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本科生毕业论文本科生毕业论文题目：SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计题目：SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计姓名：冯璐系别：物流管理系专业：物流管理专业姓名：冯璐系别：物流管理系专业：物流管理专业年级：2010 级学号：SCL10166指导教师：刘威职称：讲师年级：2010 级学号：SCL10166指导教师：刘威职称：讲师2014 年 2 月 2 日原创性声明原创性声明兹呈交的学位论文，是本人在导师指导下独立完成的研究成果。除文中已经明确标明引用或参考的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的研究成果。本人依法享有和承担由此论文而产生的权利和责任声明人（签名）：日期：年月日SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计ISAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计摘要釆购是企业物流活动的重要环节，采购成本的节约对利润的影响有着倍增效应。采购是“赚钱”的部门！在全球范围内，工业企业的采购成本占销售成本的 50%-70%，而且，这个比例还有着越来越高的趋势。管理大师-美国通用公司前 CEO-杰克韦尔奇说：“在我们公司只有销售和采购是赚钱的，其他部门发生的都是费用”。由此可见采购的重要性，而采购管理中采购流程的优化更是重中之重。SAP 作为企业资源计划的整体解决方案，它不仅仅是一套管理软件，更是管理思想和管理理念的体现，它是如今企业实现信息化、现代化的有力工具。在SAP 环境下的采购管理，比之传统的采购方式其效率得到了极大的提高，也对采购流程的优化提供了可行的机会。本文通过对 S 公司的采购管理以及采购流程现状进行了实地调研，不仅了解了 S 公司在 SAP 环境下采购业务流程的操作，并且发现了其中存在的许多问题，通过对这些采购流程中的主要问题的存在原因进行的分析、研究，最后采用了BRP 流程再造理论、AHP 层次分析法、TOPSIS 逼近理想解排序法等理论对采购流程中的框架合同的应用，供应商的选择及评价，人员 KPI 考核等问题进行了分析，并提出了具体的优化方案。本文采用了案例的分析方法，通过实例把抽象的采购流程管理具体化、量化，来解决 S 公司 SAP 环境下采购流程的优化问题。关键词SAP层次分析法TOPSIS 评分法BPR 流程优化KPISAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计IIScheme Design of Procurement Management andOptimizing for S Pulp&Paper Company under SAPEnvironmentAbstractProcurement is a key element of enterprise logistics activity;and purchasingcost savings have significant impact on the bottom line.The procurement department canbe considered a profit-generating center.Globally,purchasing costs constitute 50-70%of cost of goods sold and this ratio is increasing.According to management guru-GeneralElectric former CEO-Jack Welch,the only profit-generating departments in GE is salesand procurement;all other departments are cost centers.Therefore,procurement is animportant enterprise function and,within procurement,the optimization of procedures is atop priority.As an integrated ERP solution,SAP is not only a management software,but is also anexemplification of management philosophy and mindset.SAP is now an effective tool forenterprises to realize information automation and modernization.Also,SAP cangreatlyenhance the efficiency of procurement management and provide feasible opportunities foroptimizing procurement procedures.In this article,the procurement management and procedures in company S is studied,inorder to understand its purchasing processes in an SAP environment and to identifyinherent problems.The root causes of these problems are analyzed by methods,such asbusiness process re-engineering,AHP and TOPSIS.Solutions form proving purchasingprocesses in the areas of frame contract application,supplier selection&evaluation andpersonnel KPI appraisal.This article applies the case analysis method and uses specific examples to illustrate andquantify the abstract procurement process,with the objective of improving theprocurement process of company S in a SAP environment.KeywordsSAPAHPTOPSISBPRKPISAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计III目录目录一、绪论.1（一）研究的背景及意义.1（二）研究方法与思路.1（三）研究内容与框架.2二、采购管理的相关理论.3（一）BPR 流程再造理论.31.BPR 流程再造理论概述.32.实施方法.3（二）JIT 采购.31.JIT 采购概述.32.JIT 实施的步骤.3（三）AHP 理论.41.层次分析法概述.42.层次分析法运用步骤.4（四）TOPSIS 理论.51.TOPSIS 法.52.基本原理.53.距离的测度.64.TOPSIS 法计算步骤.6三、S 浆纸公司采购管理现状分析.8（一）S 浆纸公司简介.8（二）SAP R/3 系统下的物料管理概述.9（三）S 浆纸公司采购管理现状.111.物料采购的种类描述.112.供应商管理.113.合同管理现状.134.采购流程现状.135.人员管理现状.16（四）S 浆纸公司采购管理问题与分析.161.S 浆纸公司使用 SAP R/3 系统弊端分析.162.供应商管理缺陷分析.163.合同管理不完善.164.采购流程冗杂.175.人员管理方面.18四、S 浆纸公司采购管理的优化方案设计.19SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计IV（一）升级 SAP 系统191.将 SAP R/3 升级为 SAP ECC6.192.新增 MM 模块功能.20（二）供应商评价管理优化.211.供应商评价指标选择.212.建立指标体系及层次模型，构造目标图.223.各评价指标权重的设置.234.对目标数自上而下分层次一一打分，建立判断矩阵.245.判断矩阵的一致性检验.276.层次单排序.297.层次总排序.328.使用 TOPSIS 法进行实例验证.339.结论.35（三）新增框架合同类型及执行建议.361.数量型框架合同.362.价值型框架合同.363.框架合同执行细则.364.实行方法.37（四）采购流程优化.371.采购流程优化的目标.372.采购 BPR 流程再造方法.383.新的框架合同流程图.384.可执行 FORM contract 的物料清单列表.415.对直接采购和部分备品备件实施 JIT 采购方法.416.预期优化流程后实施后的对比.42（五）加强人员管理，规范工作流程，提高业务工作效率.421.加强人员培训.422.合理进行采购业务分工，实行人员岗位轮换.433.改善备件采购流程.434.改善原材料采购流程.435.建立完善 KPI 绩效考核制度.43五、结论.46致谢语.49附录.50附录一：调研报告.50附录二：文献综述.61SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计1一、绪论（一）研究的背景及意义随着经济全球化及信息技术的飞速发展，社会生产、物资流通、商品交易及其管理方式也在发生深刻的变革。开源节流降低成本是代工企业当务之急，而原材料采购是构成企业生产的主要可变成本，优化现有采购流程从而降低成本将是代工企业得以生存的重要保障。如今多数代工企业采购流程混乱，流程管理意识不强，多采用粗犷式管理。虽然企业制定了相应的采购流程，但是在实际操作过程中往往为图方便未严格执行，大大增加了企业运营成本。作为企业的“第三利润源”的采购是企业全部商务活动的起点，尤其对于大型制造业来说，采购效率对企业的发展尤其重要。采购成本在销售额中占有较大的比重，所以要以最低的成本来进行采购，不仅仅要价格低廉还要符合质量，否则质量不达标的采购还会耗费更多的成本；再者采购产品要在合适的时间，太晚会影响生产进度甚至导致机器停产，太早则会占用库存占用资金。采购要以最低成本在适当的时间，采购到符合质量的正确数量的品项，才能为实现企业利润创造条件。1S 浆纸公司有一套运作成熟的 SAP R/3 系统使用了多年，最初在 2006 年上线 SAP R/S 4.7 时，公司有员工 800 人，SAP 用户 200 人，销售产值 15 亿。2010年公司新生产项目 PL12 投产，同时 SAP R/3 也随生产业务和流程增加而增加配置，公司员工 1200 人，SAP 用户有 350 人，销售产值 40 亿。如今，公司在经过PL12 和 2014 年 6 月将投产的 MB12 项目，公司规模继续扩大，员工人数达到 1870人，SAP 用户已达 500 人，销售产值 90 亿元。由此可见公司业务的快速发展迫使企业寻找到新的更有效的 ERP 系统和采购方法来提高工作效率，降低库存，节约成本，使业务流程信息化已刻不容缓。而 SAP ECC6 适应了 S 浆纸公司目前的需要.本文详细阐述了 S 浆纸公司上线 SAP ECC6 系统中如何对采购流程重组、供应商管理和人员绩效考核进行优化和改进。（二）研究方法与思路本文通过对 S 浆纸公司的实地调研，了解 S 浆纸公司采购部门运作的现状，并找出了该公司在使用 SAP 系统环境下采购方面所存在的问题。通过 BPR 流程再造理论方法进行局部流程改造，提高了采购效率，并很好控制了采购成本。针对供应商甄选进行了科学的改进，对供应商的资信分级，规模大小，单价，品质和售后等 17 个指标方面做出整体评分甄选，达到挑选最优供应商的目的，此举保SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计2证所有采购的原物料为性价比最高，品质异常最少，提高了 S 浆纸公司的产品竞争力。对于交易模式，本文导入了 JIT 交易模式，即引入准时制采购模式，与所有供应商建立稳定的契约供需关系，由供应商进行多频次、小批量的连续供货，实现在合适的时间，把合适的货物按照合适的数量送到合适的地点的准时化供货机制，实现了零库存管理，降低了库存成本提高了采购管理效率。通过本论文采购流程优化论述,S 浆纸公司采购效率大大提高，同时对于现代工业制造企业提高企业经营战略高度以及增强竞争力具有重要借鉴意义。通过对这些问题进行整理和分析，找出导致这些问题产生的原因，并针对性地解决问题。本文运用了BPR 流程再造理论、JIT 采购理论、AHP 和 TOPSIS 评分法等方法，并且利用在该物流中心实习的机会，亲自体验各个方面的工作，与不同部门的人员进行交流，了解该采购部的现状和存在的问题，获取真实的数据，从而为 S 浆纸公司的采购部门提出建设性意见。（三）研究内容与框架本文研究的主要内容就是对 S 浆纸公司采购部门中存在的问题进行解决，通过 BPR 理论中的 ESIA 方法对采购流程进行优化设计，并且通过评分法对供应商进行分类管理，还通过 KPI 绩效考核的方法提出人员管理方法，为解决该采购部门在应用 SAP R/3 系统下的问题通过新上线的 SAP ECC6 系统提出一个合理的方案。本文主要的研究框架图如图 1-1 所示。图图 1-1 论文研究框架图论文研究框架图SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计3二、采购管理的相关理论（一）BPR 流程再造理论1.BPR 流程再造理论概述针对流程再造思想而言，毫无疑问，最著名的理论先驱当属美国管理学家哈默教授，最具有代表性的著作是其于 1990 年发表在Harvard Business Review上的文章，名为“Reengineering Work:Do not Automate,Obliterate”。当时这篇文章的反响极其强烈，哈默博士正是在此文中首次提出了业务流程再造（Business Process Reengineering,BPR）的概念，3 年之后，Hammer 又和 JamesChampy 在名为“Reengineering The Corporation:a Manifesto for BusinessRevolution”一书中对 BPR 作了全面的论述。根据 Hammer 博士的定义，业务流程再造是指：针对公司内核心流程而言，以提升内、外部顾客满意和为其创造卓越的价值为最终目的而进行的根本性再思考和彻底性再设计，当然，在这个过程中，信息技术还有先进的管理模式必须加以吸收和应用，才能高效构建起以流程为导向的组织结构和具有高度集成性的技术应用实体，最终实现在质量、速度、成本、服务这四项指标方面的戏剧性提升。22.实施方法针对流程中所涉活动执行主体的变革，即根据活动属性对原有部门进行撤销、合并、新增、精简。3具体来说，应用最普遍的设计方法是“ESIA”法，英文对应“Eliminate、Simplify、Integrate、Automate”,即“清除、简化、整合、自动化”，它是增加流程中增值活动比例以及调整流程核心增值任务的操作原则。（二）JIT 采购1.JIT 采购概述JIT 即 Just-in-time,又称准时制采购。其基本含义是企业和供应商建立起稳定的契约供需关系，由供应商进行多频次、小批量的连续供货，实现在合适的时间，把合适的货物按照合适的数量送到合适的地点的准时化供货机制。42.JIT 实施的步骤（1）制定采购实施计划采购小组要制定出实施计划，明确未来的采购策略和具体的实施步骤。采购策略包括选择采购方式、供应商数量、选择供应商的标准、原物料的库存管理、SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计4对生产线的持续支持等。5（2）同供应商建立伙伴关系选择少数几个经过严格考核的供应商建立长期协作的关系，加强双方的业务往来，分享共同的利益，尤其是将代理商和原厂制造商同时纳入采购管理体系，建立双赢的合作模式。在 JIT 的模式中，需求方和供应商处于平等地位，双方需要就 JIT 的交易模式开展友好协商，针对交易条款，运输物流方式，交货地点，交货周期以及 JIT 运行系统都需要根据实际运行情况来确定，JIT 的任何交易条款都将给 S 浆纸公司带来巨大的便利。6（3）选某一特定的部分作为试点为了保证 JIT 采购模式的大规模顺利的开展，必须进行试点。因为任何新的模式的导入都不可能一步到位，运营初期必定因为实际交易模式的变更会存在一定的问题。其目标就是要实现需方在任何时间、任何地点提出任何数量、质量、规格的需求时，供方都能够及时提供，使需方实现流畅生产。这必然就对供求双方的紧密合作要求很高，即双方在质量、速度、信用等采购涉及的诸多方面都要高度的相互信任作为基础。（4）对供应商进行 JIT 采购培训对已选定位试点供应商进行 JIT 管理培训，使其理解 JIT 采购的运行机制。尤其是针对那些从来没有采用 JIT 模式进行交易的厂商，要格外用心的安排培训，包括对 JIT 模式的运行逻辑理念。7（三）AHP 理论1.层次分析法概述层次分析法（AHP）8在 20 世纪 70 年代左右，由美国匹兹堡大学教授撒泰（Satty）提出的一种用来解决在多准则情况下确定决策权重的分析方法，这为多准则决策提供了一个较为科学的方案。AHP 法是把定性和定量分析结合起来对问题进行分析的方法，它把人们在思考问题过程中的思维和主观想法数学化，使得难以完全量化处理的问题不会有太主观的判断，最终得出一个比较合理的决策依据。层次分析法最终的输出结果9就是各个决策方案的优先级列表，也就是该决策方案在所有决策方案中所占的比重。102.层次分析法运用步骤（1）建立层次结构使用层次分析法，首先要确定所需要解决的问题，即确定一个目标。其次找出影响该问题或目标的各个因素，即衡量该问题的标准。最后分析各个因素之间的相互影响和联系，构造出一个从上到下的层次结构图，包括三个层次：目标层、SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计5准则层、决策方案层。（2）建立两两比较判断矩阵根据所建立的层次结构图，并且根据目标，结合人的经验和判断来确定准则层中每两个指标之间的相对重要性，这个相对重要性是通过两两比较的方式11来确定的。将两个指标相对重要性的表述用数值来代替，就需要用到 AHP 对各标准重要性的比较尺度中的 19 标度，根据这些标度来确定相对重要性的数值，得出判断矩阵。（3）计算准则层对目标层的权重通过上面所得出的两两比较判断矩阵，计算出准则层中各个指标相对于目标层的权重，一般是通过计算出判断矩阵的最大特征值和它所相对应的特征向量来求出各个指标的权重。（4）一致性检验在对各个指标进行两两比较的过程中，如果比较的指标超过两个，就可能会使得两两比较不一致，由于决策者的主观判断，这种不一致在合理范围内是可以允许存在的。通过一致性比率12的计算可以检验一致性程度，如果一致性比率小于或等于 0.1，那么这是比较合理的，否则需要重新审核并对判断矩阵进行调整。（5）计算方案层对准则层的权重计算单一指标下各决策方案的相对重要性权重，计算权重的方法有多种，可以根据方法的难易程度进行选择。（6）层次总排序采用自上而下的方法将准则层对目标层的权重和决策方案层对准则层的权重进行综合，最终确定决策方案层对目标层的权重。（7）分析结果通过对层次总排序结果的综合分析，确定最终的决策方案。（四）TOPSIS 理论1.TOPSIS 法Topsis（逼近理想解排序法）法是系统工程中有限方案多目标决策分析的一种常用方法。是基于归一化后的原始数据矩阵，找出有限方案中的最优方案和最劣方案（分别用最优向量和最劣向量表示），然后分别计算诸评价对象与最优方案和最劣方案的距离，获得各评价对象与最优方案的相对接近程度，以此作为评价优劣的依据。2.基本原理TOPSIS 法是 Technique for Order Preference by Similarity to IdealSAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计6Solution 的缩写，即逼近于理想解的技术，它是一种多目标决策方法。方法的基本思路是定义决策问题的理想解和负理想解然后在可行方案中找到一个方案，使其距理想解的距离最近，而距负理想解的距离最远。理想解一般是设想最好的方案，它所对应的各个属性至少达到各个方案中的最好值；负理想解是假定最坏的方案，其对应的各个属性至少不优于各个方案中的最劣值。方案排队的决策规则，是把实际可行解和理想解与负理想解作比较，若某个可行解最靠近理想解，同时又最远离负理想解，则此解是方案集的满意解。3.距离的测度采用相对接近测度。设决策问题有 m 个目标jf（m,j21），n 个可行解）（imiiiZ,Z,ZZ21（n,i21）；并设该问题的规范化加权目标的理想解是 Z*，其中）（mZ,Z,ZZ21，那么用欧几里得范数作为距离的测度，则从任意可行解iZ到Z的距离为：mjjiji)ZZ(S12i=1，n，式中，Zij为第 j 个目标对第 i 个方案（解）的规范化加权值。同理，设Z=TmZ,Z,Z）（21为问题的规范化加权目标的负理想解，则任意可行解iZ到负理想解Z之间的距离为：mjjijiZZS12)(i=1，n，那么，某一可行解对于理想解的相对接近度定义为：iiiiSSSC0Ci1,i=1，n，于是，若iZ是理想解，则相应的 Ci=1；若iZ是负理想解，则相应的 Ci=0。iZ愈靠近理想解，Ci愈接近于 1；反之，愈接近负理想解，Ci愈接近于 0。那么，可以对 Ci进行排队，以求出满意解。4.TOPSIS 法计算步骤第一步：设某一决策问题，其决策矩阵为 A.由 A 可以构成规范化的决策矩阵 Z，其元素为 Zij，且有niijijijffZ12mjni,2,1;,2,1式中，fij由决策矩阵给出。第二步：构造规范化的加权决策矩阵 Z，其元素 ZijSAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计7Zij=WjZiji=1，n；j=1，mWj为第 j 个目标的权。第三步：确定理想解和负理想解。如果决策矩阵 Z 中元素 Zij值越大表示方案越好，则m,jZmaxZ,Z,ZZijim2121）（m,jZminZ,Z,ZZijim2121）（第四步：计算每个方案到理想点的距离 Si和到负理想点的距离 S-i。第五步：计算 Ci，并按每个方案的相对接近度 Ci的大小排序，找出满意解。多目标综合评价排序的方法较多，各有其应用价值。在诸多的评价方法中，TOPSIS 法对原始数据的信息利用最为充分，其结果能精确的反映各评价方案之间的差距，TOPSIS 对数据分布及样本含量，指标多少没有严格的限制，数据计算亦简单易行。不仅适合小样本资料，也适用于多评价对象、多指标的大样本资料。利用 TOPSIS 法进行综合评价，可得出良好的可比性评价排序结果。SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计8三、S 浆纸公司采购管理现状分析（一）S 浆纸公司简介S 浆纸公司是由H 国际集团旗下亚太资源集团控股的大型制浆造纸现代化合资企业。目前，公司已完成投资 150 亿元，建有两条漂白硫酸盐木浆生产线，年生产高档漂泊木浆 131.5 万吨；建有一条高档白卡纸生产线，年生产高档白卡纸17 万吨。公司现有员工 1870 人。S 浆纸公司一期工程 2002 年 10 月正式竣工投产,总投资 37 亿元人民币，现年产漂白硫酸盐木浆 31.5 万吨、高档白卡纸板 17 万吨。2010 年公司扩建的二期项目总投资 113 亿元人民币，年产 100 万吨漂白硫酸盐商品木浆，这是目前世界上最大的单条制浆生产线。该项目是目前世界上工艺技术装备最先进的制浆生产线，领先世界制浆平均水平 10 年以上，使得 S 成为中国最大的制浆企业。公司本着绿色发展，坚持“优质高效、节能减排、环境和谐”的运营方针，环保投资达 39 亿元，占总投资的 26%，创国内单个浆纸工厂环保投资之最，工艺技术装备和环保指标达到行业世界领先水平，成为产业升级、技术进步的领军企业。公司生产的漂白硫酸盐化学木浆广泛用于铜版纸、白卡纸、高白度静电复写纸、高强度特种纸、高档卫生纸、高级书写纸等各类高档纸张的制造；公司生产的高档涂布白卡纸，可广泛用于高档化妆品、药品、食品、保健品、烟酒、玩具及服装包装、制作画册等。公司对社会的责任秉承“利民、利国、利业”的经营理念，把“三利”原则作为企业的创业之基、立业之本、成长之源，坚持经济效益和社会效益相结合。公司积极投身于救灾、文化、教育、扶贫、环保等社会公益事业。S 浆纸公司先进的技术装备，一流的环保业绩，优美的厂区布局，使自身成为工业旅游热点，成为学生了解中国古代四大发明之造纸术工艺和环境保护的社会实践基地，每年接待数百批社会各界参观团组。S 浆纸公司组织结构图SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计9图 3-1 S 浆纸公司组织结构图图 3-1 S 浆纸公司组织结构图资料来源：作者整理得到。（二）SAP R/3 系统下的物料管理概述S 浆纸公司自 2006 年以来使用 SAP 系统已有 8 年的时间。最初上线 SAP R/S4.7 时，公司有员工 800 人，SAP 用户 200 人，销售产值 15 亿2010 年公司新生产项目 PL12 投产，同时 SAP R/3 也随生产业务和流程增加而增加配置，公司员工 1200 人，SAP 用户有 350 人，销售产值 40 亿。如今。公司在经过 PL12 和2014 年 6 月将投产的 MB12 项目，公司规模继续扩大，员工人数达到 1870 人，SAP 用户已达 500 人，销售产值 90 亿元。进入 21 世纪后，随着全球经济一体化和电子商务的快速发展，SAP 公司为了适用新业务，故不断推陈出新，新的版本和功能逐渐推广使用，目前在用的SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计10SAP R/3 系统的功能已经趋于老化，SAP 公司的支持更多的倾向于新的版本和系统，老的 R3 系统的兼容性，功能性和可扩展性已经不能适用新业务的发展。同时也基于 S 浆纸公司新业务扩充和快速发展，如 LLJG，跨国物料转移操作的新需求，故 H 集团对在用的系统进行了升级。如今的这套 SAP R/3 系统 MM 模块部分，有 62000 颗原材物料的物料编码在使用，但是因物料描述中仍存在历史问题、所以未做到采购、仓库、ENDUSER 资源共享;目前，SAP 中有供应商 2300 家，其中国内 2010 家、国外 290 家；原材料类供应商 160 家，备件类 150 家，包装材料类 20 家，服务类 600 家，其他20 家。采购人员共有 19 人，其中，原材料组 5 人，备件类 8 人，服务类 6 人。此外，管理、报关、GCS、供应商管理等其他 8 人。采购员根据 SAP 对不同类别物料的设定，自己每早在系统中查询属于自己的新 PR，根据 PR 所需物料是否有过采购记录而找供应商，然后询价、比价、谈价、谈周期、谈到货日期，待 PO 审批后还要跟催。仓库共有 23 人，其中，原材料 8 人，备品备件 10 人（含 3/4 运转），SAP服务验收和盘点等 3 人，管理人员 2 人。公司的生产方式分拉动式和推动式两种。拉动式：当销售人员接到订单输入 SAP 系统，工程师根据需求设计工艺流程，列出需求 BOM 放入 SAP，此时若有采购需求则会生成 PR,采购员根据 PR 创建 PO并跟催直到到货后付款。推动式：对于一些常规规格产品的生产，采购可根据历史平均用量进行采购。成品图片：图 3-3 成品硬板纸图 3-3 成品硬板纸图 3-4 成品卷筒纸图 3-4 成品卷筒纸资料来源：根据 S 浆纸公司内部资料所得。SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计11（三）S 浆纸公司采购管理现状1.物料采购的种类描述S 浆纸公司现有采购物料种类有以下五个部分组成:MRO/ZDP/ZSV/ZAP/RM,即,备品备件类、费用型采购类、服务性采购类、资产性采购类、原材料类。表 3-1 采购物料种类表 3-1 采购物料种类备 品 备件 类 采购 MRO主要用于工厂维修，如阀门，电气元件、仪表元件、金属材料、紧固件、泵类、密封件等（该类的成本是计入生产成本），该类物料全部按照编码管理。费 用 性采购ZDP行政用品、实验用品、劳保等（该类的成本属于间接成本），该类物料也可以编码管理，也可以不编码管理，但为了管理的便利和历史价格的查询控制，目前也按照编码管理。服 务 性采 购 类ZSV主要是人力需求或人力和材料结合的采购，如人力外包，工厂保洁，年度大修服务，高低压设备维修，空调设备及其他运转设备的维修保养等，零星土建类的项目也归类于服务采购；用于生产、维修的直接计入生产成本，用于行政的计入间接成本。如果是标准流程维修，可以编码管理，如电机维修，纸辊研磨等，其他的因维修内容不同而无法标准化。资 产 性采 购 类ZAP原则上单价超过 2000RMB，使用期限超过 1 年的，能够以一个单独整体存在和使用的物料，这类物料采购都应计入固定资产采购；如果只是某个设备的一部分部件，即使价值超过 2000RMB 和使用期限超过 1 年，也只能算做备件。当然，财务部门另有安排的除外。该类可以包括物料类采购和服务型采购，可做资产内部订单管理，最终统一结转到固定资产在建工程编号中。原 材 料类 RM主要是用于直接生产的消耗性材料，全部按编码管理，如纸浆、烧碱、工业盐、碳酸钙、淀粉等等。资料来源：作者整理得到。2.供应商管理公司的 SAP 系统中的 ASL（缩写）供应商有 2300 家，其中国内 2010 家、国外 290 家；原材料类供应商 160 家，备件类 1500 家，包装材料类 20 家，服务类 600 家，其他 20 家。供应商新增进入的审核流程 VISIO 图：SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计12图 3-4 新建供应商流程图 3-4 新建供应商流程资料来源：作者整理得到。SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计13目前，S 浆纸公司供应商管理中对于供应商进入 ASL 目录名单的体系的流程和制度都已非常完善，但是对于后期开始供货部分，所有供应商评估均使用手工统计数据评估。3.合同管理现状公司有各类采购合同 405 个（涵盖 229 颗物料）表 3-2合同类别表 3-2合同类别合同类别单位数量占比MRO 类合同ITEM557.81%化学品合同ITEM21029.83%包装材料ITEM344.83%服务方面合同个10715.20%物流方面合同个527.39%行政方面合同个527.39%工程方面合同个8311.79%租赁方面合同个192.70%废品方面合同个588.24%一次性合同个344.83%资料来源：作者整理得到。其中包含框架协议：包材合同：共框架协议 20 份；物流合同：共框架协议 42 份；化学品合同：共 19 份；维修备件合同：共框架协议 14 份；行政合同：共框架协议 21 份。MRO 类合同、化学品合同、包装材料合同所涵盖物料全部实行编码管理，占比 42.47%。4.采购流程现状（1）采购流程概述各部门（End User）在 SAP 系统输入采购需求(PR:Purchase Requirement)，经系统审批后该 PR 到采购部。采购主管每早导出当天所有 PR，并将需要调整的分配给对应的 Buyer,各Buyer 在 SAP 自己的 purchase group 代码下查列 PR。Buyer 查看 PR 询价前,在 SAP 查询 PR 需求是否有过采购，如果有过采购，则可以查询参考之前的采购信息，然后通过 SAP 系统生成询价单 RFQ（RequestSAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计14For Quotation）对三家以上供应商进行采购询价，把记载有详细的采购物料要求的 RFQ 通过邮件或者传真的方式发给供应商。特殊情况下，OEM 供应商（原设备制造商）具有独家豁免资格，可以只向这一家供应商询价（在供应商管理部分还会详细论述）；从 PR 到供应商 RFQ 反馈回来，至少需要 2 天的时间。采购员根据供应商反馈回来的报价进行比价（包括价格、交货期、付款方式等），经比价后与综合最低价的两家供应商进行议价，如果议价后供应商报价低于第一次报价，则需供应商重新发送来一份有公司盖章的有效的降价后的报价单，采购员再根据供应商的报价，对询价结果在 SAP 系统中进行价格维护，SAP系统自动生成一份 Quotation of evaluation SUMMARY(以下简称 Summary)。SUMMARY 中包含三家供应商的价格对比、上次购买价、交货期、付款方式和最终选择该供货的供应商原因和备注。Buyer 打印 SUMMARY 并签字，交采购主管、采购经理分别签字；并在当天的调度会议中与需求部门交接，待需求部门也在签字后反馈回来后方可在 SAP 系统转 PO（purchase order），发给供应商，供应商盖章回传。整个流程至少 14 天，但是 RFQ-Summary 可能会收到报价信息不完整，相互往返确认消耗更多时间，甚至重新询价；Summary-PO 时间，签批过程，因为 User的往返确认，签字人员过多等增加时间，若采购经理审批过程发现问题，修正问题又耽误时间。（2）采购的标准流程时间表 3-3 采购流程时间表 3-3 采购流程时间PR-RFQ2 天RFQ-Summary5 天Summary-PO7 天（3）采购流程图SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计15图 3-5 采购流程图图 3-5 采购流程图SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计165.人员管理现状采购部现有各类人员 27 人，负责全公司原材料、备品备件、费用型、服务性和固定资产类的采购，每年采购金额约 20.7 亿元。2013 年全年处理 PR 数量25574 项，转 PO 数量 24715 项。专职采购人员有 19 人，（原材料组 5 人，备件类 8 人，服务类 6 人），管理、报关 3 人、GCS 2 人、供应商管理 1 人、管理人员 2 人。新采购员入职后，因目前采购任务重，暂无新员工应知应会的操作手册参照学习，只有 SOP 供参考。（四）S 浆纸公司采购管理问题与分析1.S 浆纸公司使用 SAP R/3 系统弊端分析进入 21 世纪后，随着全球经济一体化和电子商务的快速发展，SAP 公司为了适用新业务，故不断推陈出新，新的版本和功能逐渐推广使用，S 浆纸公司目前在用的 SAP R/3 系统的功能已经趋于老化SAP 公司的支持更多的倾向于新的版本和系统，老的 R3 系统的兼容性，功能性和可扩展性已经不能适用新业务的发展。同时也基于 S 浆纸公司新业务扩充和快速发展，如 LLJG（来料加工）、集团内跨国BU之间物料转移操作的新需求，故H集团对在用的系统进行了升级。同时老 R/3 对采购管理的不利还体现在：各部门的信息由于权限原因无法及时更新共享、造成复杂的采购流程和不够客观公平的供应商管理体制和人员的绩效考核。由于各使用人员的权限不同，导致用户、采购员、仓储部门的数据共享信息不够透明，致使用户因得不到实时的库存数据而重复提报 PR,采购员看不到所对应的物料库存而进行重复购买，而当送货到达时又增加了库存和资金的占用。2.供应商管理缺陷分析S 浆纸公司对于供应商的管理比较简单，缺少科学的管理体系。尤其对于重要供应商（大宗原材料，化学品供应商，重要备品备件供应商）的选择上，往往采用简单的价格对比或照顾本地的代理商，而缺乏科学的，先进的，量化的供应商选择体系。3.合同管理不完善目前公司有各类采购合同 405 个（涵盖 229 颗物料），多数合同是为服务类的（占比约 52%）；备件类物料价格相对比较稳定，却只有 0.7%有合同（432/6000），对每月度需要采购和消耗规律的物料，没有询价后合同化；SAP 环境下 S 浆纸公司采购管理与优化方案设计17对于有合同和签署框架协议的物料也未建在 SA