药业采购与付款管理制度.doc

物资采购与付款管理制度（试行）

目录
第一章 总 则 2
第一条 目的 2
第二条 范围 2
第三条 职责 2
第四条 名词解释 2
第二章 采购与付款的职责与权限规定 2
第五条 采购职责与权限规定 2
第六条 采购与付款业务各环节的执行原则 3
第七条 采购与付款业务中各部门的职责划分 3
第三章 物资的请购 4
第八条 物资的请购流程 4
第四章 供应商的选择、评估与管理 5
第九条 供应商的选择 5
第十条 供应商的评估与管理 5
第五章 采购协议的签订、执行与管理 6
第十一条 采购协议的签订 6
第十二条 采购协议的执行 6
第十三条 采购协议的管理 6
第六章 物资采购的信息化管理 7
第十四条 物资采购的信息化管理 7
第七章 采购物资的验收与入库 7
第十五条 采购物资的验收 7
第十六条 采购物资的入库 8
第八章 采购物资的结算与付款 9
第十七条 付款申请 9
第十八条 付款申请的审批 10
第十九条 应付帐款的管理 10
第九章　附则 11

第一章 总 则
第一条 目的
为保证公司物资采购与付款的安全，规范物资采购与付款行为，控制采购成本，保证采购物资质量，建立健全公司内部控制系统，制订本制度。
第二条 范围
本制度所涉及的内容重要涉及：职责与权限规定、物资的请购、供应商的选择、评估与管理、采购协议的签订、执行与管理、物资采购的信息化管理、验收与入库、采购结算与付款管理等。
第三条 职责
公司各级负责人对采购、付款业务内部控制的建立健全、有效实行以及以上活动的真实性、规范性负责。
第四条 名词解释
本制度所称物资，是指生产及经营使用的原辅料、包装物、低值易耗品、劳保用品、终端用品、办公用品、公司公寓生活用品、周转材料、固定资产等。工程项目、无形资产的购置另行规定。

第二章 采购与付款的职责与权限规定
第五条 采购职责与权限规定D
（一）原则上：
公司所有的物资采购归属于采购部门（涉及采购协议的签订），其他任何部门无采购权。
（二）特殊情况（如时间紧急）：
1、可由采购部门授权其他部门或人员采购，但采购部门仍承担管理责任。
2、被授权部门或人员应当在授权范围内执行审批、采购或付款业务，不得超越权限办理。
3、对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门或授权人报告。
4、严禁未经授权的机构或人员擅自办理采购与付款业务。
（三）重要的和技术性较强的采购业务：
应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而导致严重损失。
第六条 采购与付款业务各环节的执行原则
（一）为防范经营风险，加强内部监督与审核，提高公司内控能力，应互相分离的不兼容岗位至少涉及：
1、请购与审批；
2、询价与拟定供应商；
3、采购协议的订立与审批；
4、采购与验收；
5、采购、验收与相关会计记录；
6、付款审批与付款执行；
（二）同一部门或个人不得执行采购与付款业务的全过程。
第七条 采购与付款业务中各部门的职责划分
（一）物资需求部门：
根据年初预算和月度计划，按照《关于重要经济事项审批程序、核决权限及协议签订的有关规定》花红政字[2023]45号文（以下简称《经济事项规定》）的规定填制并逐级审批《经济事项申报审批表》，并对所需求物资使用的合理性负责。
（二）采购部门：
负责本公司所有物资采购的组织和管理工作，对公司的供货商进行评价，编制《合格材料物资供应商名录》，并对供方的供货业绩定期进行评价，建立供方档案，负责审核请购部门递交的《经济事项申报审批表》，审核并签订采购协议，实行材料物资采购的全过程。
（三）财务部：
负责对采购物资的品种、规格型号、数量、单价、金额以及采购协议(或订单)合法性、规范性、预算的执行情况进行审核，对所购物资的会计解决、付款负责。
（四）法务部门（法务专员或律师）：
从法律的角度保证采购协议(或订单)条款的合法性、规范性以及协议的严谨性。
（五）质量部及使用部门：
向采购部门提供所采购物资的技术标准和质量标准，对所购材料物资进行技术和质量验收。
（六）仓库管理部门：
对验收合格的物资的重量和数量负责。
第三章 物资的请购
第八条 物资的请购流程
（一）物资使用部门根据请购物资的性质，按照《经济事项规定》的规定按期填制《经济事项申报审批表》（《物资采购申请单》（附件一）作为《经济事项申报审批表》的附表一并提交），并按《经济事项规定》的流程完毕逐级审批。
（二）采购部门对《经济事项申报审批表》（含《物资采购申请单》）进行核对，结合请购物资的现有库存及最高库存标准拟定请购物资的采购数量及供货期，并在《物资采购申请单》上签署意见。
物资请购流程如下图：
物资请购流程图
采购申请

审批

执行采购单

结束

审批

评估审核

仓储数据

开始

请购部门
请购部门主管领导
采购部门
仓储
采购主管领导

NO

YES

NO

YES

第四章 供应商的选择、评估与管理
第九条 供应商的选择
采购业务一经确认，采购部门即进入采购执行，一方面进行供应商的选择，流程规定如下。
（一）年采购额在10万元（不含）以下的物资采购：
1、询价：
1）采购部门根据请购物资的供应商目录向供应商进行询价，收集市场价格信息。
2）对于专业性、技术性强的物资，使用部门至少需提供3家供应商，由采购部门进行询价。
3）对于单次采购金额在1000元以上的物资（不含从药农直接采购的中药材），至少应向三家（含）以上的供应商询价。
4）采购部门根据询价情况编制《物资采购询价情况汇总表》，汇总各供应商的资质、报价单、供货期、历史交易记录等信息。
2、议价：
1）采购部门与供应商进行议价，并对议价结果及技术品质差异作书面记录，供应商提供商议一致的供应物资品质、价格等相关资料。
2）采购部门根据议价情况，综合考虑性价比、付款方式、售后服务等因素设计相对较优的两套定价方案。
3、定价：
采购部门综合比较两套方案，初步拟定供应商和价格并详述理由，按《经济事项规定》的核决权限和流程完毕逐级审批。
（二）年采购额在10万元（含）以上的物资采购：
按照《招标管理办法》（ 另行拟定），以招标的方式进行供应商的选择。
第十条 供应商的评估与管理
（一）供应商档案的建立：
采购部门应对所有采购物资的供应商建立档案，档案内容涉及供应商的基本情况、资质证明、生产和交货能力、信用度、历史交易记录、联系人及GMP管理所规定的其他资料，并对供应商档案分门别类存档备查。
（二）供应商的评估
1、采购部门至少每年一次对供应商进行评估。
2、生产性物资则由采购部门会同质量部、生产部对供应商进行审计。
3、采购部门应结合供应商评估或审计结果出具评估（审计）报告，评估供应商的等级，参与评估或审计部门签字确认后提交公司领导核准。

第五章 采购协议的签订、执行与管理
第十一条 采购协议的签订
供应商一经确认，采购部门即可进入采购协议的商谈与签订环节，流程规定如下。
（一）供应商资质材料的索取：
采购部门与供应商联系，明确订货意向，并规定供应商提供营业执照、税务登记证、一般纳税人证明、资质证书等证明。
（二）采购协议的拟定：
1、采购部门或申请使用部门就采购品种、数量、规格型号、质量 、技术规定、交货期及交货方式、付款方式、违约责任等要素与供应商达成一致意见，并拟定采购协议文本。
2、一般材料的物资采购，由采购部门拟定采购协议；涉及技术性、专业性强的物资采购，由申请使用部门拟定采购协议，采购部门配合。
3、采购协议文本原则上采用公司法务部门提供的标准版本协议，凡涉及到技术、设备和工程项目等特殊专业方面的采购协议应特别拟定。
（三）采购协议的审核：
采购部门根据《经济事项规定》流程完毕采购协议的逐级审核。
（四）采购协议的签订：
采购部门与供应商签订采购协议。
（五）必须签订采购协议的采购业务规定参照《经济事项规定》执行。
第十二条 采购协议的执行
（一）采购人员应与供应商保持密切联系，跟进协议的执行情况。
（二）采购部门负责人应对采购协议的履行情况随时进行监控，出现异常反馈公司领导及有关部门。
第十三条 采购协议的管理
（一）采购协议签订完毕，采购部门应及时录入协议管理台帐，拟定协议编号，建立采购协议档案。
（二）采购部门应将采购协议副本或复印件交给财务部、仓储部门等相关部门存档备查。
（三）采购协议档案涉及经济协议会签表、协议文本及附件，协议文本的签收记录，协议履行、变更、解除的情况记录。采购协议档案应作为供应商档案的重要组成部分归档管理。

第六章 物资采购的信息化管理
第十四条 物资采购的信息化管理
（一）所有采购协议按照协议编号和金蝶K3软件管理系统的规定，在协议签定后24小时内及时录入系统,并根据协议的执行情况随时进行更新。
（二）为便于系统管理，所有的物资采购最终应形成订单，订单内容应与《物资采购申请单》及采购协议内容相一致。
（三）订单一经确认，应及时录入金蝶K3软件（以下简称K3）系统。
（四）订单一式四份，采购人员、财务部门、库管员、供应商各执一份（批量采购）。

第七章 采购物资的验收与入库
第十五条 采购物资的验收
（一）采购物资验收的负责人
原则上应由使用部门及质量部共同进行采购物资的验收，验收人和采购部门共同对采购物资的质量负责。
（二）采购物资的验收流程
1收货：
1）库管员根据订单内容对到货品资的名称、规格、数量等进行核对，确认无误后，将到货日期及数量填入送货单或进货报表，确认收货。
2）如发现到货品资与订单或采购协议上的内容不符，应即时告知采购员，并报采购部部长。
3）原则上非订单或采购协议上所核准的物资不予接受。确需接受，则应请示采购部部长核准并签字确认。
4）无采购协议或订单的物资，库管员不得接受。
5）收货后，收货人应将每日所收物资汇总填入“进货日报表”存档备查。
2、检查：
1）对需要进行物理或化学检查的物资，仓库专门设待检区。
2）待检物资的外包装上应贴上物资标签并具体注明编号、品种、规格、数量及收货日期。
3）对需要通过检查才干办理入库的物资，检查部门必须出具质量检查报告单。
4）请验、取样、检查结果发放的具体规定按照公司GMP相关管理规程执行。
3、验收异常的解决：
1）超交：
交货数量超过采购协议或订购单部分应予以退回。但按买卖惯例，以重量或长度计算的物资，超交部分在3%（含）以内的，库管员收货时，应在收货单备注栏注明超交数量，经采购部长核准后，方可收货，同时告知采购人员。
2）短交：
交货数量局限性订单数量的，以补足为原则，如经申请采购部门负责人核准，也可予补足，但应按实际收货数量进行结算。
3）不合格：
经检查不合格或与采购协议不相符的物资，检查人员应在物资外包装贴上不合格标签，并在“检查报告单”上注明不合格因素，经主管签署解决意见后转采购部门解决，采购部门应在三个工作日内向供货单位提出书面的质量异议，并与供货单位商议不合格物资的解决方法并形成书面的解决意见（如：退货或降价解决等）。
第十六条 采购物资的入库
（一）采购物资的入库原则：
1、原则上，所有采购物资应遵循“先入库后领用”的原则，严禁直接领用未入库的物资。
2、急用物资在质量检查合格的前提下，如经使用部门和采购部门负责人签字批准，可先领用后办理入库手续。采购员须在“进货日报表”上签字确认，并按有关规定补办入库手续，入库手续的补办应在急用物质被领用后的24小时内完毕。
（二）采购物资的入库流程：
1、库管员根据订单（入库检查单）、入库资料的名称、规格（型号）、数量及供应商填写入库单，经采购部部长批准后（特殊情况下需总经理批准），将入库单、送货单、检查报告单等相关单据送交采购员，作为结算或退货依据。库管员应及时将入库物资录入台账及K3系统。
2、对月末已入库，而又没有办理入库手续的物资，采购员应协助库管员根据物资数量和协议价格办理暂估入库（待检的例外），月初再按原单红字冲回，同时录入K3系统。为了保证账（涉及财务账）、卡、物三者相符，没有办理入库手续或暂估入库的，不得发货。
采购物资验收与入库流程如下：
采购物资验收与入库流程图
采购员
仓库
检查部门
财务部门
入库申请

采购物资到厂

退货

是否退货

请检

拟定因素

签收，入待检库

检查

检查报告书

检查是否合格

物料入库单

物料入库单、检查报告单、相应的单据和发票

部门长或总经理批准入库单

核对货品同采购单

入成品库，填写台帐，总帐，货卡

完毕入库

NO

YES

NO

须检查

NO yes

YES

第八章 采购物资的结算与付款
第十七条 付款申请
（一）采购付款由采购部门采购人员根据采购协议约定付款条件提交付款申请。
（二）生产性物资在付款信用期内的付款，原则上应根据财务部《付款资金申请表》（附件2）中的可支付金额提出申请，超过或减少部分，须说明因素。
（三）采购人员应将经内部会签确认后的采购发票、入库单、质量检查报告等资料提交财务部申请付款。
第十八条 付款申请的审批
（一）财务部收到采购单据后，应对采购预算，《物资采购申请单》、采购协议或订单，质量报告单、采购发票等的规范性与完备性进行审核。
（二）审核无误后，财务部根据采购协议约定的付款期和付款条件，由相关负责人完毕审批并付款。预付款的支付原则上应有采购协议条款予以保证。采购付款的审批流程参照《关于公司财务付款、核销审批程序及核决权限的有关规定》（花红政字[2023]44号文）执行。
1、无论有无信用期限，财务部都应遵循“先入帐后付款”的原则。入帐时应将有关单据与系统进行核对，发现问题及时反馈相关负责人。对未收到发票或发票开具不符合规范或发票与相关入库单等文献不相符的，财务部应尽快退回采购部门，重新开具发票并办理有关手续。
2、付款期限自财务部收到审核无误的发票及相应的入库单、质量报告单、采购协议之日算起。
3、所有采购付款应直接转入供应商账户，原则上不采纳其他付款形式。
4、如所付货款为银行承兑汇票，收款单位应提供加盖公章或财务专用章的收款告知。
5、特殊情况下，需委托付款，必须由有业务关系的委托方和收款方同时加盖公章的付款委托书（原件），并由采购部长书面批准，方可付款。
第十九条 应付帐款的管理
（一）财务部应定期与采购部门、供应商就结算情况和往来款项进行核对，发现问题及时解决。
（二）财务部每月应相应付账款进行帐龄分析，应付账款管理员每月应根据帐龄分析表以及采购协议约定编制《付款资金申请表》。
采购付款流程如下图：
采购付款流程图
采购部门
财务部
财务总监
总经理

根据协议进行付款申请

部门审核

YES
供应商表现分析
结束

NO NO

审核

YES

付款
YES

审核

yes

核决

附件1. 物资采购申请单
月物资采购申请单 申请日期： 年 月 日
序号
物资名称
规格
数量
预计单价
预计金额
需求时间
建议供应商
质量标准
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

合计

申请人： 申请部门负责人： 申请部门分管总监：
采购部门意见：

附件2：付款资金申请表
付款资金申请表
收款单位名称
收款单位开户行及帐号
月初欠款余额
目前欠款余额
可支付金额
生产供应部申请金额
变更理由
核准金额
其中:
月入帐
月入帐
月及以前入帐

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　本页小计

总经理 ： 财务总监： 物流主管领导： 财务主管领导：

会计: 经办人：