吉林送变电国际公司采购内控管理制度.doc

某电力公司采购内控管理制度为了全面加强国际公司的管理,提高公司管理水平及工作效率,使公司管理更为规范化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度合用于国际公司机关及国外各项目部。本管理制度自发布之日起实行。本管理制度起草单位：吉林送变电国际公司 本管理制度由吉林送变电国际公司负责解释。 目 录第一章、采购内控制度目的 （ 1 ）第二章、采购组织结构形式和授权 （ 2 ）第三章、角色与责任 （ 4 ）第四章、采购流程图解 （ 5 ）第一节 预算流程 （ 5 ）第二节 请购流程 （ 7 ）第三节 采购流程 （ 9 ）第四节 验收流程 （ 11 ）第五节 付款流程 （ 14 ）第六节 国外采购流程 （ 15 ）第五章、操作细则（一般采购） （ 17 ）第一节 请购流程 （ 17 ）第二节 购买流程 （ 20 ）第三节 验收流程 （ 23 ）第四节 付款（报销）流程 （ 27 ）第六章、招投标 （ 29 ）第七章、国外采购操作细则 （ 30 ）第八章、紧急采购 ( 35 )第九章、机关部门采购流程 ( 37 )-1 - 第一章采购内控制度的目的一、在流程涉及的所有人员之间具有明确的职责划分，即责权互相制衡，责权对等和统一。二、符合合用权限的对的的管理批准方式。三、所有采购活动都符合吉林送变电国际公司商业道德准则和其他合用的重要政策、程序、法律和法规。第二章采购组织结构形式和授权一、采购组织结构形式吉林送变电国际公司采用“直线职能制”的组织结构。即在直线制的基础上，再加上相应的职能管理部门，帮助采购经理决策，承担管理的职能。二、一般授权由国际公司总经理授予的办理经常性经济业务的权力。这种权力授予的时间较长，一旦授予，被授权人可以长期行使。一般以岗位责任制或管理文书的形式明确。（一）、采购经理的授权范围1、主持进出口部全面工作，在计划部门提出物资采购计划后，报总经理批准后组织实行，保证各项采购任务完毕。2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，保证公司物资的正常采购量。 3、统筹策划和拟定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。 4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量规定，对公司的物资采购和质量规定负有领导责任。 5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查协议的执行和贯彻情况。 6、按计划完毕各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。 7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。8、在部门经理例会上，定期报告采购贯彻结果。 9、每月初将上月的所有采购任务完毕及未完毕情况逐项列出报表，呈总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。 10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。 11、负责部属人员的思想、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所有员工适应市场经济的快速发展。（二）、国际公司总经理审批金额1、大型机器设总价在 50万以上；材料物资总价在 50万以上2、紧急采购在 20万以上3、其他大宗、重要采购及计划外采购（三）、国际公司经总经理授权的副总经理审批权限1、计划内、不需招标的设备物资（1）、直接采购的设备物资（低值易耗品、办公用品）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款告知单上直接签字审批。（2）、协议或订单采购物资（小型机具、备品备件、大型设备）50万元以下由副总在请购单、订货单、付款告知单、协议上直接签字审批。注：同一项目部一次提请的所有请购单金额合计超过100万元还需总经理审批。2、紧急采购若发生紧急采购，总经理无法亲自审批，采购额度20万元以内由副总审批。3、计划外采购一律经总经理签字审批。三、特别授权1、在特殊紧急情况下，总经理可以授权某部门负责人必要的谈判权力，明确谈判的范围，可以承诺的内容等。2、在紧急采购情况下，授予副总经理直接审批紧急物资的采购。第三章 角色与责任一、关键相关人员请购者（项目部及各管理部门）进出口部费用、资产批准者供应商付款者接受者协议管理者二、不相融职责的分离1、请购者无权批准资金，无权在中国境内不经批准独立采购。2、批准者无权申请采购，执行订单，接受材料物资。3、采购员无权执行未经事先批准的请购单，接受物资和开具发票。4、采购业务的询价岗位与拟定供应商岗位应当分离。5、采购协议的谈判岗位与协议的审批岗位应当分离。6、付款人无权执行上述任何事宜。三、采购责任1、收集市场和产品的相关信息：涉及对施工过程的基本了解，发展潜在的供应商以及对目前和未来供需平衡的了解。2、估计市场形势，从质量、服务、费用和能力方面对供应商加以分析和评估。3、与业务人员一起，就来自每个潜在供应商或已批准供货商的报价、服务和质量等方面制订采购策略，并达成协议，以减少零星订单的数量。4、协商、准备和在核准授权范围内执行采购订单。5、更新供货商名单。6、实行和监督招标过程。7、建立供货商基本数据库，向财务部门提供必要的供货商信息。8、在下订单之前确认单价。第四章 采购流程图解第一节 预算流程图执行日期预算流程图项目编制人计划编制人修改日期批 准审 核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录协议中标预算委员会项目部计划部市场开发部主管领导及相关人员办理相关中标手续及协议。中标告知书、协议项目部项目部经理技术员 计划员根据协议、及施工图纸编制施工图预算计提机具等实需计划。项目部经理签字项目部计划员签字计划部计划部主任计划主任修改审核，并告知生产部召开计划内采购清单确认会。计划主任签字委员会部门组成：生产部项目部财务部计划部进出口部国际公司领导班子纪检委部门人员组成：组 长：韩 强副组长：南宫孝 李晓东 杨建立成 员：刘志平王 勇 廉 钢刘大力杨素梅王艳阳项目部人员投标相关人员1）对中标工程施工预算及物资实需计划进行全面审核。对计划进行审增审减。2）拟定设备及材料等物资在国内国外采购目录。3）拟定需要招标的设备及物资目录。1、“材料实需明细表”，格式见附件一2、由预算委员会成员在审定的预算上签字3、评审小组人员及项目部留存最终的原材料计划（预算）实需登记表，并作为执行采购流程的依据。附件一：原材料计划（预算）实需登记表 附件一：原材料计划（预算）实需登记表项目部： 年 月 日序号计划数（预算）国内采购国外采购备注材料名称单位规格数量单价金额总经理主管财务副总经理主管生产副总经理进出口部主任项目部经理计划部主任制表人：第二节 请购流程图执行日期请购流程图项目编制人计划编制人修改日期批 准审 核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录项目部及其他部门经手人填写请购单项目部经理及部门主管审核主管生产副总审核生产部主任审核总经理进出口部主管财务副总项目部及其他科室经办人要严格按照预算及实际需要如实填写，不得多报、虚报。1、在请购单经办人栏目签字2、请购单格式见附件一项目部及其他科室项目部经理及部门主任对提出请购的物资是否属于预算内进行审核。1、在请购单申购负责人处签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注生产部生产部门主任对所请购的物资的数量、品种是否符合预算进行核对。1、请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注副总经理主管生产副总经理1）对所列物资是否属预算内进行审核。2）对其合理性、合规性进行全面审核。1、 请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注副总财务副总1）审核请购单签字手续是否完备2）是否符合预算及采购常规。1、请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注进出口部进出口部主任1）复核签字手续是否完备2）组织采购1、请购单上签字2、对需要评审的项目在备注处进行标注副总授权范围之外附件一：请购单 附件一：请购单请购单编号： 日期： 年 月 日申请人申请日期项目部/部门币 种资产名称：序号设备名称单位规格型号单价数量估计金额需求日期备注预算内： 是 否 合计推荐供应商：运至：采购因素/说明：备注：总经理主管财务副总主管生产副总纪检部门生产部主任进出口部主任申购部门负责人注：请购单一式四联 第一联项目部 第二联进出口部 第三联财务部 第四联生产部 执行日期采购流程图项目编制人计划编制人修改日期批 准审 核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录进出口部进出口部主任审核单据的合规性。请购单进出口部采购员1、已拟定合格供应商在由采购委员会拟定合格供应商中询价、比价。将询价结果以书面报告形式报送进出口部主任。2、若初次询价需采购委员会新拟定合格供应商名单。3、价格审核员有权规定进出口部门提供3个供应商。假如价格审核员对其价格有异议，有权向其他供应商询价。4、假如价格审核员和进出口部有异议，则由上级审批人对异议进行裁决。询价结果以书面形式记录进出口部进出口部主任采购员报送的询价结果予以审核，初步拟定若干家供应商。进出口部计划部生产部财务部纪检部门主任主任主任主任书记1、谈判分工：计划部从预算；生产部从技术、质量方面予以审核进出口部从价格财务部从付款条件予以审核。2、不相容职责分询价岗位与拟定供应商岗位分离。拟定供应商岗位与协议审批岗位分离。3、进出口部门无权执行未经事先批准的请购单、接受物资、开具发票。谈判会议记录进出口部副总在授权范围内（50万以下无需招标）签订协议，协议额在50万以上由总经理签字保证协议的真实性、合法性、有效性。协议进出口部计划部采购员 进出口部主任价格审核员1、填写订单。2、监督、审核订单的签订符合流程。3、对订单所列物资价格进行审核。4、进出口部主任具体执行购买事宜。订单格式见：附件一在订单签字询价拟定供应商与供应商谈判协议签订与审批收到请购单下订单 第三节 采购流程图 附件一：订购单附件一：订购单订购单订购单编号:订购日期: 年 月 日序号物资名称单位规格数量单价金额 规定到货日期备注请购单编号:合计说明卖方买方价格审核进出口部主任经办人审批签字加盖公章审批签字加盖公章注: 一式四联 供应商 进出口部门 生产部门 财务部门第四节 验收流程图执行日期验收流程图项目编制人计划编制人修改日期批 准审 核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录供应商将货品运到接受地生产部门核对单据核对数量检查质量填制验收单财务部项目部进出口部项目部最终接受资产生产部项目部检查员复核人办理接受“验收单格式”见附件一生产部项目部检察员复核人核对内容：1、订货单2、装箱单3、交货告知单 4、其他单据单据之间是否一致书面记录传真记录电子邮件生产部项目部检察员复核人1、单据与实物是否相符2、若出现数量、质量存在问题，应及时上报进出口部，应按协议约定的解决。验收单生产部项目部检察员复核人1、将验收结果填入“验收单”。2、一式四联，生产部留一联。见“验收单格式”两人分别签字财务部项目部进出口部各部门审核人员其余三联分别报送财务，项目部和进出口部。项目部经手人复核人1、填制收货单2、填制固定资产卡片1、“收货单“格式见附件二2、“接受单签字”附件一：验收单格式附件二：接受单格式验收单验收单编号： 日期： 年 月 日名称规格订货单编号交货厂商订购数量本次交验量实际交验量实收数量退回数量鉴定备注验收部门主管检查员注：一式四联：第一联财务部门 第二联进出口部门第三联生产部门 第四联项目部门 附件二：接 收 货 单接受单编号： 日期： 年 月 日序号名称规格数量质量状况备注验收单编号： 项目部经理： 接受人： 保管人注：一式两联：第一联项目部 第二联生产部第五节 付款流程图执行日期付款（报销）流程图项目编制人计划编制人修改日期批 准审 核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录生产部报送验收单进出口部报送已审核的发票和订单财务部稽核人员财务部主任总经理主管财务的副总或总经理财务部生产部进出口部生产部主任进出口部主任生产部核对验收单并报送到财务。进出口部将供应商提供的发票与订单核对并报送到财务。验收单订单财务部稽核人员1、单据核对内容发票验收单订购单或协议请购单2、核对的目的合法性完整性数字、金额合计的准确性在报销单上稽核栏目下签字财务部财务部主任在稽核人员复核基础上：1、对付款原始凭证进行总复核。2、决定是否应付款。在报销单上财务部主任一栏内签字副总经理副总经理在授权核决权限内审批支付货款。在报销单上签字（见“授权额度表”）总经理总经理总经理：计划外采购紧急采购（20万元以上）重大事项采购（50万元以上）紧急采购订单财务部财务部主任出纳员1、财务部主任负责核算领导签字2、指令出纳员付款第六节 国外采购流程图执行日期国外采购流程图项目编制人计划编制人修改日期批 准审 核流 程执行部门执行岗位及人员权责及说明相关记录项目部经办人提出申请项目经理生产副总生产部经理主管财务副总总经理财务部付款告知项目部按照程序报销项目部经办人根据预算及实需填制请购单。见“请购单格式”项目部项目部经理对请购单的真实性，合理性进行审核。在“请购单”上签字生产部主任1、审核所请购的物资是否符合预算委员会拟定的国外采购物资目录。2、审核所请购的物资及设备的品种、数量是否符合进度的实际需要。3、对请购的物品价格的合理性进行审核。在“请购单”上签字生产副总副总全面审核。在“请购单”上签字主管部门财务副总在副总权限内直接审批。在“请购单”上签字总经理总经理计划外紧急采购重大事项在“请购单”上签字财务部财务部主任根据领导签字下达付款告知单。填制付款告知单并签字总经理或经授权的副总签字项目部项目经理经办人执行国际公司远程报销程序报销单等附件一：付款告知单附件一：付款告知单 付款告知单编号： 项目部 日期： 年 月 日用途预算内预算外申请金额批准金额批准人总经理副总经理财务部主任请购单编号第五章 操作细则第一节 请购流程一、请购主体公司的任何部门及项目都可以填写“请购单”而提出物资或服务的采购申请。二、请购的开立、递送1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参考库存情况开立计划内或计划外请购单，并注明材料的品名、规格、数量需求日期，得到各部门授权主管的批准后，送进出口部门。（请购单格式附后）请购单请购单编号： 日期： 年 月 日申请人申请日期项目部/部门币 种资产名称：序号设备名称单位规格型号单价数量估计金额需求日期备注预算内： 是 否 合计推荐供应商：运至：采购因素/说明：备注：总经理主管财务副总主管生产副总纪检部门生产部主任进出口部主任申购部门负责人注：请购单一式四联 第一联项目部 第二联进出口部 第三联财务部 第四联生产部2、使用者不得批准他自己的请购单。3、假如员工直属领导在海外，则需要从本地主管获得核准，假如主管在外地时还要得到直属主管的电子邮件批准。4、各项目部在提交请购单时，如是计划内采购，其参阅经国际公司预算管理委员会核准的“材料、设备实需登记表”。格式如下原材料计划（预算）实需登记表项目部： 年 月 日序号计划数（预算）国内采购国外采购备注材料名称单位规格数量单价金额总经理主管财务副总经理主管生产副总经理进出口部主任项目部经理计划部主任制表人：5.材料及设备需待试用和检查方能实行者，请购的项目部门应于请购单上注明“试用检查”及“预定试用期限”。6.办公用品的使用部门一般要在请购单上对采购单上对采购需要做出描述，解释其目的和用途。请购单须由使用部门主管审批批准，并须经资金预算的负责人员审核签字后。7.特殊服务项目，如保险、认证、法律和审计服务等，一般由公司最高负责人审批。三、对于请购物资的预算管理预算是公司的目的及其资源配置和经济活动计划的数量说明，并用货币形式进行具体的、系统的反映。国际公司应当加强采购业务的预算管理。一方面应设立专业的计划预算管理部门执行计划、预算的职能。对于预算内采购项目，具有请购权的各项目部门应严格按照预算进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由项目部调整或追加计划后经国际公司全面预算委员会重新议定后才允许请购、采购。四、请购的审批（一）原则对请购单进行严格审批是通过请购单控制物资请购的关键。由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批，不同类别的请购单由不同的主管核准，不同的请购额也要由不同层次的主管核准，从而明确各自的责任。（二）、核决权限1、装饰性材料1.1请购金额预估在 50万元以下，由主管财务副总核批；1.2请购金额预估在50万以上，由总经理核决；2、其他设备及物资审批权限参照“装饰性材料”3.招标采购物资由预算委员会审定（三）进出口部门在接到各部门请购单及材料物资实需单后，应当负责检查请购书上申请项目是否与计划相符，各明细项目是否填列齐全。审核无误后，进出口部门主管在请购单上签字并经主管副总经理或总经理签字后执行下一采购流程。 第二节 购买流程一、采购实行的控制1、采购数量的控制1.1审查请购数量是否在控制限额范围内。1.2检查物品使用和劳务接受部门的负责人是否在请购单上签字批准。2、采购方式的控制2.1直接采购进出口部门直接向供应商询价，并向最低报价单位购买，双方不需要签订书面采购协议，往往是即时结清。此方式合用金额较小、无需书面比价的存货。国际公司对低值易耗品、办公用品 类物资可采用此种购买方式。2.2比质比价采购买方市场条件下，单位工程采购小组通常要选择三家以上的供应商，就质量、价格、供货期进行对比分析，在符合采购物资质量标准的前提下，选择价格最低的供应商。国际公司对小型工具设备、大宗物资可采用此方式。2.3订单或协议采购根据底价的资料、市场的行情、采购数量的大小和付款期的长短，单位与供应商就采购数量、价格、供货期等条款达成一致，签订书面供货协议，按照约定条款供应和结算。这种方式合用于采购数个量较大、金额较大需要选择可靠供应商的物资。国际公司对 大型设备、交通工具采用此方式。2.4招标采购（详见招标文献范本）2.5紧急采购（在第节有专门论述）3、供货对象的控制3.1进出口部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商索取供应物品的质量、价格、折扣供货期和付款条件等资料，并据以选择对单位最有利的供应商。3.2对采购项目的评审（1）由进出口部门对请购单提请审议的项目进行预审和提供相关资料。（2）对请购单提请审议的项目需成立评审小组。负责对采购项目的相关资料进行分析及审议，一般涉及进出口部门、项目部门、生产部门、纪检部门、财务部门。评审小组成员如下：小组组长： 韩 强副组长 ： 李晓东 南宫孝 杨建立组 员 ： 刘志平 王 勇 廉 钢 杨素梅 王艳阳 （3）评审会议召开时间。进出口部对评审项目相关资料准备完毕后，即提请组长召开评审会，组长不在提请副组长召开评审会。（4）决定评审项目。涉及：基本情况 生产能力 技术水平 质量认证 价格标准 售后服务 付款条件（5）会议决议及记录评审会议产生的决议由进出口部负责记录并贯彻执行，会议记录由参会人员签字生效，并由进出口部保管。（6）、进出口部应建立供应商数据库，健全合格供应商资料档案。4、采购价格的控制采购价格是公司采购控制中的核心问题国际公司根据实际情况可通过四种方式获得采购价格。4.1招标采购详见“招标文献范本”4.2定价采购在预算时，直接指定该种类的采购方式。市场物资短缺或采购数量巨大时，采用这种方式。4.3比价采购 将数家厂商提供的物资的价格、质量、供货期等进行比较，在不影响质量的前提下，向成本最低者采购。由进出口部门两个人以上去执行。办公用品、低值易耗品4.4询价采购采购人员选取信用可靠的厂商将采购条件讲明，并询问价格或寄询价单请对方报价，比较后进行采购。（大型设备、机具多采用此方式）采购价格对整个采购过程来说非常关键。一个合适的、公允的价格可以通过以下几个方面来实现：1）多渠道询价：多方打听市场行情，涉及市场最高价、最低价、一般价等。2）比价：要分析各个供应商提供资料的性能、规格、品质规定、用量等才干建立比价标准。3）自行估价：自己成立估价小组，由采购、技术人员、财务人员组成，估出符合品质规定的、较为准确的低价资料。4）议价：根据低价的资料、市场的行情、供应商用料的不同、采购量的大小、付款期的长短等与供应商议定出一个双方能合理接受的价格。5、订单的控制5.1规定（1）根据协议法以及相关法规与供应商签订正式订单。（2）预先对每份订单进行编号，为保存、解决、检查等提供方便。（3）订单向供应商发出前，必须有专人检查该订单是否有授权人签字，是否有经批准后的请购单。（4）订单的副本应分别提交给验收部门、财务部门，进出口部门存档。（5）由专人复查购货订单的编制过程和内容。其中特别对价格的复查尤为重要。要将价格同过去的标准或市场平均价格相对照，以保证订单价格的合理性。5.2控制点（1）、采购价格审核。由采购订单之外的专门人员负责采购价格的审核，所有超过规定的价格必须要通过单位负责人的特殊审批。（2）、协议审核。按单位审批权限的规定，不同的订单有不同的管理层批准；协议的特殊条款必须由专门的律师或法律顾问把关，以保证没有重大纰漏。（3）、登记采购单订单应及时归档，归档时一并检查已解决的订单是否连续编号；定期汇总所有被取消和修改后的订单，编制报表。5.3订单格式订购单订购单编号:订购日期: 年 月 日序号物资名称单位规格数量单价金额 规定到货日期备注请购单编号:合计说明卖方买方价格审核进出口部主任经办人审批签字加盖公章审批签字加盖公章注: 一式四联 供应商 进出口部门 生产部门 财务部门二、设备采购管理制度1、为了保证我公司设备采购工作的顺利进行，使引进工作正常化、规范化、特制订本制度。2、采购设备是一项重要、严厉的工作，各级人员必须高度重视，以严厉的态度进行此项工作。3、采购设备必须遵循上级主管单位及本公司的有关规定。4、采购工作必须坚持原则，秉公办事，维护公司的利益。坚持综合考虑“质量、价格、交货期、付款条件、售后服务”五个方面，要竞争，择优选取。5、采购工作必须根据公司制定的发展规划和工程项目的协议额度，结合公司实际情况有计划地进行。6、设备引进工作要在总经理的统一领导下进行。由总经理授权的副总经理主持项目的招标和谈判。公司设立设备引进小组，由总工程师任组长，总工程师办公室、进出口部、项目部、财务部具体承办。7、设备引进项目由项目部提出，然后交引进小组审定，报公司总经理批准后，由引进小组组织有关人员进行项目的招标和谈判。8、需要招标或询价的项目，必须通过讨论拟定招标、询价的对象。9、开标、议标和谈判必须指定专人记录。记录资料必须妥善保存。10、进出口部负责编制协议书并完毕其他商务事项。11、工作人员必须严格遵守公司的有关情报和机密。任何人不得单独与供应商接触谈及项目的实质性问题，更不能向对方泄露公司拟定的标底和谈判策略，任何人不得将我方的重要信息以任何方式告知对方。12、对于违反上述规定者，视情节轻重，给与相应的处分；触犯刑律的，交司法机关追究其刑事责任。第三节 验收流程购入商品的验收工作一般由独立于请购、采购和会计部门的人员担任，这既控制了购买环节的业务活动，又控制了存货的管理工作，起到了双重控制的作用，验收部门的控制责任重要在收到货品的数量和质量方面，应根据订货单上的数量和质量规定独立地检查收到的货品。但根据国际公司的实际情况，一般是由项目部提出请购并验收，其业务流程要经历以下环节：一、流程（一）执行部门及人员由生产部门1、凭证审核收货部门将货品到达单位