门窗发货管理制度.doc

2015年公司发货流程管理制度一、 目的 为了提高公司对外的信誉度和美誉度，规范公司发货的流程，保障产品的顺利发放，同时也为了保障发货的及时性与准确性，提高发货效率，满足客户的发货需求，特制定本制度。二、 职责与权限1、 客服中心内勤人员专人负责收集和登记客户的已付款证明，开具发货单，并及时交财务审核，财务审核人员须在当日公司规定时间内完成发货单的审核并返还给内勤，并由内勤分发发货单各联，内勤负责电脑统计汇总发货单，并汇总发货单、货运部托运单据存底备案。2、成品库负责监督和控制产品发货流程，按合同或客户要求的发货信息，审核并监督后勤、物流发货流程，确保严格按客户要求及时发货，并做好发货信息登记以备查。3、发货负责人根据发货单并通知物流部，确保发货的及时性、安全性、准确性。4、后勤组长负责安排人员根据发货单装车，确保严格按客户要求按质按量地配货装车。5、物流部负责客户货物的运输、发送工作并严格按客户或公司制定的运输方式及时发送。工作程序：1、 内勤人员在收到客户的打款回执单后，确认产品已经入库，及时开出一式四联的发货单，交到财务部指定人员处审核。（未传打款回执单的客户，则需第二日与财务部提供的银行转款记录进行查询，确认客户打款后，才能开具发货单。）如若财务人员确认款项正确并且确已打款，则盖上“已付款”和财务发货专用章，由内勤到财务人员处领取除了财务自留的第三联蓝票外的其他三联单，在客户中心发货票登记本上填写相关内容签字确认后，方可领取。领取后，内勤将一式三联的送货票根据规定分发到不同的部门，即第一联白联内勤自存，第二联红联交客户，第四联黄票交配件库房发配件及成品库发货。如果客户特殊要求先发外框时，须在传单时注明，中途若要求先发外框，只能按照正常交货时间，内勤须在经销商全款打款后第七天才能开票发货，并在票上注明先发外框（仅限窗系列，推拉门与吊趟门不能先发外框）。内勤需注意：（1）内勤在开具一式四联的发货单前务必保证发货单上的所有物品均已全部入库，严禁产品未入库就开具发货单。（2）在特殊情况下确需先发货后打款的，严格按照公司的审批权限，否则自行承担全部责任和后果。（3）当天中午12点之前打款，第二天发货，中午12点之后打款，第三天发货，谢绝当天打款当天发货。确需当天打款当天发货的，经相关领导同意后，按照相关程序和规定进行发货。2、财务审核人员在收到付款凭证及发货单后，在当日15点前完 成发货单的审核，并由内勤自行到财务人员处登记领取。3、成品库在收到财务人员审核并盖章的发货单后，统计该货单的发货总量，及时交给发货人员清货并安排后勤人员装货。如入库人员不能配齐或暂时短缺清单上的产品，而客户要求发货，成品库人员应认真做好记录，列表存档并及时通知该区域内勤人员反馈客户，以便客户做相应的变更。4、客服中心经理必须随时对公司各客户发货情况进行检查和监督，严格按财务中心规定的权限审批发货单；对发货过程中发现的问题应及时予以解决；疑难及重大问题应及时汇报上级领导，取得充分授权和批准后方可最后确定。5、后勤组长收到客服中心（经相关人员评审签名确认后）下达的发货单后应按其发货程序安排人员及时装车，司机应指导、配合后勤人员一起装车。后勤人员应保证严格按发货单上的要求装车；后勤主管负责严格监督装车速度和质量，防止配错、漏配、短货和货单不相符的现象的发生。6、装车完毕后，成品库人员负责将发发货单第二联红票装入信封，在信封封面标注此客户所发产品的数品种的装货明细，交予司机，司机根据客户发货单和信封封面标注的装货单验收产品的数量和产品的准确性，由后勤人员负责装车后并签字确认，防止产品漏发错发。司机在发货时将信封交予制定货运部随货一同交予客户，以便客户及时了解发货情况。司机将货运公司开据的托运单带回公司，交于成品库，由成品库审核，确认无误后再将每一个客户的托运单和发货单第四联合并在一起交于客服中心内勤处。7、物流部应按时将货物发出，不得无故拖延，严格按客户和公司指定的货运站和运输方式发货。在发货过程中，各相关人员严格按发货流程执行，认真负责，一切以公司和客户利益为重。如有违反者均处50元/次罚款。三、 发货流程图：客户打款（传打款回执单） 内勤确认回执单内容，开具送货单财务审核送货单已打款，盖章未打款查明原因，如需发货，则见权限人签字确认，财务盖章 成品库见章发货，否则拒绝发货 后勤装车发货物流发货，返回货运单，交成品库 产品入库时间规定：客户中心正常下单时间为前提（当天中午12点之前订单，入库时间以当天时间计算，当天中午12点之后下单，入库以第二天开始计算）生产周期：1、格条、暗花、镜艺、原片第10天入库，第13天发货 2、异形门窗第18天入库（指附窗拉弧、门带窗、改色）奖惩处：如成品库未在规定时间16点前入库，对厂长处第一天3元/单，第二天5元/单，第三天10元/单，第四天20元/单，以次类推。罚款最高不超过200元。且罚款作为下个环节的奖励。如当月生产班组在保证交货时间同时产品保质保量，无客户投诉，公司奖励该班组200300元。注意：因客服中心订单下漏或是玻璃尺寸下单不及时以及下错，导致的产品交货时间延长，成品库未在规定时间16点前入库，对相关责任人处第一天3元/单，第二天5元/单，第三天10元/单，第四天20元/单，以次类推。罚款最高不超过200元。且罚款作为下个环节的奖励。因材料断料，如没有提前告知客服中心，而导致交货时间延迟，处采购负责人30元罚款。非工程需要画图的经销商订单，技术部须在24小时内将图制作完毕，因此延误交货时间，罚款30元。如技术部制作的详图，经销商未订单，公司将收取20元/张的制作费。工程门窗：客户交货时间以客户生产数量与生产中心沟通下单。正常订单钢化玻璃：第二天12点以前下到钢化玻璃厂。违者处20元/单的罚款.安全窗转角第三天中午12点以前下钢化玻璃厂。违者处20元/单的罚款.圆弧窗钢化玻璃下单：以圆弧窗回厂交到生产班组第六天下班以前下单。违者处20元/单的罚款.四、返货发货流程：注意：经销商以传真形式将返货原因及修改内容传到客服中心处。另返货货物须妥善包装后交到物流公司，不允许未包装直接返货，由此造成的产品损坏费用由经销商承担。电话通知取货货运部内勤通知成品部 成品库通知物流部取货物流部注意：上午12点以前通知，次天取货；中午12点以后通知，第三天取货。否则处物流负责人20元/单罚款.返货交给技术部 技术部开返货单一式四联（一份存根，一份交成品库，一份交生产中心，一份交客服中心）。返货单上须备注返厂原因与发货时间。技术部进行返货处理后 生产中心交相应的班组 收到返货之日起：改锁向（不涉及改玻璃）第五天交货。收到返货之日起：钢化玻璃第10天发货。特别注意：如成品库未在16点前入库，对厂长处第一天3元/单，第二天5元/单，第三天10元/单，第四天20元/单，以次类推。罚款最高不超过200元。且罚款作为下个环节的奖励。 返货交成品库入库物流部， 成都市麒林门窗科技有限公司营销中心2014年12月4日