建设工程竣工档案整理的基本要求.doc

建设工程竣工档案整理的基本要求

为加强我市城市建设档案（以下简称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，使其更好地为城市建设服务。根据《建设工程文件归档整理规范》和建设部、省、市建委等有关规定和青岛市人民政府颁布的《青岛市城市建设档案管理办法》等有关规定，由青岛市城建档案馆对全市城建档案工作实行集中统一管理。
城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。是工程竣工验收的必要条件 之一，在工程竣工验收时，应通知我馆派人参加，同时验收建设工程竣工档案，建设工程竣工档案不完整、不齐全、不准确不符合要求的，不能交工验收。建设单位应当在建设工程竣工验收后三个月内，向我馆报送一套符合规定的建设工程竣工档案，凡建设工程档案不齐全的，应当限期补充。
一、文件材料应完整齐全符合案卷质量要求
1、建设工程归档文件材料的内容，应是从建设项目的提出到竣工投产，交付使用全过程中形成的有价值的建设工程文件材料。
2、向市城建档案馆报送的城建档案应是原件，档案必须同时向市城建档案馆和其它档案管理部门移交的，原件由市城建档案馆保管。房地产权属档案收集范围内的文件材料与市城建档案馆收集内容发生冲突的，原件应存放在市城建档案馆，房地产部门保存文件材料原件的复印件，归其保存的复印件应由市城建档案馆加盖市城建档案馆证明专用章，效力等同于原件。
3、工程文件内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
4、勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据市城建档案管理馆的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向有关部门移交。
5、工程文件的内容必须真实、准确、完整、齐全，与工程实际相符合，做到图、物相符。
6、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
7、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续 完备。
8、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜210㎜）。凡小于A4（或16K）幅面的，一律用A4（或16K）纸以五点衬托法衬托（装订的一边为两点），16K幅面的文件材料，只要纸张没有损坏，就不用在裱糊在A4纸上。大于A4幅面的应折叠成A4幅面。图纸宜采用国家标准图幅。
9、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
10、不同幅面的工程图纸采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面（297mmＸ210mm），图标栏露在外面（右下角）。
二、立卷原则
1、立卷应遵循建设工程文件材料的自然形成规律，保持卷内建设工程文件的有机联系，便于城建档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
3、建设工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、工程施工文件、竣工图、工程竣工验收文件5部分立卷。材料较少时，可将2个以上的阶段组为一卷；材料较多时，亦可将一个阶段形成的材料按问题分为数卷。
4、图样材料按建筑、结构、给排水、暖通、电气等专业顺序排列，视其材料的多少组成1至数卷。
5、案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。
三、卷内文件的排列
1、文件材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
四、案卷编目
1、编制卷内文件页号应符合下列规定：
①、 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。
②、 页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。
③、 印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。
④、 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2、案卷封面的编制应符合下列规定：
①、案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。
② 、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。
③ 、档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。档案馆代号应由档案馆填写。
④ 、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称、卷内文件的内容。
⑤ 、编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。
⑥ 、编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。
⑦ 、移交单位应填写工程项目的建设单位。
⑧ 、案卷封面中所填写的数字一律用阿拉伯数字。年月日用“．”隔开。
⑨ 、城建档案的保管期限分为永久、长期、短期三种期限。
永久是指工程档案需永久保存。
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用命。
短期是指工程档案保存20年以下。
同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。
⑩、城建档案的密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。
3、卷内目录的编制应符合下列规定：
①、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。
②、文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。
③ 、责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。
④ 、文件题名：填写文件标题的全称。
⑤ 、日期：填写文件形成的日期或起止日期。年月日用“．”隔开。
⑥ 、页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。
⑦ 、卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。
⑧ 、卷内目录排列在卷内文件首页之前。
4、卷内备考表的编制应符合下列规定：
①、卷内备考表主要标明卷内文件的件数、总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。
② 、填写立卷人姓名和立卷时间。
③ 、填写审核人姓名和审核时间。
④ 、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
五、案卷装订
1、案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。每卷厚度不得超过20㎜。
2、图纸单独立卷时，一律不装订。每卷厚度可为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜。
3、装订时必须剔除金属物。

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