新版合同管理办法.doc

协议管理办法深金客服发2023 55号第一条 目的和依据为规范对外签约行为，防范和控制经营风险，加强各类协议的管理，维护深圳金融联客户服务中心（以下简称“客服中心”）的合法权益，依据国家相关法律法规，结合集团公司的相关制度规定，特修订本管理办法。第二条 合用范围本管理办法合用于深圳市金融联客服中心总部及各分支机构。第三条 合用对象本管理办法合用于除人事协议（劳动协议、实习协议）外的其他各类型协议及补充协议，涉及业务、采购、投资、招聘、财务等。第四条 协议管理流程1. 协议管理流程涉及：协议准备、协议评审、协议签订、协议履行、协议变更与解除、协议管理监督、协议保管与查阅七个重要环节。2. 参与协议评审的各部门应当在收到协议之日起一个工作日之内完毕评审工作。3. 协议管理流程中各环节重要工作、责任主体、重要文献、注意事项等，请参阅附件一协议管理审核流程表和审批权限（表1、表2）。第五条 协议订立1. 承办部门在通过调研、洽谈确立意向后，拟定有关书面文献，经业务、法务、财务人员审核后，报有签订权限领导审批订立。协议审核内容及相关职责，请参阅附件二协议管理相关人员审核内容及职责。2. 以公司名义签订协议的，必须由公司法定代表人或授权委托人签字。法定代表人或授权委托人签字时，须确认协议必要、合法、审核完备。3. 签订协议时，协议承办部门有义务对协议对方当事人的资质进行严格审查，应规定对方提供相应证照和资信证明，对相关证件的真实性、有效性认真进行审查、核算，并对其资信状况进行调查。4. 协议文本，尽也许采用公司统一格式的书面文本。并记录、保存相关传真、电子数据等信息。5. 协议分为格式协议与非格式协议；对于非格式协议则按重大协议与一般协议区分管理，一般协议按公司权限审批规定规定执行（参见附件三一般协议评审及用印申请表）。重大协议必须经集团公司法务审核，并最终上报董事长审批后方可签署（参见附件四下属公司重大类协议评审表）。6. 重大协议是指，协议内容涉及以下条件之一的协议：对外投资（涉及股权投资、风险投资以及其他投资）、财务（贷款、借款、融资）、对外担保、委托理财、委托律师、标的高于公司注册资本的百分之十以上或标的超过100万元以上的协议（对于同一业务多次或分批签订协议的，则以累计计算协议总金额）。以上重大协议假如需要进行招投标的，应当在招投标之前，按照重大协议的审批程序报集团审批完毕后方可进行招投标工作。7. 一般协议是指，除上述重大协议之外的协议。8. 对于特殊的或难以判断是否属重大类的协议，在签订前向集团公司审计部征询后，再执行相关协议审批流程。第六条 协议履行1. 协议承办部门应尽职维护协议的履行，保证协议实际履行过程及结果与协议条款相符。2. 对方当事人不履行或不全面、不适当履行协议时，承办部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议，并及时调查了解，采用有效措施，避免给公司导致经济损失。相关情况应及时报告有关部门和领导。3. 经办人员应本着协商解决的原则解决发生履约困难的协议，若协商不成则通过诉讼或仲裁方式解决。第七条 协议变更和解除1. 发生特殊情况而不能全面履行时，应及时与对方协商变更或解除协议。“补充、变更或协议解除”协议书的审批程序，与协议订立审批程序保持一致。协议的变更、解除或补充必须采用书面形式，其份数应与原协议份数一致，并尽快送达有关执行、财务等部门。2. 收到协议对方规定变更或解除协议的告知后，应在协议约定的要约答复期内做出明确的书面答复。3. 出现下列情形之一时，须提出变更或解除协议：继续履行协议，将给公司导致更大的经济损失；由于公司关闭、停产、转产而的确无法履行；由于不可抗力或协议约定的免责条件发生，使协议无法履行；由于对方违约，使我方履行已无必要。4. 基于上述理由变更或解除协议，应尽快告知对方。第八条 协议纠纷解决协议发生纠纷时，应一方面采用协商、调解方式解决。协商或调解可以达成一致时，应依协议签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依协议约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第九条 协议平常管理公司综合管理部负责协议的平常管理，协议原件应统一交综合管理部保管，并建立协议管理台账，协议管理人员收到协议文本后，应及时在本公司的协议管理台账上记录。协议台账应涉及以下基本内容：签约日期、协议编号、协议名称、双方名称、到期日期、承办部门、备注。第十条 对分支机构协议管理规定1. 各分支机构应明确协议管理部门，配备协议管理人员（专兼职协议管理员），执行本协议管理制度。各分支机构应将协议管理人员名单报公司总部综合管理部备案。2. 各分支机构协议的签署必须遵循权限设立执行审批程序，不得私自签订协议。若违反本规定私自签署协议，视情节严重性和公司利益受损情况，对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚，并追究相关负责人的经济责任和法律责任。3. 协议发生纠纷时，承办部门应及时告知公司总经理，需要通过诉讼或仲裁方式解决的，应及时向集团公司分管领导报告，同时应迅速收集协议文本、票据、样品、检测结果、证人、证言等证据，与本公司法律顾问或者集团公司法务人员商定代理人、诉讼方案等。4. 各分支机构应每年进行至少一次内部协议管理检查，及时纠错整改，防范法律风险。第十一条 监督与奖惩1. 公司总部综合管理部负责对协议管理工作进行监督。2. 公司对在协议管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。3. 公司对以下情形，视情节严重性和公司利益受损情况，对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚，并追究相关负责人的经济责任和法律责任。(1)不按本办法规定签订、变更或解除协议的；(2)使用非法手段签订协议的。(3)签订有重大缺陷或无效协议的；(4)丢失协议文本及相关文献的； (5)提供虚假资料的；(6)超越授权或滥用授权签约的；(7)发生纠纷后，隐瞒或不及时报告或不及时采用措施的；(8)应当追究对方违约责任而擅自放弃的；(9)恶意串通或收受贿赂的；(10)泄漏合批准向、商业秘密或有关机密的。第十二条 附则1、本管理办法合用于所有分支机构，总部综合管理部予以督导执行；2、本办法自下发之日起更新生效，最终解释权属总部综合管理部。3、附件 附件一：客服中心协议管理流程表及审批权限（表1）（表2）附件二：协议管理相关人员审核内容及职责附件三：一般协议评审及用印申请表附件四：下属公司重大类协议评审表附件五：协议编号规则深圳市金融联客户服务中心股份有限公司十月十七日附件一：客服中心协议管理审核流程表（表1）序号流程工作内容责任者相关文献注意事项1协议准备审核对方的主体资格承办部门营业执照审查名称、住所、法定代表人、注册资本、经营范围等调核对方的履约能力和信誉简介、验资报告、财务报表、资信证明等调核对方协议保证度，涉及资金、原材料、设备、技术、质量、信誉等；必要时可规定提供验资报告、财务报表、银行资信证明、以及担保等审查签约代表人资格法人授权委托书假如不是法定代表人签约，则应规定对方签约人出具法人授权委托书检查协议基本要素协议文本协议应具有以下基本条款：名称或者姓名、地址、标的、数量、质量、价款、支付方式、履行期限、履行方式、违约责任、解决争议方法等2协议评审审查协议必要性和合理性承办部门协议评审及用印申请表承办人员全程跟踪协议评审和审批过程。审查协议合法性法务人员重大协议审查金额合理性及税务等财务部门协议中有涉及款项和付款条款的，必须有财务部参与评审。综合评判分管副总/总经理/董事长重大协议需董事长审批3协议签定在协议上签字授权代表法人授权委托书若签约代表人不是法定代表人，则应出具法人授权委托书检查权签是否完备综合管理部印章管理人4协议履行组织协议履行承办部门检查收付款情况财务部门解决纠纷承办部门法律顾问、财务部门、律师等提供协助5协议保管协议编号、保管、查询综合管理部协议保管人员协议及相关文献交接表协议管理专员保存本公司所有协议的一份正本，其余正本由业务部门或财务部保管。注意协议保密。6监督与奖惩检查协议管理规范性公司总部综合管理部检查报告和整改意见协议管理工作，纳入其绩效考核中。根据检查意见，及时整改。对协议管理工作进行奖惩总经理表彰状/处罚意见附件一：客服中心协议管理审核流程表（表2）一般协议重大协议类别发起部门发起部门负责人财务审核总经办分管领导总经理董事长集团业务/项目协议营销规划中心部门经理、市场总监财务经理、财务总监- 审批-行政协议综合管理部部门经理- -人力资源协议人力资源部部门经理-财务协议财务部部门经理-技术协议信息技术部部门经理-【说明】1、实线箭头“ ”为必签部门和岗位，虚线“-”视协议具体情况而定。 2、以上类别协议假如涉及交易金额及结算，或影响财务解决事项的，须经财务部审核； 3、各类别协议达成集团重大协议规定的，审批流程延伸。 附件二：协议管理相关人员审核内容及职责1承办部门职责 审核对方的主体资格 调核对方的履约能力和资信情况 审查签约代表人资格 检查协议基本要素 审查协议的必要性和合理性 组织协议履行，向上级通报履约问题 参与协议纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作2财务部门职责 审查协议涉及的财务金额的合理性及相关税务问题 积极配合与监督协议履行3法律顾问职责 审查协议的合法性 监督检查协议管理工作4综合管理部职责 审核协议审批是否完备 在协议评审手续完备的情况下，加盖公司印章 安排人员保管公司协议原件及建立协议档案 保管所有协议壹份正本 保管协议评审及用印申请表 为本公司所有协议统一建档 协议编号（参考附件编号规则：附件三） 登记协议查阅（注意保密）6权签人（分管领导、总经理、董事长）职责 审核协议必要性、合理性、金额等重大方面 审批协议 监督、指导协议的履行与协议纠纷解决 审核审批协议变更与解除7.法定代表人 审核签署协议必要性、合理性、金额、评审和审批是否完备等重大方面 签署或授权签署协议（补充协议、变更协议或解除协议等）附件三：一般协议评审及用印申请表一般协议评审及用印申请表申请人申请时间 年 月 日协议名称协议签约双方甲方： 乙方：协议重要内容标的：金额：支付方式：协议执行时间生效时间： 年 月 日终止时间： 年 月 日承办部门负责人意见 日期：财务部负责人意见 日期：分管领导意见 日期：总经理审批 日期：用印种类 公章 协议专用章 业务章印章管理人签字l 常用协议应请本公司法律顾问编制格式协议，此类协议的条款如无变更，则不必提交法律顾问审核。l 此表由协议管理专员保管。附件四：集团下属公司重大协议评审表 公司重大类协议评审表 编号： 申 请 人申请日期协议名称重要内容填写协议标的、金额、支付方式等生效时间签约双方 公司承办部门意见签字： 日期： 公司财务部门意见签字： 日期： 公司主管副总经理意见签字： 日期： 公司财务总监意见 签字： 日期： 公司总经理意见签字： 日期： 公司董事长意见 签字： 日期 集团公司相关部门意见集团公司法务人员意见集团公司主管副总裁意见集团公司主管财务副总裁意见集团公司总裁意见 签字： 日期： 集团公司董事长意见 签字： 日期： 附件五：协议编号规则1、编号规则：公司代码-部门（分支机构）-年份-月份-全年累计序列号2、公司代码：五位，公司字号等拼音开头字母 eg：深圳金融联客服中心股份有限公司（jrlkf）3、部门或机构代码（大写）：部门代码部门代码移动事业部YD银保事业部YB综合管理部ZHGL人力资源部HR信息技术部XXJS营销规划中心YXGH财务部CW北京分公司BJ东莞分公司DG江西子公司JX4、示例：（1）移动事业部今年十月签定的第30份协议号：jrlkf-YD -2023-10-030（2）北京今年十月签订第10份协议号：jrlkf-BJ -2023-10-010