档案管理制度内容.doc

雅戈尔集团股份有限公司
综合档案管理制度

本标准规定了档案管理人员的职责，档案的收集、归档等一系列的档案管理制度。
一、综合档案室的职责
1、负责贯彻执行党和国家的有关档案管理的方针、政策、法规及省市档案工作有关规定。
2、负责集中公司内部档案的统一管理和所有档案的保管工作。
3、负责制订档案发展规划和工作计划及年度工作总结。
4、负责制订修改档案工作制度，办法和对业务部门执行情况的监督检查。
二、综合档案的任务
1、接受、整理编号、分类保管、编制检查工具、提供运用、组织鉴定、记录。
2、指导、督促和检查各部门兼职档案员的收集、整理、移交档案工作，把好入库的质量关。
3、参与公司重要设备仪器开箱工作。
4、办理档案借阅手续，积极开展档案资料的提供运用工作。
5、按保管期限和保存价值，做好档案资料的鉴定销毁工作。
6、档案室在接受档案时，应办理移交手续，档案人员调换工作时，必须办理交接手续。

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档案归档制度

一、归档范围：
凡本公司形成的文书档案、科技档案、实物档案、声像档案、会计档案等各项活动中形成的具有保存运用价值的文献材料均应归档。重要内容：
1、文书档案
a．党群类：有关党、工、团的文献、会议纪要，创建精神文明以及各项活动中形成的各类资料、照片；
b．行政类：有关本公司的总体规划、制度、厂务会议、活动、社会治安、消防、后勤福利、人事管理等有关资料；
c．证券类：公司的决策、决议、会议、有关证券方面动态发展；中报、年报；有关报刊杂志等相关资料。
2、实物档案
有关本公司的各种荣誉证书、奖章、奖杯，反映雅戈尔发展，具有保存价值的实物都应归档。
3、声像档案
凡是本公司在各项活动中形成的具有保存价值的，以照片、录音、录像带、光盘为重要形式的资料都应归入声像档案。
4、科技档案
a．产品方面：服装设计、工艺、服装图样、加工、原材料实验等形成的资料。
b．科技技术研究方面：新产品开发、技术改造、成果报奖等项目研究和管理的全过程。
c．基本建设方面：从工程项目建议、开发、落成一系列工程设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程资料。
5、财务档案
凡本公司在财务管理中各种会计凭证、财务帐簿、财务报表、文献等具有保存价值的材料。
6、其他方面材料
二、归档时间：
1、产品试制、课题研究、基建工程或其他技术项目在完毕任务后或告一段落时，将应归档的文献材料组成保管单位，由各部门公司负责人审定后，立卷成册，向综合档案室移交。
2、各项管理工作中形成的文献，规定在次年第二季度内将应归档的文献材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向综合档案室移交。
3、会计档案在本部门存放一至三年，次年6月前完毕组卷工作，向档案室归档。
三、归档规定：
1、归档的文献材料必须完整、对的、排列有序、编写目录。
2、归档的文献材料必须准确地反映公司生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文献材料必须层次分明，符合其形成规律。
4、公司新购重要设备仪器和引进项目的文献材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文献材料并及时归档。
5、公司工作人员因公外出参观学习、考察和参与各种会议，收集获得的文献材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。
6、公司各类文献材料归档一式一份，比较重要和运用频繁的文献材料要适当增长归档份数。
7、照片档案归档规定：照片、底片、说明三部分组成；录像、磁盘规定附编号、内容、摄制者时间。

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档案借阅制度

为了充足运用档案资料，发挥档案工作的主观能动性，使档案资料保管完整，防止档案遗失和损坏，制定如下：
一、借阅档案者应先向档案员说明借阅理由和规定，借阅只限本人工作范围内，查阅后必须在运用登记簿上认真登记，写明借阅理由，如借阅规定不妥，档案员有权拒绝借阅。
二、外单位查阅者一律凭单位公函、介绍信，经有关领导批准后方可查阅。凡抄录复制档案的单位和个人都必须严格履行审批手续，经有关领导批准方可复制抄录。
三、档案运用者，归还档案时，工作人员必须当面查清、注销，如有损坏和丢失应及时追查，并报厂部，追究解决。
四、借阅密级档案，必须通过主管领导和档案主管负责人批准批示，方可借阅，手续不齐，档案员有权拒绝借阅，借阅者应严格遵守保密制度。
五、借阅者要精心保护好档案，不得在档案上随意涂划、折页、作记号，如导致档案资料损坏、遗失或失密者，应写出书面检查，并视情节经重追究解决。

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档案保密制度

一、公司档案室是公司机要部门，档案人员对公司档案的保密负有重要责任，档案人员必须有高度的责任感，反对麻痹思想，严防事故的发生。
二、不该说的机密绝对不说，不该知道的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，绝对不运用机密谋取私利。
三、各种机密档案材料，要实行定期清查和准时归档，收退、销毁。销毁的文献资料均应造册登记，并经领导批准，不得把密级文献刊物、资料向废品收购部门投售。
四、密级档案必须按规定范围阅读，严禁外借、外带。厂内借阅要通过主管领导和部门负责人批准批示，密级文献不准抄录、复印、转载。
五、档案室属机要重地，未经批准，不得擅自进入。
六、经发现泄密事件，应按级负责，追究责任，对泄密者，要进行批评教育，严重者给予处分。
七、保密范围
凡是形式上不能公开的，直接影响公司利益和内部团结的文献、表册、照片等档案材料均属保密范围。具体内容如下：
1.不作公开的厂务会议、党委会议的记录以及有关工作记事。
2.人事方面的关于个人档案及有关资料。
3.来信、来访反映有关情况记录等。
4.上级规定的密级文献。
5.财务档案中的机密事项。
6.重要的出口产品生产技术。
7.本公司发明发明的新工艺、新技术、新产品等。
8.其他应当保密的科技技术档案。
八、保密项目分为：秘密、机密、绝密。

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文书档案管理制度

一、总则
公司的文书档案是指上级部门发往本公司的各类文献、电函告知，以级本公司在发展中所产生的各类资料。如公司向上级领导部门的各类报告，公司管理制度的制订、修改和补充条文，各类会议记录，发展规划、总结，典型材料；奖励材料；技改材料等，且有保存价值的各类文献、照片、证书。
二、文书档案归档范围
根据《雅戈尔集团股份有限公司档案归档制度》规定执行。
三、文书档案形成
1．文书档案的形成是本公司发展过程中逐步积累的资料，经办人员通过收集、记录，定期整理、归类，保持文书档案的完整性。
2．文书档案书写一律用钢笔或毛笔，不得用非文书书用笔或水，笔迹要清楚，书写要端正。
四、文书档案的保管
1．立卷的文书档案根据其使用价值分为永久、长期、短期三种保管形式，保管期限的拟定，可参照《文书档案保管期表》规定。
2．文书档案专柜应统一集中保管，分类要清楚，取阅要方便。
3．文书档案专柜，设在干燥通风，不易漏水的地方，注意受潮变质，防止虫蛀。
五、不归档的文书材料
1．无查考价值的临时事务文献。
2．无特殊保存价值的信封。
3．各部门之间互送的一般文字材料。
4．以参考为目的从各方面搜集来的文字材料。
5．参与非上级主管召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文字材料。
六、文书档案的销毁
1．已满保管期限，确认失去继续保存价值的。
2．上级文献有明文规定应销毁的。
3．应销毁的文书档案，由档案管理员填写销毁文献登记表，由专业召集有关人员进行鉴定和核对，并经批准后方可销毁。

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会计档案管理制度

一、总则
1．为了进一步加强会计档案的科学管理，使会计档案更好地为公司经济发展服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》的基本精神和财政部国家档案局制定的《会计档案管理办法》，结合本公司的具体情况，特制订实行办法。
2．会计档案是公司在经济活动中，通过会计核算形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等专业材料。
3．会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各公司的重要档案之一，公司会计档案工作必须接受上级主管部门的指导，监督与检查。
二、立卷和归档
1．会计档案的归档范围是一个核算单位在会计核算中形成的会计凭证、会计帐簿会计报表和其他会计核算专业材料，不涉及与财会工作有关的政策、制度、预算、计划、工作总结和报表、记录资料及往来文书等材料。
2．公司每年形成的会计核算材料，由财务部按照归档规定，在次年六月底之前负责备案卷，连同移交清册归综合档案室保管。
3．对以下会计专业材料另行组卷
（1） 土地征用及重大固定资产的买卖单据。
（2） 工资名册。
（3） 债权债务单据。
（4） 交通肇事、工伤事故解决单据。
（5） 涉外（含港、澳、台地区）的会计材料。
（6） 有必要延长保管期限的其他会计材料。
4．会计档案分类方法
（1） 年度-----形式------保管期限
（2） 年度-----保管期限------组织机构
（3） 形式-----年度-----保管期限
上述（1）（2）两种分类、排列编号可采用年度流水法；第（3）种分类可采用代号用阿拉伯数字流水法。
5．会计档案立卷后，可暂由本部保存一至三年，于次年六月底前移交给综合档案室。移交会计档案时，要由财务部编造移交清单，档案室根据移交清单，认真核对清楚后办理移交手续，交接双方和监交人需在移交清单上署名盖章。
6．撤消、关闭、停办、合并单位的会计档案，应随同本单位的其他档案一并移交给有关公司或档案室，并按规定办理交接手续。
三、管理和运用
1．公司要建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等各项制度。
2．会计档案必须由综合档案室集中保管，财务部门或个人不得自行封包保存。
3．档案部门保管的会计档案，应保持原卷册的封装，不得随意拆封，如确需要重新加工整理，需报分管领导批准，会同财务部门共同拆封整理，重新整理装订后，双方应加盖印章。
4．会计档案管理要做到安全，有专柜（箱）存放，不得随意堆放，不得毁损、散失和泄密。
5．综合档案室对会计档案的保管与同其他档案管理，制定管理制度，违反制度的有权进行监督纠正，情节严重的向领导提出解决意见。
6．积极开发会计档案信息资源，为本公司经济效益提供运用。会计档案原件原则上不得外借。向外单位提供运用时，要经本公司分管领导批准。
四、鉴定和销毁
1．会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期分为3年、5年、2023、2023、25年5类。会计档案的保管期，从会计年度终了后第一天算起。
2．会计档案保管期期满，需要销毁时，由综合档案室提出销毁意见，会同财务部门派人监销。
3．公司销毁会计档案经公司领导审批，报上级主管部门批准，同时派员监销，监销人在销毁会计档案前，认真进行清点核对，销毁后在清单上署名盖章。

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科技档案管理制度

公司科技档案是指技术改革、技术引进、设备、产品图样、新产品开发、基本建设等一切图纸、照片、报表、文字总结形成的具有保存运用价值的各种材料。
一、科技档案归档范围和分类
1．设备档案：涉及机器、仪器、仪表、运送工具等从进入公司后，从开箱、验收、安装、调试、投入、使用、维护、修理、改善到申报为止的各个生产环节，管理活动中形成的技术文献材料，其范围重要有：
（1）在开箱验收过程中产生的技术文献,设备装箱单，开箱验收单，便用和安装说明书，合格证，出厂精度检查单，随机备件图纸及其他随机文献。
（2）安装试车、验收过程中产生技术文献，有设备安装工艺规程，安装基本图，电气接线图和验收记录，精密度检查记录安装验收单等。
（3）在投入使用过程中产生的技术文献，有移交给车间的附件及随机工具记录登记。
（4）在改善、改装报废解决过程中产生的技术文献，解决意见，纪要，申请报告，审批书，技术鉴定书。
2．基本建设档案：公司实行二级管理模式；综合档案室和置业公司档案室，归档范围：
（1）综合档案室重要是对分公司的目录管理办法。
（2）基本建设项目文献材料归档范围和保管期限，可根据《基本建设项目文献材料归档范围和保管期限表》执行。
3．产品技术档案：产品的开发、设计、工艺、工装图样和新产品的研究、开发、立项、总结鉴定，成果报奖，经济效益，管理的全过程。
二、科技档案的管理
1．归档的科技档案规定完整、对的、系统与实际情况相符。
2．归档的资料必须层次分明、组卷合理、排列有序、编好目录、标题确切、清楚醒目。
3．档案室必须清洁通风，并且注意防火、防潮、防蛀等。
4．定期检查保管情况，发现破损、变质要及时补救。
5．通过鉴定确认失去保管价值的科技档案，造出销毁清册，经主管技术领导和有关负责人批准，并在原登记簿上共同鉴证注销。
三、科技档案的借阅
1．科技档案原则上不外借，供室内查阅，不准涂改撕损。
2．职工调往外单位和调离本部门，要把科技资料数据在调离前，必须办理归还或移交手续，不得擅自带走。
3．外单位索取或查阅技术档案，须有关单位介绍信，经有关领导批准批示后，方可查阅。

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档案保管制度

一、档案保管
1. 接受档案必须认真验收，并办理交接手续。
2. 存放档案必须有专用柜、架存放方法，要科学和便于查找。
3. 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后底图入库，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。
4. 存放照片、磁带要用特制的密封盒，胶片页夹和影集按编号顺序存放。
5. 要定期进行库存档案的清理核对，做到账、物相等，对破损或载体变质的档案，要进行修补和复制，库存档案因移交、作废、遗失等注销账卡时，要查明因素，保存依据。
二、档案库房的一般规定
1．保持档案库房良好的卫生环境，档案柜、箱、木橱排列整齐有序。
2．贯彻防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害物质，防污染等安全措施，发现隐患，立即整改。
3. 保管、保养好库房内的工具、设备，定期进行保养。
4. 库房系机要部位，除档案员及主管领导外，其别人员未经允许，不得进入库房。

会计档案保管期限表

序 号
档案名称
保管期限
备 注
一
会计凭证类

1
原始凭证
2023

2
记帐凭证
2023

3
汇总凭证
2023

二
会计帐簿类

4
总帐
2023
涉及日记总帐
5
明细帐
2023

6
日记帐
2023
钞票和银行存款日记帐保管25年
7
固定资产卡片

固定资产报废清理后保管5年
8
辅助帐簿
2023

三
财务报告类

涉及各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财务报告
3年
涉及文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
涉及文字分析
四
其他类

11
会计移交清册
2023

12
会计档案保管清册
永久

13
会计档案销毁清册
永久

14
银行余额调节表
5年

15
银行对帐单
5年

文书档案保管期限表

序 号
档 案 名 称
保管期限
备 注
1
党工团召开各种会议记录、
讨论通过的文献材料
永久

2
一般性未通过文献

长期

3
公司总体规划、方针、政策、
重要业务材料
永久

4
公司整顿文献，各项工作检查材料
永久

5
公司的请示与上级主管
部门的批复、方针、政策
的重要文献
永久

6
一般事务性问题，无批复
短期

7
年度工作总结、规划
永久

8
各种签订的协议、协议、
征用土地批准书
永久

9
董事会、股东会的决议、记录
永久

10
本公司的中报、年报
永久

11
证券报刊、杂志
短期

12
奖章、奖杯、荣誉证书
永久

13
磁带、磁盘、照片
永久

14
技改项目、科技研究、
新产品开发
永久

15
基建材料

可参照中华人民共和国
行业标准