣机、浴室水控、门禁控制等设备，设备维护和维修工作量巨大，需要大量人力投入。某西北高校校区很大，学校为一卡通中心配备了轿车来促进其维护。作者认为，一卡通系统涉及大量计算机专、网络、机电设备知识，与其投入巨大人力和物力维护和维修，不如购买服务。向一卡通厂商购买系统维护和设备维修服务，向中介机构购买服务器和网络维护，向系统安全厂商购买安全设备和技术支持。4.校内统一收费管理通过一卡通平台与校内业务系统对接，实现校内收费统一管理。将后勤管理的水费、电费、洗衣、热水、浴室、自助售货等，将校内向学生收取的考试报名费、打印复印费，将对外服务的培训班、体育场馆、校内停车等收费纳入一卡通平台管理。首先，方便了师生，校内缴费、消费一卡完成，真正实现“一卡在手、走遍校园”。其次，提升了学校管理服务的水平。比如原有后勤使用人工收费，水费、电费、热水人工收取后上交财务，票据多、加总难、对账不及时现象都存在，要耗费大量人力物力。第三，统一集中收费杜绝“小金库”现象发生，避免工作人员接触大量现金，工作违纪。某二级学院对外提供培训，收费人员周转资金在几十万以上，思想松动极易犯错误。北京某高校位于四环内，停车收费由公安处负责，每月收费上交财务万元左右，后安装停车收费系统，纳入一卡通统一管理。识别车辆号牌，计时收费，每月收费金额在10万以上。收费统一管理会触及一些部门的利益，但从长期来看，学校收费规范高效，信息化水平提升。 -全文完-