外销企业销售部管理制度.doc

销售部管理制度总 则一、根据公司加强部门内部管理的规定，特制定销售部管理制度。二、本制度制定的原则是：公正、公平、对己对人、对上对下。三、本制度的内容涉及：销售部组织架构及岗位职责、行为规范、资料管理、协议管理、销售指标管理、销售回款管理、销售工具的使用领用管理、销售提成制度，销售人员的绩效管理方案。四、制度的目的是为了提高工作效率、规范工作流程，使每个人的才干得到充足的发挥。五、本制度为试行草案,尚有不尽完善与不尽合理之处，在正式制度出台之前，销售团队成员必须服从和遵守。六、本制度合用于销售部全体员工七、本制度自制定之日起开始执行。销售部组织架构及岗位职责一、销售部组织框架 二、销售部岗位职责（一）销售副总岗位职责1、业务职责（1）参与制订公司营销战略。根据营销战略制订公司营销组合策略和营销计划，经批准后组织实行。（2）负责重大公关、促销活动的总体、现场指挥。（3）定期对市场营销环境、目的、计划、业务活动进行核查分析，及时调整营销策略和计划，制订防止和纠正措施，保证完毕营销目的和营销计划。（4）根据市场及同业情况制订公司新产品市场价格，经批准后执行。（5）负责重大营销协议的谈判与签订。（6）主持制订、修订营销系统主管的工作程序和规章制度，经批准后施行。（7）制定营销系统年度专业培训计划并协助培训部实行。（8）协助总经理建立调整公司营销组织，细分市场建立、拓展、调整市场营销网络。（9）负责分解下达年度的工作目的和市场营销预算，并根据市场和公司实际情况及时调整和有效控制。（10）定期和不定期拜访重点客户，及时了解和解决问题。（11）代表公司与政府对口部门和有关社会团队、机构联络。2、管理职责（1）组织建设参与讨论公司部门级以上组织结构；拟定下级部门的组织结构；当发现下级部门的岗位设立或岗位分工不合理时，要及时指出问题，作出调整，并告知人事部门。（2）招聘及任免用人需求 提出直接下级岗位的用人需求，并编写该岗位的岗位职责和任职资格，提交给总经理确认； 确认直接下级提交的用人需求（含岗位职责和任职资格），并提交总经理确认。面试 进行直接下级岗位的初试； 进行直接下级的直接下级岗位复试，并做最后拟定； 组织参与面试的人员。不合格员工解决 提出对不合格直接下级的解决建议，提交总经理确认； 确认直接下级提出的对不合格员工的解决建议，提交给人事部。（3）培训提出对直接下级的培训计划，提交总经理确认；确认直接下级提出的培训计划，提交人事部门。（4）绩效考评提出直接下级的绩效考评原则，提交总经理确认；根据总经理确认的绩效考评原则，与人事经理商讨并拟定绩效考评方法；对直接下级进行考评，并进行考评沟通。将考评结果提交人事部。（5）工作沟通汇总工作报告，并与总经理进行信息沟通，同时将这些信息传递到直接下级；负责将公司的政策、原则、策略等信息，快速、清楚、准确地传达给直接下级；拟定书面的交互式的工作通报制度，与直接下属进行沟通。（6）激励建议下级部门和直接下级的激励原则，提交总经理确认；根据总经理确认的激励原则，与人力资源部经理商讨并拟定激励方法。（7）经费审核与控制依据财务制度审批下级部门的各项花费，并确认支出的合理性；监督并控制下级部门的费用支出，并向总经理进行费用月报。（8）工作报告定期将自己的各项工作及下级部门工作以书面的形式向总经理报告。（9）表现领导能力指导、鼓励、鞭策下级，使下级能努力工作；有办法提高下级的工作效果和工作效率；能为下级描绘公司的战略意图和远大前景。（二）国内部岗位职责1、国内部经理岗位职责（1）负责国内市场开发及公司LED产品销售（2）负责国内部行政管理，组织协调国内部各项平常工作。（3）负责本部门工作时间管理、人员安排，管理、监督本部门工作纪律。（4）负责本部门员工工作行为、形象规范管理。（5）制定各阶段销售目的，根据市场状况及时调整销售策略及销控计划，策划组织实行各项销售工作。（6）组织安排销售动态分析，分析项目的市场、广告、客户等回馈信息，为公司决策提供依据。(7) 根据公司年度销售计划，制定具体的营销策略，并组织实行。（8）协调配合销售代表与客户的谈判，监督接待、谈判签约等销售进程，促进成交，审核协议条款。（9）组织每周销售例会，总结销售情况。（10）负责组织业务培训及考核。（11）制定并组织销售业务流程、监督实行。（12）负责促销活动的组织与管理工作，并对促销效果进行评估（13）制定并组织填写各类销售记录报表，监督建立客户档案管理。（14）解决各种突发事件，完毕公司交办的其他工作任务。（15）负责销售工作的具体推动，并监督检查销售计划的执行（16）负责销售回款的管理，保证销售回款及时（17）负责组织销售渠道的拓展与维护工作（18）负责根据销售计划制定销售费用预算并进行销售费用控制（19）负责组织客户关系管理工作2、销售代表岗位职责（1）遵守公司一切管理规章制度，告知，通告，办法和工作程序。（2）维护公司利益，树立公司形象，在于客户交往中保持诚实可靠，不亢不卑的态度。（3）义务实诚信的工作态度从事本职工作，认真及时完毕公司领导和销售部经理下达的任务和计划。 （4）根据销售部经理整体工作安排和销售计划，科学，合理制定每周，每月工作和销售计划，努力实现和超越预定目的，并及时做好相应工作总结，以便改善下一阶段工作。（5）严格按照销售部经理制定的拜访频率走访客户与客户保持良好的客情关系，在工作中不断提高自身业务水平和谈判技巧。（6）根据销售部经理规定积极开拓新市场，缩小产品覆盖的盲区，不断完善产品的销售网络。协助经理保证完毕计划销售额，并保证项目利润率。（7）在销售部经理规定的时间内，将产品销入所辖区域各级市场，各种渠道，并深度分销。（8）密切关注所辖区域客户的经营状况和资讯情况，并及时采用有效的防范措施，最大限度地减少公司经营风险和供应商风险。（9）做好所辖区各级市场的维护工作，按照上级规定做好产品陈列工作，协助经理保证每月的项目回款、发票正常收回，并根据产品销售状况和客户回款状况控制好发货数量。（10）明确所辖区域对账，结款流程和账期，并将变更情况及时反馈给供应商，准时对账，结款，做到准确无误，避免供应商出现少款现象。（11）与客户签订协议时要谨慎，不要因出现文字上的漏洞而导致不必要的协议损失。（12）在与客户洽谈业务时，应严格遵循公司价格政策，不得自作主张超越公司制定的标准，以免出现市场价格混乱和冲货现象。（14）根据市场情况向经理提出促销申请和方案，在得到批准后，认真做好促销的执行和管理工作，以免导致公司营销资源的浪费。不折不扣的完毕公司和区域促销计划，并把效果反馈给上司。（15）不得泄露和出卖公司业务机密。（16）协助部门经理完毕标书制作。（17）积极完毕新产品推广任务。（18）做好销售协议的签订、履行与管理等相关工作，以及协调解决各类市场问题。（19）汇总与协调货源需求计划，以及制定货源调配计划。.（20）接待来访客户，以及综合协调平常销售事务。3、销售助理岗位职责（1）负责公司销售协议及其他营销文献资料的管理、归类、整理、建档和保管工作。（2）负责各类销售指标的月度、季度、年度记录报表和报告的制作、编写，并随时答复领导对销售动态情况的质询。（3）负责整理、归纳市场行情、价格，以及新产品、替代品、客源等信息资料，配合销售代表完毕产品分析报告，为部门销售代表、领导决策提供参考。（4）协助销售代表做好客户的接待和电话来访工作；在销售人员缺席时，及时转告客户信息，妥善解决。（5）负责客户、顾客的投诉记录，协助有关部门妥善解决。（6）协助部门经理做好部门内务工作。（7）妥善保管电脑资料，不泄露销售秘密。（8）负责录入销售人员员工档案信息并及时更新，随时更新本部门员工的联系方式。（9）配合人事部门做好本部门员工的绩效考核。（10）完毕销售部领导临时交办的其他任务。（11）将协议中的相关资料及时、准确的录入电脑（同时作复核），以便能随时查到某客户的姓名、性别、联系方式、价格等资料；同时还应在财务的协作下将客户的交款情况录入电脑，便于销售部在掌握客户的应交、已交款情况后及时催款。(12) 完毕协议结束前的所有准备工作，如：设备说明书、合格证、相关鉴定报告、各种附件资料等。（三）国外部岗位职责1、国外部经理岗位职责（1）负责公司国际贸易系统的整体运营，完毕公司的对外贸易年度经营目的；（2）建设和管理高素质国际贸易团队，带领团队完毕各项目的、任务；（3）建立健全管理制度体系，并组织、实行、监督；（4）部门各阶段工作计划的制定、执行、监督、调整及总结；（5）建立健全国外贸易网络体系，制定并规划进出口业务流程，根据下属收集的重要信息数据进行分析，开发国际新客户、拓展海外市场，及推广销售公司产品；（6）组织国际售后服务体系建设，提高顾客满足度；（7）构建信息渠道，全面负责国际进出口市场信息的收集和反馈；（8）负责公司国际客户的接待，关系维护；及国际项目的谈判；（9）负责签订大宗贸易协议及监督协议执行； （10）协助总经理完毕年度销售目的； （11）负责公司产品海外的品牌建设。（12）制定部门工作计划及相关预算，全面负责外贸部门的平常管理工作及整体工作协调； 负责外贸市场的规划（13）建设和管理外贸团队，对团队人员进行培训和整体规划； （14）带领团队实现销售目的；（15）组织每周销售例会，总结销售情况。（16）负责组织业务培训及考核。（17）制定并组织销售业务流程、监督实行。（18）负责促销活动的组织与管理工作，并对促销效果进行评估（19）制定并组织填写各类销售记录报表，监督建立客户档案管理。（20）解决各种突发事件，完毕公司交办的其他工作任务。2、外贸业务员岗位职责（1）配合公司的所需，及时作好翻译工作（2）熟悉产品，对产品有所掌握，并能独立分析其组成和给予准确的报价（3）熟悉产品在市场上的定位，找出报价时的不同（4）独立开发客户，对外贸流程了解，对产品的规格、质量等都能给客户及时的答复（5）能有随机应变的能力，解决好客户的疑问，并努力下单（6）妥善保管客户的资料，有条理的归档（7）提交季度业务汇总和年度总结（8）提高自身产品知识、英语和业务能力（9）在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候，及时向客户提供我司最新产品信息和产品目录（10）解决好与各部门的关系，并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态（11）负责对外联络业务，向国外推广和销售公司产品；（12）按外贸规定传递相关的客户规定,制作和办理各种结汇所需单据；（13）负责国际来宾的接待和公司内部翻译工作；（14）负责公司各网站平台的平常维护和信息更新；（15）负责信息调研、搜集、整理，涉及市场信息、客户信息、合作伙伴信息等；（16）部门内部档案的制作、整理、记录和归档；（17）完毕上级安排的其他工作。（18）收集一线销售信息和用户意见,对公司销售策略、广告、售后服务、产品改善、新产品开发、等提供建议供公司参考。 3、跟单员岗位职责（1）在公司业务流程运作过程中以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单贯彻的情况，（2）严格把握“报价单”，精确地报出产品国际销售价格。如发现报价单上有疑问时，应及时上报。（3）负责外贸定单在公司内部计划、生产、包装、运送等过程的跟踪；（4）生产过程应跟踪、验货，做到质量保证。（5）可以独立制作整套单据和相关的检查证明等，做好租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等，并独立联系货代，将货品安全送入仓库（6）及时告知客户和货代有关货品装运的情况（7）在接到客户需求后及时安排好生产打样工作。要按照客户的规定，并以书面的形式具体列出打样明细单。打样单上应严格注明打样的货号、原料、包装规定、彩印规定、颜色搭配、产品图片、唛头等以及工艺做法。（8）如打样需新购原料或辅料，应书面告知采购部申请购买，如涉及到新模具或其他需要开模的样单，需要总经理签字批准方能答应客户。（总经理不在时，由总经理指定人员签字）。（9）样品完毕后，应仔细审核样品，寄出前，必须先拍照存入电脑档案。做好产品留样工作。假如是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，都需要按照公司规定特殊情况需由总经理决定。（10）积极积极与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应及时查询客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即和客户联系，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的也许。（11）对客户在销售和使用过程中提出或出现的问题 ,应做好记录，接受客户的投诉信息。帮助或联系有关部门妥善解决，以保证客户满意。（12）催收应收回的款项。（13）退税核销要及时，将所需全套资料送给财务办理（14）掌握、了解市场信息，开发新的客源，做好售后服务。行为规范一、本着“客户第一，客户是上帝”的客户理念，本着“团结合作”的集体精神，任何一位客户都是公司的客户，都是每一位工作人员的客户，任何人不得以不是自己的客户为由拒绝、怠慢客户，也不得以自己的客户尚未接待完毕而不管不问，违者处以100元罚款，违规三次者予以除名。二、销售代表假如在客户进门时或客户提问时正在接听电话，应立即站立起向客户点头致意，并用手语向客户示意：请稍等，请那边坐。既不可怠慢电话征询的客户，也不可怠慢面前的客户。三、对待客户彬彬有礼，与客户狭路相遇请客户先行，积极为客户开关门，打断客户与别人的谈话前先致歉。四、销售代表应以和气的态度与客户接触，并注意服装仪容之整洁。五、保守各项销售计划、营销政策等商业机密，不得泄漏别人。六、销售代表不得无端接受客户的招待，更不得在工作时间饮酒。七、销售代表应熟悉公司产品的特性，可以随时解答客户关于产品性能、规格、价格的问题。八、销售代表对待客户的抱怨应忍让，不允许与客户发生冲突。九、销售代表应定期拜访客户，收集市场信息，重要涉及以下内容。（一）产品质量的反映。（二）客户使用情况及满意度。（三）竞争产品使用情况及满意度。（四）有关行业动态信息。十、销售代表离职除依照公司相关规定办理手续外，必须做好以下资料的移交工作。（1）所负责的客户花名册。（2）应收账款清单。（3）领用的公共物品。十一、经济协议章是公司唯一合法的经济协议类印章，由销售助理负责管理，任何人在未得到专管人和销售经理批准前，不得带离销售部办公室，否则罚款50元，如发生后果，自负一切经济及法律责任，同时罚款1000元。资料管理一、资料内容（一）送总经理资料。（二）公司下发文献。（三）会议纪要。（四）内部资料。涉及一般资料和重要资料（需长期保存）。（五）活动方案。涉及公司内部及对外举办的各种活动细则，实行方案，样本等。二资料的管理（一）销售助理负责本部门的资料管理工作，部门经理进行监督和督促。（二）销售助理作为资料的管理人，应及时做好资料的收集、整理、归档，保证资料的完整、对的和安全。（三）每周销售计划、每月销售计划由各销售代表定期完毕，完毕后立即交给销售助理，销售助理定期汇总，提供应相关领导和相关部门，分项目存档。（四）协议书的管理。详见协议的管理。（五）设备售后资料。长期保存。注意事项：（1）每份资料编写目录，建立借阅签字制。（2）特别注意以下资料的保存，如跟客户签署的易引起争议的书面资料，如何同变更情况说明；（3）涉及保密的邮件要打印出来后妥善管理，邮件删除。（4）电脑主机要加密，密码应定期更换，除经理、助理以外人员使用需经上一级领导批准。协议管理一、填写（一）由经办的销售代表填写，如该经办人员不在，由部门经理安排人员填写，该被安排的工作人员有义务保质、保量地完毕，否则将作为负责人受到处罚。（二）笔迹要工整、清楚，使用黑色钢笔或签字笔。如发现笔迹潦草、模糊者，用笔不合规定者，一份罚款50元。（三）协议内容的填写。协议涉及：主协议、附加补充协议、附件图纸等。严格执行规定的单价、付款时间、既定的条款，如出钞票额的优惠，付款时间的延长，协议条款的修改，补充条款的增长等被视作特殊协议，特殊协议需报上一级评审。填写不得有空白栏，无内容填写应用“/”划去，否则导致后果者自行承担一切后果。（四）协议签写的程序。协议文本先由销售助理做标准协议评审，经销售代表填写后需销售主管复核签字，复核内容涉及协议书每一条、每一款，各项数据是否对的无误，是否签字盖章完毕，附图是否对的，特殊协议是否有特殊协议评审记录等。原则上协议一式三份，客户、公司财务、销售部各一份，销售部保存的一份由销售助理核查后存档管理，根据实际情况协议份数可增减。二、管理(此工作由销售助理承担，部门经理进行监督)（一）协议的管理。1销售助理每月5日前将上一月的所有协议原件编号整理成册。2所有协议应作为机密资料保存，不得遗失，不得将信息告诉别人；3、除公司领导、销售经理、销售主管、协议经办人员以外，其别人员查看协议须经主管批准，借阅须签字。销售指标管理销售指标是评价销售人员业绩的重要参考依据，由销售部经理负责组织制定。一、销售部经理在设定销售指标时，需要参考以下因素。（一）近期人均销售量；（二）同类公司人均销售量；（三）市场需求变动情况；（四）公司销售政策的调整等。销售指标可以因地区、产品的不同而分别设定。销售指标在执行过程中变更必须经销售部经理批准，否则按正常销售指标核定业绩。销售回款管理一、销售人员收到客户的货款应当天缴回，若因特殊因素不能缴回，应电话告知销售部经理。销售人员不得以任何理由挪用货款，否则追究其责任。二、销售人员应以公司核定的客户信用额度为标准，超过授信额度出货的，公司将追究相关人员的责任。三、货品变质或出现瑕疵可以退换，但不得退货或抵缴货款。四、销售人员必须在与客户约定的结款日与客户结款，不得延迟。五、如收取的货款为支票，应及时交财务部办理拖收。销售工具的使用、领用管理一、销售部所有办公用品由销售助理统一领取。二、新进试用期的员工，初次领用个人平常办公用品，须向销售部经理提出申请，经批准后视岗位情况核算发放。三、销售人员须购买非平常性办公用品时，须拟定计划书（急需物品除外）。经销售部经理审批后，由专人购买。四、销售人员应在核定的范围内报销手机费用，超过标准的，需经销售部经理审批。五、摄相机、照相机、录音机等电器的领用，由领用人提出申请（注明用途），由销售部经理批注后办理。销售提成制度一、销售人员提成制度：公司将销售人员的收入分为固定工资及销售提成两部分内容，销售人员有一定的销售定额，当月不管是否完毕销售指标，都可得到基本工资即底薪；假如销售员当期完毕的销售额超过设立指标，则超过以上部分按比例提成。用公式表达如下：个人提成=（当期销售额一销售定额）提成率或个人提成=（当期销售额一销售定额）* 毛利率 提成率二、内勤人员提成制度：公司事先拟定本部门本月所有销售业绩总和，然后在本月结束后，按业绩总和的%作为内勤人员的提成或奖金。公式表达如下：个人提成或奖金=部门全月销售额%销售人员绩效管理方案一、总则（一）目的为了使销售人员明确自己的工作任务和努力方向，让销售管理人员充足了解下属的工作状况，同时促进销售系统工作效率的提高，保证公司销售任务的顺利完毕，特制定本方案。（二）合用范围本方案重要合用于对销售助理及销售代表的考核，考核期内累计不到岗时间（涉及请假或其他各种因素缺岗）超过三分之一的人员不参与考核。（三）使用本方案得出的绩效考核结果将作为销售助理及销售代表的薪酬发放以及晋级、降级、调职和辞退的依据。（四）原则1. 定量原则。尽量采用可衡量的量化指标进行考核，减少主观评价。2. 公开原则。考核标准的制定是通过协商和讨论完毕的。3. 时效性原则。绩效考核是对考核期内工作成果的综合评价，不应将本考核期之前的行为强加于本次的考核结果中，也不能取近期的业绩或比较突出的一两个成果来代替整个考核期的业绩。4. 相对公平原则。对于销售人员的绩效考核将力求体现公正的原则，但实际工作中不也许有绝对的公平，所以绩效考评体现的是相对公平。二、考核周期（一）月度考核每月进行一次，考核销售代表当月的销售业绩情况，销售助理的工作配合及完毕情况。考核时间为下月1日5日，由部门经理于10日前交至财务部门，财务部门依据考核结果按照销售人员薪酬激励制度进行薪金发放。（二）年度考核一年开展一次，考核销售人员当年112月的工作业绩，销售助理的工作绩效。考核算施时间为下一年度1月10日1月20日。由部门经理报销售副总审批后于30日前交至财务部门，财务部门依据考核结果按照销售人员薪酬激励制度进行年终奖等发放。三、考核机构（一）销售人员考核标准的制定、考核和奖惩的归口管理部门是公司销售部。（二）考核结果上报销售部部门经理或营销副总审批后生效。四、绩效考核的内容和指标对销售人员的考核重要涉及工作绩效、工作态度、工作能力、三部分内容，其分值分别设立为：工作绩效占45分；工作态度占20分；工作能力占25分。其具体评价标准参照销售部员工绩效管理表格（附件）所示。五、考核算施程序（一）由公司销售部安排相关人员对销售人员进行评估。（二）考核期结束后的2个工作日内，销售部部门经理完毕考核表的统一汇总，并发给销售人员本人进行确认，如有异议由销售部部门经理进行再确认。确认工作必须在考核期结束后的第3个工作日完毕。（三）考核期结束后的第4个工作日，销售部部门经理完毕个人考核表的汇总记录。（四）考核期结束后的第5个工作日，销售部部门经理将本部门员工个人考核结果发给其上级主管，将整体登记表提交公司总经理和财务部门，财务部门依据考核结果按照销售人员薪酬激励制度进行薪金发放。六、考核结果的运用根据销售人员的年度绩效考核的总得分，公司对不同绩效的销售人员进行销售级别与薪资的调整，具体调整方案如下表所示。考核得分薪资调整销售级别调整90（含）以上基本工资基本工资2.0建议升2级80（含）90分基本工资基本工资1.5建议升1级或不变60（含）80分基本工资基本工资1.0建议不变50（含）60分基本工资基本工资0.2建议降级，给予一定考察期50分以下基本工资基本工资0.4建议辞退