科技有限公司档案管理制度.doc

科技有限公司档案管理制度1 范围 本标准规定了科学技术研究档案(以下简称科研档案)、产品档案、设备仪器档案、基本建设档案(以下简称基建档案)、会计档案、员工档案及行政、经营、生产技术、党群档案材料的形成、积累、整理、归档、分类、编目、案卷排列规定及档案、技术资料的开发和提供运用规定。 本标准合用于科技有限公司的档案管理工作。2 引用标准和法规文献 中华人民共和国档案法 档发字199423号 外商投资公司档案管理暂行规定 国档发199122号工业公司档案分类试行规则 开发运用科学技术档案信息资源暂行办法 会计档案管理办法3 定义 3.1 公司档案: 是公司在经济活动和社会活动中形成的所有档案的总和, 其构成以科技档案为主体,涉及产品、设备仪器、基本建设、科研、生产技术、员工、会计、经营管理、行政管理、党群工作共十大类档案。3.2 科技档案: 是指本公司科学研究、生产技术、设备仪器和基本建设等活动中直接形成的有保存价值, 并按一定的归档制度作为真实的历史记录, 集中保管起来的科技文献材料(涉及图纸、照片、科技影片、磁盘、录音带、录象带、报表、文字材料或备份等)。3.3 科技文献材料: 是指本公司科学研究、生产技术和基本建设等活动中正在产生和使用着的图样材料, 文字材料, 目录、表格材料及外来技术资料。3.4 产品档案: 是指产品在开发设计、工艺、工装、 加工制造、生产定型验收等全过程中形成的具有保存价值归档备查的不同形式载体的文献材料。3.5 科研档案: 是指在科学研究过程中直接形成的具有保存价值并归档的文献、图表等不同形式的科研文献资料。3.6 设备仪器档案: 是指设备仪器从购置( 或设计制造 )、安装、调试、使用、维修、改造、更新、报废的全过程中形成的图样、文字说明等归档备查的所有文献材料。3.7 基建档案: 是指基本建设工程项目(含新建、改建、扩建、工程维护及技术改造),从可行性研究到建成投产( 使用 )全过程中形成的具有保存价值的通过整理归档的, 不同形式和载体的文献材料。4 档案管理职责4.1 本公司档案管理工作, 在总裁领导下, 由管理推动部设立综合档案室负责统筹、协调、组织、管理全公司档案工作。4.2 综合档案室负责各职能部门文献材料的形成、积累、整理、归档的业务指导。4.3 综合档案室负责各类档案、技术资料的收集、整理、鉴定、保管、记录、复制、发放和提供运用。3.1 综合档案室负责收集国家颁发的技术标准，及时换版、复制、发放，并进行跟踪受控管理。4.3.2 综合档案室负责收集技术资料,建立信息网络,编制技术参考资料,提供运用服务。4.3.3 档案管理人员在设备开箱、产品鉴定、工程竣工验收、科研成果发布时到现场, 收集掌握第一手资料，接受应归的技术文献资料。4.4 各职能部门兼职档案员负责本部门职责范围内文献资料的收集、积累、整理、并按规定期间移交综合档案室归档。5 档案管理内容与规定5.1 档案材料的形成与归档5.1.1 凡是记述和反映本公司生产技术、基本建设、设备仪器、产品、科研、经营、行政、财务管理等活动, 具有工作考察、科学研究、经验总结、技术交流等作用的科研、产品(含引进产品)、基建、设备仪器、标准法规、计量、专利、认证、检测类科技文献材料(图样、图片)电子文献(软盘、硬盘), 均应整理归档。5.1.2 科技文献材料的形成随着着科研、生产、基本建设的进程而形成，并贯穿于科研、生产、基本建设活动的全过程，各有关部门应在各自的职责范围内做好属于归档的技术文献材料的积累工作。5.2 各类文献资料的归档范围和保管期限见 QG/SL 24.15-02附录A、附录B和附录C、D、E、F、G、H、I、J及附录K(标准的附录)。 5.3 各类文献材料的归档时间和规定5.3.1 产品档案归档时间5.3.1.1应归入产品档案的科技文献材料分别以样机、小批试制、产品定型鉴定为阶段配套归档到综合档案室。5.3.1.2产品定型鉴定后的设计、工艺、工装文献材料整理成套及时归档到综合档案室。 5.3.1.3 公司技术标准类科技文献材料出(改)版后,及时归档到综合档案室。5.3.1.4 应归入标准法规计量方面的科技文献材料，可在科技文献材料形成后十日内归档到综合档案室；应归入专利、认证档案的科技文献材料，在取得专利权和认证合格时将有关科技文献材料配套归档到综合档案。5.3.1.5 引进产品的档案资料,负责引进的工作部门收到后,应及时交综合档案室归档5.3.1.6 引进产品的技术协议书(技术协议)一旦形成,负责该引进工作的部门应及时将原件交综合档案室归档,本部门留存复印件。5.3.2 设备仪器档案归档时间5.3.2.1设备仪器开箱时应告知档案室人员参与,并将随箱科技文献材料及时接受归档。必要时由档案室负责复制两卷套, 提供安装调试使用。公司内任何部门和个人都不得扣留这类应归档的科技文献材料。5.3.2.2 设备仪器购置、验收和安装调试文献材料分别在设备仪器投入安装调试前和安装完毕投入正常使用前交综合档案室归档。5.3.2.3 设备仪器在使用过程中形成的有保存价值的科技文献材料, 如: 大、中修记录,重大事故解决意见等, 应定期归档到综合档案室。5.3.3 基建档案的归档时间5.3.3.1基建工程项目在竣工验收后一季度内,将所有竣工图、技术文献交综合档案室归档。竣工图一律加盖竣工章, 审签手续齐全。凡以施工图代作竣工图的, 由施工单位按制图规定, 负责在原施工图上进行补充修改, 注明修改部门和更改标记, 并附上设计变更告知单和施工说明, 加盖“代竣工图”标志后, 由基建项目负责人审核, 签署归档。5.3.3.2 负责组建新的产品生产线、新建车间等工作的领导和技术人员, 应做好筹建、投入试生产阶段的科技文献材料的形成、积累工作。上述工作完毕后, 应将全套科技文献材料及时移交综合档案室归档。5.3.4 科研档案归档时间 5.3.4.1 科研课题已完毕并通过鉴定后或评审取得获奖凭证后,及时归档。课题负责人在取得用户反馈信息等文献后应及时交档案室归档。5.3.4.2 应归入科研档案的专利文献,在取得专利权后及时将有关的文献材料归档。5.3.4.2 取得负结果或因故中断的科研课题,在批准中止时应及时归档。5.3.5 其它档案归档时间 5.3.5.1出国考察人员在回厂后一月内写好考察报告和整理好带回的科技资料, 交综合档案室归档。5.3.5.2各种管理(生产技术、行政、经营、党群四大类)工作中形成的文献材料, 在次年初分别由各部门兼职档案员整理后交管理推动部文书员, 由其进行分类、组卷、装订成册,移交给综合档案室。5.3.5.3 会计档案资料, 在年终结束后, 暂由财务部保存一年, 期满后移交综合档案室。5.3.5.4 声像档案在各项活动结束后, 由活动部门将正片、副片整理后, 交综合档案室。5.3.5.5 无纸化办公、网上运作形成的电子文献（软盘、硬盘）及随机带来的系统硬盘、设计文献更改后的磁盘等，应将备份后的磁盘及时移交综合档案室归档。5.3.6 归档规定5.3.6.1 归档的科技文献材料必须符合完整、准确、系统的规定。5.3.6.2 归档的科技文献材料, 应符合有关管理标准的规定, 编号对的, 内容齐全, 统一用纸的格式; 书写必须用碳素墨水或兰黑墨水, 不允许用纯兰墨水、红墨水和园珠笔,规定字体工整、笔迹线条清楚、审签手续齐全。5.3.6.3 归档的科技文献材料必须是原件, 各业务部门只能留存复印件。 5.3.6.4 归档的科技文献材料, 移交单位必须填写移交清单一式两份。经验收后, 交接双方在移交清单上签字。 5.3.6.5 归档份数: 一般归档一份, 重要或使用频繁的科技文献材料可酌加份数。5.4 档案技术材料的分类与编目5.4.1 分类5.4.1.1 分类原则：保持档案的有机联系，便于科学管理和开发运用。5.4.1.2 分类方法：产品、科研、设备仪器、基建档案分别以独立的产品项目、科研课题设备仪器的种类、独立的基建工程项目档案为单位进行分类；会计档案以凭证、帐薄、报表为单位进行分类；文档以文献材料的问题、内容分类。5.4.2 编目5.4.2.1 采用国家档案局工业公司档案分类试行规则档案一级类目的标记符号和编号。产品档案为 E ，科研档案为 F ，基建档案为 G ，设备仪器为 H ，会计档案为 I员工档案为 J ，党群、行政、生产技术、经营管理分别为 A、B、C、D 。5.4.2.2 二级类目按产品型号、科研课题、基建项目、设备仪器种类、会计档案类别设立，文书档案按问题设立，编号用阿拉伯数字表达5.4.2.3 三级及三级以下类目设立与编号,根据实际情况而定。5.4.3 编制档号(分类号)：档号由国家工业公司档案标记符号、类号、属类号和案卷顺序号组成。类号、属类号与案卷号之间加隔号“.”，编号型式如下： 产品档案 E . xx . xx . xx 卷顺序号 三级类目号(产品种类或型号)二级类目号 档案标记符号(一级类目号)科研档案 F. XX. XX . XX 案卷顺序号三级类目号(项目或课题)二级类目号档案标记符号(一级类目号)基建档案 G . XX . XX . XX 案卷顺序号 三级类目号 (工程性质或建筑项目)二级类目号 档案标记符号 设备仪器档案 H . XX . XX . XX 案卷顺序号 三级类目号 (设备仪器的种类或型号)二级类目号 档案标记符号 会计档案 I . XX . XX . XX 案卷顺序号 三级类目号 (会计形式)二级类目号 档案标记号文书档案 A.B.C.D . XX . XX . XX 案卷顺序号 三级类目号 (问题或组织机构)二级类目号 档案标记符号(一级类目号)5.5 档案材料的技术规定5.5.1 文字材料技术规定5.5.1.1 文字材料(申请、报告、批复、任务书等）必须具有标题、正文、签章和日期四个要素。 A 标题力求简明扼要,能准确地反映文献材料的内容; B 署名应签作者(单位或个人)的真名和全称,字体应规范,易于辨认; C 时间是材料的最后形成时间,是经领导批准日期。5.5.1.2 档案文字材料的幅面,采用国家标准A4书写或印刷,文献材料左则要留出20mm宽装钉线。5.5.1.3 会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计文献材料统一使用国家财政部门统一印刷的中外合资公司表式，签字和印章要清楚。5.5.1.4 照片档案以幅为单位标注文字说明,反映该幅照片的事件、摄制时间、地点、摄制者等。5.5.1.5 电子文献以盘为保管单位,每盘磁盘应加放封面和卷背标签,并按规定项目填写清楚，字体规范。5.5.2 图纸技术规定5.5.2.1 基建档案的图纸幅面格式,执行国家建工部建筑规范中规定的幅度面规格。5.5.2.2 其它科技档案(产品、工艺)的图纸幅面格式，执行机械制造图国家标准GB126-74中有关规定。5.5.2.3 本公司形成的各种图纸必须有本部门负责人、审核者、描图者签字，工程部负责人签字。科技档案的图纸标题栏置于图纸的右下角。5.5.2.4 基建档案每张竣工图都要与实际相符、并加盖竣工图章。5.5.2.5 各类图纸上签署的必须是本人真名,字体规范易于辨认。5.5.3 档案库房技术规定5.5.3.1 根据国家关于档案库房温、湿度规定标准，库房内温度应控制在14-20C范围内，湿度应控制在50至65范围内，并保持温、湿度的相对稳定。5.5.3.2 控制措施:搞好环境绿化,配备降温设备,采用温度计或普通干湿球温度计对库内温度进行监测等。5.5.4 档案检索工具技术规定5.5.4.1 编制检索工具应本着分类与主题并举的原则,配套编写档案总目录、分类目录、案卷目录、卷内文献目录、专题目录、全综介绍、档案指南等。5.5.4.2 查全率,即检索某一专题的所有档案材料（X）与有用的档案材料（W）的比例。表达为查全率 1005.5.4.3 查准率,即检索某一专题所有档案材料（）与其中有的材料（）比例,表达为查准率1005.6 国家技术标准、公司技术标准的管理5.6.1 国家技术标准根据国家技术情报所的换版告知进行技术标准的复制、发放、回收、销毁和提供运用。5.6.2 公司技术标准根据广东科龙的换版告知单进行更改、换版、复制、发放、回收、销毁和借阅。5.6.3 国家技术标准、公司技术标准的复制、发放一律加盖受控章、受控号、发放日期章和“借用标准”。各部门不得私自复制标准。5.6.4 各部门在领取标准时必须携带旧标准,否则,拒绝发放新标准.5.6.5 各部门领取标准,须经工程部、管理推动部领导签字后，到综合档案室办理领用手续。5.7 档案材料的整理和保管5.7.1 为了便于保存和查找, 科技档案必须分门别类系统整理。科研按课题、产品按型号(或专业)、设备按机型、仪器按台类、基建按工程项目、其他按专题分类, 并按其自然形成规律和内在联系组成保管单位。绝密部分单独组卷, 单柜保存。5.7.2 各类的底图采用平放, 兰图折叠成四号图幅, 装入卷、册、袋、盒内保管, 缩微胶片和胶卷采用平片保管或成卷保管。5.7.3 案卷排列要便于查找、提卷。柜内案卷排列应从上至下, 从左至右。柜架排列要按档案十大类排放整齐, 并贴上标签, 注明存放档案的种类号及内容, 以便查找。5.7.4 各类科技档案要定期检查, 保证帐、卡、物相符和科技档案的完整、安全。其总数、新增数、报废数、借阅( 查阅 )数量及人次每年都要进行一次记录。5.7.5 综合档案室对重要的科技档案应当复制副本, 分别保存。以保证在非常情况下科技档案的安全和提供运用。5.7.6 档案库房不允许非档案部门人员进入, 严禁易燃品和食物放入库房。库房要做到整齐清洁, 并配有防火、防盗、防虫、防光、防鼠、防尘、防潮设施和应急措施。5.7.7 保管期限分永久( 廿年以上 )、长期( 十至廿年 )、短期( 十年以下 )三种。5.8 档案技术材料的鉴定5.8.1 公司以管理推动部牵头, 由综合档案室、工程部、生产部、质管部、财务部等部门成立科技档案鉴定委员会, 定期对科技档案进行鉴定。拟定科技档案的保管期限和划分密级, 提出销毁项目清单。5.8.2 销毁档案资料必须严格掌握, 慎重从事, 销毁前要造具清单, 提出销毁报告,清单要有鉴定委员会签字, 经主管副总裁审批。5.8.3 档案资料的销毁, 必须在审批手续齐全后, 与保卫部门联系, 两人以上现场销毁。5.9 档案材料的运用与交流9.1 档案管理人员要了解本公司科研、生产、基建的基本情况, 编制出适合工程技术人员和技术管理人员需要的检索工具和参考资料, 如: 产品、科研成果、基建工程简介等, 积极有效地开展科技档案的运用工作。 5.9.2 已归档的档案, 一般只在档案室查阅, 并只限查阅本专业范围内的档案材料。查阅者必须办理登记手续, 爱惜档案材料, 不得涂改、拆卷。特殊情况要借出档案室, 需经档案室批准; 借阅秘密、机密级档案材料, 需经档案室所在部门的领导批准; 借阅绝密件档案, 需主管副总裁批准。5.9.3 对于积极积极开发与运用档案, 为发展公司生产、提高产品质量、减少物质消耗和增长经济效益做出奉献的人员, 公司应给予表扬和奖励。 5.10 档案管理现代化 档案管理现代化是公司现代化管理的组成部分, 要列入公司现代化管理的整体计划中统筹考虑。6 检查与考核6.1 本标准由综合档案室组织工程部、质管部等有关部门负责实行。6.2 本标准的实行由管理推动部综合档案室负责检查和考核。 附录: 附录A 科技有限公司产品档案归档范围及保管期限 附录B 科技有限公司科研档案归档范围及保管期限 附录C 科技有限公司基建档案归档范围及保管期限 附录D 科技有限公司设备仪器档案归档范围及保管期限 附录E 科技有限公司标准化法规检测认证档案归档范围及保管期限 附录F 科技有限公司行政管理档案归档范围及保管期限 附录G 科技有限公司会计档案归档范围及保管期限 附录H 科技有限公司生产技术档案归档范围及保管期限 附录I 科技有限公司经营管理档案归档范围及保管期限附录J 科技有限公司员工档案归档范围及保管期限附录K 科技有限公司党群管理档案归档范围及保管期限 附加说明: 本标准由管理推动部起草并解释。 本标准修订人: 本标准审定人: 本标准批准人: 附录A ( 标准的附录 ) 科技有限公司产品档案归档范围及保管期限序号归 档 范 围永久长期短期一产品设计技术文献材料1上级对产品开发的指导性文献2技术、经济市场调查、考察报告3专题分析报告、专题会议纪要4技术任务书或建议书、技术协议、协议、批复5研究实验大纲6研究实验报告7设计计算书8技术设计说明书9技术经济报告10标准化审查报告11试制总结12试制鉴定大纲13鉴定证书、审批文献14产品图样、包装图样15产品零部件、包装明细表, 零部件分类汇总表16重要零部件质量特性分析表17产品使用说明书18产品装箱单19引进产品按协议(协议)提供的全套设计类文献材料二工艺文献材料1工艺方案2产品零部件工艺路线表、工艺流程图3工艺规程、守则、作业指导书4工艺关键件明细表5外协件明细表6材料消耗工艺定额明细表7工艺规程目次8工艺总结9关键工艺问题解决纪要10专用工装设计文献三产品质量检查技术文献材料1产品检查大纲2各种类型的实验、分析报告附录A ( 标准的附录 )科技有限公司产品档案归档范围及保管期限 序号归 档 范 围永久长期短期3重要质量问题分析报告及重大质量问题解决纪要4不合格品申请回用单5产品型式实验报告6用户质量反馈意见7产品质量专检、行检及总结材料8产品合格证明书四产品创优文献材料1产品创优计划和措施2优质产品申请材料、审批材料、优质产品证书、奖状、奖杯、奖章等五产品认证文献材料1认证申请文献2现场检查组成员任命书、检查计划3检查评估报告4审批发证文献5认证有效期内的情况通报、监督检查文献6认证有效的暂停、撒销文献7认证依据性文献附录B ( 标准的附录 )科技有限公司科研档案归档范围及保管期限序号归 档 范 围永久长期短期一科研准备阶段1项目申请书、委托书、技术任务书、协议书或合同及审批文献2调研报告、可行性分析报告3方案论证、方案审查报告或纪要4方案论证、方案审查报告或纪要二实验研究阶段1实验大纲、各类实验纪录及检测报告2关键工艺、配方3工艺、关键工艺设计文献4产品图样5样机试制报告、安装调试纪录、试运营纪录及报告三总结验收阶段1研制工作总结2专利申请文献、专利证书、公证书3论文、著作4鉴定申请、批复或评审、验收测试报告5项目费用计算材料6经济效益、社会效益及凭证材料7用户意见四成果申报奖励阶段1科技成果报告表2成果奖励申报材料3获奖凭证材料五推广应用阶段1生产定型鉴定文献2用户信息反馈六其他1环保审查文献2与课题密切相关的请求、批复, 会议记录和来往函件附录C ( 标准的附录 ) 科技有限公司基建档案归档范围及保管期限序号归 档 范 围永久长期短期一基本建设项目依据性文献1建议书及批复2申请报告、审批文献3决议、决定、会议纪要、指导性文献二可行性研究文献1可行性研究报告及批准文献2项目评估报告3环境预测4设计任务书及批准文献三设计基础材料1工程地质、水文地质勘测报告2工程地形测量报告3水文、气象、地震情况调查报告4单项工程协议5工程选址报告及审批文献6规划建筑红线图、坐标图四设计文献1设计方案2技术设计3施工图设计4技术秘密材料、专利材料5设计计算书6总体规划设计7设计评价、鉴定及审批文献五工程管理文献1征用土地申请及批准文献2工程承包、协议协议书、招标、投标、租赁文献3施工执照六施工文献1开工报告、工程技术规定、技术交底、图纸会审2施工方案、计划, 技术措施、安全措施3原材料、管线、设备、仪器合格证, 构件出厂证明4建筑材料实验报告5设计更改, 材料、零部件、设备代用报告6施工定位测量、地质勘测7土、岩实验报告, 基础解决、基础工程竣工图8隐蔽工程记录9工程质量事故解决意见 附录C ( 标准的附录 ) 科技有限公司基建档案归档范围及保管期限序号归 档 范 围永久长期短期10分部、分项、单位工程质量评估11系统调试、调试记录、鉴定记录12阶段性竣工报告、竣工验收报告七竣工文献1竣工验收报告2所有竣工图3工程现场照片、影片、录像材料4项目质量评审材料5竣工验收会议文献及会议决议八生产技术准备、试生产1设备试车、运转、检测记录2安全操作规程、事故分析报告3试生产产品质量鉴定报告九财务、资产管理1工程预算、决算2交付使用的资产文献3概算调整4建设单位的总帐、明细帐记帐凭证和原始凭证十引进项目文献1谈判协议、协定书2谈判记录3协议和协议附件4国外各设计阶段的文献5技术问题来往函件6国外设备材料检查文献7国外人员现场提供的技术材料十一其他文献材料1抗震加固图纸及文献2扩建、改建图纸及文献3维修管理文献4房屋普查、登记文献5房地产确权文献第 14 页 共 26 页附录D ( 标准的附录 ) 科技有限公司设备仪器档案归档范围及保管期限序号归 档 范 围永久长期短期一设备仪器购置阶段1设备仪器购置申请书及批复2大、精、稀(含引进)设备购置项目建议书、经费预算、可行性分析报告和审批文献3设备仪器购置协议或协议4设备仪器购置中的谈判记录、谈判文献二设备仪器验收阶段1设备仪器开箱验收单或验收记录2装箱清单3随机文献三设备仪器安装调试阶段1设备安装任务书、安装规程2安装基础竣工图3设备仪器精度检查、调试、试车记录4安装验收移交单或验收记录四设备仪器使用管理阶段1操作及安全技术规程2履历表3保养登记表4事故报告及解决意见5备件消耗记录五设备仪器维修阶段1大修申请书及审批文献2修理前检查记录3维修记录病历卡4易损零部件测绘图六设备仪器报废申请书附录E ( 标准的附录 ) 序 号归 档 范 围永 久长 期短 期(一)123(二)12345678(三)12(一)12标准法规制(修)订文献标准法规制(修)订前期文献课题规划、计划课题任务书 课题调研报告 标准法规编制报批文献意见征求稿送审稿 审查会议记要 编制说明 报批稿贯彻措施报批签署单 等效采用国外标准原文、译文标准法规制(修)订后期文献获奖文献标准法规出版物 专利文献专利申请文献申请书 委托人代理书 科技有限公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限 第 16 页 共 26 页QG/SL 24.15-02附录E ( 标准的附录 )科技有限公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限序 号归 档 范 围永 久长 期短 期345(二)1234567(三)123(四)123(五)说明书、附图、摘要 规定优选权声明权利规定书 专利申请的审查和批准文献实质审查申请书 专利材料 陈述意见书 审定合格告知专利证书、公告复审申请书起诉书 专利的期限、终止和无效文献受于专利权告知 专利权放弃告知专利权无效申请书及其公告专利实行的强制许可文献 实行的强制许可协议及其公告 实行的强制许可协议及其公告起诉书专利权的保护文献 第 17 页 共 26 页 附录E ( 标准的附录 ) 科技有限公司标准法规检测认证档案归档范围及保管期限序 号归 档 范 围永 久长 期短 期123456789(一)12(二)(三)1234计量文献 检定期间预约告知原始记录、历史记录卡(履历卡)检定检测报告单 合格证 记录材料报废文献 政策性文献 计量管理文献计量标准 检测文献接受任务及方案制定阶段文献 国家或部