制作电子文档的具体步骤.doc

制作成果地质资料电子文档的具体步骤一、整理、编辑1、对正文类的整理、编辑电子文档正文类包括：报告封面（含题名页）、目录、正文、内容摘要。用word制作的这几项应放在同一文件（应与老报告制作电子文档采用扫描的方法区别开）。 整理内容：正文部分的各章节顺序和编辑格式（如字体、字号等）应按照地质矿产行业标准规定执行；将封面（报告题名）命令为1级标题，篇名命令为2级标题，章名命令为3级标题，节名命令为4级标题，以下逐级类推（注意：如果某一级标题的字体、字号或排列方式与地质行标不符，应统一对该标题重新定义，方法见标准使用说明的第6页）；正文目录应是用word软件自动生成的目录（方法见标准使用说明第8页）；插图、插照、插表注意在计算机屏幕的显示方向应向上，不是向上的应整理为向上；插图、插照的文件格式以能插入word，且在其中正常使用为原则，优选格式是gif、JEPG、wmf、CCITT tiff g4。在插图、插照时必须先在插入的位置插入图文框，但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框；插表要采用表格命令直接制作，不得采用超级链接办法链接其它软件制作的表格；页码的插入。页码应位于页面的底端（页脚），对齐方式为“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）；注意：a、封面、目录、正文、内容摘要这几部分之间页码不连续，故此各部分之间要用分隔符（如分节符）分隔开（方法见标准使用说明第9页）；b、插图、插照、插表为单页面的与正文也应在相应位置编连续页码。 页面的设置以A4为宜，插图、插表横向超过A4的，按实际尺寸定，插表中有续表的，续表中仍必须有表名和表头。 2、对审批类的整理 审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一起与否，在做电子文档时，审批类文件必须单独组成一类电子文件； 对大调查项目审查类文件至少应包括：认定书、审查意见书，编排时认定书在前、审查意见在后。当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低编排，同级、同类的按时间顺序由新到老编排； 审批类电子文件不得制作成栅格文件，若无原始的电子文件，应在word软件下重新录入； 审批类电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致，每一份审批类电子文件必须注明发文机关（公章）、发文时间，公章内容用文字表示。 3、对附表、附件类的整理 应区别附表、附件，不要二者混淆为一体； 附表（附件）类文件内容类别不同的表格（附件）应分册制作； 每册附表（附件），都应有附表（附件）的封面、目次页、内容，插入页码时各部分之间也应用分隔符（分节符）分隔开； 附件及附表中的图、表在计算机屏幕中显示的方向应向上； 附表类电子文件原则上要用表格命令直接制作，使用word软件制作附表、对引用特别复杂函数的表格，可以在word中插入Microsoft Excel表格； 附表每一表格的表名要用5号标题命令定义； 表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，若超出版芯，可用续表来解决，续表中仍必须有表名和表头（续表的表头标题行可用word表格菜单中“标题行重复”命令制作，具体方法见标准使用说明第9页）。 4、附图类文件的整理 附图类电子文件包括两类，第一类是可以独立用于绘图或显示的电子文件、第二类是由计算机软件制作的矢量化图形文件； 对第一类（第二类后面另述）附图电子文件 制作上，首选计算机直接制作（包括通过格式转换）对不能直接用计算机制作或转换的，可采用扫描等数字化方法形成栅格文件； 采用的格式为3种格式之一：EPS格式（不分色、文字变曲线）、压缩的JPEG格式（彩色或灰度图采用）和CCITT tiff g4格式（黑白图件采用）。分辨率的选取一般可取300dpi，对压缩的JPEG格式质量因子取75以上； 检查转换格式后的图件是否能正常显示且清晰； 检查图件的图名、图幅号、比例尺、图例、图签、图面内容的正确性及规范性。 以上整理、编辑过程中贯穿的原则：文字部分的内容、页码，附图的图号、内容等必须与纸介质一一对应。二、电子文件的命名 1、将整理好的电子文件按照其分类命名，文件名由8个字符组成（不包括文件名后缀），按其标识作用的不同分为3个部分：类别位、册序位、文件序号位 文件名后缀 文件序号位 间隔符（下划线） 册序位 类别位 类别位（第1位）标识该电子文件的类别，类别代码如表所示。类别名称类别代码（字母大小写均可）正文类Z审批类S附图类T附表类B附件类J其它类Q 册序位（第2-3位）册序位用于标识该电子文件所在分册的顺序。册序位的值为01-99。若其值小于10，册序位的第1位填充“0”。 文件序号位（第5-8位）标识该电子文件在本分册中的顺序。同一分册电子文件的文件序号，从“0001”起连续取值。2、附图类第二类电子文件的整理与命名附图类第二类电子文件按产生时采用软件的平台不同可分别包含下述电子文件；mapGIS6.1版及其以上版本或5.32版（若使用六色色标库，则必须使用6.1版及其以上版本）的 *.wt、*.wl、*.wp等点线面文件，*.mpj工程文件和相应的属性文件；arc/info for PC 的3.51版的E00文件；AutoCAD（或基于AutoCAD的软件）R14版的DXF文件；Mapinfo4.5版的 *.map、*.ID、*.TAB等文件；以及运行上述电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等） 将上述电子文件收集全 上述电子文件名应与对应的第一类附图电子文件名相对应，如附图第一册的图02采用mapGIS平台制作转换为EPS格式第一类电子文件T01_0002.eps，其对应用mapGIS生成*.wt文件的文件名就应为T01_0002.wt (杨斌雄注：矢量文件不要改名) 一个图件的所有第二类电子文件存放在对应的一个子目录中，其子目录名与其对应的第一类电子文件相同将整理后并按要求命名的第二类电子文件存放在文件夹Backup下如果各图件第二类电子文件是在同一软件平台产生的，运行第二类电子文件绘图时所必须的相关文件相同，则可以将这些相同的内容直接放在Backup下。每份成果资料附图类的电子文件必须制作一个说明文件，以图为单位说明两类电子文件各自的软件平台、版本、以及标示出运行第二类电子文件绘图时所必须的相关文件（如二次开发软件、系统库、子库和文件等），并写明一些必要的参数（如坐标系、比例尺、投影方式、投影参数、字段名及字段名含义等）；对压缩的JPEG和CCITT tiff g4格式的图件，必须注明图件的实际尺寸和形成栅格文件时所采用的分辨率。 此说明文件文件名规定存为“Backup.txt”，置于Backup子目录下。三、电子文档三级目录的制作 安装“地质资料光盘制作浏览系统V3.6PS”后 1、盘目录的制作 在硬盘中新建一文件夹（其文件夹名可任意取，如GP、ZL、DZZL等）； 点击地质资料光盘制作浏览系统的“盘目录制作”点击对话框中的“输入”，然后在资料号、报告题名、光盘号各框中输入对应报告的电子文档号（屏幕画面中显示的是“资料号”）、报告题名、光盘号后点击“增加”，确认无误后点击“保存”，在文件名框中键入main_dir.ml，保存位置选择第步建的文件夹的位置，最后点“确定”。 2、类目录的制作 在文件夹下建一文件夹（文件夹的命名为该报告的电子文档号） 点击光盘制作浏览系统的“类目录制作”，出现“类名”、“文件名”对话框 a、若正文类为一册，类名框中输入“正文”，文件名框中输入Z01_0001.ml b、若正文类为多册，如为2册，类名框中输入“正文（空两个字节）第一册（空一个字节）第一册的题名”，文件名框中输入“Z01_0001.ml”后点“增加”，再在类名框中输入“正文（空两个字节）第二册（空一个字节）第二册的题名”，文件名框中输入“Z02_0001.ml”后点“增加”，审批类、附图类、附表类、附件类、其它类依次同上输入，最后点击“保存”。 在新出现的“另存为”对话框的“文件名”框中键入sud_dir.ml，保存位置为文件夹。检查无误后点击“确定”。 3、文件目录的制作 点击光盘浏览制作系统的“文件目录制作”后点击对话框中的“输入”选项，在文件目录项框中，输入相应的标题（对“正文类”应为报告题名，“审批类”为审批文号、审批形式，若无审批文号，则以审批机构简称和审批形式为标题，对附图类以对应图名为标题），页码框中键入的是电子文件的文件序号，然后点击“增加”，每册文件输入完后，点击“保存”，文件名框中键入的文件名与对应的电子文件名相同，但文件序号的取值为该分册中文件序号最大的那个序号，文件后缀应改为“.ml”，保存位置为文件夹，最后点击“确定”。 制作三级目录时应注意： 附图类文件目录文件，其目录条目的标题部分若有比例尺，比例尺符号用半角字符“/”表示，小于等于1:100的比例尺，用中文“百”、“千”、“万”表示数字单位； 若目录文件（不管哪一级）中含有上、下角标时，以符号“”表示上角标的开始；以符号“|”表示下角标的开始。每个角标用中括号“ ”括起。如 2E+B 表示为：2|E+B 制作中，类目录文件、文件目录文件的目录条目框由于有字节所限，若目录条目超长可点击“增加”后续行，续行的文字应与上一行文字左对齐，对类目文件，续行中的文件目录文件名要完整；在编制类目录文件时要按正文类、审批类、附图类、附表类、附件类和其它类的顺序排列。编制三级目录还可以用写字板或记事本一类的字处理软件直接制作，但要注意各级条目的记录格式（尤其注意字节要求，的键入），另要注意：每行后都要有一个回车符。盘目录文件记录格式为： 盘号 电子文档号该电子档号对应的成果地质资料正题名 “盘号”长度限定在20个字节之内 “电子文档号”长度限定在12个字节之内 “成果地质资料正题名”无长度限制 “保存”时的文件名规定为“main_dir.ml”类目录文件中的记录条目有两种格式： 格式1： 类目名该类目所对应的文件目录文件名 格式2： 类目名 册序号1 册题名1册提名1所对应的文件目录文件名 册序号2 册题名2册提名2所对应的文件目录文件名 当一类文件仅有一个文件册时，采用格式1；当一类文件含多个分册时，采用格式2 在格式2中，用数字标注册序号，其后标注册题名，册序号左边空2个字节，册序号与册题名之间空一个字节，册题名用于揭示该册的主题，应简洁、明了。目录条目每行最大长度为28个字节，目录条目超长时要换行。换行后，下一行文字与上一行文字应“左对齐”，续行中的文件目录文件名要完整。每条目录条目后面（包括最后一个条目）要有一个回车符。 文件“保存”，文件名规定为“sub_dir.ml” 文件目录文件记录条目格式为： 标题标题所对应的起始电子文件的文件序号 目录条目每行最大长度为37个字节，目录条目超长时要换行。换行后，下一行文字与上一行文字应“左对齐”。每条目录条目后面（包括最后一个条目）要有一个回车符。 四、电子文档的录制将整好按要求命名了的各类电子文件copy到文件夹中相应文件目录后，第二类附图电子文件夹Backup也copy到文件夹下；对文件名、所放位置按要求进行检查核对；把硬盘中的电子文档当作已刻在光盘中的资料，用光盘浏览程序进行全面检查。检查无误后即可转入刻盘。刻盘前应特别注意所使用的计算机是否有病毒，一定确保在无病毒的情况下再进行光盘的刻录；录制后要进行复查，复查无误后，填写电子文件登记表，并在盘片上写上“盘号”盘盒上贴上统一的标签。 注：录制时要求一张光盘只准刻一份报告 西安地矿所张红英整理编写2002/4/18（注：本文根据“成果地质资料电子文件汇交格式标准”整理编写，仅供参考。如有与标准原文不一致之处，一定要以标准原文为准）6 / 6