业务外包管理制度.docx

业务外包管理制度1. 总则1.1 为了加强业务外包管理，规范业务外包行为，防备业务外包风险，根据有关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本制度。1.2 业务外包，是指企业运用专业化分工优势，将平常经营中部分业务委托给我司以外专业服务机构或其他经济组织（如下简称承包方）完毕经营行为。本制度不波及工程项目外包。1.3 外包业务一般包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服务等。2. 部门职责需深入明确3. 不相容岗位3.1 外包方案立项与审批；3.2 外包方选择与审批；3.3 外包执行与验收。4. 业务外包管理风险4.1 外包范围不合理，关键业务外包，也许导致企业失去竞争优势。4.2 外包价格确定不合理，承包方选择不妥，也许导致企业遭受损失。4.3 业务外包监控不严、服务质量低劣，也许导致企业难以发挥业务外包优势。4.4 业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，也许导致企业有关人员涉案。5. 工作流程5.1 制定及审核外包实行方案5.1.1 企业业务外包包括贴牌生产、IT服务、资信调查、可行性研究、研发等。5.1.2 企业应当根据各类业务与关键主业关联度、对外包业务控制程度以及外部市场成熟度等原则，合理确定业务外包范围，制定外包实行方案；并根据与否对企业生产经营有重大影响对外包业务实行分类管理，以突出管控重点。5.1.3 企业应根据年度预算以及生产经营计划，对实行方案重要方面进行深入评估以及复核，包括承包方选择方案、外包业务成本效益及风险、外包协议期限、外包方式、员工培训计划等，保证方案可行性。外包方案包括但不仅限于业务外包范围、方式、条件、程序和实行等内容，防止将关键业务外包，同步保证方案完整性。5.1.4 企业制定外包方案时，应听取外部专业人员对业务外包意见，并根据其合理化提议完善实行方案。5.1.5 企业应建立完善业务外包审核同意制度，明确授权同意方式、权限、程序、责任和有关控制措施，规定各层级人员应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。5.1.6 在对业务外包实行方案进行审查和评价时，应当着重对比分析该业务项目在自营与外包状况下风险和收益，确定外包合理性和可行性。5.2 招标及选择承包方5. 2.1 企业应根据不一样业务范围，构成有对应专业人员构成承包方评估小组，并对外公布投标公告，与候选承包商建立联络，发放外包项目竞标邀请书及有关材料。5.2.2 参与竞标候选承包商应在指定期限之内提交投标书及有关材料，重要内容包括项目处理方案、实行计划、资源配置、报价等。企业应引入竞争机制，按照有关法律法规，遵照公开、公平、公正原则，采用招标方式等合适方式，择优选择承包方。5.2.3 评估小组应通过实地调研等多种措施，调查候选承包方合法性、专业资质、技术实力、质量环境保护意识等状况，并考察候选承包方从事类似项目成功案例、业界评价和口碑；同步综合考虑企业内外部原因，对业务外包成本进行测算分析，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。5.2.4 调研结束后，评估小组应编制考核汇报，提交企业领导审批。5.2.5 企业应根据评估小组反馈多种信息，从候选承包方中做出选择，并建立严格回避制度和监督惩罚制度，防止有关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行为。5.3 签订业务外包协议5.3.1 在签订外包协议前，充足考虑业务外包方案中识别出重要风险原因，并 通过协议条款予以有效规避或减少。5.3.2 在协议内容和范围方面，明确承包方提供服务类型、数量、成本，以及明确界定服务环节、作业方式、作业时间、服务费用等细节。5.3.3 在协议权利和义务方面，明确企业有权督促承包方改进服务流程和措施，承包方有责任按照协议协议规定方式和频率，将外包实行进度和现实状况告知企业，并对存在问题进行有效沟通。5.3.4 在协议服务和质量原则方面，应当规定外包商最低服务水平规定以及假如未能满足原则实行补救措施。5.3.5 在协议保密事项方面，应详细约定对于波及本企业机密业务和事项，承包方有责任履行保密义务。5.3.6 在费用结算原则方面，综合考虑内外部原因，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本。5.3.7 在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性协议条款，以适应环境、技术和企业自身业务变化。5.3.8 业务外包协议评审及签订流程参见协议管理制度。5.4 组织实行业务外包5.4.1 对于贴牌生产，企业应至少派驻两名员工到贴牌厂进行现场管理。在承包方提供服务或制造产品过程中，企业应亲密关重视大业务外包承包方履约能力，采用承包方动态管理方式，对承包方 开展平常绩效评价和定期考核。5.4.2 建立即时监控机制，一旦发现偏离协议目等状况，应及时规定承包方调整改善。5.4.3 对重大业务外包多种意外状况做出充足估计，建立相应应急机制，制定临时替代方案，防止业务外包失败导致企业生产经营活动中断。5.4.4 有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致业务外包协议无法履行，应当及时终止协议，并指定有关部门按照法律程序向承包方索赔。5.4.5 切实加强对业务外包过程中形成商业信息资料管理。5.5 验收5.5.1 质量管理部门应对贴牌生产活动全过程进行控制，确保业务外包产品质量符合规定规定，保证产品质量；质量管理部门负责贴牌产品进厂检查；负责对贴牌产品质量证明资料搜集、整顿及归档，建立质量档案；负责对贴牌厂家质量保证能力和业绩进行评价。5.5.2 产品进厂后，库管员应对贴牌产品、型号、规格、数量、质量证明书等有关信息进行审查，保证送货单上型号、数量等内容与实物相一致，保证质量证明资料完整无误。5.5.3 进厂检查员按产品检查和试验控制程序及有关技术条件实行检查，检查成果应及时告知库房。5.5.4 需到现场验收产品由质量管理部派专人进行驻外检验或验收。5.5.5 其他类型业务外包检查工作，由业务需求发起部门连同有关专业技术人员进行验收。5.6 会计核算及财务控制企业财务部门应当根据协议约定和外包进度办理结算业务。未抵达协议约定履约状态，财务部门有权拒绝付款，并及时向企业有关负责人汇报。