监理项目资料的分类.doc

监理资料的分类（十类）
1.合同管理（A类）
a. 监理委托函或中标通知（A-1）
b. 建设工程监理委托合同、补充合同（协议）（A-1）
c. 建设工程施工中标通知书、承包合同（总包合同、分包合同）、补充合同（协议）（A-2）
d. 施工承包招标、投标文件（A-2）
e. 其它合同（如采购、勘察等）（A-3）
f. 承包单位资质证明材料、项目管理部组织架构、管理人员及特种作业人员的资 格证和上岗证，测量人员资格证及上岗证、测量仪器的年检证（A-4）
g. 工程临时延期申请、审批资料（A-5）
h. 合同纠纷处理资料（A-6）
2.勘察、设计文件（B类
a. 设计图纸（B-1）
b. 地质勘察报告（B-2）
c. 图纸会审记录（B-3）
d. 设计变更（B-4）
e. 工程洽商记录（B-5）
f. 工程变更汇总表（B-6）
3.监理准备阶段文件（C类）
a. 要求业主提供的项目批文包括：建设单位规划许可证、放线手册、施工图设计文件审查意见、质量、安全监督登记表、施工许可证（C-1）
b. 工程开工报告（C-2）
4.项目监理作业文件（D类）
a. 监理规划（D-1）
b. 分部分项工程监理细则、进度控制监理细则、投资控制监理细则、监理旁站方案（D-2）
c. 监理组织机构（D-3）
d. 总监任命书、总监代表授权书、监理组公章启用文件、见证取样授权书（D-4）
e. 人员资格与上岗证（D-5）
f. 人员岗位职责（D-6）
g. 监理工作制度（D-7）
h. 政策性文件、规定，规范、规程等（D-8）。
5.施工阶段质量控制文件（E类）
a. 施工组织设计、施工方案及审批资料(E-1)
b. 施工测量资料(E-2)。包括测量交桩记录、规划验线资料、施工控制测量资料，施工放线资料等。
c. 工程材料/构配件/设备的报验与质量证明文件、试验检验资料、见证记录（E-3）
d. 见证记录汇总表（E-4）
e. 见证记录（E-4）。指未收集在“工程材料/构配件/设备报审表”内的（如钢筋连接力学性能试验，砌筑批荡砂浆配合比设计，砌筑砂浆抗压强度试验，铝合金窗及幕墙“三性”试验，外墙砖抗拔试验，室内环境检测等安全功能试验等）报验与质量证明文件、试验检验资料。
f. 旁站监理记录（E-5）
g. 隐蔽工程验收资料（E-6）
h. 分项工程验收资料（E-7）。报验申请表、隐蔽工程验收记录、检验批、分项工程验收记录表。其中检验批不需归入监理档案。
i. 中间验收资料（E-8）。报验申请表，档案资料及核查记录表、验收记录表、验收会议纪要。
j. 工程竣工验收文件（E-8）。单位（子单位）工程竣工预验收资料，单位（子单位）工程竣工验收资料竣工验收备案表及竣工验收报告。
6.施工阶段进度控制资料（F类）
a. 施工进度计划（F-1）。总进度计划、年度季度月度计划等及审批资料。
b. 工程临时延期申请、审批资料（F-2）。
c. 关于工程进度的指令、报告等（F-3）。
7.施工阶段造价控制资料（G类）
a. 施工预算（G-1）
b. 涉及造价的各类变更资料（G-2）
c. 工程签证、台帐（G-3）
d. 费用索赔资料（G-3）
e. 计量与支付资料、台账（G-4）
f. 工程竣工结算报批文件（G-5）
8.监理记录（H类）
a. 监理日记（H-1）
b. 监理月报（H-2）
c 监理工程师通知（除安全管理外）及回复（H-3）
d. 监理工作联系单（H-4）
e. 会议纪要（H-5）
f. 备忘录、其它函件（H-6）
g. 监理工作报告、总结（H-7）
h. 收发文登记表
9.安全生产、文明施工监理资料（K类）
a. 公司安全生产管理制度，项目安全监理责任书，安全监理机构设置、安全监理工作制度、安全文明施工监理细则，项目监理人员安全培训证（K-1）
b. 项目开工安全生产条件检查表，承包单位安全保证体系的审查及相关资料（K-2）
c. 承包商安全管理人员资质证、安全员证及特种作业人员上岗证（K-3）
d. 文件规定有要求的机械设施）准用证与检验报告（如井架物料提升机、附着式升降脚手架、塔吊、外用电梯、安全网等）（K-3）
e. 专项安全技术、文明施工方案与应急救援预案及审批资料（K-4）
f. 监理组织的安全检查评分结果及相关资料（K-5）
g. 与安全管理有关的监理工程师通知单及相关资料（K-5）
h. 安全监督站等管理部门发出的抽检情况通知书的及回复。（K-6）
i. 工程竣工施工安全评价书及安全资料审查记录（K-7）
j. 安全事故调查、处理资料（K-8）
10.其它文件（M类）
a. 公司内部文件（M-1）
b. 其它文件、函件（M-2）

工程监理资料归档工作制度(修改稿) 05.7.10.
1 归档文件的范围及分类
1.1 工程前期文件（留复印件）
征地红线图、
固定资产投资项目计划通知书（国有资产项目称为立项批文，外资项目称为计划投资批文）、
规划设计要点、
建设用地规划许可证、
所有报建复文（批文）、
中标通知书、
工程监理审批表（或工程监理许可证、各地区称谓不一）、
地质报告。
1.2 合同（协议）文件
工程监理合同。
1.3 工程监理文件（留原件）
会议纪要、
备忘录、
监理工程师通知、
工程暂停令、
测量核验资料
质量缺陷与事故的处理文件、工程款支付证书、索赔审批表等）
监理规划、
监理细则、
监理日记、
监理月报、
工程项目施工阶段质量评估报告、
监理工作总结
由工程监理组发出的涉及工程竣工备案的文件。
1.4 业主就本工程的开展发给（抄送）公司及工程监理组的各类文件、通知，应特别注意归档那些规定由业主负责上报备案的工程竣工备案文件，详细见本制度附件：监理部[2002]05号文件。
此部分文件应尽可能留原件，如为复印件时，应注明原件的保存单位。
1.5 承包商就本工程的开展发送及报送工程监理组的各类文件，包括
分包单位资格报审表、
设计交底与图纸会审会议纪要、
施工组织设计（方案）报审表、
工程开工/复工报审表、
检查试验资料、
隐蔽工程验收资料、
报验申请表、
工程竣工报验单。
此部分文件除个别外应留原件，如为复印件时，应注明原件的保存单位。
1.6 设计单位就本工程的开展而发出的相关文件与通知。
1.7 其它文件资料
凡与所监理的工程项目有关的文件，如相关的政府部门和质监站发的文件等，可视具体情况选择归档。
1.8 工程照片
反映工程奠基、开（竣）工典礼情况的照片、工程建成后的内外景观照片、重要部位及隐蔽工程照片、反映工程一定时期形象进度的照片等。

2. 组卷要求
2.1 分类：将文件资料按本规定第二条的要求分门别类进行立卷，并将同一类的文件资料按序号或时间先后顺序排列。对于不全的文件资料应设法补齐。
2.2 尺寸：档案资料统一用A4纸，若采用透明便签或尺寸不足的纸张应裱补或复印，超出尺寸的采用折页方法统一尺寸。为便于装订，尽量不要将文件打孔，对已打孔的，应在整理资料时修补好。档案资料立卷后，厚度为1.5公分，最厚不超过2公分。同一类文件，在资料多时可分为多个案卷。
2.3 文字说明：归档后的档案应附有总目录、卷内目录及说明等，总目录、卷内目录及说明等应简明易读、字体端正、整洁清楚，并采用打印机打印。
2.4 装订：档案整理完成后，用号码机进行编号，并用装订机装订。装订前要去除文件上的金属物分上中下三等份装订，档案封皮采用公司指定的档案专用文件夹，成品应整齐、美观、结实。
2.5 资料员应在已装订完成的档案封面上签名以示负责，项目总监应对档案资料进行审核并签名。
3. 资料归档的时间要求及归档资料的保存期限
3.1 归档的文件，各项目组应在本工程完工后的一个月内将归档文件资料按本制度要求装订好，移交公司监理部，并对档案上交的时间予以登记。
3.2除上述要求归档的文件之外的有关质量记录，以及对工程可能出现争议、评定有影响的监理过程中形成的文件，亦应进行整理，另行装订成册，交监理部保存，保存期限为3年。
3.3 归档文件保存期限见下表

序号
归档文件
监理单位保管期限
1
监理规划
短期
2
监理实施细则
短期
3
监理部总控制计划等
短期
4
监理月报中的有关质量问题
长期
5
监理会议纪要中的有关质量问题
长期

6
工程开工/复工审批表
长期
7
工程开工/复工暂停令
长期

8
不合格项目通知
长期
9
质量事故报告及处理意见
长期

10
有关进度控制的监理通知
长期
11
有关质量控制的监理通知
长期
12
有关造价控制的监理通知
长期
13
工程延期报告及审批
长期
14
费用索赔报告及审批
长期
15
合同争议、违约报告及处理意见
长期
16
合同变更材料
长期
17
监理工作总结

18
专题总结
短期
19
月报总结
短期
20
工程竣工总结
长期
21
质量评价意见报告
长期

说明：保管期分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

附件：
做好工程竣工验收及备案资料归档工作的通知
监理部[2002]05号
根据省建设厅2001年3月23日颁发的《广东省房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收及备案管理实施细则》（以下简称细则），为完善监理工程竣工档案资料，以利于公司资质年审、升级，以及支撑公司的经营工作，现对以上两类工程的竣工验收及备案资料归档作如下要求：
一、 须归档的资料：
1、《细则》附表十二
（1）房屋建筑工程：单位（子单位）工程质量验收记录（穗验建设-1-12）及附件：《单位（子单位）工程质量验收纪要》。
（2）市政基础设施工程：单位（子单位）工程质量验收记录（穗验建设-2-10）。
2、《细则》附表十三：建设工程质量验收意见书（穗验监督-1-13）。
3、《细则》附表十五：建设工程竣工验收报告（穗验建设-1-15）。
4、《细则》附表十六：建设工程竣工验收备案表（穗验建设-1-16）。
二、以上归档资料应为原件。由于《细则》中要求的资料份数没有考虑监理单位，因此，总监/总监代表应要求承建单位多做一份原件， 并向有关单位做好解释工作。如确实有困难，可在复印件上加盖有关单位的红印。
三、由于目前工程竣工验收后至备案完成的时间较长，为不影响公司相关工作的正常开展，总监负责归档资料的跟踪收集工作。完成一份资料后及时交监理部一份，另复印一份用于监理资料归档，监理部登记后交总工室存。
四、实施工程竣工验收及备案制度后，政府主管部门仍未对监理企业年审、升级时应提供的工程竣工证明文件有明确的要求。在有关具体的要求明确后，公司将会对本通知作补充完善。
五、本通知从下发之日起实施。另所有在本通知下发之前已完工的执行工程竣工验收及备案制度的工程，均应按本通知要求完成归档资料的收集工作。
05年7月10日

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