66第9章-建设工程合同管控.doc

三鼎控股集团有限公司企业标准第9章建设工程合同管控第9章 建设工程合同管控 1目的合同管理是建设工程项目是实现工程建设各项控制目标的重要保障。建设工程合同管理原则、合同类型、管理重点、主要管理内容和管理方法等，合同管理贯穿于建设工程项目建设的全过程，它是进行建设工程质量控制、进度控制及成本控制的重要手段和风险控制方法之一，甚至，在某些时候优秀的合同管理产生的经济效益会大于技术优化产生的经济效益。同时，合同管理也对保护建设各方利益，完善建设项目的顺利进行场起着重要作用。因此，合同管理是进行建设工程项目管理的重要环节和重点。2适用范围控股集团、子集团（公司）项目部 建设开发的所有的建设工程合同3职责 建设事业部管理部（合同管理部）3.1负责贯彻执行控股集团建设事业管理部（合同部合同管理规定）施工合同管理事宜；3.2负责收集完善施工合同管理的信息及记录，并通过分析整理提出建议，经采纳后组织实施。3.3承担公司组织的投（议）标项目的招（议）标文件评审、合同评审和合同变更交底中的具体工作，并按要求作好相关记录，归档保存；参与相应项目承包合同的洽谈，负责建设工程项目合同的草拟；参与重点分包工程合同的审核；3.4负责公司施工合同及分包合同的审核盖章；3.5建立合同管理要求的各种记录和台帐，并及时整理，妥善保管按期汇报总报告； 4建设工程项目建设过程中可能涉及到的主要合同类型4.1委托合同。主要包括项目管理委托合同、监理委托合同、招标代理委托合同、造价审计委托合同等；4.2承包合同。主要包括：4.2.1勘察承包合同；4.2.2设计承包合同：从管理模式的角度划分可分为设计总承包合同、设计分包合同；从设计内容的角度划分可分为建筑设计合同、精装修设计合同、市政工程设计合同、园林设计；4.2.3施工承包合同：施工承包合同是工程建设过程中签署数量最多、条款比较复杂的合同类型，从管理模式角度可分为施工总承包合同，施工分包合同；从施工内容角度可分为土木工程施工合同（如结构施工合同、装修合同、幕墙合同等）、机电工程施工合同（如消防合同、弱电合同、变配电合同等）、市政施工合同等。4.2.4建筑工程物资采购合同。4.2.5各种咨询合同、技术服务合同，如交通影响评价咨询合同、环境影响评价咨询合同、建筑技术咨询合同、建筑技术服务合同等。4.2.6建设工程项目建设过程中需要签订的其他合同，拆迁施工合同、拆迁补偿合同、协调配合合同、检测合同等。5建设工程合同管理的基本原则5.1合同管理应以法律为依据，只有以合法为前提进行合同管理，才能切实保障各方的根本利益，促进工程的顺利建设。5.2合同管理应以建设工程的实际情况为出发点和突破点，保证建设工程在实现质量、进度、投资三大目标的前提下顺利竣工并投入使用。合同管理应根据建设工程的实际情况制定出科学的合同管理的方案，编制出可操作性较强的合同条款，并且工程在质量、进度、投资方面的目标应包括合同管理工作在内的所有工程管理工作的纲领，任何合同甚至任何合同条款都应体现和贯彻以上目标，只有如此，合同管理才会在建设工程项目管理中发挥出较大的推进作用。5.3合同管理应以预防为主，减少甚至避免纠纷和索赔的发生。预防是进行风险控制的有效方法之一，应综合考虑项目管理过程中的各种风险，并尽可能制定出相应的风险控制方法并体现在具体合同条款中。同时，应确保合同条款的明确、具体，避免歧义和含糊。5.4最大限度地将建设工程参建各方的权利、义务及责任纳入到合同管理的范围中，使参与项目建设的任何一方都能以合同为依据，享有权利，履行义务，共同保证建设工程的顺利竣工和投入使用。5.5进行建设工程合同管理应以最大限度保护控股集团的合法利益为出发点，以推进项目顺利建设为中心，尽可能实现包括控股集团在内的项目各参建方的共赢。6建设工程合同管理的主要内容和方法6.1在建设工程开始建设的初期阶段，应尽快做好以下工作： 做好合同管理规划工作，制定出完善可行的合同管理架构图。6.2合同管理架构是合同管理的基本规划，在项目管理工作开始的前期，应详细分析建设工程项目合同管理的一切影响因素，在与相关方充分沟通的前提下制定出科学合理而又符合建设工程项目实际情况的合同架构图，使之成为进行建设工程合同管理甚至整个工程管理的纲领性文件和最具指导性的文件之一；同时，制定建设工程项目合同架构图也是进行项目管理的基础性工作，做好这项工作能为今后的管理工作创造非常有利的条件。6.3在制定合同架构图时，应结合建设工程项目具体情况注意以下要点：最大可能地将建设工程项目管理工作全部纳入到合同架构图中，以该合同架构作为理清项目管理关系，管理思路的基础性工作；6.5制定合同架构图时应该注意的问题有： 通过分析项目的特点及业主的管理需求，确定出科学的工程承包管理模式。6.6通过分解项目管理工作内容，划分各个工作的内容范围及工作界面；通过对工程内容和设计文件的深入分析提出工程分项承包划分建议；明确工程内容、分包工程范围、供货范围，进而明确总包、分包、供货商之间的合同关系或工程参建方之间的合同关系。6.6.1合同架构图的制定应保证：设计和施工充分衔接、各工作界面明确且充分衔接。6.6.2合同架构图的制定应具有可操作性,以减少工作界面、便于协调管理、利于降低成本为核心原则。6.6.3在项目建设过程中，应根据项目的实际进展情况及时地对合同架构图进行修改和完善，使之更加符合工程项目的实际情况且更具操作性。6.7建设工程项目合同管理工作的重点有：6.7.1针对建设工程项目的特点制定科学合理的项目合同架构体系。6.7.2结合各项目特点，编制合法、完善、严谨的合同文件6.7.3建设工程项目合同履行管理。合同履行管理是督促建设工程项目各参建方严格按照合同约定履行合同义务，顺利完成建设工程项目建设任务的阶段。该阶段是建设工程项目管理主要思想、管理方法的实施、实现阶段。笔者认为应制定出严谨、可操作性强的合同履行管理方法，抓住合同履行管理的重点总包商管理，减少甚至避免纠纷发生，最大限度地预防纠纷、索赔的发生。因此，合同履行管理也是项目管理过程中的关键阶段。7制定出完善可行的一系列合同管理制度，如合同评审会签制度、合同交底制度、合同文件资料归档保管制度等。具体制度内容，下文中有较为详细的论述。7.1确定合同签订对象。应根据工程项目的总体进度要求，合理安排合同管理工作进程，提前做好确定合同签订对象工作。具体做法如下：7.1.1对于根据国家法律法规规定必须通过招标程序确定合同的签订对象的情况，应根据相关规定通过招标确定合同签定对象；7.1.2如根据相关规定无须通过招标程序确定合同的签订对象时，应根据具体合同的特点，综合分析潜在签约主体的整体情况，决定确定合同签约主体的方法，招标、询价、直接商谈确定等方法，在此过程中应对合同当事人的资格、资质证书、业绩、资信状况等进行考察，确保其具有履约能力。7.1.3协调、配合合同的签订对象。7.2提出合同基本条件，确定合同谈判的基本原则和策略，并组织合同谈判。7.2.1提出合同基本条件。建设工程项目建设的不同阶段，需要签订不同的合同，每个合同都必须满足一些基本条件，只有以此为前提，才具有进行合同谈判的可能性。下列合同的基本条件具体为：7.2.2勘察、设计合同的基本条件。包括：勘察设计完成时间的要求、勘察、设计工作内容、工作质量的要求、根据建设工程项目总体工程投资概算确定的勘察费、设计费额度范围及支付时间要求等。7.2.3项目管理委托合同、监理委托合同、招标代理委托合同、造价审计委托合同等的合同基本条件有：对受托人工作内容范围的要求、对受托人工作质量及提交工作成果时间的要求、根据建设工程项目投资概算确定的报酬额度的范围及支付时间要求等。7.2.4施工承包合同的合同条件包括：对承包工程工期的要求、对工程承包内容、工程质量的要求、对工程验收、质量保修等方面的要求、根据建设工程项目总体工程投资概算确定工程款的额度范围和支付时间要求等。7.2.5建设工程物资采购合同的合同条件包括：供货时间、供货方式、供货价格、货物所应具备的质量、包装标准及其他技术要求和标准等。协调、配合合同（协议）的合同条件：如配合时间、配合内容、配合费用及支付等。7.3确定合同谈判的基本原则和策略。每次合同谈判之前应根据工程的具体要求和实际情况确定基本合同条件，并结合合同签订对象的具体情况（如履约能力，财务状况）确定出合同谈判的基本原则和策略，这些原则和策略一般包括：以对方必须满足合同的基本条件为前提；对于灵活度较大的其他合同条件可制定出合同谈判的最高目标和最低目标，在实际谈判中尽最大可能实现最高目标；针对对方的具体情况分析谈判的可能情况并制定出相应对策。7.4组织合同谈判。应综合考虑各方面情况制定出具体的合同谈判计划，使合同谈判有序进行，促进合同早日签订。8根据合同谈判结果起草、审查、修订相关合同文件。应保证合同条款的完备、词句严谨、各方权利、义务明确，确保建设工程项目的顺利实施。在编制以下合同文件时，重点内容是：8.1勘察、设计合同的重点内容包括：勘察、设计工作依据、工作内容、完成时间、工作质量的要求；勘察费、设计费取费标准、金额及支付；发包人、勘察单位、设计单位的义务及违约责任等。8.2项目管理委托合同、监理委托合同、招标代理委托合同、造价审计委托合同等的合同重点内容有：工作内容范围；工作质量及提交工作成果的质量、时间的要求；受托人的义务及其违约责任；报酬及其支付等。8.3施工承包合同的重点内容包括：工程承包内容、承包范围；工程工期；工程质量标准；工程验收标准及程序；质量保修；施工技术要求和标准；工程变更洽商、工程款及其支付；施工承包商的义务及其违约责任等。6.4材料采购合同的重点内容包括：材料、设备的规格、型号、品牌、技术要求和标准、数量、单价、供货时间、供货地点、质量标准、包装要求、供货商的主要义务及其违约责任等内容。8.5协调、配合合同（协议）的重点内容：配合内容、配合时间、配合方式、配合费用及其支付、配合人的义务及违约责任等。9合同订立时的管理。主要内容有：9.1组织合同会签并根据会签意见修改合同文件：项目管理公司应根据本单位组织机构特点及本工程特点确定参与合同评审的会签部门及评审程序，使得各相关部门通过合同评审从不同角度评价合同种存在的风险，同时也能使他们了解到合同所涉事项的具体情况，利于后续合同执行。9.2打印、装订合同文件。9.3联系合同相关方确认并领取合同文件，监督其在一定时间内完成合同的签署工作，并保证其签署行为的合法有效。10.合同履行管理。主要包括：10.1监督合同当事人按照合同约定履行合同义务，并定期进行合同履行情况的检查。对合同履行过程中的变更事项详细记录，并及时组成各方进行商谈，并对商谈结果给与有效记录，如组织起草、签署合同补充协议书、会议纪要、备忘录等文件。具体做法如下。10.2在每个合同进入履行期时，都应首先召集与合同履行关系较密切的人缘进行合同条款的讨论和交底，明确哪些条款是履行中应重点注意的条款，教育督促有关人员严格按合同进行工作，随时检查、记录合同的实际履行情况，定期通报相关方。10.2在收到合同相对方的信函、文书或电报后，及时审阅并制定对策，采用发文、发函的形式进行批复。10.3及时、积极地收集、整理、保存有关合同履行中的书面签证，往来信函、文书、会议纪要、电报等资料。10.4必要时对于合同履行中出现的问题给予解释，协调，对经常出现的问题加以研究、剖析，并对这类问题给出一般性的处理意见。10.5对于合同履行中出现的问题及时详细地加以记录，并根据实际情况制定出切实可行且有效的处理措施和策略。11合同纠纷、索赔管理。主要管理内容包括：11.1合同纠纷、索赔的预防。主要预防方法为：编制合同时，最大限度地使合同条款完善，词句严谨，减少甚至避免因合同约定不明确或没有约定相关内容而导致发生纠纷或索赔。按照合同约定及时提出索赔或给予对方答复，避免发生因已过索赔期限或答复期而无法主张合法权益的情况发生。合同履行过程中，通过协调、沟通、协商等手段减少甚至避免纠纷、索赔的发生。遇到有可能引起纠纷或索赔的问题，及时、全面地做好书面记录，保存好相关资料，使合同相关方有据可查，减少甚至避免纠纷、索赔的发生。11.2合同纠纷、索赔的处理。主要方法为：在合同履行过程中积极、及时地收集整理、保存有关合同履行的书面签证、往来信函、文书、会议纪要、备忘录、电报等资料，以便在发生纠纷、索赔时能积极地主张权利，合法合理且证据充分地保护自己的利益。当接到对方索赔后，严格审核对方提出的索赔要求，认真研究并及时处理、答疑、举证，争取以协商方式解决索赔。同时应根据法律法规及合同约定及时提出抗辩，必要时提出反索赔。对合同履行过程中出现的对方的违约情况或违反合同的干扰事件，应及时查明原因，通过取证，按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔报告；同时，应按照法律及合同约定及时采取有效措施以防止事态扩大，避免更大损失。选择适宜的纠纷处理方式。对于合同履行过程中出现纠纷，建议采取组织召开专题讨论会、加强现场协调等措施，使得相关方相互沟通、增进了解，争取通过各方的友好协商使纠纷得以解决，必要时将解决结果以合同补充协议书的形式进行落实；如采取诉讼、仲裁等方式易造成工程停工，对各方均有不利影响，建议慎重考虑后实施。 12建设工程施工合同分三个部分:协议书、通用条款以及专用条款，每个不同的项目，其专用条款部分都不同的，它根据本工程特点，双方协商确定的符合该工程实际情况的特殊条款。具有很强的针对性，是合同的重要组成部分。 根据双方协商签定的合同条款，正确履行、管理项目，保证项目的质量、工期、安全、文明施工，保证企业的形象和信誉，并为企业赢得最大利益。 13合同的评审和签订:它要求制定的合同条款明确严谨，评审人员需按2000版的ISO9001质量体系要求认真考虑各条款的实行性，各个环节紧密相连，不出漏洞；13.1合同的实施和跟进：它要求企业内部人员具有较高的素质，能理解合同，严格按照合同条款办事，认真履行合同，并且随时跟踪工程的满足性，及时解决问题。13.2合同的制定和评审合同的制定133合同条款的对等性13.4合同条款的明确性135仲裁机构名称要写具体13.6签字盖章应同时具备13.7合同条款的可操作性14约束性条款应详细15合同的评审 三鼎控股在每一项工程合同的签订前，按照控股集团ISO质量体系文件要求对企业与建设单位双方拟定的合同内容进行各部门的评审。分别送控股集团招标采购部、合同管理部、建设事业管理部所属各部门、主管副总裁、董事长第相关部门。16合同的实施和跟进16.1监督检查有关职能部门和项目部履行合同的情况，及时发现薄弱环节，提出补足措施，防止控股集团自身发生违约情况，保证合同正确履行。16.2检查合同履行过程中对方可能发生和已经发生的违约情况，预防对方违约，并对违约事件提出索赔;参加合同纠纷的处理，提出适当对策，保护三鼎控股集团权益不受损失。16.3定期和不定期地总结合同履行的全面情况，提炼成功的经验，汲取教训，提出改进合同管理工作的建议，供以后工作参考。 17分包合同管理分包工程的合同管理是一项系统工程，需要企业与项目之间上下联动，使整个管理过程透明化、程序化，形成一套系统的、规范化的操作程序，达到合作双方的双赢。分析分包工程管理中出现的各种问题，往往与未能规范合同签订和执行的程序有关。因为一项分包工程管理是否到位，效果好坏，很大程度上取决于分包工程合同管理的水平。17.1分包队伍的选择 标准对于新的合作对象，除了从企业资质、注册资本及财务状况进行考查外，重点在以下五个方面应进行全面的了解。17.2人员配备要求。除了具备相关的具有类似施工经验的技术人员外，关键是具备与其承担的分包工程相关的技术工人和熟练的操作手。17.3资金筹措能力。这是反映分包队伍实力的一个指标，要求分包商具有一定的资金筹措能力，这样能减少总承包商很多的风险，有利于合同的顺利执行，有时甚至能关系到合同执行的成败。17.4设备情况。必须具备在合同工期内完成合同所必须的设备。175施工经历。必须具有承担类似工程的施工经历。17.6施工成本。 18分包合同的签订细节 分包工程的合同管理首先要规范合同签订和执行的程序，使整个管理过程透明化、程序化。分析分包工程管理中出现的各种问题，往往与未能规范合同签订和执行的程序有关。在签订合同时以下几个方面的细节需要特别注意。18.1 合同签订要及时。18.2合同签订要执行会签制度。18.3合同签订人要合法。 19分包预付款问题。 20分包工程进度控制。 21工程变更。这在工程施工中是不可避免的现象，如果在合同中不明确给予规定，常常也会引起纠纷和出现管理漏洞，因此，合同中应注明“所有的工程变更必须按照项目部规定的程序办理变更审批手续，否则，不予确认”。 22分包工程结算程序。在合同中应明确按项目规定的程序办理结算手续。23分包合同的执行要点合同执行情况的跟踪。项目合同管理部门是分包合同的对口管理部门，须对合同执行的整个过程进行全程跟踪，及时处理合同执行过程中出现的各种问题，特别是一些大型分包工程，工程规模大，单位工程多，合同管理若不及时跟上，事过境迁，极易引起纠纷和出现管理漏洞。 25合同管理台帐的建立。在分包工程的合同管理过程中，除了对合同执行情况的跟踪外，另一项极其重要的工作就是及时建立分包工程合同管理台帐，反映项目与分包商之间的合同额、分包工程的形象进度、工程结算、材料调拔、机械租赁、工程借款、工程变更索赔、工程支付、质量保证金及其它各项费用，需要能够全面、及时、动态地反映分包工程合同管理状况，为分包工程管理的各种决策提供真实的依据，达到对分包工程有效监管。 26分包与各施工单位的配合及项目各部门的配合。由于分包商与项目各部门都存在一定的业务关系，对与分包商的业务往来进行统一管理就显得十分必要了，然而，由于存在利益关系，部门之间有时难以协调配合，因此，项目需要对项目合同管理部门授予特定的权力，使项目各部门之间自动配合协调工作。 27结算与支付。结算要做到及时，避免因时过境迁带来不必要的扯皮现象，而支付则需要根据合同约定、项目资金状况和分包工程合同管理台帐反映的情况灵活处理。 28双方权力约束。29合同文件资料的管理建设工程项目管理开始后，应将合同文件资料的管理责任落实到具体的管理人员，妥善保存所有合同及与合同有关的一切资料，并及时满足查阅和询问要求。在建设工程项目竣工验收完毕后将与项目有关的合同文件资料移交给相关单位。基本的管理制度有：建立合同文件资料统一编号，统一记录制度；建立合同文件资料分类管理制度；建立合同文件资料借阅登记制度。