ZYQEHOP01A0文件控制程序.doc

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A/0
2010.2.8
首次发布

1.目的：
建立本公司内、外部文件资料的管理系统，使公司所使用的文件迅速、正确流通，并
使法规及时传达给各部门，以确保相关部门能适时获得适当且有效的最新文件或法规。
2.范围：
凡公司内经营管理策略及公司相关部门自行研究、开发或客户、供应商提供给本公司
生产产品相关文件资料或环保法规均属于（不涵盖人事档案资料）。
3.职责：
3.1文控中心：为执行文件、资料管理单位，并为本公司外来文件、资料的收、发单位。
3.2各部门：负责作业现场经文控中心所分发的文件、资料管制。
3.3相关单位：依文件控制程序要求与实施。
4.作业程序：
4.1基本要求：
4.1.1各部门须设一位文件规范管理人员以便于十分钟内取得文件。
4.1.2各单位对管制性文件不得复印，若有需求，提出申请。
4.1.3文控中心每月分发一次文件最新版次目录。
4.1.4文件若有缺页、破损的状况，经该单位主管核准向文控中心提出申请换发，并将旧版一并传回文控中心作废。
4.1.5文控中心须派专人管理，并列入内部稽核的成员，作为全厂文件稽核的人员。
4.1.6各单位文件不足参考时，得协调文控中心申请补发。
4.1.7任何人不得于正式文件上加以标记或书写任何文字、符号。
4.1.8电子档的文件其效力视同分发的文件。
4.1.9环境安全法规资讯由文控中心放置于共享网络上，如有法规变更立即更新公司共享网络上法规资料。
4.1.10各类作废的文件原稿作废后保存期限为一年（记录依《记录控制程序》中相关规定保存），文件销毁时需经管理者代表核准。
4.2文件分四个层次：
1) 《质量/有害物质过程管理/环境管理/职业健康安全管理手册》（以下简称《管理
手册》）（包括方针、目标、有害物质清单、质量（HSF）过程管理体系流程图）为
质量/有害物质过程管理体系的原则性和纲领性文件，对覆盖的范围进行了说明，并
对质量/有害物质过程管理体系中各过程的相互作用进行了描述。属于一阶文件。
2) 程序文件为管理手册的展开和具体化，规定了执行质量/有害物质过程/环境/职业健康安全管理活动的流程及具体办法、控制方法。属于二阶文件。
3) 作业/管理指导书、图纸、检验规范、人事行政管理制度、岗位职责等对质量/有
害物质过程/环境/职业健康安全目标及各级各岗位职责及具体作业方法进行了具体的规定。属于三阶文件。
4) 报告、表格用以记录活动的状态和所达到的结果。属于四阶文件。
4.3文件制（修）订作业流程：
提出
会签
核准
修订
执行
教育培训有素
分发
初核
编码

4.3.1文件制订权限:一阶文件由管理者代表编制总经理批准发布；二阶文件由管理者代表组织各相关职能部门编制，相关部门会签，总经理或其授权人审批发布。操作规程、检验规范、工作指引、ECR等作业指导类三、四阶文件由各相关部门编写、审核，涉及到其它部门时需交相关部门会签，并经本部门经理/主管领导批准。岗位职责由相关部门编写，行政部审批，总经理批准。人事/行政管理制度由行政部编写,各相关部门会签审核，总经理批准发布。
4.3.2文件修订:各单位主管及执行者，应随时检讨文件的实施效果。若文件不适合或产生疑问时，则向权责部门提出,其他单位对文件内容有意见时，可会同相关部门研讨后由权责部门提出制（修）订/变更文件。其作业流程与4.3.1同。
4.33版本/版次：一般文件版本/版次：变更的版本/版次以[英文字母/数字]表示，首
次制订为[A/0]，变更修订时版本次依序为[A/1]～[A/4],为避免版次修订次数太多,
影响文件真实内容,凡版次经4次修订后,原制订单位可变更版本,发行第B版、C
版、、、依此类推。技术文件（加工要求表、图纸、包装要求）版本/版次：首次制定以LV1.0表示,变更修订时版本次依次为LV1.1、LV1.2……LV1.9,凡版次经9次修订后,可变更版本,发行LV2.0、LV3.0(第二版本修订9次以后)…依次类推。
4.3.4文件提出制（修）订时，应使用《文件审查、核准会签记录表》，会签部门由文
件制(修)订部门勾选,不确定时,经管理者代表确认后勾选.ECN提出需填写《工程变
更申请单》。
4.3.5当ECR有制程上的考虑“制造流程及重要参数变更”物料的影响（直接物料及重
要间接物料变更），客户有要求时,则须经客户核准才生效。
4.3.6有关部门若因情况紧急，无法依文件执行时，应提出“临时性工程变更(TECR)”或“特批申请”的申请，其运作流程除不建档外，其余流程同4.3.1。
4.3.7文件撰写标准：
1.目的；2.范围；3.职责；4.作业程序；5.参考文件；6.附件或附表。
4.3.8文件格式应统一在左上角贴公司LOGO“”，文件内框由文件
标题、文件编号、版次、页次和内容组成，文件统一为宋体简体字体，标题字体大小
统一按“二号”或“22号”，内容字体统一按“小四号”为标准。
4.4文件编码原则：
4.4.1文控中心对各部门新制订的文件，依类别给予文件编码及ECR编码，并进行管制
作业。
4.4.2文件编码原则:
4.4.2.1一阶文件（手册）：质量/有害物质过程管理手册（ZY-QMS/HSPM-01）
环境与职业健康安全管理手册（ZY-EMS/OHSMS-02）
4.4.2.2二阶文件(主要指程序文件)：
a)单体系文件:
ZY - ------- □P ------------ XX
ò ò
公司名称缩写 流水号(从01开始)
□对应体系英文首字母, P“程序”英文（Procedure）首字母(共2码)
(Q：质量；E：环境；H：有害物质过程管理；O：职业健康安全卫生管理)
举例:如《有害物质污染预防控制程序》文件编号ZY-HP-01，即单体系程序文件

b)共用体系文件:
ZY ------------------- □□□P ---------- XX
ò ò
公司名称缩写 流水号(从01开始)
对应体系英文首字母(至少3码,最多五码)
(Q：质量；E：环境；H：有害物质过程管理；O：职业健康安全卫生管理)
举例:如： 《文件控制程序》文件编号ZY-QEHOP-01，即四体系共用程序文件；
4.4.2.3三阶文件
a) 三阶文件：相关作业指导书、操作指导书、检验规范、行政管理制度（各部门岗位职责属行政管理制度）等。其编码如下：
WI ------- □□ --------- □□□
ò ò ò
作业指导书英文字母缩写 部门拼音缩写 流 水 号 (从000开始)
2 码 ＋ 2-5码 ＋ 3码
b)外来文件，其编码如下:
ZY ---------- □□ --------- □□□
ò ò ò
公司名称缩写 外来缩写 流 水 号 (从000开始)
2 码 ＋ 2码 ＋ 3码
注:外来文件缩写：WL。
c)图纸编码依《图面管理作业指导书》规定原则进行。
4.4.2.4四阶文件：记录表单，其编码如下：(流水号从001开始)
ZY ------ □□ ---------- □ --------- □□□ -----（□/□）
ò ò ò ò ò
公司名称缩写 部门别代码 文件类别 流 水 号 版 本
2 码 ＋ 2-4 码 ＋ 1 码 ＋ 3 码 ＋ 2 码
4.4.2.5 ECR编号如下：（TECR：临时性工程变更申请；ECR：工程变更申请；TP：特批申请）
□□□ ------□□------□□□

TECR/ECR/TP 年 流水号
（年取尾两码：例2009取09） 例：ECR 09 001
说明: 文件编码原则解释权属体系办，遇有文件编码原则与国家或国际标准相悖时修改本编码原则后执行。
4.4.2.6部门拼音代码(部门拼音缩写)：
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
总经理
GM
计划部
JH
仓储部
CC
管理者代表
MR
模具部
MJ
工程部
GC
行政部
XZ
采购部
CG
体系办
TX
财务部
CW
注塑部
ZS
项目部
XM
市场部
SC
涂装部
TZ

品管部
PG
组装部
ZZ

设备部
SB
五金部
WJ

4.4.2.7部门别代码：
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
部门名称
部门编码
总经理

00
品管部
05
组装部
11
管理者代表
00
计划部
06
仓储部
12
行政部
01
五金部
07
设备部
13
财务部
02
模具部
08
工程部
14
市场部
03
注塑部
09
体系办
15
采购部
04
涂装部
10
项目部
16
4.5 文件分发/回收及对作废文件标识以防止误用，其分发、回收及标识方法参考《受控文件分发/回收作业指导书》。文件分发后，必要时需对相关人员进行教育培训以促其了解。
4.6 外来文件控制
4.6.1 外来文件和资料:指本公司使用的各类国际/国家或地方性标准、客户提供的标准或要求等资料。
4.6.2 外来文件及资料由各受文单位接收,市场部、品管部及其它部门接收的标准等资料原稿统一存放于文控中心,其管控程序同内部文件管制,客户提供的图纸等资料由项目科转化为内部文件后转交文控中心,等同内部图面管理。法律法规由相关部门收集后汇整存放于文控中心。
4.7电子档文件的管制:文控中心接收到的各电子档文件受控后均共享于共享网络文控文件夹下.仅文控室人员有权修改删除.其它人无权修改删除.
4.8所有受控文件均不得擅自涂改,复印,纸本受控文件未经文控中心盖受控章下发均为非受控文件。临时性ECR及文件须注明有效期,在有效日期结束后自动失效。临时性的ECR（TECR）的时效一次不可超过一个月，同一内容的TECR最多提两次。临时性文件的时效不可超过三个月。
4.9文件的保密性:
4.9.1保密级别:
1) 绝密：属于公司特别重要文件，一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；仅限公司董事长、总经理等少数高管可查阅的文件。
2) 机密:属于公司重要文件，一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害；公司部分中高层
管理人员经总经理授权后可以查阅。
3) 秘密:一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害；仅限工作职责相关的工作人员使用和查阅，不得传阅。
4) 内部公开：属于公司内部公开文件，一旦泄密会使公司利益遭受一般损害；仅限于在职员工查阅，未经允许，不得外传。
5) 完全公开：属于公司主动向社会公布的信息，公开有助于公司利益。
4.9.2文件的保密级别原则上由制定部门裁定，对属于内部公开以上级别（绝密、机密、秘密）的文件,制定部门需在《文件审查、核准会签记录表》上特别说明。未特别说明的均以内部公开管制。文控中心依保密级别管制相关文件。
4.10表单管理参考：《表单管理作业指导书》。
4.11图面管理参考：《图面管理作业指导》。
4.12记录管理参考：《记录控制程序》。
4.13文件稽核：
4.13.1文控中心每三个月对文件分发单位作文件、资料稽核，稽核结果记录于《文件、资料稽核记录表》。
5.参考文件：
5.1《记录管制程序》 ZY-QEHOP-02
5.2《表单管理作业指导书》 WI-TX-001
5.3《受控文件分发/回收作业指导书》 WI-TX-002
5.4《图面管理作业指导书》 WI-TX-003
6.相关表单：
6.1《文件审查、核准会签记录表》
6.2《文件、资料稽核记录表》
6.3《工程变更申请单》