客服工作手册.doc

客 服 工 作 流 程 手 册 为了使本公司客服工作规范化，制度化和统一化，使部门管理有章可循，提供工作效率、责任感和归属感，特制定本手册，需部门员工严格按照本手册规范执行。第一条 工作岗位职责 客服是公司和客户间的窗口，公司通过客服来交接客户需求及意见反馈，在销售过程中提供周到的售前、售中、售后服务，提高客户满意度，通过服务在客户中形成良好的口碑。 1、客服人员要热情，敬业，不暴躁，有耐心，良好的应变能力与强烈的服务意识，能热情积极的解决客户各种征询与投诉，让投诉客户成为长期客户（客户投诉我们表达对我们网站的关注，有盼望，假如能良好的解决客户投诉，让不满意变为满意，客户就会连续关注我们） 2、要严格控制投诉数量，产生有理由投诉会做相应的考核。 3、同事之前要有良好的团队精神，碰到事情不推诿，敢担当。 4、客服接听客户电话，记录客户相关信息，了解客户需求。本次交易成功后，要定期对客户进行回访，告知客户又有什么新的商品，新的活动，希望客户给与关注，培养长期稳定的购买客户。 5、与包货发货人员、社区配送人员要有良好的沟通，出现问题可以及时解决。 6、商品发出后要及时跟踪货品发货动向，及时沟通，避免客户不满意。 7、假如客户收到商品后有不满意的联系我们，假如没有特殊情况 要在当天或限时解决客户问题。 8、接听客户电话不仅是回答顾客的问题，还要向客户推荐其他适合客户的商品，向外推广自家的网站及服务。 9、客服人员要关注客户整体购买商品的情况，对哪个商品销售比较多，哪个商品客户不是很关注，及时反馈，方便相关工作人员可以及时调整网页信息，进货数量。10、客户人员要与客户，其他部门之间做好沟通工作，及时反馈产生的问题，把出现的问题最小化。11、要让熟悉的客户可以直接找到你，假如有问题要与同事做好交接，不要让客户反复出现的问题，有客户联系我们可以第一时间知道是哪个客户，要征询什么事情。 12、要在跟客户交流沟通中让客户感觉亲切，让他感觉到你的确在替他着想，替他省钱。13、假如碰到客户反馈问题要站在客户立场，多检讨自己，换位思考，理解客户的意愿，同时也要相应的坚定原则。14、在平时也要与客户做好良好的沟通，树立“客户至上”的服务意识，建立良好的关系。第二条 工作行为规范1、上班时间：早班9：00-18：00，晚班16：30-22：00，工作期间要坚守岗位、集中精力。早班客服要与晚班客服做好交接工作，避免出现差错。2、工作时间必须使用服务用语，回复上做到：礼貌、亲切、简练、清楚、耐心、周到。树立以客户为中心的服务理念。 3、不管是通过公司QQ、微信客服或电话都要及时回复客户，解决问题。 4、解决问题的半途不能离开，假如需要离开需要跟正在联系的客户解释，得到理解才可以。 5、不能边吃东西边接听客户电话。 6、工作中要记录客户问题，不能客户再次联系到你，已经忘掉了是什么事情。 7、假如不能及时到岗要提前跟领导说明情况，不能随意迟到早退。 8、客服人员不能以任何理由与别人发生争吵。9、不能在办公环境内大声喧哗，影响别人。10、保持桌面整洁，保持办公室卫生，自己的办工作要自己清洁干净。11、在工作中要记录发生的问题，每周例会中汇总上报，给出解决方案。12、上班前都要准备好工作使用的必需品，准时工作。第三条 工作语言规范 1、跟客户沟通是要多说“请”“您”等礼貌用语；少用“我”字，使用“咱”，这样会让客户觉得是跟他同一立场的。 2、“您好”、“请问”、“麻烦”、“请稍等”、“不好意思”、“非常抱歉”、“多谢支持”“感谢惠顾”这些词语要经常出现。 3、不能直接说否认客户的词语，例如“不行”“不对”“你说错了”“但是”等，“但是”可以用“同时”来表达。 4、假如给客户说错或者办不到的事情要有致歉语（不好意思，很抱歉，对不起）。 5、要经常对客户表达感谢：客户向我们征询商品，购买商品，提供意见或建议，都需要衷心向客户表达谢意。 6、要学会倾听，不能随意打断对方话语。第四条 工作内容 售前服务： 一、了解网站上面各种商品 1、网页上面显示的各种商品的价格，属性，用途等。 2、天天几点前会更新当天的标准价格，什么商品在当天上架或下架。 3、清楚网页上面各种功能的运用。 二、了解客户需求； 1、假如电话想起客服人员要在电话响三声之前接起，在接听电话时要先说：您好，XX公司xx号为您服务,请问有什么可以帮助您！（假如是老客户或知道名字的客户，要在先生或女士前面加上姓氏，假如年纪大的人要称阿姨，叔叔，大爷或老先生） 假如客户通过QQ联系我们，及时介入客户，及时回复。要使用“您”“请问”“感谢”等话语，让客户通过文字感受到我们对他的尊重与重视。 三、向客户推荐； 1、客服要积极询问客户有什么需求，假如客户有购买商品的意愿，根据客户的需要介绍相关产品，要熟知该产品出自哪里（哪个市场），怎么生长的（地里还是其他地方），这个菜吃过后有什么好处（补充哪种微量元素等），可以怎么做（煎炒烹炸煮炖），如何销售（多少钱一斤），是怎么包装的（袋子保鲜膜等），可以存放多久。 2、假如客户已经决定购买，引导客户注册会员客户，如何下单，下单后什么时候会送到货。 四、 引导客户下单购买 1、 假如客户第一次购买要告知客户下单流程。 一方面通过手机或电脑如何进入菜篮网点击所要购买的商品只购买一件商品点“立即购买”；假如购买多样商品点击“加入购物车”所有商品加入购物车后点击网页右方“购物车”去结算核对一下所选择的商品是否对的点击“现在去结算”登录注册账户再次点击“现在去结算”输入“收货人信息”选择“派送的时间”支付方式可以选择网银、支付宝、余额支付（客户可充值到菜篮卡上）、微信登录可以使用微信支付输入成功后点击“确认订单，付款”显示购买成功。 2、下单成功后，要告知客户可以在网页右上角我的账户我的订单中可以查询到所购买的商品。 五、告知客户发货事项。 1、 客户购买成功后客服要明确告知客户什么时候发货，在哪个时间段内配送到，请客户放心等候。 2、并告知客户收到商品时需要验货，假如发现相关质量问题，要及时告知派送人员，按照退换货流程办理。 3、假如派送人员送到后商品无质量问题是不能拒收的，假如拒收不予办理退款，请客户谅解。 4、假如付款后无法接受商品请在当天及时跟客服联系。 5、告知客户可以联系到我们的方式，假如有问题及时跟客服沟通联系 6、 查看后台订单信息，假如看到有客户下订单后未付款需要及时联系客户问明因素，并引导客户付款购买。 售中服务 一、跟踪订单信息。 1、客户下单后要跟踪所负责的客户订单，查看客户信息是否完整，假如有问题及时联系客户。 2、查询需要发货的客户是否已经所有审核订单，假如未审核及时跟仓储人员联系，询问因素。 二、解决客户订单问题。 1、假如客户在这期间对商品有任何问题可以跟客服联系。例如更改配送时间、配送地点等。售后服务 一、退换货规则 1、叶菜类产品：执行“24小时无理由退换货”的基本前提为“存在质量问题的产品”。存在质量问题的情况涉及：包装破损、磕碰产生的损坏、产品涨袋、有异味、滋生病虫等情况。 2、预包装产品(如米面粮油、酒水饮料、休闲食品等)：如开袋或已进行食用，影响二次销售的，不再执行“24小时无理由退换货”。如未开袋，不影响二次销售的，可在24小时内进行无理由退换货。 3、硬菜类、水果类产品：在保证产品质量的前提下，我们对口感的选择重要以符合大众口味为主，为此，客户品尝过的产品，因口感问题不再执行“24小时无理由退换货”，敬请谅解。但客户在购买后48小时内，如发现产品内部出现腐烂、变质、滋生病虫等产品问题，公司将对上述两类产品执行“48小时无理由退换货”标准。 二、退换货流程 1、配送人员送货时假如客户发现购买的商品存在质量问题，配送人员确认后，可以直接退回，退回后内勤会统一反馈给客服，客服根据内勤反映情况给客户办理退款或补发订单。 2、客户签收后假如发现商品有质量问题或少配漏配的情况，可以通过QQ、微信、电话跟客服联系，客服会及时联系社区配送人员上门核算情况是否属实，配送人员确认后，可以直接退回，退回后内勤会统一反馈给客服，客服根据内勤反映情况给客户办理退款或补发订单。 3、没有质量问题的商品，客户签收后有异议无法退换。假如客户提出此类问题，需要客服人员跟客户解释，取得客户谅解。 三、 记录客户意见与建议 1、要天天准时查看客户留的意见或建议，汇总并及时回复客户，假如有重要的意见或好的建议及时上报。 2、碰到客户提出建议时需要回复：“谢谢您，您提出的宝贵建议，我们将及时反馈给公司相关负责人员，再次感谢您对我们工作的关心和支持。” 第五条 工作中注意事项 1、严禁直接拒绝客户货跟客户发生争吵 2、严禁回复过于简朴、表面、不够耐心 3、严禁不正面回答客户问题，回复不拟定 4、严禁回复未完毕，交流过程中关闭聊天窗口 5、严禁不按照服务流程。第六条 假如解决投诉 要成功地解决客户投诉，先要找到最合适的方式与客户进行交流。客户在投诉时会表现出情绪激动、愤怒，甚至对你破口大骂。这事实上是一种发泄，把自己的怨气、不满发泄出来，客户忧郁或不快的心情便得到释放和缓解，从而维持了心理平衡。此时，客户最希望得到的是尊重和重视，因此你应立即向其表达道歉，并采用相应的措施。 1、 快速反映： 顾客认为商品有问题，一般会比较着急，怕不能得到解决，并且也会不太快乐。这个时候要快速反映，记下他的问题，及时查询问题发生的因素，及时帮助顾客解决问题。有些问题不是可以立即解决的，也要告诉顾客我们会立即给您解决，现在就给您解决。 2、热情接待： 假如顾客收到东西后过来反映有什么问题的话，要热情的对待，要比交易的时候更热情，这样客户就会觉得你这个卖家好，不是那种虚伪的，刚开始的时候很热情，等钱收到之后呢，就爱理不理的那种。对于爱理不理的那种，客户就会很失望，即使东西再好，他们也不会再来了。 3、 表达乐意提供帮助 “让我看一下该如何帮助您，我很乐意为您解决问题。” 正如前面所说，当客户正在关注问题的解决时，客服人员应体贴地表达乐于提供帮助，自然会让客户感到安全、有保障，从而进一步消除对立情绪，形成依赖感。 4、真倾听： 顾客投诉商品有问题，不要着急去辩解，而是要耐心听清楚问题的所在，然后记录下顾客的用户名，购买的商品，这样便于我们去回忆当时的情形。和顾客一起分析问题出在哪里，才干有针对性的找到解决问题的办法。 在倾听客户投诉的时候，不仅要听他表达的内容还要注意他的语调与音量，这有助于了解客户语言背后的内在情绪。同时，要通过解释与澄清，保证你真正了解客户的问题。 认真倾听客户，向客户解释他所表达的意思并请教客户我们的理解是否对的，都是向客户表白了你的真诚和对他的尊重。同时，这也给客户一个重申他没有表达清楚意图的机会。 5、安抚和解释： 一方面我们要站在顾客的角度想问题，顾客一般总不会无理取闹的，她来反映一个问题的话，我们要先想一下，假如是自己碰到这个问题会怎么做，怎么解决，所以要跟顾客说，“我批准您的见解”，“我也是这么想的”这样顾客会感觉到你是在为她解决问题，这样也会让顾客对你的信任更多，要和顾客站在同一个角度看待问题， 比如说一些“是不是这样子的呢”，“您觉得呢”，尚有在沟通的时候称呼也是很重要的，一个客服的话，那么肯定是有一个团队的，团队不是只有一个人的，所以对自己这边的称呼要以“我们”来称呼，和顾客也可以用“我们”来说的，“我们分析一下这个问题”，“我们看看”这样会更亲近一些的，对顾客也要以 “您”来称呼，不要一口一个“你”，这样既不专业，也没礼貌。 6、诚恳道歉： 不管是由于什么样的因素导致顾客的不满，都要诚恳的向顾客致歉，对因此给顾客导致的不快乐和损失道歉。假如你已经非常诚恳的结识到自己的局限性，顾客一般也不好意思继续不依不饶。 7、提出补救措施： 对于顾客的不满，要能及时提出补救的方式，并且明确的告诉顾客，让顾客感觉到你在为他考虑，为他填补，并且你很重视他的感觉。一个及时有效的补救措施，往往能让顾客的不满化成感谢和满意。 8、告知顾客并及时跟进： 给客户采用什么样的补救措施，现在进行到哪一步，都应当告诉给客户，让他了解你的工作，了解你为他付出的努力。顾客当发现商品出现问题后，一方面紧张能不能得到解决，另一方面紧张需要多长时间才干解 决，当顾客发现补救措施及时有效，并且商家也很重视的时候，就会感到放心。 以上是工作流程内容，希望大家严格执行，认真做好客服工作，努力维系发展客户，把简朴、反复的事情做完美。 运营部