12采购过程控制程序.doc

泰州三福船舶工程有限公司编制日期审核日期批准日期文件号SF-QP-7401版本号2.0采购过程控制程序受控文本 是 否发放编号：文件持有人：采购过程控制程序受控文本 是 否发放编号：文件持有人：NO.更改章节更改日期申请单编号更改的主要内容采购过程控制程序1.目的1.1本程序规定了在采购及采购资料控制过程中的职责、实施步骤和要求，以确保采购物资符合工程规定的要求。以及规定了供方提供的产品进行外出验证的职责、实施步骤和要求，以确保采购品符合规定的技术和质量要求。1.2本程序规定了在供方的评价、选择过程中的职责、实施步骤和要求、以确认选择合格的供方，使其提供的产品满足造船规范（标准）的质量要求。1.3本程序规定了供方提供的产品进行外出验证的职责、实施步骤和要求，以确保采购品符合规定的技术和质量要求。2.适用范围2.1本程序适用于本公司生产所需物资的采购及采购资料控制，包括船体分段外包的控制。2.2本程序适用于对重要物资供应厂商和劳务承包队及委外涉及设计、外包工程单位的评价和选择。见以及造船外构件的外出验证2.3本程序适用于造船外购构件的外出验证。3.职责3.1技术工艺部技术部负责制定技术协议书和编制外购件清单。3.2生产制造部负责编制外协件清单，负责船体分段外包工作3.23生产部制造部负责制订采购物资纳期表。3.34经营物资部经营部负责商务谈判、实施采购计划及供应商的评价、选择，保存采购资料。3.5经营物资部负责组织本公司采购品外出验证工作，同时负责与供方联络，确定采购品外出验证的时间、地点并通知质管部及技术工艺部。3.6质管部及技术工艺部负责采购品外出验证、放行和通知工作。3.5技术工艺部、经营物资部、（顾客）负责推荐设备物资供应商名单。3.6 经营物资部及技术工艺部负责物资供应商的评价、选择。3.7总经理办公室负责劳务承包队的信息收集及评价、选择。3.8技术工艺部负责委外设计院的评价、选择。3.9生产制造部负责外包工程单位的评价、选择。3.410管理者代表经营物资部经营部分管领导审批合格供方名单。3.511质管部负责对供方的产品、材料进行检验和试验。3.612经营部负责组织本公司采购品外出验证工作，同时负责与供方联络，确定采购品外出验证的时间、地点并通知质管部及技术部。3.713质管部及技术部负责采购品外出验证、放行和通知工作。4.定义4.1外协件主要指本公司计划内无法满足来不及加工或没有能力加工的产品。4.12缺损件泛指工程施工中被盗、丢失或损坏的材料、设备及零部件。4.23外购件清单包括材料明细单、机电设备明细表、大型铸锻件清单、备品备件清单、工属具清单等。需要与技术部对接核对正确名称4.3 A类4重要物资指影响工程质量的关键性材料和机电产品，例如高强度板材、主推进系统、发电机组、主配电板等。指所有的进口设备，以美元或欧元支付，需要报关的设备和材料。包括：主机、发电机、齿轮箱、冷却器、空压机、锅炉、空调、甲板机械、分油机、油水分离器、机舱泵、阀门遥控、液位遥测、配电板、通讯导航、可调桨、生活污水处理装置、克令吊、舱口盖附件、集装箱绑扎件等；4.4 5一般物资指要有一定库存量的原材料，例如普通板型材，普通焊条、标准阀门、法兰等。B类物资所有船上用的国产的专业设备材料，包括：用人民币购买的专利产品（甲板机械、主机、发电机等），铸锻件、内装材料、卫生单元、厨房设备、家具、空气瓶、风机、压力水柜等4.56 C类物资除B 类之外的钢材、管材、阀件、有色金属、油料、各钟辅助材料、标准件及易耗品 包括：焊剂、焊条、焊衬垫、碳棒、砂轮片、砂轮纸、车间底漆、日杂用品、维修用机修配件、各类工具、劳保用品、木材、工属具、零星敷料等。简单物资指在市场上直接采购的结构简单的产品及日用品。例如螺丝螺帽、小百货、工属具等。5.实施步骤5.1采购计划的制订5.1.1根据工程合同、图纸要求、技术工艺部技术部按单船编制外购件订货清单（格式：QR7402-2/QR0602-2）,经部长助理以上负责人校对、审批后发放经营物资部经营部，并在图文资料发放单发图记录单（格式：QR4202-5/QR0502-7）上签收、记录。5.1.2 生产制造部生产制造部对各类物资进行分类，根据生产的计划安排轻重缓急，制订到货纳期表，并转发给经营物资部经营部。5.1.3 外协件则由车间主管根据本厂的生产能力、图纸的要求编制外协件清单（格式：SF-QR-*）（格式：QR7402-1/QR0602-1），,由生产制造部部长审批后发放安排给经营物资部，并在外协件清单底稿上签收。5.1.34 单船项目经理部需临时请购的物资，例如缺损件，应填写缺损件请购单三福造船缺损件申请单，经生产制造部生产部制造部部门领导审核后，并转给经营物资部经营部下达采购单实施采购。5.1.5经营物资部资料员根据本部门采购员分工表分类下达采购员执行。5.2 采购5.2.1 采购员应在合格供方清名单中选择合格供方。主要材料和重要机电设备用招标形式确定供方。采购员应根据清单要求的数量、质量及时完成采购计划。5.2.2 重要物资采购前，技术工艺部技术部应与选定的合格供方签订技术协议书。经营物资部经营部根据技术协议书进行商务谈判，签订采购合同，填写船舶配套物资订货合同（格式：QR7402-4/QR0602-4）。5.2.3 需要外出验证的产品，按照采购品外出验证控制程序（QR7403）执行。5.2.4 3 一般物资仓库应有一定的库存量，用量大的物资应与合格供方签订分期供货合同，合同中应规定采购物资的技术质量要求，并由经营物资部经营部部长（部长助理及以上领导）签字后才能生效执行。5.2.54简单物资采购员直接在市场上采购。5.3物资供应厂商的评价和选择。5.3.1推荐物资供应厂商名单。5.3.1.1技术工艺部（经营物资部）根据造船行业所用的物资情况及其它渠道的信息，经分析后，初步确若干个生产管理好、质量可靠、信誉好的生产厂商作为初选的供方，由经营物资部汇总编制出物资供应厂商供方名单。（格式：SF-QR-7401-1）5.3.12评价和选择合格供应厂商。5.3.12.1经营部与供方联系，要求对方填写供方情况调查表），并要求对方提供样品、样本、证书、试验报告等。5.3.12.2供方提供试用产品时，生产制造部或质量管理部对试用产品进行检验或试验并开具质量检验或试验报告。5.3.2.3在顾客要求或我公司对某供方不了解的情况下，经营部可组织技术部、质管部及及顾客到供方处进行调查，通过情况介绍、现场观察、开座谈会等形式，了解供方质量管理状况，有无质量记录，有无质量管理体系认证合格证书，并填写供方评价表。5.3.12.3经营部组成评价组，成评价组成员包括经营物资部经营部、技术部、经营物资部、质管部及生产制造部生产部制造部有关人员。根据供方情况调查表和试用产品质量情况，对供方能力进行评定，择优选择合格供方，并编制合格供方名单。报请管理者代表分管经营物资部副总经理审批后作为物资采购对象，反之不列为采购对象。5.3.12.4 因船东指定工程急需要的新产品（重要设备），经营部应尽快对新增加的供方进行评定工作。如来不及评定应加强进货检验力度。5.3.23 对合格供方产品的评价5.3.23.1 重复使用的产品，质量管理部、生产制造部应进行质量跟踪，做好检验记录，并把质量情况包括在供方处的验证记录反馈给经营物资部。5.3.3.2 经营部对重复使用合格供方的供方物资产品建立档案，内容包括调查评价记录，业绩跟踪记录，产品检验中的质量问题，服务态度、供应能力、产品价格等。5.3.32.23 首次单次使用的物资产品，由质管部进行检验并做好记录。5.3.34 再次评价合格供方。5.3.34.1经营部根据合格供方的档案，对供方的能力进行再次评价。对产品质量好的物资供应商保留在合格供承担方名单中，对存在的不重要问题限期整改。在再次评价时认为产品质量问题严重的供方，应从合格供方名单中取消。5.3.34.2 再次评价合格供方工作应每年进行一次。5.3.5技术工艺部、生产制造部对委外设计及外包工程单位的评价选择和控制，可参照经营物资部对合格供方选择的方式进行。5.3.6 劳务承包队的评价和选择。5.3.6.1 提出劳务供方名单5.3.6.1.1 总经理办公室根据生产制造部、各有关车间的劳动力需求信息，通过下列途径收集劳务承包队信息：（1）通过劳务市场了解劳务承包队。（2）劳务承包队来厂自荐。（3）劳务承包队之间相互推荐。总经理办公室根据以上信息提出劳务承包队名单（格式：SF-QR-6202-*）.5.3.7评价和选择合格劳务承包队5.3.7.1 总经理办公室组织生产制造部，用人车间等部门组成评价组。5.3.7.2 评价组评价劳务承包队，评价内容有：（1）是否具有符合规定的营业执照和税务账号。（2）工种人员配备是否符合我公司厂使用需求。（3）是否具有劳动力输出资格。（4）是否具备具有承包生产的管理人员及技术能力。5.3.7.3 总经理办公室根据评价内容，填写劳务承包队调查评价表（格式：SF-QR-6202-*）。5.3.7.4 总经理办公室根据劳务承包队调查评价表，提出合格劳务承包队名单（格式：SF-QR-6202-*），经营管理者代表审批后，在合格劳务承包队名单中选择进厂施工队伍。5.3.8 对合格劳务承包队产品的评价。5.3.8.1 总经理办公室负责与进厂的劳务承包队签订合同，填写船舶工程外包协议书（格式：SF-QR-6202-*）,并办理进行手续，填写承包队入厂审批手续运行表（格式：SF-QR-6202-*）和三福船厂外用工承包队名册（格式：SF-QR-6202-*）。.5.3.8.2 用人车间负责安排劳务承包队的生产任务，并在技术、工艺方面做好指导工作，把好质量关。5.3.8.3质量管理部负责对劳务承包队的工程质量进行跟踪检验，并把质量情况反馈给总经理办公室及车间。5.3.8.4 总经理办公室负责对在用劳务承包队建立档案，内容有：（1）劳务承包队调查评价表。（2）劳务承包队综合情况评价表（格式：SF-QR-6202-*）。.（3）质量管理部反馈的质量信息。（4）各用人单位车间对劳务承包队的评价意见。5.3.9.1 各用人车间不定期的把在用劳务承包队在工作情况及评价意见反馈给总经理办公室。5.3.9.2 总经理办公室根据各方面的反馈意见进行全面评价，并填写劳务承包队综合情况评价表。合格者可根据生产需要继续留用或保留在合格劳务队名单中，并对存在的问题提出整改意见。不合格的劳务承包队应立即辞退，并从合格的劳务承包队名单中除名。5.3.9.3 再次评价合格劳务承包队工作应每年进行一次。5.34采购品外出验证5.34.1经营物资部经营部负责组织协调船东监造代表、技术工艺部技术部及质管部质管部派人参加采购品外出验证。5.34.2验证准备5.34.2.1经营物资部经营部根据质管部质管部与船东签订的设备或材料检验清单或本公司规定的采购品外出验证清单要求，负责提前联系与供方确定外出验证的时间、地点，并通知船东监造代表、质管部质管部及技术部技术部。5.34.2.23技术工艺部技术部及质管部质管部在接到经营物资部经营部外出验证的通知后，根据需要外出验证的项目在本部门内指派验证人员，并规定其工作职责、内容。船东监造代表需参加外出验证时，由经营物资部经营部通知。5.34.2.34经营物资部经营部将落实的验证时间通知验证人员，并通过传真或电话通知供方作好准备。5.34.2.45验证前一个星期内，技术工艺部技术部及质管部质管部人员应准备并熟悉验证的技术资料和验证标准，作好验证前的准备。5.4.35.4现场验证5.4.35.4.1现场验证时，采购品外出验证人员应依据准备妥当的验证标准和资料进行验证。对于需要做试验的机电设备，采购品外出验证人员首先应对供方的试验大纲进行审核、确认（若船东监造代表参加外出验证也应当参加审核、确认），然后按照确认的试验大纲进行试验。5.45.4.3.2对经验证不合格的产品，由外出验证人员开具采购品不合格通知单（格式：QR 7403-2/QR0603-2）分发给供方和经营物资部经营部。要求供方在规定的时间内整改，并确认再次验证要求。5.45.4.3.23对经验合格的产品，由外出验证人员开具采购品放行通知书（格式：QR 7403-3/QR0603-3），分发给供方和经营物资部经营部，同意安排进货。5.45.4.3.34对经验证合格但尚有部分遗留工作的产品，外出验证小组应在采购品放行通知书上注明要求完成的内容及时间。5.4.3.5外出验证人员回厂后应向质管部汇报验证情况，并提交所有的验证记录。5.4.4外出验证人员回厂后应向质管部汇报验证情况，并提交所有的验证纪录。6.记录SF-QR-105-06*外购件清单SF-QR-*102-11缺损件申请单SF-QR-4202-01发图记录单SF-QR-7401-01供方情况调查表SF-QR-7401-02供方评价表SF-QR-7401-03合格供方名单SF-QR-7401-04采购品不合格通知单SF-QR-7401-05采购品放行通知书SF-QR-102-39*到货纳期表和保存（5）供方名单（格式：SF-QR-7401-1）经营物资部五年（9）到货纳期表SF-QR-7401-06*（10）采购品验收记录表-与采购品验收标准中规定的检验项目保持一致。本程序文件执行过程中产生的采购资料及记录按以下要求整理、标识、保存，保存期为三年。记录名称 保存部门（1） 外协件清单 （格式：QR 7402-1/QR0602-1） 经营物资部、生产制造部（2） 外购件清单 （格式：QR 7402-1/QR0602-1） 经营物资部（3） 船舶配套物资订货合同（格式：QR7402-4/QR0602-4） 经营物资部（4） 图文资料发送单 （格式：QR4202-5/QR0502-7） 技术工艺部（5）采购品不合格通知单 （格式：QR 7403-2/QR0603-2） 质管部（6）采购品放行通知书 （格式：QR 7403-3/QR0603-3） 质管部7. 支持性文件SF-WI-104-01合同管理制度SF-WI-103-03采购品检验规范所有的采购物资包括原材料、设备、外包外协件的验收标准船用物资分类检验规定-对采购品根据重要度进行分类ABC钢材采购的付款管理规定(试行) （SF-WI-104-01）采购管理制度 关于物资入库的管理办法(试行) （SF-WI-104-02）（1）采购品外出验证程序 (QP7403)（2）供方评价选择控制程序 (QP7401)（3）新造船舶船用设备、产品外出验证项目 （WI103-20）格式：SF-QR-7401-1供方名单类别： 类 第 页序号单位名称主要产品名称备注填表日期：格式号：SF-QR-7401-01供方情况调查表 SF-QR-7401-01序号内容综合评价备注1质量体系管理能力2质量等级3财务状况4产品研发能力5工艺保证能力6交付服务能力7产品价格情况8快速反应能力9行业知名度注：另需提供如下材料（必要时）公司简介营业执照生产许可证法人代表证税务登记证企业组织代码证公司业绩表产品目录/产品明细表各资质证明文件(如体系证书，船检证书、生产许可证证书等)填表人：填表日期：供方评价表 SF-QR-7401-02单位名称产品名称产品名称数量技术工艺部采购经办人员评审意见：技术工艺部经营物资部经营部经办人采购员部长签字：质量管理部评审小组评审意见： 质量管理部评审小组组长部长签字：经营物资部评审意见评审结论：分管经营部 部长副总经理签字：评审结论：总经理（或总经理委托人）签字：合格供方名单 SF-QR-7401-03类别： 类 第 页序号单位名称主要产品名称备注填表人：填表日期：采购产品不合格品通知单 SF-QR-7401-04 日期：产品品名质管部供货单位经营部不良描述： 处理方法：整改时间： 年 月 日 年 月 日 责任部门签收： 日期：跟踪验证：结论： 已合格 未合格 签名： 日期：质量检验（签 名）日 期：采购供应（签 名）日 期：供货单位 （签名）日 期：采购品放行通知单 SF-QR-7401-05 日期：产品品名质管部供货单位经营部验证结果：结论： 已合格 未合格 签名： 日期：验证结果处理建议：（可以安排进货） 签名： 日期：备注：质量检验（签 名）日 期：采购供应（签 名）日 期：供货单位 （签名） 日 期：采购品验收记录表 SF-QR-7401-06船名/船号：品名规格型号供货厂商数量约定交货日期实际交货日期验收日期验收地点验收结果验收人员签字：厂商代表签字：