制作国际会议的论文集流程.docx

国际会议的论文集

工作步骤
第一步 决定本届国际会议的论文集采用那种形式。
决定只出版论文摘要集或论文全集还是两者均出版。

第二步 编辑论文集。
程序委员会指定专人负责编辑。

第三步 选择出版公司。

第四步 签订出版合同。
1st. 如果选择国内的出版公司，则直接签订出版合同。
2nd. 如果选择国外的出版公司，要事先和本地区的外汇管理部门联系确定是否能支付印刷费，还要和当地的海关部门联系，确定是否能够办理免税报关手续。

第五步 将论文集直接运抵国际会议的举办地点。

第六步 支付全款。

1．论文集的主要形式
会议论文集是最重要的会议文件，在某种程度上论文集也代表了这个国际会议的专业水平。国际组织的大型国际会议的论文集也是各个国家的图书馆、大学和研究机构保存的重要文献。会议组织者都十分重视论文集的编辑和出版工作。国际会议的论文出版主要包括4种不同的形式。
(1)论文全集
上个世纪举办的国际会议大多数都是出版论文全集。像1 999年举办的第14届国际自控联大会出版的就是论文全集，每位会议代表的论文为5页A4纸的内容，共录取了1 600余篇。按大会的1 7个议题编辑成17本，平均每本都有500页左右。

(2)论文摘要集
目前大多数国际会议，特别是由我国机构发起的国际会议主要都是出版论文摘要集，这种方式不涉及版权问题，便于会议代表投稿。像第19届国际昆虫大会，共征集了4000多篇论文摘要。将6篇摘要缩放到一张16开的纸上，装订成一册，论文摘要厚达700多页。

(3)论文摘要集和论文全集
有的国际会议采用会前先出版论文摘要集，会后再出版论文全集。像第4届发展中国家毒理会议，共征集了200多篇论文摘要，会前出版论文摘要集。会后，会议学术委员会根据摘要的内容和质量，决定将一些特邀代表的论文和一些高质量的普通论文装订成册，出版会议论文集。

(4)论文摘要集和光盘
大型国际会议论文数量多达几千篇，如果印刷成册就会多达十几本，为了方便会议代表阅读，目前许多国际会议采用出版论文摘要的形式，注册时发给会议代表供会议期间使用。会后将全部论文制成光盘发给代表，由于光盘的制造成本很低，既便于携带又便于保存，越来越多的国际会议都改用这种形式。论文集的光盘制作务必精良，要选择与知名公司合作，以避免出现下面事例中的情况：1996年在美国召开的第1 3届国际自控联大会提供的光盘，许多代表反映不能使用，会后会议组织者不得不重新制作新的光盘邮寄给每一位会议代表。
会议组织者有权确定该国际会议的论文出版形式。就是同一国际组织的系列性会议，也可存有不同的形式。例如，1998年第8届国际小儿神经会议在斯洛文尼亚举办时，会前先出版了摘要集，会后出版了论文集；2002年在我国举办时，会议组织者决定只出版摘要，不再出版论文集。

2．论文集的主要内容
不同的国际会议的论文全集或摘要集的内容都不会完全相同，会议组织者决定它们的主要内容。
(1)序言
由于国际会议的论文是正式的出版刊物，许多论文集的开始部分都有大会主席或学术委员会主席的欢迎词或序言。例如，第7届世界预防口腔大会的论文摘要集的欢迎词有5篇，分别为中国卫生部部长、国际牙科研究协会执行主席、世界卫生组织代表、中华口腔医学会会长以及大会共同主席的欢迎词，他们分别代表该会议的发起单位、主办单位和支持单位向会议代表表示欢迎。每一篇欢迎词的内容一般只占论文集一页纸的篇幅，可以有本人的签字，也可以没有。有的还配有本人的相片。但也有一些会议的论文集没有任何欢迎词。
(2)组织机构
可以将注册通知书所列的会议机构全部列出，也可以只列出学术委员会的名单。
(3)学术日程
列出最终通知中的学术日程。
(4)论文
论文包括犬会特邀报告(Plenary Lectures)、邀请报告(Invited Lectures)、口头报告
(Oral Presentations)和张贴报告(Poster Presentations)。
(5)作者索引
作者索引按作者的英文姓氏的字母顺序排列。

3．论文集的出版
论文全集或论文摘要集一般均选用16开本。封面可选用精装硬壳，也可选用覆膜的软皮，封皮的设计可参考各轮通知的版式。每集的厚度一般不要超过500页。论文全集或论文摘要集既可以在国内出版，也可以在国外出版。
(1)国内出版
大型国际会议的论文全集，由于运输的原因一般都在国内出版。例如，第1 4届国际自控联大会，共计有4 000多本论文集，总体积为20m³，重几十吨。论文全集可以选择国内比较好的出版社，如在北京举办的许多国际会议都是在学术出版社出版的，它是一家专门出版国际会议论文集的出版社，编辑和印刷质量都比较高。有的会议也选择本行业的出版社，如第16届世界计算机大会的论文集是委托电子工业出版社出版的，而第13届国际核工程大会的论文集是委托核工业出版社出版的。
在上个世纪国内举办的国际会议还比较少，文章能够刊登在国际会议的论文集上是专业水平的体现，也是许多单位进行职称评定时的重要参考依据。因此，要求论文集一定要有正式书号。目前情况发生了很大的变化，国际会议越来越多，不再要求论文集一定要有书号。特别是计算机的广泛使用，使得编辑工作成为比较简单的事情，许多国际会议为降低印刷成本，会议组织者自己对论文进行编辑加工，然后送到印刷厂印刷。有的国际会议由于筹备期过短，为了减少印刷的时间采用复印的方式制作论文集也能满足会议的需要。
(2)国外出版
有的国际会议的论文集在国外出版。国际上有许多出版商都经常选择一些有影响力的国际会议的论文集作为自己的出版物，用以提高自己刊物的发行量。国际会议在筹备期间，经常会有好几家出版商主动前来联系。会议组织者最好选择国际上有一定知名度的出版商，他们可以利用自己的发行渠道扩大论文集的征订数量，这样可以降低出版费用，有时出版商还免费赠送给国际会议一定数量的论文集。
论文摘要集也可选用影响因子比较高的杂志社，将论文摘要作为增刊编辑出版。影响因为Impact Factors)是衡量一个学术刊物地位的主要因素。它是建立在科学引文索引( Science Cited Index)基础上的一种统计结果。其主要依据就是一定时期（一般为两年）内某个学术刊物所登载论文被引用次数与该刊物所登载论文数的一个比例，比例越高，表明该刊物所登载论文被引用次数越多，从而说明该刊物所登载论文的影响较大，质量较好，水平较高，因而该刊物的质量自然也高。会议论文在这种期刊上出版，可以提高论文摘要集甚至是国际会议的影响力，虽然出版的费用会高一些，但这样做显然是值得的。第9届国际小儿神经会议的论文摘要集是作为在该学科领域里最著名的杂志《脑和发育》的增刊出版的．虽然只有300多个页码，但每本的出版费高达100元人民币。不管是论文全集，还是论文摘要集，在委托国外出版机构出版时都要注意以下几点：
◆签订出版合同
委托国外出版机构出版国际会议论文集一定要签订出版合同，内容主要包括论文集的版权归属，多数情况版权属于出版机构。由于论文集是时效性很强的出版物，必须在会议举办前运抵会议举办城市，因此按时交货就必须在出版合同中明确规定，为了实现及时运抵，出版机构也对会议组织者的交稿时间提出了严格的期限。此外，付款方式也是出版合同中的重要内容。
◆及时通知论文作者
会议组织者一旦确定了本届国际会议的论文集是由国际上知名的出版机构或者影响因子较高的期刊出版，就应及时向所有潜在的会议代表发出通知。这样的信息会增加该会议的吸引力，及时发出的通知可以促使那些潜在的会议代表积极踊跃地向会议提交高质量的论文。
◆报关
论文集的运输一般选用空运的方式。按我国的规定，国外进口印刷品必须要经过海关检查．所以论文集需要办理报关手续。由于国际会议的论文集不是一般的商品，不能随意进行买卖，在我国享受一定的优惠政策。目前，我国只有少数几座城市有专门为国际会议服务的海关业务，办理论文集的人关手续相对比较方便。会议组织者要在其他城市举办国际会议时，一定要和当地的海关联系确定是否可以办理免税手续，以免论文集不能按时通关，影响会议的使用。
◆付款
会议组织者在收到论文集后，应按合同及时付给出版机构货款。出版机构应提供一个要求付款的账单，会议组织者将凭账单到银行办理相关手续。由于付出的货款是外汇，还要获得当地有关管理机构的审批。 .

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