前台工作规章制度.docx

前台工作规章制度
一、前台人员穿着及有关仪表规定
1、前台人员须每天着淡妆上班。  
2、头发洁净整洁，不油腻不披头散发，烫染夸张头发须扎好在脑后。  
3、上班期间注意着装、服装正规、整洁、完好、无污渍，扣子齐全不漏扣。  
4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好精神状态。  
5、不能佩戴过多首饰，首饰应和着装互相配合。  
二、环境卫生、办公设施保持和检查  
1、每天早上9:00打扫前台周围卫生，整顿前台物品，保持前台环境清新整洁、
物品摆放整洁；  
2、每天上午巡视公共区域绿化状况，保证舒适良好工作气氛，如有问及时更新； 
3、每月补充购置后勤保障用品及办公用品（卫生纸、纸杯、清洁用品、硒鼓、
墨盒、办公用品等），保障企业后勤配置； 
4、每月缴费水、电、企业座机费用，并在每月月底为企业员工缴纳次月移动话费。 
5、下午下班前对办公区巡视，查看门窗、饮水机电源、电脑电源等关闭状况。   
三、办公用品出入库管理 
1、 填写办公用品领用表。  
2、到综合部文献柜中领取对应要领取物品，查对表格信息。  
3、让领取人确认物品，签字。  
4、月底及时汇总，下月一号汇总完毕。
四、平常企业订水以及记录
1、每次订水一般状况一次性定2—4桶，在水只剩一桶时候及时给水站打电话送水； 
2、每次定完水后把对应水票张数查对对后交给水站送水人员。  
3、简历表格题目—年—月订水登记表，内容包括，序号，订水时间，订水日期，订水数量，品名，及时备档。  
 4、月底及时汇总，下月一号汇总完毕。  
五、快件、包裹、邮件、信件收发 
（一）收快递 
1、 所有快递所有不容许进入工作区域，所有由前台签收。 
2、 定期发放，可以再中午和下午下班前统一发放，（紧急文献除外）。  
（二）发快递  
1、所有快递统一由前台与快递企业联络  
2、需要提供应所需发快递员工资料有，快递单。快递信封。  
3、员工会把整顿好文献物品包装好放到前台。  
4、联络快递企业过来取件。  
5、 假如是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是企业文献由企业提供费用。  
6、 及时做好收发快件登记工作。 
（三）邮件信件收发 
1、纸质文献收发  
（1）前台收/发文献应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文献收、发文
件时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等； 
（2）前台向收/发件单位确定所收/发文献需转交对象，并规定收发件人签字；  
（3）发件时要及时告知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文献外送单》由收件人签字后返回企业交档案管理员归档。 
（4）前台根据签收文献人留下电话致电确认文献齐全及到达；  
（5）将《收文明细》/《发文明细》以及《文献外送单》分别按项目分类交档案
管理员归档。 
2、电子文献收发  
（1）前台需问询所收/发文献有关内容,文献名称，需转交对象等；
（2）在电脑上建立新文献夹，如：“年月日_收发文献”；   
（3）及时将文献转传给有关项目负责人，并确认对方收到； 
（4）当日工作结束后，将接受/发送文献发至档案管理员；
六、平常打印、复印以及有关设备使用管理 
1、每天早上上班时间准时启动并且检查打印机、复印机，并及时补充所需纸 张；  
2、负责企业平常打印、复印。打印、复印重要文献、图纸或需要发出文献、 图纸使用白纸；企业内部使用或不重要文稿图纸使用“二次纸”；  
3、打印机、复印机或其他设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检 查维修；并填写《设备报修登记表》； 
4、及时将用完《设备报修单》交由行政主管归档。 
5、不得私自打印、复印与工作无关文献、图纸，特殊状况下应告知行政主管。 节省资源，爱惜纸张；  
七、接待访客  
1、访客进门时起身迎接，应当表达出热情友好和乐意提供服务态度。面向来访者点头微笑致意：“您好，请问您找哪一位？、请问您是哪家企业？、请问贵姓？”假如正在打字应立即停止，虽然是在打电话也要对来客点头示意；
 2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。懂得找谁后，请来访者稍等，立即帮其联络。假如要找人正在忙，可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等待，用规范仪态（手势指导或起身带位）引领来访者入座，并倒水给客人。假如等时间很长，要关照一下来访者并向其阐明，然后再向来访者要找有关人员阐明状况。若来访者未预约或是初次拜访，不得将企业领导多种联络方式随意告诉素不相识人，若有事宜，尽量选用转告方式；  
3、假如来访者懂得找谁，但未预约来访时，不要直接回答要找人在或不在，而要告诉对方：让我看看他与否在，要打电话给有关同事或领导。XX单位XX来访，不懂得是不是以便接待，处在对来访者礼貌和以便拒绝时得体处理，虽然是要找同事或领导亲自接，都可以当做是其他人接电话，再问询。这样在来访者听来，虽然电话那头没有答应接待，也不是他要找人直接拒绝，为下一步处理留下了余地。同步婉转问询对方来意，假如对方没有通报姓名则必须文明，尽量从客人回答中充足判断能否让他与同事会面，假如客人要找是企业领导更应当谨慎处理； 
4、若来访者要找人不在，记录下来访者联络方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时告知有关人员做答复；若来访者表达下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；及时转告有关部门来访者联络方式以及事由，并保证及时答复；  
5、每月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。
 八、带领客人
带领客人抵达目地，应当有对引导措施和引导姿势 
1、方向引导措施：接待人员在客人二三步之前与客人大概呈130度角度，配合步调步伐与客人一致，让客人走在内侧。 
2、会客室里引导措施：当客人走入会客室，接待人员用手指示，请客人坐下，等客人坐下后，行点头礼后离开。假如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门一方为下座） 
九、客人离开企业 
客人离开后，应立即将客人使用过一次性杯子整顿好，将洽谈室或会议室桌椅整顿好，以便接待下一批客人。  
十、对内接待  
1、早上上班积极向同事问好，下班时也积极向同事辞别。 
2、有客人来访时，也要注意企业接洽人员接待问题，例如提供茶水等。  
3、前台要随时保持有人在位置上，如遇临时有事要离开，需积极交其他同事帮忙接电话或接待来访客人。  
4、每天检查前台桌面清洁，设备维护和洁净整洁。  
十一、电话接听和记录  
1、接听电话应热情，使用一般话和礼貌用语。声音要适度，并最终保持轻松愉悦声调，不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。应调整好表情，使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么可以帮您吗？”“不用谢”等。在电话响铃第二声和第三声时候接起电话。首先要说“您好，要勤说“请问、请稍等”之类谦词。假如因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”；
2、转接电话时，要礼貌说“请稍等”，并立即转接过去。对方假如规定转接领导，又懂得领导姓名，就要礼貌问询：对方姓名、单位。假如是做广告或变相做广告之类电话，应用礼貌借口挂掉电话，或转接到有关部门； 
3、在打电话和接电话过程中都应牢记让客户先收线。由于一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒”声音，这会让客户感到很不舒适。因此，在电话即将结束时，应礼貌请客户先收线，这时再挂电话；  
4、在与客户进行电话沟通过程中需要做必要文字记录，电话接听完毕之前，不要忘掉复诵一遍来电要点，防止记录错误或者偏差而带来误会，使整个 作效率更高。例如，应当会面对时间、地点、联络电话、区域号码等各方面信息进行核查校队，尽量防止错误发生；  
5、对方所要找人不在时，应问询对方与否但愿留言或留下回电号码并做记录，切忌立即挂断电话；  
6、没有接听到电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再问询刚刚来电目；  
7、将需要转达内容及来电人基本信息及时记录在《电话记录》上；  
8、每月将《电话记录》交由行政管理部档案管理员归档。  
十二、行政后勤人员外出登记（前台提醒督促）  
1、将文献筐中临时外出登记表放在前台打卡机旁边。 
2、员工填写外出登记表时检查所填信息，填写信息与否对，不对要对其进行指导和改正。 
3、行政后勤人员在外出前请填写《外出人员登记表》上登记出发时间、目地、知情人、事由等；  
4、 回到企业在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事状况； 
5、 特殊状况，外出前未登记，需回企业后及时补登；  
6、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出状况汇总，与考勤记录查对。  
十三、考勤记录  
1、熟悉门禁考勤系统管理，根据企业人员状况及时增长或更改考勤人员信息；  
2、每月30/31日将门禁考勤记录数据备份，并综合外出登记以及人员请假状况记录考勤，签字后交上级领导审核签字；  
3、行政部将考勤交由财务部作为工资表主线根据，财务完毕工资表后一起交
由总经理查阅；  
十四、编辑企业内部规章制度等 
1、 协助制定企业各项规章制度和维护工作秩序； 
2、 搜集企业内部信息及情报，定期汇报。  
3、检查和审核部门工作计划及总结，掌握企业重要活动状况，并定期汇报。  
十五、上级领导临时安排其他工作