银行年金基金账户管理运营操作规程.doc

中国银行股份有限公司年金基金账户管理运营操作规程（2023年版）制定机构：总行草拟部门：公司金融总部（养老金业务）语言：中文版本密级：非密版本信息：2023年版文号：生效日期：2023年修订日期：目 录目 录2第一章 总 则32第二章 账户管理业务概述5第三章 建 账7第四章 信息变更11第五章 缴 费13第六章 投资及收益分派16第七章 待遇支付19第八章 转移解决21第九章 账户管理费23第十章 信息披露25第十一章 档案管理27第十二章 其 它30第十三章 附 则31第一章 总 则为保证中国银行年金基金账户管理业务有序开展及规范运营，根据人力资源和社会保障部公司年金试行办法、公司年金基金管理试行办法、公司年金基金管理运作流程和其他相关法律法规的规定，结合中国银行年金基金账户管理运营的特点，制定本操作规程。授予年金基金账户管理运营权限的总行及相关分支机构在业务运营中需严格执行此操作规程。以下为本操作规程中涉及的部分名词解释：年金计划：年金计划分单一年金计划和集合年金计划两类。单一计划：即单一年金计划，是指仅针对一家公司设立的年金计划。集合计划：即集合年金计划，是指允许多家公司共同参与的年金计划。公司计划：公司计划是年金账户管理运作的个体，是将公司和年金计划关联起来的主体。每个公司可以参与多个年金计划，可以拥有多个公司计划。计量方式：计量方式是年金资产的记录形式，分为金额法和份额法两种。金额法计量方式：指年金资产以钞票数额的形式记录，并定期或不定期进行投资收益分派的计量方式。份额法计量方式：指年金资产以投资组合份额的形式记录，并定期进行估值核算、公布投资组合单位净值和年金基金总净值的计量方式。直接缴费：指公司提供缴费明细，账户管理人以此明细计入个人账户的缴费业务。规则缴费：也称正常缴费，指公司提供缴费规则，由账户管理人按规则计算缴费明细，并以此计入个人账户的缴费业务。公司公共账户缴费：也称特别账户缴费，是直接缴费的一种，这类缴费到账后不分派到个人账户，直接进入公司公共账户。公司公共账户：也称特别账户，是公司用来记录超缴、未归属权益、残差或特殊缴费等信息的账户。理事会受托：受托管理模式的一种。公司成立公司年金理事会，并以理事会作为对内履行受托人职责、对外履行委托人职责的法律主体。法人受托：受托管理模式的一种。公司选择外部有资质的机构作为本公司年金计划的受托人，履行受托职责。预解决日：账户管理人在预解决日汇总上个交易日以来的交易，生成投资指令预汇总表，发送受托人，以便相关机构根据汇总表上的申购、赎回金额预先准备资金头寸。预解决日通常为估值日前一天，也也许与估值日为同一天。估值日：也称定价日或T日。T日当天，托管人汇总本周期内的交易情况和资产变动情况，核算基金资产，生成资产估值表，发送受托人。交易日：也称解决日。受托人在交易日之前将本期资产估值表发送账户管理人，账管人根据估值表信息维护基金资产净值和单位净值信息，生成投资指令汇总表，发送受托人。交易日通常为估值日后一天，也也许为估值日后若干天。母子计划模式/分支机构模式：这是两种建账模式。针对集团型公司，在母子计划模式下，集团总部和其分支机构分属不同的公司计划，拥有不同的公司计划编号，集团总部为母计划，分支机构为子计划；在分支机构模式下，集团总部和其分支机构属于同一公司计划，拥有相同的公司计划编号。第二章 账户管理业务概述一、年金基金账户管理的含义年金基金账户管理是指账户管理人为参与年金计划的公司和个人建立账户，依据年金基金账户管理协议和年金业务流程为公司和个人办理缴费、投资、支付、信息变更、账户调整、账户转移等，记录账户基本信息、账户资产信息，并向公司和个人提供信息披露的账户管理业务。二、账户管理业务流程账户管理业务流程涉及计划建立、年金缴费、收益分派、待遇支付、投资解决、信息变更、账户变动、计划转移与终止、信息披露等。年金计划及账户建立阶段，账户管理人从受托人或委托人处获取公司年金计划信息、公司账户信息和个人账户信息，建立年金计划，为公司年金基金建立独立的公司账户和个人账户，及时记录公司年金计划信息、公司账户信息和个人账户信息、年金缴费阶段，账户管理人在得到相关指令后，将缴费信息记入公司账户和个人账户。年金投资（涉及投资解决和收益分派）阶段，账户管理人根据相关指令，在公司账户和个人账户中记录投资信息；按照约定好的规则将投资产生的收益分派到各个账户中。待遇支付阶段，账户管理人收到受托人的待遇支付申请后，计算个人账户权益，生成个人账户权益支付表，发送委托人和受托人；在托管人按照待遇支付指令办理完资金划转手续后，账户管理人将个人账户权益做相应调整，记录待遇支付信息。信息变更、信息查询、账户调整、账户转移等过程中，账户管理人将根据约定好的指令和流程进行相关操作，并与其他管理人进行信息交互。三、账户管理人的职责1、建立公司年金基金公司账户和个人账户；2、记录公司、职工缴费以及公司年金基金投资收益；3、及时与托管人核对缴费数据以及公司年金基金账户财产变化情况；4、计算公司年金待遇；5、提供公司年金基金公司账户和个人账户信息服务；6、定期向受托人和有关监管部门提交公司年金基金账户管理报告；7、按照国家规定保存公司年金基金账户管理档案至少2023；8、国家规定和协议约定的其他职责。第三章 建 账一、建账前的准备本节所述“建账前”是指从年金项目中标到开始账户管理的实际运营，即在年金业务管理系统建立账户的阶段。建账前每个年金计划都需签订账户管理协议和各方工作流程或备忘录。其中单一计划通常需要单独与受托人和各管理机构分别签订账户管理协议和业务流程。集合计划的账户管理协议和业务流程为该集合计划成立时拟定的标准版本，公司或单位加入集合计划时将依据上述标准版本签订账户管理协议，无需签订业务流程。总行将根据业务发展情况逐渐将协议签署权下放分行。有关协议及业务流程签署授权和规定请依据总行有关年金的协议授权相关告知办理。1、账户管理协议的审核（1）协议签署方年金项目中标后，中标的账户管理人和受托人将在账户管理运营前签订账户管理协议。受托人为法人受托机构或年金理事会。（2）协议重要内容年金账户管理协议的重要内容涉及双方的权利和义务、监督与检查、信息披露和查询、差错解决、账户管理人报酬、业务信息的发送确认、协议有效期和终止、文献档案的保存、违约责任、争议的解决等。（3）账户运营重点审核内容账户运营人员应重点审核协议中规定的权利和义务是否明确、对等，账户管理人的报酬条款是否表达清楚，收费周期、不同账户类型的收费标准是否明确，信息披露的方式和渠道是否可以满足等。账户管理协议的制定和使用应按照中国银行股份有限公司协议管理办法（2023年版）执行。2、账户管理业务流程的拟定账户管理业务流程由公司年金各职能管理人共同签订，用于明确各职能管理人在计划建立、年金缴费、收益分派、待遇支付、投资解决、信息变更、员工变动、计划转移与终止、信息披露、指令与告知、信息交互、服务时效等账户管理业务各个流程的业务运作和时效。是账户管理人平常运营的重要依据。（1）流程签署方账户管理业务流程签署方可以是受托人与账户管理人双方，也可以是受托人、托管人、账户管理人和投资管理人四方，或加上委托人五方共同签署。（2）签署时间业务流程通常为账户管理协议的补充协议，是账户管理业务平常运营的重要依据，一般与账户管理协议同时签署，或在账户管理协议签署之后签署。（3）有权审核人目前账户管理业务流程由总行负责审核及拟定，涉及单一计划和集合计划。二、建账应备材料1、建账公司的年金计划方案、账户管理协议、操作流程备忘录扫描件或纸质件。加入集合计划申请书2、公司年金公司信息登记表（附件3-1）纸质件或扫描件，用于采集公司基本信息。3、公司年金计划信息登记表（附件3-2）纸质件或扫描件，用于采集公司计划信息。4、社会保障行政主管部门出具的关于*公司公司年金方案备案复函、关于*公司公司年金计划确认函纸质件或扫描件。5、公司营业执照、组织机构代码证等资质材料的纸质件或扫描件。6、个人基本信息表（EXCEL等电子表格形式）（见附件3-3），用于采集个人基本信息和账户信息。7、对于非公司年金的其他养老金类账户管理业务，建账必备材料与公司年金业务类似，如格式有所不同，总行将单独下发。根据受托管理协议、账户管理协议及账户管理流程，受托人负责采集公司和员工基本信息，受托人将建账所需的公司和员工基本信息按账户管理人规定的格式提交账户管理人。建账时受托人原则上应完整提供上述材料。材料4如在建账时不能完整提交，应于建账后尽快补齐；材料5也可采用于材料2中提供相关信息的方式完毕建账。三、操作流程1、建账前，一方面应审核从受托人处收到的上述“二”中所述建账应备材料是否完整无误，如有问题及时和受托人沟通确认。特殊情况需先行建账的，应规定受托人来函说明，并保证事后补齐材料。假如账户管理人按照账户管理协议及操作流程的规定，直接从委托人处收到公司账户信息和个人账户信息时，账户管理人应对提交信息的真实性、合法性和完整性进行必要的审核，审核无误后告知受托人。2、材料审核完整无误后，在系统中建立公司信息和计划信息，并向受托人出具公司信息建立证明（见附件3-4）和公司计划建立证明（见附件3-5）。3、在收到完整无误的个人基本信息表后，在系统中建立个人账户，并向受托人发送建账明细（如需，暂无固定格式，需要时由总行出具）和中国银行股份有限公司公司年金客服系统查询操作手册（单一计划时提供）。 四、业务档案建账完毕后，相关人员应负责将以下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或委托人发来的与建账相关的各种函件、材料，涉及但不限于上述建账应备材料；2、业务联系记录及相关说明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送的各种信函、传真和表单。五、内控要点及注意事项1、原则上账户管理人应在收到受托人与中国银行签署的公司年金基金账户管理协议或其他基金账户管理协议及相关操作备忘录后方可建账。2、建账前应认真阅读相关账户管理协议和操作流程备忘录，全面熟悉其内容，保证协议、流程的相关条款得到贯彻。此点应贯穿账户管理业务流程的所有操作环节，以保证账户管理人提供服务的质量和效率。3、公司信息登记时，应保证所有信息准确无误。4、公司计划建立时，应仔细研读账户管理协议和年金计划方案相关章节，按照年金计划方案的规定进行账户设立，录入缴费规则、投资规则、归属规则，按照账户管理协议的规定录入费用规则。5、有分支机构的公司，是以母子计划模式还是分支机构模式建账应根据年金计划方案拟定，必要时与受托人或公司沟通后决定。原则上分支机构需要单独设立公司公共账户情况下，或每个分支机构的年金方案实行细则不同时，以母子计划模式建账；否则以分支机构模式建账。分支机构建账申请表的格式见附件3-6。6、受托人如未按我行标准格式提供数据，在手工转换数据时应注意避免操作错误。7、应保持有关建账的各项文本、电子数据、业务联系记录及相关说明的完整，以备内部稽核和监管机构检查。第四章 信息变更本章所述“信息变更”，涉及公司基本信息变更、年金计划信息变更、公司计划信息变更和个人信息变更四类。一、应备材料1、信息变更申请表、相关变更信息资料或确认函纸质件或扫描件；2、个人信息变更申请表电子版（见附件4-1）。二、业务流程1、收到经受托人盖章确认的有关公司基本信息、年金计划信息、公司计划信息、公司账户信息和个人账户信息变更的信息变更申请表及相关变更申请资料或确认函后，需对相关变更材料是否完整无误进行必要的审核，如有问题及时与受托人沟通确认。假如账户管理人按照账户管理协议和操作流程的规定，直接从委托人处收到公司账户信息和个人账户信息变更申请时，账户管理人应对提交信息的真实性、合法性和完整性进行必要的审核，审核无误后告知受托人。2、变更所需材料审核无误后，在账管系统修改相关信息，或批量导入相关信息变更申请表，复核后生效。个人信息变更申请表，提交后即可生效。涉及公司客户信息变更时，系统可生成公司信息变更证明，其格式和公司信息建立证明一致，见附件4-2。该证明根据受托人或委托人的需要发送。涉及公司计划信息变更时，系统可生成公司计划变更证明，其格式和公司计划建立证明一致，见附件4-3。该证明根据受托人或委托人的需要发送。三、业务档案相关信息变更生效后，业务人员应负责将以下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或委托人发来的与信息变更相关的各种函件、材料，涉及但不限于上述建账应备材料；2、业务联系记录及相关说明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送的各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、经办人员录入、导入变更信息项时要认真细致，避免差错发生。2、应保持有关材料的完整，以备内部稽核和监管机构检查。第五章 缴 费缴费是参与年金计划的公司或单位向年金基金供款，从缴费时间上看可分为定期缴费和不定期缴费，大部分公司或单位采用按月、季、半年或年的形式定期缴费。缴费业务涉及缴费申请、缴费到账、到账匹配三个阶段。缴费方式分为直接缴费和规则缴费（或称正常缴费）。公司公共账户缴费（或称特别账户缴费）是直接缴费的一种，这类缴费到账后不分派到个人账户，直接进入公司公共账户。一、应备材料1、缴费清单（见附件5-1），用于办理直接缴费。受托人也可使用自己的表单格式，但需包含上述申请表的相关内容。2、公共账户缴费申请函，用于办理公共账户缴费。3、托管人的收款指令，用于缴费到账业务的解决。二、业务流程1、缴费申请（1）直接缴费收到缴费申请后，一方面应对其内容进行必要的审核，涉及：必填项是否完备，公司缴费、个人缴费金额是否有明显错误（如出现特殊字符、负值等），缴费金额合计与明细是否匹配等。（2）规则缴费规则缴费的缴费申请由系统自动生成，无需受托人另行提交。在年金计划规定的缴费日前，由账户管理人生成缴费账单。（3）公司公共账户缴费公司公共账户缴费申请以函件或其他方式提出，应具体说明缴费额度、缴费属期、是否投资等相关事项。上述各种缴费申请信息导入系统并复核通过后，请将系统生成的缴费告知单（见附件5-2）和缴费明细（见附件5-3）发送受托人（如需要）。2、缴费到账待收到托管人出具的收款指令后，在系统中做缴费到账解决。3、到账匹配缴费到账后，系统会根据缴费申请单信息做自动匹配。当到账信息和缴费申请信息不一致时，系统不会自动匹配，需在系统中进行缴费人工匹配（手动匹配）。到账匹配后，系统自动记账，并将系统生成的缴费到账匹配单（见附件5-4）发送受托人。交易日之后该笔缴费参与投资。三、业务档案缴费流程完毕后，业务人员应负责将以下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人、委托人和托管人发来的与缴费相关的各种表格、函件、材料，涉及但不限于上述缴费应备材料；2、业务联系记录及相关说明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送的各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、受托人或委托人未按我行表单格式提供缴费申请时，需人工调整为标准格式。调整过程中注意防止操作失误，并保存调整前的原始电子数据，以保证业务数据的完整性。2、缴费申请单作废（缴费核销）的补充说明：缴费申请提交后，复核未通过时，缴费申请自动作废，无需通过缴费申请单作废进行缴费核销的解决。而复核通过后发现缴费存在错误时，需通过缴费申请单作废的程序进行缴费核销解决。缴费核销后重新办理缴费业务。如因受托人或委托人提交数据错误导致缴费核销的，受托人或委托人应来函说明情况，并保存原始材料备查。3、一笔缴费申请多笔到账的，到账信息与缴费申请信息应属同一公司；对于母子计划模式的，到账信息与缴费申请信息应属同一子计划。多笔缴费申请一笔到账的，应与受托人或委托人核算一方面匹配哪笔缴费申请。多笔缴费申请多笔到账的，应与受托人或委托人核算匹配顺序。4、公司提交缴费信息时未拟定税务类型的，系统的税务类型记录为“未拟定”。公司缴费、个人缴费已提供税务类型的，按照实际情况分别记为“税前”或“税后”。5、短溢缴的解决：短缴也称少缴，是指实际到账金额小于缴费申请金额。溢缴也称超缴，是指实际到账金额大于缴费申请金额。原则上不允许出现短缴的情况。短缴时，暂不在系统中解决该笔缴费业务，及时与受托人或委托人联系，待足额到账后再解决。或将该笔短缴款在系统中暂时记录在公司的公共账户中（不做投资），待足额到账后再解决。溢缴时，应根据受托人或委托人的指令做超缴退回或记入暂存账户。第六章 投资及收益分派采用份额法计量的年金计划，其投资收益通过年金基金每期的单位净值体现；采用金额法计量的年金计划，其投资收益通过年金基金定期或不定期的收益分派体现。一、应备材料1、份额法资产估值表（不同托管人名称、格式、内容不同）用于单位净值的维护。关于*公司年金计划投资转换的函（无固定格式）2、金额法受托人发来的收益分派指令，通常名称为关于*公司年金计划投资收益分派的函（无固定格式）。二、业务流程1、份额法（1）估值日维护账户管理人于年金计划初建时和年末收到受托人发送的关于年度估值日安排的函件后，需要在系统中进行年金计划估值日的设立，录入年度所有估值日，复核通过后生效。估值日于日后发生变更时，需要通过年金计划的变更对估值日进行修改。（2）单位净值录入单位净值录入涉及三个业务日，分别为预解决日（通常为T-1日，也也许为T日）、估值日（T日，也叫定价日）和交易日（通常为T+1日，也也许为T+n日，具体参见各方流程）。账户管理人根据上一期投资组合的单位净值于预解决日日终后向受托人发送投资指令预汇总表（见附件6-1）（如需要）。估值日当天，托管人应当在各方流程规定的时间内将与投资管理人核对一致的资产估值表发送账户管理人，假如托管人没有及时发送估值表，经办人员应当及时联系托管人和受托人，规定其尽快发送。收到估值表后，在系统中录入单位净值，复核后生效。交易日日终之前必须完毕投资组合单位净值的录入。交易日日终后，账户管理人将系统生成的投资指令汇总表（见附件6-2）发送受托人（如需要）。（3）投资转换投资转换是指公司年金资产投资运作过程中，公司或个人根据实际情况改变存量年金资产在各投资组合账户的分派比例。每年可提交固定次数的投资转换申请。一般应有次数限制，并规定具体月份。账户管理人在收到受托人关于*公司年金计划投资转换的函，即投资转换业务申请后，在系统中进行投资转换操作。即，根据托管人告知的公司年金基金单位资产净值，按照新的投资比例计算出相应的应申购和应赎回的基金资产金额及份额。交易日日终后，核对系统生成的投资指令汇总表上的投资转换申购数据和投资转换赎回数据，无误后将投资指令汇总表发给受托人。2、金额法投资收益分派收到受托人的收益分派指令后，在系统中进行投资收益分派操作。交易日日终后向受托人发送投资收益分派报告（见附件6-3）（如需要）。三、业务档案该业务环节结束后，业务人员应负责将以下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或托管人发来的各种函件、表格，涉及但不限于上述应备材料；2、业务联系记录及相关说明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）；4、我行对外发送的各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、业务人员维护单位净值时应当认真细致。原则上应采用录入总净值（总市值、资产净值）反算单位净值的方式。估值表上未提供总净值的应与托管行联系规定其提供。要核对系统反算的单位净值与估值表中单位净值是否一致。2、向受托人发送投资指令预汇总表、投资指令汇总表之前，应仔细核对表中申购和赎回的金额、份额是否与本期的缴费、支付、转移、投资转换等业务申请相匹配；应当仔细核对单位净值是否为最近一个交易日的单位净值。3、托管人发来的估值表通常为传真件。传真件上数字不清楚的，应与托管行确认，确认后在手工记录处说明情况并签字。4、预解决日、估值日和交易日三者之间不仅存在时间上的先后关系，并且存在业务上的逻辑关系。（1）预解决日之前（含预解决日当天），相应的估值日、交易日可以修改，可以删除；（2）预解决日过后，估值日原则上不能修改，交易日可以延后，不能删除；（3）估值日过后，交易日可以延后，不能删除。5、系统中建立但未实际运作的投资组合，交易日日终前也需维护单位净值（单位净值1，总净值0）。6、金额法投资收益分派周期不固定，以受托人指令为准。第七章 待遇支付对于公司年金，法规规定允许待遇支付的情况涉及三种：退休、死亡、出境定居。其他类型的养老金，如福利计划、公积金等存在在职支付（边缴费边支付）的情况。一、应备材料1、支付申请表（见附件7-1）2、受益人信息表（见附件7-2）。二、业务流程1、业务人员收到受托人发来的支付申请表和受益人信息表（如需）后，一方面应进行表面合规性审核，即相关表格需经受托人盖章确认。2、审核后业务人员需在系统中对拟支付员工的个人账户状态进行变更，在导入相关数据后系统将自动计算个人账户权益，并按照公司提交的归属比例或公司计划中设定的归属规则执行相应的归属解决。 3、交易日日终后，将系统生成的投资指令汇总表、支付告知单（见附件7-3）和个人支付明细（见附件7-4）发送受托人。4、托管人按照受托人下达的指令完毕待遇支付后，将指令执行结果以待遇支付确认单（不同托管人格式不同样）的形式反馈受托人。账户管理人收到 受托人转来的待遇支付确认单后，与系统账户信息进行核对，完毕实付操作，并向受托人发送个人权益支付明细（见附件7-5）（如需要）。当个人账户权益余额为零时，办理个人账户销户手续并告知受托人。5、部分公司在支付之前需账户管理人出具公司计划支付权益测算清单，格式见附件7-6。6、对于员工退休提出分期支付申请时，账户管理人需在每期最近一个估值日进行个人账户权益的计算，其它操作流程同上。三、业务档案待遇支付流程操作完毕后，业务人员应负责将以下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或委托人发来的与待遇支付相关的各种表格、函件、材料，涉及但不限于上述缴费应备材料；2、业务联系记录及相关说明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送的各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、受托人应对支付申请数据的真实性、合规性和准确性负责，账户管理人应当严格按照受托人指令行事，并保证业务档案的全面和完整。2、在对支付数据进行系统解决时，要保证导入数据的对的性。3、待遇支付的款项原则上应划转至受益人个人账户。对于公司提出划转至其指定账户的情况，应在账户管理协议或各方流程有相应条款，否则需公司单独来函说明情况。 4、补充住房公积金、员工福利计划等产品允许在职支付，这类计划的参与人、支付条件、支付方式比公司年金灵活，具体参见各类计划的产品说明书。第八章 转移解决本章所述转移是指参与公司计划的个人和公司从一个公司计划转到另一个计划的行为。转移方式分为系统内转移和系统外转移两类。系统内转移是指转移之后公司计划的账户管理人仍是中国银行；系统外转移是指转移之后公司计划的账户管理人不是中国银行，即转出中国银行的账户管理系统。一、应备材料转移申请表（见附件8-1）二、业务流程1、收到受托人发来的转移申请表后，根据不同的转移因素和转移方式在系统内计算个人权益，进行归属解决。2、交易日日终后，将系统生成的个人资产转移证明（见附件8-2）发送受托人（如需要）。转为保存账户的，发送转保存账户清单（见附件8-3）（如需要）。3、转移业务涉及赎回或重新申购的，如属系统内转移，系统将自动测算并完毕；如属系统外转移，相关操作参照支付流程，并应核对系统生成的投资指令预汇总表、投资指令汇总表的相关信息，无误后发送受托人。三、业务档案转移流程操作完毕后，业务人员应负责将以下文献资料或数据资料归档保存：1、受托人或委托人发来的与转移相关的各种表格、函件、材料，涉及但不限于上述应备材料；2、业务联系记录及相关说明；3、电子数据信息（涉及原始数据和修改后数据）。4、我行对外发送的各种信函、传真和表单。四、内控要点及注意事项1、在进行转移解决时，要保证数据的准确性。2、系统解决完毕后，向各管理人出具的各种单证要内容完整、数据准确。第九章 账户管理费一、收取原则1、年金账户管理手续费实行属地化原则，即由经办年金账户管理业务的相关分行负责账户管理费的收取，并所有归属本地分行。是否按业务发生地区归属相关二级或下级分支机构由各省行决定。2、年金账户管理手续费实行分级管理原则。总行负责全辖手续费的汇总记录、对账和内控检查工作；分行负责所辖区域内账户管理手续费的收取、催缴、汇总记录、对账和内控检查工作。3、各分行应严格按照财会部的相关规定开设年金账户管理手续费核算账户，并将实收账户管理手续费准确、及时、足额在“5394年金账户管理费”核算码下记录，不得截流或抵冲其他费用支出。二、费用管理1、系统按账户管理协议规定的计费周期、收费周期出具账户管理费缴费告知单（见附件9-1），各分行经办人员将告知单发送相关公司，并负责账户管理费的催收。2、原则上账户管理费按月计算、按季度收取（特殊情况经双方商定可从其约定）。局限性一个月按一个月计算，局限性一个季度按实际月份收取。3、计算公式：当月账户管理费 = 个人账户总数 * 每户每月收费标准（以与各公司签订账户管理协议为准，依法规一般不超过人民币5元/户/月）。每季度账户管理费等于本季度各月账户管理费之和。三、操作流程1、自中行为年金客户建立计划和账户之日起，系统将根据业务人员录入的收费标准，按月计算应收账户管理费，并根据不同公司的收费周期，在月末、季末、半年末或年末最后一个工作日日终，生成账户管理费缴费告知单。2、业务人员于出表日后的下一个工作日，从业务管理系统的报表管理中打印账户管理费缴费告知单，并审核表单上各项内容无误后，加盖账户管理业务章，以信函、传真、扫描或邮件方式发送相关公司。3、业务人员随后应与公司确认是否收到账户管理费缴费告知单，并核相应交费金额。4、公司实付手续费后，各分行经办人员应通过手工转账方式将账户管理手续费记入委托代理手续费中“5394年金账户管理费”核算码下。5、转账完毕后，经办人员在业务系统的手续费管理功能模块下调出公司应交费记录，录入到账日期和到账金额，系统自动完毕核销解决。6、每月月结时，系统生成账户管理手续费催收清单，业务人员根据登记表在下月办理手续费催收。上述5、6两项待系统进一步完善后进行，待总行告知。四、内控要点及注意事项1、为保证年金相关业务账户管理费的收取及时、准确、无误，各分行应严格执行本操作规程。2、如客户不能如期或完整缴纳账户管理手续费，各分行应及时进行催收。3、委托人为我行存款客户时，鼓励分行采用与其签订相关协议，由客户预先授权，我行按期积极借记的方式收取账户管理费。第十章 信息披露一、披露原则为保护公司和受托人的知情权，根据公司年金基金管理试行办法，账户管理人应定期向受托人、委托人和有关监管部门提交公司年金基金账户管理报告，并提供公司年金基金账户信息的查询服务。二、披露内容1、业务单证办理完第三章至第九章的相关业务后，根据不同的业务性质和业务流程，按照受托人和委托人的规定系统将出具相应的业务单证及时送达接受方。相关业务的表单格式见附件，具体出具时间和方式见相关业务操作流程。2、定期报告（1）账户管理人至少向公司员工提交的定期报告有：个人年度对账单；（2）账户管理人至少向受托人提交的定期报告有：账户管理报告（季报、年报）等。按规定，季报应在季度结束后10个工作日内出具，年报应在年度结束后30个工作日内出具。季报和年报包含的内容重要有：账户管理人基本信息、计划账户管理情况、计划信息登记表、计划成员权益报告、重大事项报告等。账户管理报告参考格式见附件10-1。（3）向监管提交的报告：公司年金基金账户管理业务报表；该报表每季度由总行向人力资源和社会保障部报送，格式见附件10-2。 3、网站查询所有公司和个人客户可以登录中国银行门户网站（）进入年金客户服务专用网站进行必要的查询。4、电话查询目前CallCenter已在部分分行投产，这些分行所在地区的客户通过拨打95566可查询年金相关信息。未投产的省市则需要拨打010-95566进行查询。第3条、第4条涉及的查询方式详见中国银行股份有限公司公司年金网上查询系统操作手册（见附件10-3）。5、其他信息披露渠道涉及自助终端查询、柜台查询、年金专用存折查询等，已在部分分行实现。第十一章 档案管理一、档案管理范围本操作规程所指的档案是指从事账户管理运营工作时发生的，解决各类业务的依据、采用某种解决结果的往来函件、业务解决结果的凭据等各类纸质和电子文献。涉及但不限于：账户管理协议、操作流程备忘录、监管部门审批文献、年金方案、以及在建账、信息变更、缴费、支付、投资及收益分派、转移、账户管理费收取等各业务环节发生的业务往来函件、指令、原始业务数据等。二、档案管理原则1、中国银行账户管理业务档案按业务发生所属地实行属地化管理。即总行负责总行本部年金运营业务活动中所发生的各类函件、数据的归档和保管,分行负责本地区年金运营业务活动中所发生的各类函件、数据的归档和保管。2、账户管理业务档案应属于长期保存的业务档案。按监管部门规定，账户管理业务档案应保存至年金计划结束后2023。各分行可根据实际情况定期将业务档案交本行有关部门统一保管。三、档案分类原则1、纸质和电子文献均按“单一计划”和“集合计划”分类归档。2、每个目录下按项目（公司）设立子目录，集合计划先按合作方进行分类。3、每个项目（公司）的文献夹按公司名称首字母顺序归档。以下分类示例供参考：第一类：单一计划档案（涉及年金、补充养老等各类单一计划产品），按委托人名称第一个字的拼音字母顺序归档。如：G：国机集团档案H：湖北电力档案Z：中国银行股份有限公司档案第二类：集合计划档案（涉及年金、福利计划等各类集合计划），一方面按照合作机构建立子目录，在子目录下再按委托人名称第一个字的拼音字母顺序归档。如：（1）中银国寿，属于该类集合计划的公司再按委托人名称第一个字的拼音字母顺序归档，同上面单一计划。（2）中银平安，同上。（3）中银太平，同上。（4）中银泰康，同上。（5）中银华宝，同上。四、档案建立规则1、按公司或公司计划建立档案。2、纸质档案一方面保存账户管理协议和操作流程备忘录（合用单一计划），随后按照业务发生的时间顺序进行归档。3、电子文献命名规则：日期（YYYYMMDD）文档名称如：“20230122中国银行缴费清单”，其中日期为收件日，或业务解决日。4、电子档案各行可每年建立一个文献夹，按照上述档案分类原则和档案建立规则进行分类归档。以下示例供参考： XXX年XX行养老金账户管理电子档案 单一计划 A公司档案 20230201缴费清单以此类推 集合计划 中银国寿 B公司档案 20230201缴费清单 中银平安以此类推五、纸质档案管理1、纸质档案涉及外部机构发来的和我行对外发出的两类。前者涉及：账户管理协议、操作流程备忘录、以函件、传真形式从外部接受的各类业务解决指令、批复函、备忘录、年金方案、估值表、到账确认、各种表单、说明函等。上述资料是账户运营过程中必备的、据以办理各类业务的凭据资料。后者涉及业务解决各环节需要我行对外出具的相关表单、函件等。2、业务人员对特殊事项自行记录的情况说明或备忘录，需注明日期并签章后存档。3、纸质业务档案要集中存放，按本章所述原则分别立卷管理。具有账户运营职责的部门，要统一配备文献柜，集中存放项目档案卷，保证档案资料完整，归档及时。六、电子档案管理1、电子档案涉及：我行以电子邮件形式从外部接受的各类原始函件、表单以及经业务人员加工整理后可以导入系统的各类电子数据文献；平常业务往来邮件、各类扫描文献、照片文献、数字照相机和摄像机形成的图片文献等。2、基本规定：各分行应有专人负责电子档案的建立和维护，并负责定期集中刻盘保存。业务经办人员需按上述“档案分类原则”和“档案建立原则”及时完整地建立和维护电子档案文献。指定专人管理与外部机构的往来邮件，并定期将收发邮件按日期刻盘保存。第十二章 其 它一、公共账户赎回公共账户赎回是指将公共账户的部分或所有资产从投资组合变成钞票，用以抵缴下期缴费或做公共账户退款的业务。一般情况下，公司超缴账户下的资产不参与投资，用于抵扣下期缴费。账户管理人收到公共账户赎回业务申请后，在系统中选择相应的年金计划、公司计划、账户和投资组合，设定赎回数额或比例，复核通过后于下一个交易日后生效。该业务完毕后不给受托人和公司出具表单。二、账户划转账户划转，即调账，是指将年金资产从一个或多个账户划转到另一个或多个账户的业务。账户划转业务会导致部分账户资产的变动，但对年金基金总资产没有影响。账户管理人收到账户划转申请后，在系统中对指定计划下的指定账户进行账户划转，并出具个人账户调整证明（见附件12-1）（如需要）。公共账户权益分派业务是账户划转的一类。收到公共账户权益分派申请表（见附件12-2）后，在系统中进行指定账户的公共账户权益分派操作，并出具公共账户权益分派单（见附件12-3）（如需要）。三、邮件收发为保证与外部机构互换业务数据的规范性，分行可视情况开设年金账管业务专用邮箱。在账户管理业务运营过程中，各分行应根据本地业务解决的需要自行与各受托人或委托人进行邮件往来，并将往来邮件按日期归档备查。四、工作时效账户管理人在保证操作质量的前提下应尽也许地提高运营效率，严格按照账户管理协议和操作流程备忘录中有关工作时效的规定解决平常业务，不得无端迟延。碰到问题及时与相关方沟通，并及时解决。五、业务专用章授权分行需刻制业务专用章，名称“中国银行股份有限公司*分行养老金账户业务章”，专用章规格及刻制流程参照中国银行股份有限公司印章管理办法规定执行。第十三章 附 则社保及福利类等养老金产品的账户管理