2015中国会展策划师年会策划方案.doc

2015中国会展策划师联盟年会策划方案

一、年会意义
中国会展策划师联盟多年以来向业界培训和输送了大量的策划师人才，并且通过QQ群的方式方便了同学之间的联系和交流。但是却仅限于网络交流，缺乏深入沟通和合作拓展。基于此，为了加强联盟同学们之间的交流，本着友谊、分享、合作、发展的原则，推动会展业的繁荣与发展，举办此项活动。
当前我国会展业发展迅速，同时也迎接着新的变化以及行业合作和整合。 在此背景下， 搭建一个以会展策划师 “同学” 圈为基础， 辐射会展业界的人才交流、项目推介、合作促进交流平台，对会展策划师队伍的成长和会展业的发展都非常有意义。
现由曾为“同学”的部分会展策划师们倡议发起创办一个基于公益、并公益运营的全国会展策划师年会。希望通过会展策划师们自我搭建平台，推动人才交流、人脉拓展、项目对接和合作发展。希望能得到业界人士和全国会展策划师们的积极响应和鼎力支持！
（备注：中国会展策划师联盟（www.hzchs.org）是中国会展人才教育基地、国家人力资源和社会保障部职业资格指定培训考试机构，是以取得中华人民共和国人力资源和社会保障部“会展策划师”职业资格证书者为主体，经国家有关部门备案的合作联盟组织。）

二、年会主题
世界那么大，我想去看看。

三、年会时间及地点
2015年11月8—9日（均周六日）
江西省九江市浔阳区滨江路299号信华建国酒店

四、年会参与人员
（预计300人）与会人员:联盟主席、主办领导、各地区会展精英

五、年会形式
1、 在信华建国酒店租用宴会厅场地，在轻松的氛围中交流昨日，展望明天。其中穿插文艺表演、抽奖等节目。
2、 会场入口通道：气球拱门、红毯（请酒店提供）
3、 大厅装饰：气球、彩带等装饰品（请酒店提供）
4、 会场背景布置：舞台背景：联盟Logo以及本次年会的主题（规格以酒店会场大小做适当调整）、气球拱门上写“2015中国会展策划师联盟年会”字样（红底黄字，规格以实际场地为准）。
5、 背景音乐：年会开始前暖场歌曲:《新年新气象-林美慧》
主持人上台讲话：轻音乐《great morning-Daveed》
文艺表演：《我相信-张忠良》（九江市会展负责人）
抽奖音乐：《恭喜发财-刘德华》

六、年会筹备
序号
工作内容
完成时间
负责人
1
建立年会筹备QQ群，撰写邀请进筹备群邀请信，邀请到超过300位有参会意向的会展策划师同学或业界朋友加入该QQ群，并将年会初步方案分享到群。初步方案由马岳良在吸纳大家意见基础上，整合方案并提交。邀请300位以上的有参会意向的朋友，目的在保证一个参会的基数.
2015年9月10号前
陈冬梅、穆老师
2
在年会初步方案的基础上，向在群的300多位朋友征求修改意见，方式以恢复征求意见群邮件为准，群内碎片讨论内容不做参考，修改意见要求具体化，并说明修改的合理性意见。征求意见时间为5天，5天之内未提交意见的朋友视为认同方案以及其他人提交的意见.
2015年9月15号前

3
撰写方案者于9月20日前提交最后定稿方案。在征求方案意见期间，撰写年会正式邀请函。方式为有撰写意愿的朋友主动撰写并在群内共享。邀请函定稿，由大家选择最适合的稿子.并结合其他稿子之优异之处，整合到一起完成。整合人为大家选择的最适合的稿子的撰稿人
2015年9月20日前

4
完成年会报名工作，报名以缴纳报名费用为准。同期，承办方完成年会举办酒店、会场等的考察、调研工作，向大家汇报，并作出初步举办承办预算
2015年9月20日-10月21日

5
承办方完成各项筹备和执行工作，需及时提报执行方案，并分阶段汇报，做好现场执行
2015年10月21日—11月10日

1、年会筹备第一步：
建立年会筹备qq群，撰写邀请进筹备群邀请信（已撰写），在2015年9月10日前，邀请到超过300位有参会意向的会展策划师同学或业界朋友加入该QQ群，并将年会初步方案分享到群。初步方案由马岳良在吸纳大家意见基础上，整合方案并提交。提交时间不得晚于9月10号。邀请300位以上的有参会意向的朋友，目的在保证一个参会的基数，此项工作需要大家共同完成，具体负责由陈冬梅和穆老师牵头、协调。
2、年会筹备第二步：
在年会初步方案的基础上，向在群的300多位朋友征求修改意见，方式以恢复征求意见群邮件为准，群内碎片讨论内容不做参考，修改意见要求具体化， 并说明修改的合理性意见。征求意见时间为5天，5天之内未提交意见的朋友视为认同方案以及其他人提交的意见，征求意见工作于9月15日结束，撰写方案者于9月20日前提交最后定稿方案。在征求方案意见期间，撰写年会正式邀请函。方式为有撰写意愿的朋友主动撰写并在群内共享。邀请函定稿，由大家选择最适合的稿子，并结合其他稿子之优异之处，整合到一起完成。整合人为大家选择的最适合的稿子的撰稿人，要求该朋友于9月20日前完成邀请函定稿。
3、年对筹备第三步：
成立报名工作组，由1位牵头人，多位协助人共同完成参会报名工作。
4、年会筹备第四步：
9月20日—10月20日：完成年会报名工作，报名以缴纳报名费用为准。10月20日报名工作结束后，原则上不再接受报名。同期，承办方完成年会举办酒店、会场等的考察、调研工作，向大家汇报，并作出初步举办承办预算。
5、年会筹备第五步：
10月21日—11月10日：承办方完成各项筹备和执行工作，需及时提报执行方案，并分阶段汇报，做好现场执行。

七、 年会流程
时间
会议内容

2015年11月7号14：00~18:00
年会报到（非以上接站、接机时间到会的参会者，请按
《参会手册》指引自行前往报到地点报到；《参会手册》电子版将于11月1日前发送到年会筹备QQ群共享）

2015年11月7号19:00
欢迎晚宴（错过欢迎晚宴的参会者，请自行安排当日晚
餐）

2015年11月8号08:00-09:00
开幕主会的年会签到

09:00-09:30
年会致辞
1、年会主席致辞（10分钟） 2、主办领导致辞（15分钟） 3、年会筹备汇告（5分钟
11:30-13:30
年会午餐

2015年11月8号13:30-16:30
会展实务操作经验分享会
1、每位分享者限时5分钟 2、总计分享人数30—35位
3、分享内容小而精，提前提交文章并筛选人选
4、争取更多的参会者有分享、发言机会
5、内容要求符合分享主题，并涉及各领域
17:00-18:30
午会晚餐

19:00-19:30
三个进以及踩气球活动

22:00之后
相见恨晚的，没有聊够的，单独约会，彻夜长谈；休息

2015年 11 月 9 日上午 08:30-11:30
会展各界资源信息分享会
1、每位分享者限时5分钟 2、总计分享人数30—35位 3、分享内容小而精，提前提交文章并筛选人选
4、争取更多的参会者有分享发言机会
5、内容要求符合分享主题，并涉及各领域
11:30-11:40
抽奖活动

11:40-12:30
年会总结

12:30-13：30
欢送午餐

14:00以后
退房返回，自助安排

14:30-15:30
参观浔阳楼、锁江楼、长江大桥

16:00以后
接送车辆在酒店门口等候，也可自行乘出租车前往火车站或机场

在开场和缓的音乐中，与会人员依次进场就坐。现场布置热烈而不失典雅，给人喜悦、轻松的体验感受。随着活动进程的深入，现场的灯光有规律的进行变化，人们的情绪也被外界带动跟随活动的进程而起伏，从而拉动整个现场的氛围及参与者兴趣。
1、年会报到：2015年11月7日14:00—18:00（在此期间，联盟租用两辆48座大巴车在九江市火车站广场等候，将与会人员送到酒店。同时一辆车牌号为赣G-A1211的黑色奥迪车在昌北机场外等候。非以上接站、接机时间到会的参会者，请按《参会手册》指引自行前往报到地点报到；《参会手册》电子版将于11月1日前发送到年会筹备QQ群共享）
2、欢迎晚宴：2015年11月7日 19:00开始（于信华建国酒店西餐厅，错过欢迎晚宴的参会者，请自行安排当日晚餐）
3、开幕主会：2015年11月8日上午
08:00-09:00 年会签到
09:00-09:30 年会致辞 1、年会主席致辞（10分钟）
2、主办领导致辞（15分钟）
3、年会筹备汇告（5分钟）
09:30-11:30 年会主旨报告（内容待定）
1、中国展览业发展新趋势、新变化（30分钟）
2、中国会议业发展新趋势、新变化（30分钟）
3、节庆赛事会议旅游的跨界与互融（30分钟）
4、会展城市合作与区域竞合新趋势（30分钟）
11:30-11:40 文艺汇演
11:40-13:30 年会午餐
4、分享交流会（1）：2015年11月8日下午
13:30-16:30 会展实务操作经验分享会
1、每位分享者限时5分钟
2、总计分享人数30—35位
3、分享内容小而精，提前提交文章并筛选人选
4、争取更多的参会者有分享、发言机会
5、内容要求符合分享主题，并涉及各领域
16:30-16:50 抽奖活动
17:00-18:30 年会晚餐
5、 年会活动：
（1）三个进球
道具：每个小组一个大桶（用来接球）；40个网球（放在袋子或者盒子里）
步骤：
1、每组一个伙伴面向某一个方向站好，目视前方不可以左顾右盼，更不能回头。然后，把装有40个网球的袋子交给他。
2、把桶放在他的身后，桶与人的距离为10米。注意不要把桶放在志愿者的正后方，要让他略微向旁边偏出一些。
3、告诉他的任务是向身后的桶里扔球，要至少扔进三个球才算成功。告诉他不许回头看自己的球进了没有，落在了哪里。
4、让其他队员指挥他如何调整投掷的力量和方向才能进球，用时最短的获胜。
（2）踩气球
目的：活跃气氛，增进协调能力和协作能力
要求：人数为十名，男女各半，一男一女组成一组，共五组
步骤：当场选出十名员工，男女各半，一男一女搭配，左右脚捆绑三至四个气球（特别提醒：为防止踩踏，用一米长的细绳绑气球，另一头绑在脚踝，气球是拖在地上的），在活动开始后，互相踩对方的气球，并保持自己的气球不破，或破的最少，则胜出。

6、分享交流会（2）：2015 年11月9日上午
08:30-11:30 会展各界资源信息分享会
1、每位分享者限时5分钟
2、总计分享人数30—35位
3、分享内容小而精，提前提交文章并筛选人选
4、争取更多的参会者有分享、发言机会
5、内容要求符合分享主题，并涉及各领域
11:30-11:40 抽奖活动
11:40-12:30 年会总结
12:30-13:30 欢送午宴
14:00之后退房返回，自助安排
14:30-15:30 参观浔阳楼、锁江楼、长江大桥
16:00以后接送车辆在酒店门口等候，也可自行乘出租车前往火车站或机场

七、年会活动规则及安排
1、三个进球：参会人员餐后活动（时间1个小时），重社交。
活动规则：（假设由100位参加游戏的人员，人员增减对应调整）
19:00—19:30： 入场（组委会安排专门摄像、摄影人员拍照、摄影）
19:30—20:30： 进行游戏活动
道具：每个小组一个大桶（用来接球）；40个网球（放在袋子或者盒子里）
步骤：
1、每组一个伙伴面向某一个方向站好，目视前方不可以左顾右盼，更不能回头。然后，把装有40个网球的袋子交给他。
2、把桶放在他的身后，桶与人的距离为10米。注意不要把桶放在志愿者的正后方，要让他略微向旁边偏出一些。
3、告诉他的任务是向身后的桶里扔球，要至少扔进三个球才算成功。告诉他不许回头看自己的球进了没有，落在了哪里。
4、让其他队员指挥他如何调整投掷的力量和方向才能进球，用时最短的获胜。
20:30-21:30 进行第二个游戏踩气球
要求：人数为十名，男女各半，一男一女组成一组，共五组
步骤：当场选出十名员工，男女各半，一男一女搭配，左右脚捆绑三至四个气球（特别提醒：为防止踩踏，用一米长的细绳绑气球，另一头绑在脚踝，气球是拖在地上的），在活动开始后，互相踩对方的气球，并保持自己的气球不破，或破的最少，则胜出。
2、 活动现场布置 ：例行简约，一个活动背景墙，；100人参与活动情况下，配备 100把椅子，一袋气球、40个网球、袋子若干、一个桶、细绳若干。

八、年会工作人员安排及物品准备
1、 主持人（男女各一人）、道具（2人）、迎宾（女性2人）、机动人员（5人）、与酒店协调（1人）
2、 （1）横幅（2015年中国会展策划师联盟年会），红底黄字，规格根据情况而定。（和酒店商议，由酒店提供）（2）背景牌，联盟LOGO 和“世界那么大，我想去看看”（规格：以酒店实际场地而定，酒店提供）。（3）会场入口拱形门（酒店提供）。（4）现场装饰气球、游戏用气球，气球专用气筒。（5）签到本1本、签到笔1支。（6）DV机、照相机。（7）奖品和各种小礼物。（8）领导讲话稿。

九、费用预算
1、会场活动部分（根据去年物料费用预估）
费用项目：
（1）彩虹拱门、现场包装（含鲜花、气球）、话筒音响、横幅、饮料、水果、小礼品（按1幅算）（按300人，15元/人计）
（2）抽奖奖品 一等奖3份（每份200元）二等奖16份（每份100元）三等奖40份（每份50元）发奖鲜花 10 束 总计（1000元）
2、餐饮预算：每人100元，预计300人，共计 30000 元。
3、车辆租借：1000元
4、预备应急资金：3000 元。
5、 预算费用合计43700元：（由于举办时间的差异，活动举办费用以实际产生费用为准）。

十、 年会说明
1、年会发起：年会由“中国会展策划师”同学圈倡议发起举办。
2、参会主体：以“中国会展策划师”1—12届的同学为主，兼顾业界人士。
3、年会性质：民间、公益、自发、自主。核心是公益，具体指：年会的举办不以营利为目的；年会举办成本由参会者AA制承担；年会组织以志愿为主。
4、年会时间：2014年首届起，每年最后一个季度为宜；根据南北方气温条件参会者共同决定合适月份和具体时间，但需参考承办方建议。
5、年会地点：年会全国巡回举办，举办城市交通便利，不偏僻为宜。
6、年会主办：“中国会展策划师同学会”为每届固定主办单位；可寻找联合主办单位，遵循谁赞助当届年会谁联合主办原则，赞助费计入举办成本。无赞助单位及赞助费情况下，年会举办成本由参会者 AA 承担。为鼓励寻找赞助，可考虑个人或企业找到赞助单位，赞助费提成10%。联合赞助（主办）单位可多家。
7、年会承办：选择当届年会举办地会展企业承办年会，承办方不得以年会为盈利项目，但可享有当届年会承办的名誉（宣传）权利作为回报；承办方年会期间（3天左右）可招募几位兼职服务人员，兼职服务费用不得超过5000元。
8、年会花费：每届年会参会人员人均成本控制在 2000 元以内，费用主要包括参会人员会期食宿费，会议场地租赁、及相关设计搭建费，活动举办产生相关费用等。不包括参会人员自主消费、会后旅游等相关费用。承办方需在参会人员缴纳参会费前提交年会举办整体预算，并接受监督，会后提交报告。参会人员预交费用，如有剩余，会后需 AA 返退给每个参会人员。如赞助费到位在参会人员预交费用之后，赞助费和年会举办剩余费用，一并 AA 返退给参会人员。承办单位预算的每一项花费，需经参会人员代表（可推选出一个10人左右的监督团队，代表全体参会人员监督承办方费用支出）同意后支出。参会人员报名缴费不直接缴给承办单位，而是缴纳给第三方，比如穆老师。经监督团队审议过承办方费用支出后，再将费用支付给承办单位。

10