物资管理手册(调整完毕).doc

物资管理手册（试行）中国建筑土木建设有限公司2012.12目 录1 概述11.1 编制目的11.2工作目标11.3工作内容11.4 适用范围：11.5术语12 组织机构及职责分配12.1 组织机构12.2 管理职责22.2.1公司领导管理职责22.2.2职责部门管理职责32.2.3分公司职责42.2.4项目部职责43 物资管理示意图54 管理流程及管理标准64.1物资供方评价流程图及管理标准64.2物资用量计划编制流程图及管理标准84.3物资采购权限划分及招议标流程及管理标准104.4合同管理流程图及管理标准124.5周转料具管理流程图及管理标准144.6物资验收入库流程图及管理标准164.7物资结算管理流程图及管理标准194.8物资盘点流程图及物资盘点管理标准214.9物资调拔流程图及管理标准234.10工程剩余废旧物资处理流程图及管理标准255、职能分配表276 标准或文件286.1外部标准286.2、内部标准287、记录表式291 概述1.1 编制目的物资管理是公司系统管理的重要组成部分，为加强物资、设备、料具采购供应、使用等过程的管理，保证企业生产经营活动的顺利进行、提高建筑产品的质量、节约企业成本、减少资源浪费、降低材料成本、增加企业效益和增强企业竞争实力都发挥着不可或缺的作用，此特制定本办法。1.2工作目标全面贯彻上级单位各项规章制度及工作指标，打造物资系统的标准化管理模式，结合公司发展状况适时改进各项规章制度，在物资管理系统真正实现降本增效、相关业务部门全面联动、系统业务高效良性运行。1.3工作内容各单位物资管理部门、公司相关职能部门行使本办法相应职责，公司对分公司及所属项目行使管理检查职能，分公司及项目直接管理有关物资的各项活动，保证正常施工及效益最大化。1.4 适用范围：公司总部直管项目、各分公司、事业部、专业公司、海外项目物资、料具采购供应及租赁等管理工作，均适用本办法1.5术语周转料具主要包括辅助施工的各种类型的脚手架（管），模板支撑体系（碗扣管、型钢等），大模板、各类型号及各种材质的模板，各种架（管）和模板配件，各类跳板、门架、井架，散装水泥储罐等。2 组织机构及职责分配2.1 组织机构公司物资部负责物资管理的日常工作，设专职管理人员5人。分公司物资部负责本单位的物资管理日常工作，专职管理人员不少于3人。项目物资部负责项目物资管理的日常工作，专职管理人员由各分公司结合项目的实际情况，按管理需要进行配备。2.2 管理职责2.2.1公司领导管理职责职务/部门职 责董事长1.履行企业章程所规定物资管理职责；2.贯彻执行国家相关法律法规和上级有关的物资管理规定等，批准公司物资管理目标；3.指导建立健全公司物资管理体系；4.批准公司物资管理理方针,批准废旧物资处置计划；5.对采购额度1000万元以上合同签进行审批，必要时主持公司特大型采购、合同签订。总经理1.对公司物资管理负总责；2.结合公司实际情况，主导建立和完善公司物资管理体系，审批物资管理方针目标；主管副总经理1、对物资管理负主要领导责任。2. 结合公司实际情况，组织建立和完善公司物资管理体系，审核物资管理方针目标；3.组织物资管理制度的制定与审批，监控物资的采购合同签订、验收、耗用、结算等环节；4.对1000万元以下的物资采购合同具有审批权；总工程师1. 对物资报废处置等负技术领导责任，组织物资报废处置的鉴定；2.组织建立“四新”技术推广应用体系和培训体系。总经济师1.负责企业经济核算，对物资管理负相关领导责任。2.负责物资采购流程招标文件、合同审核、审批。总会计师1.负责企业财务管理，对物资管理负相关领导责任。2.审核物资采购、租赁、维护等相关费用。安全总监1.对物资周转等料具使用负安全领导责任。2.对易燃、易爆等具有危险性的物资安全使用及存储负责。2.2.2职责部门管理职责职务/部门职 责物资部1.贯彻执行国家、地方及上级单位有关机械设备管理的方针、政策、法规和规定，制定公司的物资管理制度。2.负责组织和参与大宗物资的集中采购工作；3.建立物资合格供应商名录和合格租赁商子名录；4.负责全公司物资管理的组织领导，做好监督、检查和协调服务工作；5.负责监督检查全公司物资的验收、量耗、结算等过程管理工作；6.负责组织对全公司物资管理工作的业务培训、考核考评等工作；技术中心1.负责审查施工组织设计中的物资配置计划；2.负责物资的技术鉴定，开展安全技术研究，推广先进技术。3.参与废旧物资技术鉴定工作。工程管理部1.负责监督编制项目制定物资月度采购计划。2. 参与物资采购、租赁招议标工作；3. 参与废旧物资技术鉴定工作。商务管理部1负责监督项目物资总用量计划、分部分项计划的编制工作；2.参与物资采购、租赁招议标工作；3.负责物资采购、租赁合同评审工作。4.负责材料节超分析工作中责任成本分析工作设备管理部1.参与物资采购、租赁招议标工作；财务部、资金部1.参与物资采购、租赁招议标工作；2.会签物资采购及租赁合同，把控付款条款，按合同规定及资金支付审批会签支付相关费用人力资源部1.物资管理人员配置相关工作。2.配合物资人员培训、负责物资人员取证等工作。纪检监察室1.参与和监督物资采购、租赁、报废处置等方面的工作及相关招投标活动，保障相关工作与活动能够能够依纪、依规、依法进行；2.参与物资采购、租赁、报废处置等方面合同及相关协议的评审，防范违纪、违规、违法行为的发生。安全环境部1.负责进场周转料具、易燃、易爆物品安全性能验收工作。2.负责安全防护用品计划管理工作。3.组织安全防护用品验收工作，参与安全物资招标采购工作2.2.3分公司职责职务/部门职 责分公司物资部1.执行公司物资管理制度及有关物资管理的标准、规范。2.制定物资管理实施细则，建立岗位责任制。3.负责授权范围内物资的采购。4.检查督导项目自购物资管理情况、负责检查考核项目物资验收、出库、量耗、盘点、废旧物资处理等相关工作。2.2.4项目部职责职务/部门职 责项目经理部1.执行物资管理相关制度。2.根据进度编制总用量计划、月度采购计划3.物资现场验收入库、出库、耗用、盘点、周转料具、废旧物资等日常管理工作，物资数据的整理上报。3 物资管理示意图4 管理流程及管理标准4.1物资供方评价流程图及管理标准物资供方评价流程图物资供方评价管理标准节点工作内容标准及文件完成时间记录B2C2D2(直管)项目部、分公司物资部获取物资、租赁供方信息总部相关部门向物资部推荐供方物资管理办法（司物发【2012】44号）GB/T50430质量管理体系要求随时供方资料B3C3物资供应方的评价内容应包括：1 经营资格和信誉；2 建筑材料、构配件和设备的质量；3 供货能力；4 建筑材料、构配件和设备的价格；5 售后服务；租赁供应商评价的内容包括：1 经营资格和信誉；2 产品和服务的质量；3 供货能力；4 风险因素。随时企业资料B5C5D5直管项目及分公司将通过评价的供应商列入合格供应商名录，同类别的主要材料的合格物资供应商归档资料不得少于3家。直管项目及分公司将合格供应商名录报公司物资部备案，并附书面评价资料，物资管理办法（司物发【2012】44号）随时月度合格供应商名录B6C6D6项目经理部公司物资部采购主办收集合作供应商资料及合作信息公司物资部汇总合格供应商名录月度合格供应商名录C7D7F7分公司物资部将有不良行为及对我公司利益造成损失、有较大纠纷的不合格供方从合格供方名册中删除，并发布修正后的合格供应商名录公司物资部汇总形成的合格供应商名录，每季度报局局合格供应商名录共享每年12月10日至31日季度不良行为供应商名录合格供应商名录4.2物资用量计划编制流程图及管理标准物资用量计划编制流程图物资用量计划编制标准节点工作内容标准及文件完成时间记录A4项目开工后，合约部根据中标预算、总包合同、施工图纸的要求编制完成物资总量计划；对一些特殊物资应附有加工详图或阐明技术要求的有关文件， 投标图纸/BQ清单中标清单、投标方案、项目策划报告、定额、号）； 物资管理办法（司物发【2012】44号）收到施工蓝图后30日内由商务管理部编制完成，群体特大工程60日内编制完成物资总用量计划A7施工过程中因图纸、方案引起的物资用量的变化，由合约及工程部协同，对总用量计划进行修正即时A10B10C10工程部负责物资用量计划的编制，规格、具体型号、数量，安全部负责提交能够满足安全施工生产所需要的劳保用品采购计划应明确物资的名称使用时间及部位等相关信息物资总用量计划编制完成项目经理审批后交分公司、公司物资部备案以监督检查物资管理办法（司物发【2012】44号）月度或依据实际物资月度采购计划A12合约部及总工审核计划，如代购材料就明确标明，项目经理审批后报分公司，直属项目直接报公司每月10前4.3物资采购权限划分及招议标流程及管理标准物资采购权限划分及招议标流程物资采购权限划分及招议标管理标准节点工作内容标准及文件完成时间记录D1公司组织招标：一次采购量3000吨以上的钢材、5000吨以上的水泥、1000立方米以上的木材、30000平方米以上的竹木胶板、10000立方米的商品砼以及其他采购额度200万元以上的物资采购定型模板、周转料具；预计使用时间三个月以上、租赁费100万元以上的非机械租赁；房建安装工程采购额度在100万元以上的成套设备、配电箱等安装材料。物资管理办法（司物发【2012】44号）即时相关资料C3分公司组织招标：采购额度200万元以下的物资采购或公司授权采购，授权采购情况下，招标资料及合同送公司备案相关资料B4直属项目组织招标：采购额度50万元以下的物资采购相关资料C6D6分公司评审招标文件公司评审招标文件投标文件、评审表B7依据相关部门及领导意见修改后定稿招标文件BC8D8招标领导小组成员议标，确定拟中标供方评标结果报公司审核确定的议标时间开标记录评标报告B9依据开标评标意见，确定中标人确定议标结果后议标意见表评标意见汇总表B10项目部发生突发事件时，项目经理部编制物资紧急采购申请单签字后报分公司物资部审核后，报公司物资部审批，直属项目直接报公司物资部审批。坚持谁主张、谁负责的原则，物资数量、单价等关键要素由二级单位的分管领导、直管项目经理负全责物资紧急采购申请单签字确认后原件交公司物资部备案即时物资紧急采购申请单B11招标组织者发出中标通知书审批通过后2天内中标通知书4.4合同管理流程图及管理标准合同管理流程图合同管理标准节点工作内容标准及文件完成时间记录B2C2（直管）项目制定合同文本，要依据公司发布的范本编制，主要条款不得随意变动关于规范物资采购招标文件及过程资料表格的通知司物字【2012】78号合同管理办法司商发【2012】24号确定中标供应商后三天内合同B3C3项目及分公司层次合同评审，并附相关资料收到两天内合同、采购合同评审表、招标文件评审表、评标报告D4物资部对非公司文本合同组织各部门评审收到两天内合同、采购合同评审表、招标文件评审表、评标报告B10项目物资部对合同主要条款向工程部、试验室、质检部、安全部进行合同交底合同签订后合同交底书B11C11项目采购合同资料备案，直管项目部合同金额50万元以上的评标报告、会签表、采购合同，以及涵盖所有采购的物资合同台账报公司备案分公司组织招标的采购合同备案：1公司授权200万附二级单位的评标报告及合同评审会签表交公司物资部门备案；2合同金额200万元以下的二级单位上报合同台账至公司物资部，资料分公司备案。分公司合同资料备案，评标报告及合同评审会签表等相关资料由二级单位整理归档。所有的招标文件、招标文件评审、合作单位的营业执照、税务登记证、生产许可证、组织机构代码等资质文件的复印件、经办人的法人证明文件或授权委托书原件等相关资料合同即时台帐月度物资合同台账、评标报告、会签表、采购合同、合同评审表、招标文件评审表4.5周转料具管理流程图及管理标准周转料具管理流程图周转料具管理标准节点工作内容标准完成时间记录B2C2项目周转材料计划及审批。周转料具主要包括辅助施工的各种类型的脚手架（管），模板支撑体系（碗扣管、型钢等），大模板、各类型号及各种材质的模板，各种架（管）和模板配件，各类跳板、门架、井架经协调由其它项目调入，调拨价格原则为调出项目按规定摊销后的净值，若交接双方存在争议，由公司分管部门按实物评估价值确定物资管理办法（司物发【2012】44号）进场前二十天周转材料计划工程剩余物资调拔单C3D3分公司工程部、合约部、物资部、主管领导审核项目拟购买的周转料具计划及招标文件公司工程部、合约部、技术中心、物资部对项目拟购买的周转料具计划及招标文件作出审核二天内二天内周转材料采购计划，招标文件B6C6D6料具采购或租赁合同的评审和签订开标定标后料具租赁合同B7周转料具进场验收，必须由项目技术员、质量员、安全员、材料员、分包单位材料员共同验收进行质量检验，检验料具的品种、规格、数量，产品合格证和质保书等是否满足安全、使用要求，对不合格的情况，应及时退货或换货。公司（分公司、事业部）或项目租赁的周转料具，由项目材料员与分包单位办理移交手续。进场时进场记录、发料单B8项目对料具使用管理及结算：专人管理，监督分包单位的周转料具使用和维护，月度结算，不用料具及时退还，发劳务费料具及时办划转手续即时月度租赁结算单料具退还单B10料具退场：使用完毕及时退场，租赁单位签字确认。退场时项目材料员、施工员等两人以上与分包单位材料员及租赁单位共同核对盘点数量，并办理运输和退租手续，现场不用即还料具退还单B11最终对租赁的周转料具进行结算。要对费用收支对比分析，计算节超额，并分析原因，以便制订节约成本的措施料具全全部退还完毕租赁结算单4.6物资验收入库流程图及管理标准物资验收入库流程图物资验收入库管理标准节点工作内容标准及文件完成时间记录B3项目经理部做好进货前的准备（验收人员、存放地点、防护措施、道路畅通、起卸设备、计量器具、照明设备等）GB/T50430质量管理规范物资管理办法（司物发【2012】44号）GB/T28001职业健康安全管理体系规范物资进场前A5B5不合格物资处理：项目经理部将进场检验不合格物资放入不合格区，并予以标识，同时在物资进场验证记录中作出“不合格”标识，由项目经理部负责人组织项目技术、材料、质检、试验、采购等人员对不合格物资的性质进行评审，提出处理意见（退、换、降级使用），由材料员（保管员）负责做好记录并妥善保存供方货物进场后，由项目经理部负责接收并进行检验状态标识。验收必须经施工员、材料员、有授权的劳务方收料人员三人以上验收，安全设施、周转工具、机械设备及防护用品用具进场验收时，需有安全员参加，未验收物资应存放在物资待检区。进货验收时除质量要求外还要考虑采购物资要满足环保、职业健康安全方面的要求即时（物资进场后）不合格物资评审记录不合格物资处理记录物资进场台帐物资验证记录B7A7项目经理部按规定有关材料进行取样，委托外部或自有单位进行检验试验即时（外观质量验证合格后）委托试验报告单B8项目经理部对检验试验结果予以确认，检验合格物资存放于合格物资存放区，不合格物资应在物资验证记录中标示并存放于不合格物资存放区以待处理即时（收到委托试验报告单后）委托试验报告单、物资验证记录B10项目经理部填写工程物资进场报验表提交施工监理审核 即时（凭证、外观质量、复验合格后）工程物资进场报验表B12C12项目经理部办理入场手续，24小时之内办理完验收入库手续并与分包商办理调拨转账手续（签字确认）分（公司）对项目验收过程进行检查GB/T50430质量管理体系，物资管理办法（司物发【2012】44号）即时（报验合格后）验收单收料单发料单B13项目部按要求对物资进行物资堆码和产品标识（名称、规格、型号、产地、进货日期、标识人。有时效要求的物资应增加生产日期和有效日期两项内容）及检验状态标识（合格、不合格、待验、质量未确定）保管保养，定期自查、整改GB/T24001环境管理体系，T50430质量管理体系，GB/T28001职业健康安全管理体系标示、物资贮存期间出现问题及处理记录、易燃易爆、油品及化学品台帐4.7物资结算管理流程图及管理标准物资结算管理流程图物资结算管理标准：节点工作内容标准及文件完成时间记录B2验收单、发料单表格所示内容必须填写完整，发料单一定要有劳务队授权的材料员签收。验收要材料员施工员劳务队材料员共同参与，验收单发料单签字人员要齐全.单价、数量明确，不允许出现“材料一批”、估验、估发等情况。发料单转发单价为采购单价基础上上浮10%关于规范物资采购招标文件及过程资料表格的通知（司物字【2012】78号即时验收单发料单B3与供应商及劳务结算汇总，要求为开累数据月度材料款结算确认单、材料款结算汇总表、转发劳务材料明细表B4C4财务挂帐：开具验收及发料后财务即可挂帐，发票、收据可在付款前开具。发劳务队材料数据转合约：转发材料属代购的，必须完善代购材料相关手续，劳务方的承诺书、委托书。原则上不允许代劳务采购物资，特殊情况采取“谁主张，谁负责”的原则，过程中相关手续按公司管理办法执行即时验收单、发料单、材料代购委托书B6节超分析表：表格中的材料种类按公司统一表格填报月度材料节超情况分析表4.8物资盘点流程图及物资盘点管理标准物资盘点流程图物资盘点管理标准节点工作内容标准及文件完成时间记录A2项目经理部成立物资盘点小组，公司分公司监督项目每月定期盘点物资管理办法（司物发【2012】44号）月度A3项目经理部组织物资的存货盘点，盘点由物资、工程、合约、劳务参加月度、季度、年度盘点表A4B4项目部填写盘点表由项目经理签认。盘点报表报上级物资部门并汇总月度A5项目作盘盈盘亏情况分析，核对材料消耗，分析材料节超情况季度盘点表，材料节超情况分析表4.9物资调拔流程图及管理标准物资调拔流程图物资调拔管理标准节点工作内容标准及文件完成时间工作记录A2调出单位盘点剩余物资物资管理办法（司物发【2012】44号）即时项目剩余物资明细表A3C3D3项目剩余物资信息上报公司物资部D4物资管理部门收到项目经理部报送的项目剩余物资明细表后，及时汇总并将汇总表在公司物资管理信息平台上发布。物资管理办法（司物发【2012】44号）、关于调整公司废旧机械设备和物资技术鉴定小组的通知（司物字【2011】158号）项目剩余物资统计表A6B6D6有使用价值的剩余材料由公司部门和物资部协助项目调配、办理调拨手续，冲减成本，进行物资成本核算由公司物资部门根据市场行情结合实际情况出具剩余物资调拨通知单，由相关单位组织实施并在限定期限内完成调拨任务。物资调拨单剩余物资调拨通知单C8D8调出调入单位财务接转：调拨价格：全新的、通用的无需加工可周转多次的物资按照调入单位当地市场价格的90%折算（含吊装、运输等费用），其他一般物资按照调入单位当地市场价格的60%折算（含吊装、运输等费用）；由调出单位负责组织协调货源、及装车、发运前的相关工作并承担相应的费用及责任；调入单位负责组织运输、承担运输费用及相关责任；收入凭证工程项目剩余物资调拔台帐4.10工程剩余废旧物资处理流程图及管理标准工程剩余废旧物资处理流程图工程剩余废旧物资处理工作标准及文件节点工作内容标准及文件完成时间工作记录B2D2成立废旧物资处理小组，项目各部门公司废旧机械设备和物资技术鉴定小组出鉴定意见关于调整公司废旧机械设备和物资技术鉴定小组的通知（司物字【2011】158号）即时废旧物资处理鉴定意见书B3C3项目经理部负责工程剩余废旧物资清理盘点无利用价值材料须予以注明并明确处理意见分公司物资部收到申请组织分公司内领导审核，并及时上报至公司阶段施工完后二天内废旧物资处理申请表B8C8D8项目处理小组对经审批的废旧物资变卖并通知（分）公司相关部门进行监控非实体性材料和仍有使用价值的实体性材料由公司部门和物资部协助项目调配、调剂与回收,办理调拨、回收出库手续，冲减成本，进行物资成本核算即时废旧物资处理记录物资调拨单B10处理收入由项目物资部交项目财务部纳入财务核算体系收入凭证B11将处理情况台帐报公司备案季度废旧物资处理台帐5、职能分配表总经理分管领导物资部商务管理部工程管理部企业管理部财务部资金部安全环境部技术中心纪检监察部项目经理部物资管理体系建设物资管理政策、规划采购授权供方选择与评价供方重新评价物资总计划编制物资需用计划编制重大、重点物资采购物资集中招标采购单项物资招标采购采购合同的签订物资进场验收物资结算支付物资存贮与进出场物资消耗控制对项目物资管理考核物资管理信息系统维护备注：为责任单位，为主关联单位，为次关联单位6 标准或文件6.1外部标准序号类别名 称1国家中华人民共和国招标投标法2工程建设项目货物招标投标办-建设部20053国家及地方工程质量验收标准4GB/T50430质量管理体系要求5GB/T24001环境管理体系规定6GB/T28001职业健康安全管理体系规范7地方各项目所在地的地方规定及相关通知8总公司局集团中建总公司CI手册，中建总公司项目管理手册中建八局管理手册ZJQ08-QGB001-20116.2、内部标准类别名 称编号1物资管理办法司物发【2012】44号2关于规范物资采购招标文件及过程资料表格的通知司物字【2012】78号3合同管理办法司商发【2012】24号4关于调整公司废旧机械设备和物资技术鉴定小组的通知司物字【2011】158号5物资管理手册6中国建筑土木建设有限公司周转料具管理实施细则司物字【2012】172号7、记录表式序号记录名称保存地点保存期限1物资管理相关法律、法规有效文件目录物资部长效2合格供应商名册、不良行为供应商名录物资部长效3物资总量计划物资部项目考核审计期内物资月度需求计划物资月度采购计划物资紧急采购申请单招标文件发放记录投标文件开标记录物资招标评标报告中标通知书4物资采购合同物资部项目考核审计期内物资采购合同评审表物资合同台帐5验收单物资部项目考核审计期内材料款结算确认单项目部材料款结算汇总表6物资进场台帐项目项目考核审计期内委托试验报告单（以试验部门表格为准）工程物资进场报验表（以试验部门表格为准）不合格物资处理记录出门条7发料单项目项目考核审计期内转发劳务材料数量金额确认单转发劳务材料汇总表月度物资收发存报表废旧物资处理申请表废旧物资处理记录表废旧物资处理台帐物资调拔通知单物资调拔单材料耗用节超情况分析表8物资月度盘点表物资部、财务部、项目项目考核审计期内项目剩余物资明细表9周转料具采购申请表（分公司及公司）分公司，公司物资部项目考核审计期内10物资管理考核评分表项目二年项目物资管理检查表物资部