部门管理手册.doc

文献类别
三级
编制时间
-4-20

编 制

岗位名称
人员编制
会

签

采购经理
1

采购主管
1

供方管理
1

外购采购员
2

外协采购员
4

采购记录员
2
同意

目 录

一、
采购重要性及总体目
………………………………………………..……3
二、
采购组织机构图
………………………………………………..……4
三、
岗位阐明书
………………………………………………..……5-10
四、
行为规范
………………………………………………..……11
五、
工作纪律
………………………………………………..……12
六、
人事
………………………………………………..……13
七、
奖惩条例
………………………………………………..……14
八、
下六个月采购方略计划
………………………………………………..……15

采购管理重要性及采购总体目
一、 控制采购环节重要性：
1、良好科学采购环节控制，可以促使采购环节中购置费用减少，订货费用减少，进货费用减少，良好科学环节控制，可以大大减少企业生产成本，给企业带来很大经济效益。
二、 采购管理重要性：
1、 物资采购为企业保障供应，维持正常生产，减少缺货风险发明条件。
2、 物资采购供应质量好坏直接决定着本企业产品质量好坏。
3、 物资采购成本构成了物资成本主体部分。
4、 物资采购是企业和资源市场关系接口，是企业外部供应链操作点。
5、 物资采购是企业与市场信息接口。
6、 物资采购企业科学管理开端。
三、 采购管理总体目：
1、 提供不间断物料流，以便使企业整个组织正常运转。
2、 使我司存货和损失保持最小。
3、 保持并提高质量，到达企业采购部门对采购规定。
4、 发现或开发有竞争力供应商。
5、 当条件容许状况下，协同技术部门将所购物料原则化。
6、 以最低总成本获得所需物资和服务。
7、 与我司生产/质保或其他职能部门建立友好而富有生产效率工作关系。
8、 以也许最低水平管理费用来完毕采购目。
四、 建立采购管理组织重要性：
1、建立起一种完善采购管理组织，有助于精简机构、缩短了管理流程，做到分工明确，权责分明，事事有人管，可以提高工作效率。
2、建立起一种完善采购管理组织，有助于深入研究企业管理工作规律，形成采购管理工作原则规范和一系列规章制度，指导企业平常采购管理工作和业务工作正常进行
五、采购部门业务工作范围如下：
Ø 采购体系建立/完善/持续改善
Ø 前期采购筹划与供应商布点
Ø 供应商选择评价
Ø 采购订单编制
Ø 采购交期控制
Ø 供应商业绩考核
Ø 供应商质量改善
Ø 采购成本控制
Ø 供应链方案筹划与实行

采购部经理
采购部岗位构造图

外协采购员

供方管理

外购
采购员

采购记录员

采购主管

岗位阐明书
一、岗位资料
岗位名称：
经理
所属部门：
采购部
直属上级：
采购部门总监
定员人数：
1
岗位性质：
管理人员
岗 位 人：
X X X
二、岗位资格
资历
学历
专业
年龄
外语
工作经验
大专及以上
采购/管理类
30岁以上

5年以上工作经验
基本素质
1、 认同企业企业文化与发展目。
2、 品德良好，具独立思索与判断能力
3、 具有部门沟通协调能力。
4、 企业规章制度；
5、 6S管理。

应知知识
1、 采购工作流程。
2、 招投标采购知识。
3、 协议法与法律知识。
4、 采购人员工作分工及职责知识。
5、 ISO体系知识
6、 采购人员考核指标。
7、 理解家俱行业分布状况。

应会知识
1、 采购谈判技巧。
2、 供应商开发管理能力。
3、 采购部门部门整体筹划及紧急应对能力。
4、 成本核算能力。
5、 协议评审能力。
6、 供应商业绩评价能力。

三、岗位职责
序
工作内容和职责
权限
1
2
3
4
5

6
7
8
9

明确采购各主管/外协采购员/外购采购员/采购记录员职责，
明确采购管理部门与其他部门有关岗位接口工作和职责；
组织人员进行有关岗位职责和工作程序培训；
负责对本部门人员岗位职责执行状况进行考核；
负责贯彻企业对外协外购件及供应商管理规定，统一管理措施，有效监控实行；
负责批量供货中异常状况和紧急采购事项跟踪工作；
负责供应商供货业绩定期评价，调整供应商配套份额；
负责采购成本控制、大型项目采购及供应商优化工作。
负责协议审核及价格评审工作
执行
执行
执行
监督
执行

监督
执行
执行
执行

四、 岗位工作程序
1、 供应商选择评价与控制过程。
2、 采购控制程序。
3、 供应商业绩评价措施

五、 岗位指标
1、 年成本下降率
2、 供应商产品质量一次性合格率
3、 供应商产品交货及时率

岗位阐明书
一、岗位资料
岗位名称：
采购主管
所属部门：
采购部门
直属上级：
采购经理
定员人数：
1
岗位性质：
管理人员
岗 位 人：

二、岗位资格
资历
学历
专业
年龄
外语
工作经验
大专及以上
采购/管理类
25岁以上

3年以上工作经验
基本素质
1、 认同企业企业文化与发展目。
2、 可以服从领导管理。
3、 品德良好，具独立思索与判断能力。
4、 企业规章制度。

5、5S管理。

应知知识
1、 采购工作流程。
2、 供应商开发流程知识。
3、 协议法及法律知识
4、 招投标采购知识。
5、 懂ISO9000\TS/16949质量体系知识。
6、 理解化工/机械行业知识

应会知识
1、 采购谈判技巧。
2、 供应商开发管理能力。
3、 成本核算能力。
4、 供应商业绩评价能力

三、岗位职责
序
工作内容和职责
权限
1
2
3
4
5
6
7
8

负责新产品外协外购件/原材料前期开发管理工作；
负责新供货厂商寻找和开发工作；
负责新外协外购件询价及核价工作；
负责新供货厂家协议签订；
负责首件首批样件确认工作。
负责供应商供货业绩定期汇总，协助经理做好供应商评价工作
负责供应商培训安排。
负责采购部门门与其他部门供应商质量问题整改工作
执行
执行
执行
监督
监督
执行
执行
执行

四、 岗位工作程序
1、 供应商选择评价与控制过程。
2、 采购控制程序。
3、 供应商业绩评价措施。

五、 岗位指标
1、新开发供应商质量合格率。
2、供应商开发一次性成功率。
岗位阐明书
一、岗位资料
岗位名称：
外协采购员
所属部门：
采购部门
直属上级：
采购经理
定员人数：
2-1
岗位性质：
科员
岗 位 人：
——
二、岗位资格
资历
学历
专业

年龄
外语
工作经验
中专及及以上
机械/电子类
25岁左右
——
2年以上工作经验
基本素质
1、 认同企业企业文化与发展目。
2、 服从领导工作安排。
3、 5S管理。
4、 企业规章制度。

应知知识
1、 采购工作流程。
2、 产品构造知识。
3、 新产品开发程序知识。
4、 协议法与法律知识。
5、 懂质量体系知识。
应会知识
1、 采购谈判技巧。
2、 成本核算能力。
3、 供应商开发与管理能力。
4、用电脑处理数据能力。

三、岗位职责
序
工作内容和职责
权限
1

2

3
4

5

6
负责评审新外协及外购件送样和采购计划，做好？？？项目等几大类采购工作。
负责参与新产品开发阶级输入输出、设计方案及制造可行性等评审工作；参与新产品外协外购件开发，与技术部门确定初始材料清单及供货厂家。
负责不合格品处理，采购交期控制。
负责我司生产部门与供应商之间技术/质量信息及时有效传递和处理；记录供应商交货状态并定期汇总。
负责个人所管辖物品市场最佳供应商寻找
负责协助经理做好部门人员管理，成本控制。
执行

执行

执行
执行

执行
执行
四、 岗位工作程序
1、供应商选择评价与控制过程。
2、采购控制程序。
3、供应商业绩评价措施。

五、 岗位指标
1、？件类交货及时率
2、？件类产品一次交验合格率
岗位阐明书
一、岗位资料
岗位名称：
包装类采购员
所属部门：
采购部门
直属上级：
采购经理
定员人数：
2-2
岗位性质：
科员
岗 位 人：

二、岗位资格
资历
学历
专业
年龄
外语
工作经验
中专及以上
-
25岁左右
——
1年以上工作经验
基本素质
1、 认同企业文化与发展目。
2、 服从领导安排。
3、 5S管理。
4、 企业规章制度。

应知知识
1、 熟悉采购工作流程。
2、 熟悉香料、塑料原材料品种与特性
3、 熟悉包装类产品特性知识。
4、 质量体系知识。

应会知识
1、采购谈判技巧。
2、成本核算能力 。
3、供应商开发与管理能力。
4、供应商业绩评价能力。
5、 用电脑处理数据能力。

三、岗位职责
序
工作内容和职责
权限
1

2

3
4

负责香料、塑料、橡胶、包装等供应厂商查找及初步调查评审；并向供应商发放采购文献，告知送样及进度跟踪；并签订技术、质量、价格、配套协议。
负责评审各部门下达采购计划，确认与否能按期采购，如有异常及时与下单人员确认；采购计划及时下达至供应商，经供应商签字确认后归档保留。
负责记录批量到货及样件到货状态，每月汇总；将信息传递有关人员；
负责所管辖供应商产品调整工作。

执行

执行

执行
执行
执行
四、 岗位工作程序
1、 供应商选择评价及控制过程。
2、 采购控制程序。
3、供应商业绩评价措施。

五、 岗位指标
1、香料、塑料、包装材料类供应商交货及时率。
2、香料、塑料、包装材料类供应商产品质量一次性合格率。

岗位阐明书
一、岗位资料
岗位名称：
外购类采购员
所属部门：
采购部门
直属上级：
采购经理
定员人数：
4-1
岗位性质：
科员
岗 位 人：

二、岗位资格
资历
学历
专业
年龄
外语
工作经验
高中及以上
——
25岁以上
——
3年以上工作经验
基本素质
1、 服从领导安排。
2、 有一定市场类采购经验
3、 能听懂玉环话
4、 对玉环周围地理环境熟悉。
5、 企业规章制度。
6、 有纯熟驾驶摩托车或有C照以上资格能力。

应知知识
1、 熟悉采购报销程序知识。
2、 熟悉市场采购件分布状况。
3、 可以理解所采购物品性质

应会知识
1、 采购谈判技巧。
2、 供应商开发管理能力。

三、岗位职责
序
工作内容和职责
权限
1
2
3
4
5
6
负责办公用品、低值易耗原则件类物品采购；市场零星采购工作；及企业临时安排任务。
负责评审采购单规定与否清晰，如有异常及时与下单人员确认。
负责所采购物品供应厂商寻找和调查。
负责对所采购物品价格合理性评审。
负责物品精确准时采购到位，如有异常状况及时与下单人员确认。
保障采购手续齐全，及时入库和采购帐务清理工作。
执行
执行
执行
执行
执行
执行
四、 岗位工作程序
1、 供应商选择评价与控制过程。
2、 采购控制程序。

五、 岗位指标

1、市场类物品采购及时率。

岗位阐明书
一、岗位资料
岗位名称：
采购记录员
所属部门：
采购部门
直属上级：
采购经理
定员人数：
2-1
岗位性质：
科员
岗 位 人：

二、岗位资格
资历
学历
专业
年龄
外语
工作经验
高中及以上
——
23以上
——
2年以上工作经验
基本素质
1、 服从领导安排；
2、 有采购记录经验。
3、 可以纯熟操作电脑
4、 可以懂数据编程

应知知识

1、 熟悉报表制作
2、 熟悉企业采购流程。

应会知识

1、 周报、月报制定。
2、 MAP软件应用。

三、岗位职责
序
工作内容和职责
权限
1
2
3
4
5
6
负责采购部门周报及月报制定。
评审供应商交期与质量数据搜集。
负责供应商档案管理及采购图纸发放。
负责采购文献整顿与发放。
负责采购部门5S管理工作。
负责采购部门考勤工作。
执行
执行
执行
执行
执行
执行

四、 岗位工作程序
1、 供应商选择评价程序。
2、 采购控制程序。

五、 岗位指标

1、采购资料及时率。

行为规范

1、您仪容：
　　　　　　衣着整洁
　　　　　　修饰大方
　　　　　　精神饱满

　　2、您上班时：
　　　　　　不迟到 不串岗
　　　　　　不怠工 不务私
讲原则 不妥协
遵守企业、部门各项规章制度

　　3、您下班时：
　　　　　　不早退 不拖拉
　　　　　　收拾好文献资料，登记表单，办公用品
关好水电门窗，保证安全

4、您加班时
不迟到早退
同正常上班时保持一致工作状态

5、您打电话时：
　　　　　　不闲谈
　　　　　　不泄密

　　6、您接电话时：
　　　　　　先答"您好"

　　7、您开会时：
　　　　　　准时到场
　　　　　　认真记录
　　　　　　积极参与

8、您培训时
准时到场
多听多记
多思索多问

　　9、您与同事们：
　　　　　　尊重您上级，同事，下属及所有人
礼貌待人，和睦相处
团结，协作，共同努力
不过问工资、奖金及其他机密事宜
　　　　　　不传递小道消息

工作纪律

1、采购部门科员着装整洁，需保持工作场所环境卫生清洁，每日下班前需清理好工作台面，椅子应推至工作台下方。

2、采购部门各科员抽屉内，柜内需保持整洁有序，不得有私人杂物，零食等状况出现。

3、采购部门各科室每日下班前由当日值日人员拖洗地面，将桌椅对齐，并关闭一切用电电器电源。

4、采购部门各组员每日需准时上班，并按规定进行考勤，不得有迟到、早退，旷工等现象；若需请假时，至少需提前申请；请假时间若到达3个工作日或以上时，至少需提前一种星期申请，否则不予准假；特殊状况不能来企业请假时，需事先电话请示部门主管或企业有关领导并委托其他同事代为办理请假手续，否则以旷工论处；若为病假，病假期满后需提供对应病历证明。

5、采购部门电脑由指定人员使用，未经许可人员不得使用

6、。采购部门所有科员在企业厂区内活动均需佩带工作证，在厂区内不得有未带工作证或佩带工作证不规范现象。

7、采购部门科员上班时间不得私自离岗,串岗,与人闲谈,大声喧哗及有其他与本职 工作无关行为。
8、采购部门科员工作时间工作态度需端正，以本职工作为已任；不得有消极工作，故意怠工等现象，不得有散布损坏本部门或其他部门及企业形象谣言、错误言论或行为

9、采购部门科员工作需认真负责，积极努力完毕本职工作和部门各级主管领导及企业领导交派各项工作任务，不得藉口推托或互相推委。

10、采购部门科员出入其他部门联络工作时，均需执行对应部门管理规定，且待人需文明，礼貌，不得恶语伤人。

11、告知加班，参与会议、培训或其他活动时，不得有无端缺席，迟到或早退现象。

12、采购部门科员需服从采购经理及企业领导工作安排和调度。

13、企业临时或紧急等状况下另有规定期，采购部门科员均需严格遵照执行，不得籍口推托等不予执行。

14、采购部门科员需认真履行岗位职责，遵守企业规章制度，对外保守企业商业，技术秘密，高质高效地完毕各项工作任务。

人 事
1、员工招聘和录取
1.1 招聘和录取条件
根据我司特点，按文化水平，工作经验、业务水平、敬业精神择优。
所招员工须通过专业知识及技能测试（根据需要选择口头或书面两种方式）。
1.2 招聘人员规定 按《岗位阐明书》规定。
1.3 招聘程序
根据部门发展需要，由部门经理提交用人方案由人事部转总经理/管理者代表批复决定。
*人事部通过各大院校及人才中心或其他渠道为部门经理提供初步人选各类人才资料　
*人事部/部门经理参照人才资料确定面试人员。
*人事部告知面试并将面试意见呈报总经理/管理者代表。
*总经理/管理者代表汇总各方面意见确定录取人员。
*人事部办理录取手续。
1.4协议签订
员工须与企业签订聘任协议。聘任协议一经签订、公证，双方必须严格执行。
1.5 报到手续
经核定录取人员按人事部提供报到规定到人事部报到并办理就职手续。
2、企业内部选拔人员
2.1原则 部门因岗位调整，生产规模扩大等原因需从车间/其他部门选拔人员时，候选人条件需到达对应岗位阐明书资格规定及基本素质规定。
2.2程序 候选人提交申请汇报，用人科室负责人评价（必要时将候选人集中，用公开面试/考核方式录取优秀人员）并出具评价汇报，部门经理审核，对候选人具录取意向后，用人科室出具用人方案经部门经理审核并报总经理/管理者代表同意。用人方案经总经理/管理者代表同意后，转人事部办理调动手续。对候选人无录取意向时，用人科室负责人向候选人阐明未录取原因。用人方案未获同意时，用人科室重新筛选候选人进行评价。
3、 储备干部
3.1 原则 企业/部门因发展及人力资源配置需要，需录取储备人员。储备人员资格及基本素质需到达/靠近对应岗位阐明书规定。

3.2 程序 按1.3招聘程序办理。
4、 离职
4.1员工离职按企业规定规定程序办理。
5、 企业内部调动
5.1 原则 企业根据工作需要，本着人尽其才发挥潜力原则，鼓励合理人才内部流动。
5.2 程序 员工填写《员工内部调动申请》，本部门及用人部门经理审核，人事部报总经理/管理者代表同意。
6、晋升
6.1 原则 根据业绩突出，并具有深入发展潜力及敬业精神。
6.2 程序 由上一级主管/部门经理提名，部门经理审核，总经理/管理者代表同意。
7、人员优化
7.1 原则 根据业绩极差，不具有深入发展潜力及敬业精神。
8、项岗
8.1岗位工作人员因公因私需离开岗位时，其上一级主管需替代离岗人员。必要时，由采购部门经理指定人员顶替离岗人员。
8.2离岗人员在离岗前需对接岗人员进行交接，交接事项：未完毕工作，正在进行工作，需进行工作，岗位工作注意事项，岗位配置量仪/文献/记录。

奖惩条例
1、合用范围：
1.1本条例合用于采购部门各科室组员平常行为规范/工作纪律/工作现场管理。
1.2本条例不含各项采购指标考核。采购指标考核见《绩效考核》
1.3本条例与员工手册有冲突时，以《员工手册》为准。
2、条例执行
2.1本条例执行权属各岗位人员。
3、惩罚细则
序
违纪内容
惩罚措施
1
与供应商就餐
与供应商就餐首先必须向领导请示后方可就餐，此外必须在24小时内到行政部，如未报者一经查实第一次罚款300元，第二次罚款500元，第三次开除处理。
1
工作场所混乱
罚款5元/次
2
私带零食进行办公区域
罚款5元/次
3
工作记录未记/乱记/不真实
罚款5元/次
7
上班期间未带工作证
罚款5元/次
8
离岗/串岗/闲聊/喧哗
罚款10元/次
9
上班（含加班）迟到，下班（含加班）早退
罚款10元/次
10
会议/培训无端缺席/迟到
罚款10元/次
11
未按规定请假
不予请假/代假/补假
12
下班后应切断电源未切断
罚款10元/次，导致经济损失者赔偿损失
14
岗位职责不履行，工作失职
罚款10元/次，导致经济损失者赔偿损失
15
消极怠工
书面警告（同步负责人需书面检讨），或开除
16
散布/传播谣言，搬弄是非
书面警告（同步负责人需书面检讨），或开除
17
工作推诿
口头警告/书面警告（负责人需书面检讨）
18
恶语伤人
口头警告/书面警告（负责人需书面检讨）
19
打架斗殴
书面警告（同步负责人需书面检讨），或开除
20
上班（含加班）旷工
按旷工时间3倍工资罚款/自动离职或开除
21
不服从工作安排/调度
书面警告（同步负责人需书面检讨），或开除
22
收受贿赂
开除并移交公安机关处理
23
偏护纵容
书面警告（同步负责人需书面检讨），或开除
24
滥用职权
书面警告（同步负责人需书面检讨），或开除
25
打击报复
书面警告（同步负责人需书面检讨），或开除
4、奖励细则
序
奖励内容
奖励措施
1
重大立项项目改善成功
按立项确定奖金发放奖励
2
合理化提议产生管理、质量或效率效益
部门/科室出具奖励方案交企业同意后执行
3
保护企业财产
部门/科室出具奖励方案交企业同意后执行
4
防止安全事故
部门/科室出具奖励方案交企业同意后执行
5
见义勇为，制止违法行为
部门/科室出具奖励方案交企业同意后执行
6
举报破坏产品质量
部门/科室出具奖励方案交企业同意后执行
7
其他奖励内容
部门/科室出具奖励方案交企业同意后执行

1999年下六个月采购方略计划
1、 对酒精可以采用囤积储备每月50吨量！（可行性建立储备方案计划书）
2、