校办公室日常管理制度.doc

湖南深职训职业学校行政平常管理制度（草案）二月十六日目 录一、平常纪律管理制度二、前台接待礼仪规范三、来访人员接待管理制度四、前台电话接听管理制度五、办公设备管理制度六、办公用品管理制度七、办公文书管理制度八、员工考勤管理制度九、学校会议管理制度十、学校保密管理制度十一、清洁卫生管理制度十二、行政部档案管理制度一、平常纪律管理制度第1章 总则第1条 目的为加强学校行政纪律管理，维护学校良好形象，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校内部所有员工。第2章 员工通则第3条 员工要按照学校规定的作息时间准时上、下班，不得迟到、擅离职守或早退。第4条 举止文明，对来宾热情礼貌。第5条 员工之间应通力合作、同舟共济，共同维护学校形象。第6条 员工应忠于职守，关心学校，爱惜学校，维护学校利益。第7条 员工应坚持顾客至上，尽量为顾客提供优质的服务。第8条 秉公办事、平等待人；敬业乐业、钻研业务；讲求效率。第9条 切实服从领导的工作安排和调度，保质保量地完毕工作任务。第10条 爱惜学校财产，不浪费，不损公肥私。第11条 维护学校信誉，不做任何有损学校信誉的事情。第12条 不得泄漏学校业务信息和商业秘密。第13条 坚守工作岗位不得串岗。第14条 上班时间不看报纸、玩游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。第15条 不要因私事长时间占用电话。第16条 不要在学校电脑上发送私人邮件或上网聊天。第17条 未经允许，不得使用其他部门的电脑。第18条 注意保持行政部的整洁干净。第19条 接待来访和业务洽谈应在会议室进行。第20条 吸烟到走廊、过道。如在办公场合或公共办公区吸烟，一经发现，罚款20元/次。第21条 不私自从事与学校业务有关的经营活动或兼任学校以外的职务。第22条 服从上级指挥，如有不批准见，应婉转相告或以书面的形式陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行。第23条 办公场合不得大声喧哗，接听电话时尽量控制通话音量，不得影响别人工作。第3章 仪容仪表第23条 员工着装应整洁、大方，衬衫规定纯色浅色，无醒目花纹，下装规定深色，款式力求稳重，纽扣须扣好。不得卷起裤脚，不得挽起衣袖（施工、维修、搬运时除外）。第24条 员工上班时必须佩戴胸卡。应将胸卡端正地佩戴在胸前，正面向外，不许有遮盖，要保持卡面清洁。非因工作需要，不得在学校以外的地方佩戴胸卡。第25条 上班时间不得穿超短裤、超短裙及无袖装、背心、露背装等。第26条 女员工宜化淡妆。第27条 员工头发应修剪、梳理整齐，保持干净，严禁梳奇异发型。男员工不准留长发，严禁剃光头、留胡须。第28条 员工应保持良好的个人卫生习惯。第4章 附则第29条 本制度由行政部负责解释，自公布之日起实行。二、前台接待礼仪规范第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员的职业形象，充足发挥前台接待工作的窗口作用，维护良好的学校形象，特制定本规范。第2条 合用范围行政部前台接待人员均应遵守本规范。第2章 前台接待仪态规范第3条 前台接待仪表规定前台接待人员应注重仪表，工作期间一律着职业装，具体规定如下表所示。总体规定1适合性：服装、修饰要与容貌、体型、年龄、个人气质相符合2整体性：各部位的修饰要与整体协调一致3适度性：在修饰限度、饰品数量、修饰技巧上，要自然适度，注意分寸男士着装规定1西装：款式简洁，单色为宜，西裤的长度应正好触及鞋面，并注意与其他配件搭配2领带：颜色必须与西装和衬衫协调，干净，平整不起皱；长度合适，领带尖应恰好触及皮带扣，领带宽度应当与西装翻领宽度协调3衬衫：浅色，纯色，领型、质地、款式都要与外套和领带协调，注意领口和袖口要干净4鞋：最佳穿黑色或深棕色的皮鞋，并注意保持鞋的光亮、清洁5袜子：宁长勿短，以坐下后不露出小腿为宜；袜子颜色要和西装颜色协调女士着装规定1保持衣服平整，职业装质地要好，但不要过于华丽2袜子的颜色，以透明近似肤色或与服装搭配得当为宜3配戴饰品要适量，应尽量选择同一色系，注意与整体的服饰搭配协调第4条 前台接待仪容规定前台接待人员的仪容应整洁，并可以通过恰到好处的修饰突出个人修养及自信心，具体规定如下表所示。总体规定大方整洁，凸显职业性细节规定1勤洗头发，并梳理整齐2勤剪指甲，不要过长，不留污垢3香水味不宜过于浓烈4不要戴墨镜或变色镜第5条 前台接待仪态规定前台接待人员应举止文明、殷勤有礼、尊重别人，并善于控制自己的情绪，塑造完美仪态，具体规定重要有以下几点。1站姿规定男士站姿应体现出阳刚之美，头正、颈直、收下颌、挺胸、收腹，收臀，双脚大约与肩膀同宽，重心自然落于脚中间，肩膀放松，两眼平视前方，表情自然，面带微笑；女士站姿则重要体现出柔和与轻盈，丁字步站立。2坐姿规定（1）肩部放松，双手自然下垂，交握于膝上，五指并拢，或一只手放在沙发或椅子扶手上，另一只手放在膝盖上。（2）双腿、双膝并拢，脚自然着地，一般不要翘腿，两脚踝内侧互相并拢，两足尖距离10厘米左右。（3）坐下后上半身应与桌子保持一拳左右的距离，坐在椅子的2/3处，不要只坐一个边或深陷椅中。（4）坐姿应尽量保持端正，身体不要前倾或后仰，双肩齐平。（5）移动位置时，应先把椅子搬到相应位置，然后再坐下。身体不能在座位上来回晃动。（6）与人交谈时，双眼应平视对方，但时间不宜过长或过短；也可使用手势，但手势不可过多或幅度过大。3走姿规定（1）走路时头正颈直，上身挺直，挺胸收腹，两臂收紧，前后自然摆动，前摆稍向里折约35度，后摆向后约15度。（2）身体重心在脚掌前部，尽量走在一条直线上。（3）靠道路的右侧行走，碰到同事要积极问好；上下楼梯时，应让长者、女士先行。（4）在行走的过程中，应避免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。4手势规定前台接待人员可通过手势，表达介绍、引领、请、再见等含义。这些手势也有一定的规范规定，具体规定如下表所示。手势礼仪规定具体说明大小适度手势的上界一般不超过对方的视线，下界不低于自己的胸区，左右摆的范围应在人的胸前或右方。一般场合，手势动作的幅度不宜过大，次数不宜过多和反复自然亲切多用柔和的手势，少用生硬的手势，以求拉近双方的心理距离避免不良手势1在与人交谈的过程中，讲到自己时不要用手指自己的鼻尖，而应用手掌按在胸口2谈到别人时，不可用手指别人，更忌讳背后指指点点等不礼貌的手势3避免交谈时指手划脚或手势动作过多过大4不可在接待客人时出现抓头发、玩饰物和剔牙齿等行为指向目的在指引方向时，手指应自然并拢，手掌以肘关节为轴指向目的，同时要看目的5传递物品规定前台接待人员在递物时须使用双手，以示对对方的尊重，并要考虑接物人员是否方便；在接物时，身体应向前倾，用双手接住，并表达谢意。第3章 违纪解决第6条 前台接待人员如违反本规范，学校将视情节提出批评，或处20元以上50元以下的罚款。第7条 经多次批评、罚款仍屡教不改者，学校可视情节严重限度给予降级、辞退解决。第4章 附则第8条 行政部对本规范拥有解释权。第9条 本规范自公布之日起实行。三、来访人员接待管理制度第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员对来访人员的接待行为，提高接待效率，树立学校形象，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校所有前台接待人员。第2章 人员来访接待第3条 接待预约来访人员时，接待人员应礼貌大方、热情周到。第4条 客人到来进行来后，接待人员要立即告知被访者；如需引导，则应使用对的的引导方法和引导姿势，具体如下表所示。引导方法具体说明在走廊的引导方法接待人员在客人两三步之前，配合步调，请客人走在内侧在楼梯的引导方法当引导客人上楼时，应当让客人走在前面，接待人员走在后面；若是下楼时，应由接待人员走在前面，客人走在后面。上下楼梯时，接待人员应当注意客人的安全在电梯的引导方法引导客人乘坐电梯时，接待人员应先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门；到达时，由接待人员按“开”钮，请客人先走出电梯客厅里的引导方法当客人走入客厅，接待人员应用手指示，请客人坐下；看到客人坐下后，才干行点头礼后离开。如客人误坐下座，接待人员应请客人改坐上座第5条 安排时接待地点，接待人员重要遵循以下原则。1对于普通来宾，一般安排在学校会议室内接待。2对于来宾，应由具体接待者安排接待地点。3对于面试人员，假如会议室条件允许，应尽量安排在会议室接待。4对于来学校学习培训的人员，由行政部协助相关部门安排接待。第6条 预约人员到达后，若被访者由于种种因素不能立即接见，接待人员一定要说明理由与等待时间，若来访人员乐意等待，则应向其提供饮料和杂志，如有也许，还应当不时为来访人员更换饮料。第7条 假如预约来访人员要找的负责人不在，接待人员要明确告知负责人的去向及回学校的时间，请来访人员留下电话、地址，并明确是来访人员再次来学校，还是本学校人员回访来访者单位。第8条 假如采访人员未预约，接待人员应一方面明确对方姓名，委婉询问对方来意，并初步判断能否让他与相关人员见面。第9条 接待人员通过初步判断，假如不能直接回答，应使用“让我看看他是否在”等言辞，及时与相关人员沟通，最后决定是否安排接待。四、前台电话接听管理制度第1章 总则第1条 目的为规范前台接待人员接、打电话的礼仪和行为，为客户提供优质、高效的服务，展示学校良好的形象，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校所有前台接待人员。第2章 接听电话管理第3条 迅速、准确接听1电话铃响两声后，接听人员必须接听。假如超过三声再接电话，接听人员必须先说：“对不起”或“对不起，您久等了。”2电话铃响时，假如接听人员正在与客人交谈,应先向客人打声招呼，然后再去接电话。3接听电话时，接听人员一方面应当说：“您好！”接着报出自己的工作单位及姓名，一为礼貌，二为帮助对方确认自己是否拨错电话号码。第4条 使用规范用语接听电话时，接听人员应恰当使用规范用语，常见用语如下图所示。1您好，学校。2请问有什么可以帮到您？3请问您找哪位？4请稍等。5我再反复一遍，您看对不对？6请您再查证一下，好吗？7好的，再见！第5条 保持快乐心情接听电话时，态度应热情、谦和、诚恳，语调应平和，音量要适中，避免语气过于生硬。如遇对方拨错号码，接听人员不可大声怒斥或用力挂电话，应礼貌告知对方。第6条 谨慎接听电话1转接电话（1）对于任何规定转接到管理者的电话，接听人员必须一方面转到相关人员的秘书或助理那里，以避免学校领导被某些无关紧要的电话打扰。（2）若来电者要找的人电话占线，接听人员需询问来电者是否乐意继续等待；若来电者不愿等待，则应询问其来电事由，是否可以转告，避免贻误重要事情。（3）若来电者要找的人暂时不在行政部，接听人员应向来电者说明情况，并询问其来电事由，是否可以转告等，避免贻误重要事情。2代接电话（1）代接电话时，对方如有留言，接听人员应用纸笔记录。（2）电话接听完毕之前，接听人员不要忘掉复诵一遍来电要点，防止由于记录错误或者偏差而引起误会。第7条 做好电话记录接听人员在接电话时，要随时记录电话内容，记录内容应简洁完整，最佳具有以下六点内容：When（何时）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（为什么）、How（如何进行）。第8条 礼貌挂断电话通话完毕后，接听人员可以询问对方：“请问尚有什么事吗？”或者“尚有什么要吩咐的吗？”既是尊重对方，也是提醒对方。谈话结束时，接听人员要表达谢意，并让对方先挂断电话，不要忘了说“再见”。第9条 当接听人员正在通电话而又有客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快向通话对方致歉，得到许可后挂断电话。但是，假如电话内容很重要而不能立即挂断时，接听人员应请客人稍等，然后继续通话。第3章 拨打电话管理第10条 前台工作人员应在打电话前准备好通话内容，若怕漏掉，可拟出通话要点，理清发言顺序，备齐与通话内容有关的文献和资料。第11条 电话接通后，接打电话人员应一方面通报自己的姓名、职位。必要时，应询问对方是否方便，在对方方便的情况下再开始交谈。第12条 电话用语应文明、礼貌，电话内容要简明、扼要。“您好”，“请”，“谢谢”等词语应不离口。同时注意语音、语调。第4章 附则第13条 行政部对本制度拥有解释权。第14条 本制度自公布之日起实行。五、办公设备管理制度第1章 总则第1条 目的为了保证学校电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于对学校内部所有办公设备的使用管理。第2章 办公设备购买第3条 行政部在年初资金计划中统一将购买办公设备、固定资产等费用列入预算，经校领导审批后由总部行政部统一购买。对于临时需要的办公设备，要经校长审批通过后，由总部行政部购买。第4条 在办公设备采购前，必须由行政部牵头，组织各分学校负责人、计划财务部相关人员共同对供应商报价进行会审，参照财务制度中的相关采购流程办理。第3章 电脑使用管理第5条 专人专管1每台电脑指定专门人员负责平常操作，非操作人员不得随意使用。2电脑使用人员要设立开机密码，密码需向学校行政主管报备，密码属学校机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条 操作规定1严禁在学校电脑上从事与本职工作无关的事项。2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘、移动存储介质，防止学校电脑“感染”病毒。3严禁私自拷贝、泄露涉及学校机密的文献资料。第7条 病毒防护1所有电脑不得安装游戏软件。2数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。3在使用软件前，必须进行杀毒，保证软件无病毒后方可打开。4任何人未经批准，不得使用别人的电脑。第8条 硬件保护1除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采用必要的防静电措施。3硬件维护人员在作业完毕后或准备拜别时，必须将所拆卸的设备复原。4各部门行政人员必须认真贯彻所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。5对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条 电脑保养1严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或锋利物体触摸屏幕。使用人在下班前应退出系统并关闭电脑，如遇节假日长时间不启用电脑，需关闭电源开关。2定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文献资料，保证电脑有足够的的运营空间。备份的磁盘由行政部指定人员保管。3定期（每季度一次）由指定的专业电脑维护学校对电脑进行维护和保养。第4章 电话使用管理第10条 电话由行政部统一管理，各部门行政主管负责监督与控制使用情况。第11条 各种外线电话须配置“长途电话登记表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转行政主管审阅。第12条 长途电话限主管以上人员使用，其别人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条 严禁因私事拨打长途电话。第5章 打印机、复印机使用管理第14条 打印机、复印机属于学校固定资产，任何人员未经批准不得擅自带离办公场地。第15条 打印、复印文献资料要遵循节约原则，不得任意浪费耗材和纸张。学校内部使用文献，一般用可在运用的纸张反面打印、复印；对外发文或者报送的文献，规定使用干净、整洁的纸张打印、复印。第16条 凡是加盖公章后作废的文献，不得作为废纸使用，须将文献用专门工具搅碎销毁。第6章 传真机使用管理第17条 传真机属于学校固定资产，任何人员未经批准不得擅自带离办公场地。第18条 不得使用传真机传送个人材料，机密文献需经学校领导批准后方可传真。第19条 行政类传真文献需进行传真登记、签收制度，并立档备案。第20条 业务类传真文献一般采用自动接受状态，由业务人员自行与收发传真方进行确认。第7章 其他办公设备使用管理第21条 各部门所有办公设备都要指定专人管理，财务部门对于各部门电脑及周边耗材、固定资产都要进行登记建档，每季度对实物进行盘点。行政部应建立办公设备及固定资产档案，涉及购置发票，保修卡，产品说明书，驱动软件等。各部门的闲置办公设备应及时呈报行政部，由行政部做合理调配。第22条 办公设备采购时须提供保修服务及维护服务，以便设备定期维护和保养。第23条 办公设备使用人员要保证设备的安全，假如因使用人员过失导致办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。第8章 办公设备使用监管第24条 各部门行政部负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第25条 各部门行政部对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章 附则第26条 行政部对本制度拥有解释权。第27条 本制度自公布之日起实行。六、办公用品管理制度第1章 总则第1条 目的为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校所有办公用品的发放和管理工作。第2章 办公用品的申请第3条 对于平常办公用品、易耗品的申请，由各部门行政部根据学校各部门提交的采购申请填写“采购申请单”，经学校校长签字确认后，由总部行政部进行统一采购。第4条 各部门根据工作需要，需购置电脑、办公软件等具有专业规定的大额办公用品时，需向总学校行政部提出采购申请，并经由计划财务部审核商务询价后，方可由总部行政部按照询价结果进行采购。第5条 采购申请表中要写明所需物品、数量、质量、规格、型号、用途，如有特殊规定的需注明。第3章 办公用品的购买第6条 总部行政部统一购买各部门或分支机构的办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出按照已审批的采购申请单就近采购，由行政部审核签字。第7条 根据办公用品的库存情况以及消耗水平，拟定订购数量，遵循节约原则来采购。第8条 行政部在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。第9条 行政部必须按照“采购申请单”中所填报的数量进行采购，不得自行增多或者删减，以保证各部门平常工作正常开展。第10条 所采购物品如由供货商送货上门，需有物资申请人、行政部人员共同到场进行检查。第11条 按照财务独立原则，各部门申购的物资规定由各部门行政部进行报销，如需提供发票的，在付款时规定核对清楚学校名称，以免账目混乱。第4章 办公用品的核发第12条 各部门行政主管按照所填报的“采购申请单”，在所需物品所有到库后，向总部行政部统一领用。第13条 办公用品和易耗品的领用需进行登记。第5章 办公用品的保管第14条 各部门行政主管必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。第15条 办公用品一年盘点两次。盘点工作由各部门行政主管负责。盘点规定做到账物相符，假如不相符必须查找因素，然后调整台账，保证两者一致。第16条 印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。第17条 非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门补偿。第18条 非工作因素严禁将办公用品带出学校。第6章 办公用品的报废解决第19条 对于各部门提交的“物资报废申请”，行政部要认真审核，确认其不能再次运用后，经行政校长和财务校长签字方可作报废解决。第20条 对于决定报废的办公用品，行政部要做好登记，写清用品名称、价格、数量及报废解决的其他有关事项。第21条 不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中解决。第7章 办公用品使用的监督第22条 行政部有权不定期核对各部门办公用品的使用情况进行检查，杜绝浪费办公用品的行为。第23条 行政部要不定期核对办公用品领用台账与办公用品台账。第8章 附则第24条 本制度自发布之日起实行。七、办公文书管理制度第1章 总则第1条 目的为保证学校文书事务可以正常进行，提高公文解决的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条 管理原则准确、快速。第3条 合用范围本制度合用于对学校内部所有公文文书的管理。第2章 文书的种类第4条 文书的范围本学校文书包含学校业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、协议书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条 文书保密等级划分1绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3机密，指不宜向学校以外人员透露内容的文书。4普通，指非机密文书。假如附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章 文书制作规范第6条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由涉及起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文献。3必须明确起草文书人的责任，并对的署名。4修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第7条 文书的起草必须征得主管批准，并在主管做出明确决定后进行。重要文献还应通过会签，并在正式文书形成前，附上必要的证明文献。第8条 文书的署名1学校内文书，假如是一般往来文书，只需部门主管署名；假如是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；假如是重要文书，按责任范围由校长、副校长、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书，如协议书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署校长职务与姓名。假如是校长委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分学校或分支机构主管的职务与姓名。第9条 文书的盖章1各部门往来文献、正式文献、对外发文等需加盖相应学校公章，未加盖公章的发文一律视为无效。2涉及到加盖私人名章的文献，须经相关人员批准后，统一由行政部盖章，各分学校或其别人员不得私自用印。第4章 文书的收发第10条 总部行政部及各负责收发文书，并按下列要点处置。1文献的收发必须填写“文献发出”“文献签收”登记表。2在登记表上需清楚注明记录收发文时间、文献内容、收发文数量，并由发出或者签收人签字确认。3下发的文书若有差错，必须立即追回，并予以销毁。第11条 如需使用传真、快递来传达的文献，必须进行相应登记，并由发文人员及时与接受人进行确认，以免文献丢失。第5章 文书的解决第12条 普通文书解决1分学校负责人，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的解决，或者指定下属对文书进行具体解决。2部门主管负责对学校负责人批示的解决意见进行具体的答复，并将解决结果批注在公文解决单上相应位置，连同公文原件一起交由各部门行政部存档。3解决中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级报告，并按领导指示办理。第13条 机密文书解决1机密文书原则上由负责人或当事人自行解决。2文书原则上由指定人员进行传递，其别人不得擅自翻阅。假如上一级领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第14条 对文书解决结果有异议者，应请示上级领导，由上级领导裁决。第6章 文书的整理与保存第15条 文书的整理与保存1解决完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文献进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文献机密限度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2个人不得保存学校文书，凡参与会议带回的文献，应及时交行政部登记保管，离职工工应将文献和记录本清理移交。3分学校或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，由行政主管保存；另一类是一般的文书，由各部门主管保管。第16条 文书的保存年限1永久保存的文书涉及：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关学校历史的文书；决算书和其他重要的文书。2保存2023的文书涉及：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。3保存5年的文书，指不需要保存2023的次重要文书。4保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。假如是调查报告则由所在部门主管拟定保存年限。第17条 注意事项1对于重要的机密文献，一律存放在保险柜或带锁的文献柜中。2对于保存期满及没必要继续保存的文书，经学校负责人决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以搅碎的方式销毁机要文献。任何个人不准擅自销毁文献或出售。不需立卷的文献材料应逐件登记，报学校负责人批准后销毁。3销毁秘密级以上文献前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不漏掉。4假如职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。第7章 附则第18条 行政部对本制度拥有解释权。 第19条 本制度自公布之日起实行。八、员工考勤管理制度第1章 总则第1条 目的为了使员工明确工作和休息时间，严厉纪律，保证工作效率，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校负责人级以下员工。第2章 员工作息时间第3条 学校实行天天8小时工作制，周一至周六为正常工作日，周日休息。若有特殊情况，可另行安排作息时间。第4条 上班时间1.夏季（每年五月一日至九月三十日）：8:0012:00,14:0018:00，中午12:0014:00为午休时间2.冬季（每年十月一日至次年四月三十日）：8:0012:00,14:0017:30.，中午12:0014:00为午休时间第3章 员工考勤规定第5条 打卡地点：根据各部门具体情况设定。第6条 一般情况下，上午8:30、下午14:00（冬季）/14:00（夏季）以后打卡视为迟到，中午12:00下午18:00以前打卡视为早退。第7条 员工上下班必须打卡，因故不能打卡者，须在事前向上一级领导陈述因素（出差者除外），并由部门领导签字报行政部备案，否则按旷工论处。第8条 所有员工上下班须亲自打卡，任何人不得代替别人打卡或由别人代替打卡，违反规定者，一经发现，打卡者与持卡者每次各扣50元。第9条 打卡记录为员工考勤记录的最原始依据，各部门财务按照员工出勤实际情况结算薪资。第10条 新入司人员需在报到当天进行考勤登记。第11条 各部门负责人为本学校考勤的第一负责人，考勤员由学校负责人拟定。第12条 各部门于每月5日前，根据考勤原始记载和请假单、外出登记表等情况，对本学校上月的出勤情况进行如实汇总，经行政主管审定、学校负责人签字后报备财务部，并提交副本至总部行政部汇总。第13条 全体员工的年度考勤情况，由总部行政部在次年的元月10日前做出汇总。第4章 出勤管理办法第14条 员工出勤管理办法如下表所示。员工出勤管理办法类别说明执行措施迟到10分钟以内每次罚款10元，达成三次者，罚款50元10分钟以上30分钟以内每次罚款50元30分钟以上按旷工一天解决，扣罚100元早退10分钟以内每次罚款10元，达成三次者，罚款50元10分钟以上30分钟以内每次罚款50元30分钟以上按旷工一天解决，罚款100元旷工未经请假，私自不来上班者按旷工解决每旷工一次，除扣罚当天日工资以外，还需罚款100元，一月内累计三次将予以辞退病假员工请病假须提前告知部门主管，并出具相关证明按员工日工资的50%计发，一年内累计病假不得超过30天（特殊情况除外）事假1员工请事假须提前一天以书面形式向上级领导申请，经批准后方可执行，未经批准，擅自离岗者，按旷工解决2超期请假须经学校负责人批准，方可离岗。超期离岗者，按旷工解决。超期3天以上者，视为自动离职事假期间扣除当天工资，一年内累计事假不得超过30天（特殊情况除外）外出1员工外出办理与工作相关事宜前，须向部门主管请示，获得批准后方可外出，并应在办完事情后立即返回2不得运用外出时间办理与工作无关事宜1员工外出需填写“员工外出登记卡”，在上面注明姓名、外出时间、归来时间、外出事由、使用车辆牌照等情况2未经批准私自外出按旷工解决第15条 员工全年的考勤结果将作为年度考核评估等级的依据之一，并与一次性年终奖金挂钩。全年累计迟到、早退20次以上者，年度考核不得评为优秀。第16条 总部将对考勤情况进行不定期抽查，检查结果作为各部门年度考核内容之一。第17条 对严重违反考勤制度，经教育不改者，除按上述规定予以处罚外，还将视情节轻重给予警告、记过直至辞退解决。第18条 如各部门考勤记录严重失实，被查实后，考勤员、学校负责人将负连带责任，与当事人受到同等处罚。第5章 休假第19条 节假日1一般公休日：周日。2法定节假日：元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节（上述节假日为一般执行标准，因学校工作需要，特殊岗位应作出值班安排）第20条 事假1员工遇事必须在工作时间亲自办理时，应事先填写请假申请表，注明请假缘由，经部门主管批准并把工作交待清楚后方可休假。2事假必须事前请准，不得事后补请。如因特别事项需要补请须申述充足理由，获准后方可补假。无法事先请假的，可以通过电话、传真的方式请假。3全年事假累计不得超过30天，全年病假累计不得超过30天，超过部分按旷工解决。4事假不满一日者以实际请假时间计算。5员工事假期间不享受全额津贴。6.学校所有正式员工每年可享有三天带薪事假。7. 请假审批权限：一般员工请假五天及以内的，由部门经理审批；一般员工请假五天以上的，还须由学校负责人审批。部门经理级人员请假五天及以内的，由学校负责人审批；部门经理级人员请假五天以上的，还须由行政校长审批。各部门负责人、总部各中心主任请假五天以内的，由行政校长审批；各部门负责人、总部各中心主任请假五天以上的，还须由校长审批。总部各部门校长的休假一律由校长审批。第21条 病假1因病或非因公受伤，凭学校指定的医院病休证明，予以休病假。2员工病假期间的工资按其日工资标准的50%核发。第22条 婚假1符合法定适婚年龄的员工可享受婚假7天；符合法定晚婚年龄的员工可增长至婚假15天。2休婚假的员工需持结婚证办理休假手续，否则按事假解决。3婚假期间享受基本工资和津贴，但不享受绩效工资。第23条 产假1符合国家计划生育政策规定的女员工，正常分娩者给予产假90天，难产者增长15天，多胞胎生育者每多育一个婴儿，增长产假15天。2合国家计划生育政策规定的男员工，在妻子分娩时给予7天陪产假。3产假期间享受基本工资和津贴，但不享受绩效工资。第24条 丧假1.祖父母、父母或配偶丧亡者，可请丧假3天，外祖父母或配偶的曾祖父母、父母或子女丧亡者，可请丧假2天。2.本条规定中的天数不涉及在途中的时间，实际在途时间根据具体情况而定。第25条 调休各部门每周周日需安排1-2名人员进行值班，且在上月月底公布次月值班表。凡是在周日进行值班的人员，可于值班后一周内任选一天进行调休，如在一周内没有进行调休者视为自动放弃，学校不再给予休假或补偿。第8章 附则第26条 行政部对本制度拥有解释权。 第27条 本制度自公布之日起实行。九、学校会议管理制度第1章 总则第1条 目的为了使学校的会议管理工作规范化、有序化，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高学校会议决策的效率，特制定本制度。第2条 合用范围本制度合用于学校内部会议管理。第2章 会议组织第3条 经营层会议，指股东会议、学校中高层会议及各种代表会议，应经校长批准，由总部行政部组织，各部门负责人及以上人员参与。第4条 专门会议，指各分学校的业务、内务综合会，由分学校负责人批准，行政部负责组织。第5条 各部门召开的工作会议，由各部门主管决定并负责组织。第6条 特别会议，指针对特定事件而组织相关特殊人员召开的会议，由会议的发起人负责组织。第7条 上级或外单位在学校召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或学校之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等）一律由总部行政部组织安排，相关部门协助做好会务工作。第3章 会议管理第8条 会议准备1明确参会人员。2选择开会地点。会场环境要干净、整洁、安静、通风、照明效果好、室温适中档。3会议日程安排。要将会议的举办时间事先告知与会人员，保证与会人员能准时参与会议。4会场布置一般情况下，会场布置应涉及会标（横幅）设立、主席台设立、座位放置、台卡摆放、音响安顿、鲜花水果摆设等。会场布置和服务如有特殊规定的按特殊规定准备。5会议告知会议告知应涉及参与人员名单、会期、报届时间、地点、需要准备的事项及规定等内容。第9条 会中管理1人员签到管理行政部编制“参会人员签到表”，参会人员在预先准备的“签到表”上署名以示到会。2会场服务会场服务重要涉及座位引导、分发文献、维护现场秩序、会议记录、解决会议过程中的突发性问题等内容。会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，笔迹应清楚可辨。第10条 会后管理1会后管理重要涉及整理睬议记录，形成纪要和决议等结论性文献，检查贯彻会议精神，分发材料，存档及会务总结等工作。2会议记录人员应在1个工作日内草拟会议纪要，经行政部领导审核后，由会议主持人签发。会议纪要应充足体现会议精神，并具有较强的可操作性。第4章 会议安排第11条 为避免会议过多或反复，学校经常性的会议一律实行例会制，原则上按例行规定的时间、地点和内容组织召开。部分会议内容说明会议类型内容经营层会议研究、部署平常工作，讨论决定学校平常工作的重大问题；总结评价当月的业务开展、内部管理