《Word-2010文档处理案例教程》题注应用(书签与超链接).docx

第12章 输入数据使读者能够掌握激活单元格的方法，并能够在单元格中正确地输入文本、数字及其他特殊的数据；学会定制输入数据的有效性，并能够在输入错误或超出范围的数据时显示错误信息；掌握几种快速输入数据的方式。12.1 激活单元格在一个新的工作表中，只有活动的单元格才能向其中输入数据，例如：A1单元格被粗边框包围，与别的单元格有所不同，表明单元格A1已被激活，是活动单元格。12.1.1 使用鼠标激活单元格鼠标在单元格中移动，将鼠标指针指向任意一个单元格，单击鼠标左键就可以使这个单元格成为活动单元格。由于Excel的工作表由超过256列*65536行组成，屏幕上只能看到工作表的一小部分。如果要将激活的单元格不在屏幕上显示，可以使用垂直滚动条和水平滚动条调整使其出现在窗口内。操作方法如下：用鼠标单击垂直滚动条顶部或底部的滚动箭头，使工作表每次向上或向下移动一行。或用鼠标拖动滚动条，快速移到工作表的某个位置。拖动滚动条时，会自动出现“滚动提示”指示已移到的行，也可通过左键点击滚动条的方法查看当前所处的行；再用鼠标单击水平滚动条两端的滚动箭头，使工作表向左或向右移动一列。或用鼠标拖动滚动条，可以快速移到工作表的某个位置。查看当前所处在列的方法与上面相同。当某个单元格被活时，该单元格所处的行和列的标号都将“突出”显示如图1所示。 选中单元格12.1.2 使用键盘激活单元格当在进行数据输入，有时使用键盘来激活单元格可能比鼠标更方便，但是你一定要先清楚这些按键的功能。12.2 单元格或单元格区域的选择在使用Excel进行工作的时候，有时需要选择一个单元格或一定区域范围的单元格。12.2.1 选择连续的单元格1使用鼠标选中单元格区域如果想使用鼠标选择一个单元格区域，方法如下：鼠标单击要定义区域左上角的单元格，此时鼠标指针为形状；按住鼠标左键并拖动鼠标到要定义区域的右下角；松开鼠标左键盘，选择的区域将反白显示。其中，只有第一个单元格维持正常显示，表明它为当前活动的单元格（如图2中A14单元格），其他均被置为黑色，如图2所示。若想取消选择，则用鼠标单击工作表中任一单元格，或者按任一箭头键盘。2使用键盘选中单元格区域如果想使用键盘来选择单元格区域，操作方法如下：（1）移动箭头键盘到想选择区域左上角的单元格；（2）按Shift键，同时移动箭头键来选择范围；12.2.2 选择不连续单元格区域的方法1使用鼠标选择不连续的单元格区域用鼠标选择不连续的单元格区域，操作方法是：（1）单击并拖动鼠标选择第一个单元格区域；（2）按Ctrl键，再选择另一个单元格区域。2使用键盘选择不连续的单元格区域用键盘选择不连续的单元格区域，操作方法是：（1）按住Shift键，同时移动箭头键选择第一个单元格区域；（2）按Shift+F8键，此时状态栏中出现“ADD”字样；（3）移动箭头键到下一个想选择区域左上角的单元格；（4）按Shift键和箭头键选择第二个区域。选择区域结果如图2所示： 选中不连续的单元格区域12.3 数据输入选定单元格之后，就可以在单元格中输入文本、数字、时间或公式等内容了。12.3.1 输入文本大部分工作表都包含文本项，它们通常用于命名行或列。文本包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他合法的键盘能键入的符号，文本通常不参与计算。Excel 2000每个单元格最多可容纳的字符数是32000个。缺省情况下，在单元格中按左边对齐。1输入文本要想在工作表中输入文本可以按下面的步骤：单击想要输入文本的单元格，将其激活；输入任何想要输入的文本；如果想要把当前活动的单元格分隔为多个单独的行，则可以用Alt+Enter键；当当前单元格输入完毕后，可以用下列方法离开该单元格：按回车键移动到下一个单元格；按Tab键移动到右边的单元格；按方向键，可向任意方向移动；使用鼠标单击任何想要移动到的单元格；单击编辑栏上的按钮，单击按钮则会取消本次输入。2超长文本的处理当输入的的文本超过了列的宽度时，Excel会让文本自动的进入右边的列，如图3所示。 文本超宽时自动进入右边的列如果相邻的单元格内有内容，则会按照列的宽度显示尽可能多的字符，而其余的字符不再显示，如图4，这并不意味那些文本被删除了，只要改变了列宽或采用前面介绍的折行的方式格式化该单元格之后，就会看到全部的内容。调整列宽的方法在以后的章节再进行详细介绍。 文本超宽时如果右边不空则多余的字符不显示3修改正在输入的文本当文本出现在活动单元格和编辑栏中，按Back space键和Del键可以删除插入的字符。如果把一个数字作为字符，例如：学号等。只要在输入的数字的左上角加上一个单撇号（如“001”），Excel就会把该数字作为字符处理，将它按缺省的沿着单元格左对齐。4记忆式输入Excel具有“记忆式键入”的功能。如果在单元格键入开始的几个字符，Excel将根据该列中已输入的内容自动完成输入。例如，我们在单元格B6中输入了“张杰”，在单元格B14中输入了“张”字，后跟着出现“杰”字。此时，自动填充的“杰”字呈反白显示。12.3.2 输入数字Excel在遇到范围于09中的数字以及含有正号、负号、货币符号、百分号、小数点、指数符号以及小括号等数据时，就将其看成是数字类型。输入数字时，Excel自动将它沿单元格右边对齐。例如要输入负数，在数字前加一个负号，或者将数字括在括号内；输入“-10”和“（10）”都可以在单元格中得到-10。当输入分数（如3/5）时，应先输入“0”及一个空格，然后输入“3/5”。如果不输入“0”， Excel会把“3/5当作为日期处理，认为输入的是“3月5日”。12.3.3 输入日期和时间在Excel中，日期和时间均按数字处理，还可以在计算中当作值来使用。当Excel辨认出键入的日期或时间时，格式就由常规的数字格式转换为内部的日期格式。1日期格式输入日期的格式有多种，Excel都可以识别并转变为缺省的日期格式（缺省的日期格式可以改变）。输入时可以用斜杠、破折号、文本的组合来输入，如下面的方法都可以输入1999年10月25日：10-25-99，10-25-1999，10/25/99，10/25/1999，10-25/99，OCT 25 1999，23.12.19992插入当前日期想在单元格中插入当前的日期，可以按Ctrl+；(分号)键。缺省显示方式是由Windows有关日期的设置决定的，可以在“控制面板”中进行更改，具体办法可查阅有关Windows的一些资料，这里就不再赘述了。3时间格式输入时间时，小时、分钟、秒之间用冒号分隔。Excel把插入的时间当作上午时间（AM，例如，输入“5:30:02”，会视为“5:30:02AM”），如果输入下午时间则在时间后面加一个空格，然后输入“PM”或“P”即可。4插入当前时间想在单元格中插入当前的时间，可以按Ctrl+：（冒号）键。如果想在单元格中同时插入日期和时间，先输入时间或先输入日期均可，中间要用空格隔开。5