投资公司行政人事部部门职责说明.docx

行政人事部部门职责说明
1、基本资料：
部门名称
行政人事部
直接上级
总经理
主要岗位
行政人事经理、行政助理、人事助理、招聘培训专员、前台兼文员。
管理权限
行使对公司人力资源的开发和管理以及日常行政事务管理的权限。
部门职能
负责公司日常行政后勤事务、公司文化建设、人力资源管理的规划与计划、员工招聘、绩效管理与考核、员工培训、薪酬福利管理、外事管理、办理相关事务及对子公司人力资源管理工作进行检查和指导。
2、主要职责：
1、负责制定公司人力资源计划和规划。
2、公司日常行政管理制度和规章的制定以及后勤事务的监督管理。
3、开展工作分析，建立、完善部门和岗位职责说明书。
4、负责员工招聘管理工作和组织绩效管理工作。。
5、负责公司文化的建设和文化活动的组织。
6、开展员工培训、关注员工发展，做好人才的考察、培养。
7、负责薪酬、福利管理工作。
8、负责日常劳动人事以及后勤管理。
9、负责外事管理。
10、检查、指导子公司的人力资源管理工作。
3、主要工作内容：
1、制定本部门的工作计划，经总经理审批后组织实施。
2、制订、修改公司各项人力资源管理制度和管理办法，建立制度化、规范化、科学化的人力资源管理体系。
3、根据公司发展战略，分析公司现有人力资源状况，预测人员需求，制定、修改人力资源规划，经总经理审批后实施。
4、在各部门的协助下进行工作分析；提出岗位设置调整意见；明确部门、岗位职责及岗位任职资格；编制、修改和完善部门、岗位职责说明书；合理评价岗位价值。
5、根据岗位需求状况和人力资源规划，制定招聘计划，做好招聘前的准备、招聘实施和招聘后的手续完备等工作。
6、组织建立绩效管理体系，制订相关方案；牵头组织公司各部门进行绩效考核并予以指导和监督，协助总经理窜对各部门负责人的考核；做好考棱结果的汇总、审核和归档管理等工作。
7、根据企业规划和员工发展需要，建立和完善员员工培训体系；组织实施、指导协调对员工进行的分类、分层次培训，努力提高员工素质。
8、做好人才特别是青年人才的培养、考察工作。
9、制定公司的薪酬、福利方案，经审批后组织{实施；核算员工工资，计算员工社会保险缴纳标准、公秘金缴纳标准，缴纳社会保险。
10、做好因公出国（境）人员（含出同商务）、船员海员证的审佥、报批和其他管理工作，并组织或指导开展国家安全教育。
II、做好专业技术职称的申报评审工作。
12、做好员工人事档案管理工作。
13、定期汇总、编制人力资源管理方面的相关统计报表和统计报告。
14、办理员工录用、迁调、奖惩、离职、退休手续，办理中层管理人员和子公司负责人的考察、选拔、聘任、解聘事宜，牵头组织对子公司领导班子的年度考核。
15、做好劳动合同管理、劳动纠纷处理和劳动保护工作。
16、制定子公司经营者收入标准和管理办法。
17、承办相关企业董事会、监事会出任人员的委派、推荐、更换事宜。
18、对子公司人力资源管理情况进行检金、监督和指导、服务。
19、及时与各部门沟通、协调，协助各部门做好员工管理工作。
20、搞好部门建设，不断改进内部管理工作，提高员工综合素质和部门工作绩效。
21、完成公司领导交给的其他任务。
4、主要工作要求：
1、制定工作计划
1.1在每月第一个工作口，每季度首月的第三个工作口内，每年1月15口前，制定出本部门的工作计划，年度计划．上报总经理，经总经理审批后组织实施。
1.2作计划的制定要及时、客观，要具有全面性、科学性和可操作性。
1.3按计划开展各项工作，及时跟踪计划实施情况，发现问题立即处理；根据实际工作需要及时修改工作计划，并做好修改记录。
2、制定人力资源管理制度
2.1负责制定和修改招聘、培训、薪酬福利、绩效管理、奖惩管理、考勤管理等公司的各项人力资源管理制度和细则，负责制定、修改公司劳动文本，负责制定、修改公刮的《员工手册》，制定本部门工作制度、细则，上报总经理，经总经理审批后组织颁布和实施。
2.2各项制度、细则的制定、修改、上报要及时；要符合国家政策、法律、法规；符合公司的制度和有关政策；体现公司的经营管理理念；符合公司的现实情况；具有 系统性、科学性和可操作性；力求建立制度化、规范化、科学化的人力资源管理体系。
2.3确保各项制度、细则得到贯彻实施：实施时要根据实际需要做好准备、动员 工作，如出现疑问和异议要点即认真解答和处理：要及时跟踪检查制度执行情况，发现问题立即处理。
3、人力资源规划
3.1了解、掌握公司的经营发展战略和目标，分析介业人力资源需求状况，分析 企业的经营环境和人才市场行情，预测人力资源供给，制定、修改公司人力资源规划。
3.2人力资源规划的内应做到有日标、有分析、有对策，总体规划．与各项业务 规划能够衔接和平衡。
3.3每3年制定一次人力资源的长期规划，每年1月15同之前应将年度人力资源 规划和人力资源长期规划的修改情况上报总经理。
4、工作分析
4.1当公司的部门和岗位设置发生变动或部门、岗位的工作内容发生变动时，应 及时修改或重新编制部门、岗位职责说明书，每年一季度做一次全面的审核、修改。
4.2在各部门的配合下，要通过现场考察、访谈、问卷等多种形式．与相关部门和人员进行充分的沟通，切实、深入的了解实际情况，做好T作分析。
4.3认真、仔细地分析所了解到的有关信息，按照统一、规范的格式编写部门、岗位职责说明书。
4.4岗位说明书的初稿确定后要充分．与相关部门和人员进行交流，征求修改意见和建议，力求做到内容准确、具体，操作性强。
4.5部门、岗位职责说明书经总经理确认后颁布实施，实施时要对相关部门和员 工做好解释、说明等辅导工作。
4.6根据工作分析的结果，选取恰当的方法和指标，客观评价岗位价值。
5、招聘
5.1招聘要以公司的人员需求状况、人力资源规划、岗位任职资格要求等为依据；招聘前要制定方案，明确拟招聘的岗位及任职条件、信息发布渠道、招聘的时间安排、测试的方式和时间及地点安排等。
5.2要选择适当的招聘信息发布渠道；招聘广告的内容要准确，用语要恰当；面试等招聘过程中的各项活动要准备充分，安排合理、有序，体现金司的形象；对应聘人员的甄选过程要公正、公平、公开，避免个人偏见。
5.3招聘结束后要做好录用手续的完备工作，要编写小结分析、总结本次招聘的 成功和不足，对招聘效果做出评价。
5.4要及时收集人才信息，建立人才储备信息库，并及时进行动态调整。
5.5招聘工作力求做到：精心组织策划、全面科学测评、严格择优录用、合理控 制费用，及时为公司招募到适用的人才。
6、培训与人才开发
6.1根据公司发展的需要和员工的实际情况，建立和完善公司的培训体系。

6.2新进员工要百分之百做到岗前培训，其他员工按照年度培训计划和工作计划落实培训工作；每次培训前要拟订更详细的计划，明确参加培训的人员、培训的方式、时间、地点等，做好充分的准备，如及时联系培训讲师、准备相关资料、布置好场地、准备好设施、及时通知相关人员参加等。
6.3做好培训管理，检查监督员工出席情况、上课情况，发现学员旷课、迟到、早退、不专心学习等情况，及时批评纠正并参照考勤和奖惩制度予以处理；建立培训情况统计台帐，做好日常登记和年度统计汇总，凡公司出资3000元以上的培训，均要签订培训协议；合理控制培训费用的支出，培训结束后要及时评价培训效果。
6.4陪训工作力求做到：全面规划、体系完善；课程安排合理、学用一致：过程管理有序、注重培训效果、费用节约。
6.5主动了解、掌握青年人才的工作情况、工作满意度、个人的发展愿景以及对公司的意见、建议和期望，为其提供更多的培训和锻炼的机会，做好青年人才的开培养。
7、绩效管理
7.1在各部门的配合下，建立和完善绩效管理体系：根据公司的实际情况，及时修改、完善或重新建立绩效考核制度，经总经理审批后组织实施；考核制度建立过程中要充分征求其他部门和员工的意见和建议，确保考核制度的合理性和可操作性。
7.2督促各部门按时完成各部门内部的考核，并将相关资料送交人力资源部；及 时为总经理事准备好考核所需的参考资料：在3个工作日内完成对各部门员丁考核情 况汇总、审核并送交总经理宰审批，审核中发现不符合事实的情况要立即调查、处理。
7.3检金、督促各部门按时完成考核结果的反馈与沟通工作，遇到员工投诉要立即进行调金，妥善处理。
7.4考核结束后2个工作日内要将相关资料归档管理，并对本次考核做出评价；要不断总结经验教训以改进考核工作。
8、薪酬福利管理与员工激励
8.1注意了解同行业和本地区的相关企业薪酬福利状况和企业在人力资源管理、员工激励方而的成功经验，为本企业改进薪酬福利管理和员工激励机制提供客观依据；根据企业的实际需要，适时制定、调整薪酬分配方案、福利方案，完善员工激励机制，方案的制定要具有合理性和实用性，要能够起到改善企业管理和激励员工的作用。
8.2及时核算员工社会保险金基数和住房公积金基数，按时缴纳。及时了解、掌握社会保险基金和公积金缴费标准方面的信息动态，根据有关规定及时提出变动调整意见。
8.3确保员工的工资、奖金及时造单发放。
9、日常劳资、人事工作
9.1严格执行人事档案管理的规章制度，按规定审阅、保管、转递人事档案；主动做好有关材料的收集、归档工作。
9.2办理员工的录入、晋升、降职（级）、调动、退休等人事变动的有关手续，做到及时、准确，树立服务意识。
9.3做好劳动合同的管理，及时、准确地办理劳动合同的签订、续签、变更、解除、终止手续，续签或终止的准备工作要在合同到期2个月前做好。
9.4按照上级要求，及时办理职称申报评审材料的初步审核和上报；做好登记和情况统计，并对有关材料建档、归档。
9.5按规定时间正确完成各种统计报表和报告。
9.6发生劳动纠纷和工伤等情况，要主动参与、积极配合有关部门进行调查和处理，深入分析问题产生的原因l，及时、妥善处理或上报，并与工会等部门做好沟通，与协调。
10、员工出国手续的办理
10.1对因公出国和办理海员证，在收到申请报告和必须的材料后，3个工作同内完成审查、拟文，5个工作同内上报。公司分管领导不在时，区别情况灵活处置，特殊情况，急事急办，1-2个工作日内完成上报。
10.2对陆上出国人员要确保到公司接受行前安全教育，并做好登记，按时向国家安全主管部门汇报工作情况。
11、子公司管理
II.1综合考虑企业规模、经营成果、经营难度、行业水平等因素，合理设定子公司企业经营者年收入标准，并适时对执行情况进行检查。
11.2每年年中，开展对子公司的工作检查，采取查看和访谈的形式，内容包括：各种台帐的登记、报表的上报、日常劳动人事管理状况、员工意见与诉等；根据检查结果指导子公司改进劳动用工、劳动合司、薪酬福利、劳动保险等工作。
11.3按时牵头完成对子公司领导班子的年度考核，包括经营目标完成情况（财务指标由财务审计部确认），管理目标完成情况，领导者素质能力情况，职工满意度。及时向总经理事提交考核报告。
11.4及时办理总经理办公会决议中关于子公司人力资源管理方面的规定事项。
12、沟通、协调、支持
12.1坚持科务会制度和谈话沟通形式，保持内部的良好工作氛围，为员工创造学习提高机会。
12.2对各部门在人力资源管理上反馈的问题和其他需要配合的工作，不推诿、不拖延积极协调，提供支持和配合。
12.3每季度编写一期《人力资源管理简报》，内容包括：相关政策规定、上级要求、各单位情况、经验推介和教训警示等，以达到交流情况、指导改进工作的目的。
13、企业文化管理
13.1负责提炼、建立、维护公司的理念文化、行为文化。
13.2负责企业文化活动的策划与组织实施，监控公司企业文化策划与实施。
13.3负责公司内刊的编辑、发行工作。
13.4收集、汇总公司发生的重大事件，编写公司大事记。
13.5组织员工娱乐文化活动。
14、日常行政后勤管理
14.1 建立公司行政管理制度。
14.2 督促公司级文件（主要指公文、数据、信息等）流传，沟通内部联系。
14.3 组织公司的会议和来访接待工作。
14.4负责公司公章、合同章的管理，并按规定使用。
14.5安排平时工作值日表和制定节假日安排。
14.6负责公司固定资产、通讯、车辆、办公用品采购和管理。
14.7负责员工食堂、宿舍的日常管理。
14.8负责政府有关部门的公关和来访客人的接待工作，确保关系顺畅并维护公司形象。
14.9负责公司文件和档案的统一管理，确保档案、文件有序并便于查询。
14、其他
14.1搞好部门员工队伍建设，组织部门员工的学习、培训，不断提高员工业务素质。
14.2积极参与公司文化建设；．与政府相关部门保持良好的联系；协助和支持其他部门的工作，保持部门之间良好的沟通。
14.3定期检查本部门计划完成和规章制度执行的情况，做好丁作总结，形成书面报告，按时句总经理汇报。
14.4按时、按量、按质完成公司下达的各项考核指标和总经理室交给的其他任务。

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