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智慧档案服务在核电设计行业的应用研究

龚莉燕

【摘要】文件档案部门作为核电设计行业单位的核心业务支撑部门，通过对智慧档案的理论和技术的研究，借助档案服务平台进一步提升文档服务水平，提高核电工程档案的归档、利用和管理效率，从而更好地服务于工程项目。当前，在保障档案管理质量和安全的双重前提下，以先进的信息技术为基础，通过数字档案资源利用、智慧档案馆管理等多维度的服务手段，进一步完善工程文档管理的业务支持特性，提升专业设计人员的使用体验。
【关键词】智慧档案；档案信息化；文档服务；数字档案利用；文档智能搜索引擎
一、智慧档案的目的和意义
（一）智慧档案的概念。在当今云计算、物联网、大数据和人工智能等技术快速发展的背景下，传统的档案管理模式受到了一定的冲击，智慧档案概念应运而生，通常认为，智慧档案是档案信息化发展的高级形式，它基于“互联网+”概念的信息技术，通过对档案的智能化管理，信息提取和整合，从而对业务部门提供立体化的共享服务和智慧支持。
（二）核电文档管理领域运用智慧档案服务的意义。当前核电设计行业文档系统种类繁多，档案信息化走在国内电力行业前列，大量的电子档案取代了传统的纸质档案。随着核电项目建设的快速发展，产生的电子文档越来越多。面对浩瀚的工程文档数据，如何有效获取有用信息成为一个非常重要的问题。另一方面，核电工程文档是重要的核心资产，文档部门正是这些资产的管理者。在内部，如何建立高效、可靠的文档服务平台，提升文档信息的检索利用效率成为当前研究的热点。如何通过智慧档案技术，提升核电文档服务体验，实现查找更轻松、使用更方便、管理更安全的目标成为值得研究的课题。另一方面，通过智慧档案技术方法和管理手段，能够将传统的纸质档案实体与其内容信息联系起来，以智能化技术识别、抽取、整合和应用档案信息，能够在传统档案馆的基础上实现智慧化提升。对于核电设计行业，结合智慧档案具备的互联、泛在、深度感知和人性化服务等特征，助力提升设计人员的生产效率，改善文档部门的被动管理形象，转而提升到主动服务、全面助力核心业务的阶段，有助于提升核电文档服务整体水平。
二、智慧档案的主要研究内容
核电文档管理部门经过长年的积累，掌握了公司最庞大的信息资源库，这个优势是其他部门所无法比拟的。文档管理部门需要完成是对这些资源的管理和深加工，使它们发挥更大的作用。面对用户新的需求，必须要从用户的角度看问题，以用户为中心，个性化、特色化的主动信息服务方式势在必行。一方面，核电文档部门为用户提供的信息服务工作是利用平台开展的，要想构建智慧档案服务模式，必须搭建一个先进的全方位档案信息服务平台，使用户能够跨越各个分散的地域、利用网络无阻碍、便捷地使用文档信息资源，满足用户持续的信息资源需求。
搭建智慧档案信息服务平台，需要通过以移动互联技术为核心的云计算、大数据、物联网、人工智能等新一代信息技术的应用来实现对馆藏设计文档资源的全面感知以及应用。智慧档案具备高度的技术开放特点，只要是可以使档案馆智慧化的技术手段，都能为之所用，现阶段的主要技术如下：
（一）物联网技术。秉承万物皆可联网的思想，按约定的协议，添加档案馆的实体档案的电子标签，与网络相连接，利用网络通信实现智能化识别、定位、追踪、监控和管理。数字版权保护技术可以使在文档离线后同样具备反侵权能力，方便直接移交上下游单位。智慧档案馆可以利用物联网技术实现馆藏实体档案管理、建立与数字档案连接、实现档案库房的无人值守和管理，实现档案馆的高效管理和利用。
（二）云计算和大数据技术。云计算技术是通过网络把多个性能相对较低的计算实体整合成一个具有强大计算能力的系统。分布式存储技术的发展使核电海量的文档资源能够被高效地存储、检索和利用，大数据技术使档案管理系统具备智慧的特征，能够结合用户需求提供更贴切的服务。云备份技术使电子档案具备极高的安全性，不会因为硬件故障、系统故障而丢失，对于平台运行故障也能快速恢复。
（三）人工智能技术。作为近两年的热门新兴技术，人工智能技术构造具有一定智能的人工系统，研究如何让计算机去完成以往需要人的智力才能胜任的工作。自动文摘技术让用户输入关键字之后，返回的结果不仅仅是符合关键字的文档列表，还能自动提取摘要。语义搜索技术以自然语言理解技术为基础，对知识有一定的理解与处理能力，提升查全率。机器翻译技术能够理解语义并翻译成多种语言，全面提升文档利用能力。智慧档案本身是新技术、新理念与传统档案馆的结合，一方面需要注重新技术引进，一方面在理念上也要不忘初心，继续保持档案馆的管理和服务定位。在智慧档案的服务体系中，管理好现有信息的同时，还需要不断处理产生的新信息，供档案管理人员和档案利用者所用，是一种可持续发展的，不断完善的档案管理体系，建设这样的档案管理体系，需要从以下方面入手：一是公司层面要加强对数字档案馆的总体设计、统筹规划和战略部署，与公司的整体发展目标必须高度契合，智慧档案的发展也要充分结合核心业务的开展，明确清晰的定位，坚决防止出现档案领域的信息孤岛。二是不宜过分强调技术，盲目引进新概念新技术，过分追求平台的高精尖，要遵守循序渐进的原则，在传统档案价值管理与新兴技术之间找到一个合理的切入点，两者和谐发展。在技术发展的同时，管理也要开展适应性的改进和变化，不能因为流程和制度的缺失影响到档案馆的服务功能。三是重视档案管理的人文属性，强调以人为本，充分重视用户的需求，明确智慧档案需要适用的技术理念结合档案馆功能来实现，注重档案服务内容的深化和本质的挖掘，切忌一哄而上，急于求成。
三、智慧档案在核电文档领域的实際应用
中广核工程有限公司设计院将智慧档案相关的技术运用到档案管理工作中，结合公司信息化发展顶层规划，积极整合相关软硬件资源建设数字化智慧档案管理和应用平台，同时也积极开展档案管理体系化建设，提供多层次、多渠道的档案信息资源建设、保障和利用服务，取得了显著成效，设计效率和文档服务水平得到了有效提升。
当前，中广核工程有限公司设计院作为核电行业快速发展壮大的企业，运用技术引领，成功消除档案信息孤岛，将文档人员、设计人员、管理人员等个体互联，建立全面的智能连接，并从全局角度分析数据，解决问题，改变内部的档案运作方式，做到从档案资料、核心设计数据到其生命状态，再到用户需求等信息，都可以迅速获取并采取解决措施，当前开展的主要应用如“图1”所示。
（一）全面实现数字化设计生产。建立一站式设计流程管理系统和文档管理系统，结合数字签名系统，经编校审批产生的各类电子文件、图纸，以及内外部函件经文档管理员归档确认后，即可自动同步至文档管理系统归档，工程设计文档实现数字归档，减少了大量内部纸质档案产生，并据此建立了数字化档案的一整套管理体系。
（二）建立了高效、快捷的核电设计文档搜索引擎。实现了文本收集、文本分析和索引功能，运用了分词、缓存和索引技术等，实现设计成品文档全文的成品索引和检索功能，对于大部分文档的检索时间不到1秒。另一方面，也在基于自然语言处理的语义搜索和智能翻译方面积极开展研究和尝试。
（三）利用信息化实物档案库房管理技术。通过二维码和RFID技术对实物档案进行分类标识，将实物纸质档案与文档系统中的电子文档建立有效关联，通过电子工作流管理档案的利用、退还和销毁等全过程。建设档案库房管理信息化平台，通过图形化、可视化库房系统全面管理实物档案的出入库、盘库和变更等，通过库房监控系统，对库房日常运行的环境和视频监控全面实现手机APP智能监控管理，实现了档案库房的无人值守管理。
四、总结
随着我国核电技术的发展、海外市场的逐步拓展，档案管理服务工作的重要性日益提升。对核电行业的高度熟悉、深厚的资源积累、快速的需求反馈，是做好下一步智慧档案工作的必要条件。
智慧档案是数字档案发展的高级形态，也是档案行业未来发展的新趋势。核电设计行业档案管理部门应当在现有的档案数字化基础上，进一步与大数据、云计算、人工智能技术等先进技术相融合，使文档管理的建设越来越“智慧化”，包括档案信息资源管理的智慧化、档案服务提供的智慧化等，在提升档案管理部门自身业务效率、降低管理成本的同时，还能打破数据孤岛形成信息资源共享平台，并可充分借助信息化手段对用户需求进行挖掘，建立基于用户的全方位数据中心，为三代核电项目设计开展提供支撑服务。
然而，智慧档案的建设绝非一蹴而就，也不是信息技术的简单引进和使用，是一个由点到面，化繁为简的过程，核电设计行业单位必须结合工程设计业务，以用户需求为根本，充分结合生产需求，自上而下形成整体规划，在现有档案利用管理的基础上，逐步涵盖设计过程、数字化成品移交、图书情报管理等领域，最终实现涵盖工程设计领域全生命周期的档案管理，以内容管理为依托，以档案数字化、智能搜索等为辅助手段，充分结合大数据、人工智能等先进信息技术的应用，实现以服务设计为目标的档案服务体系。
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-全文完-