发票报销管理办法.doc

关于印发《发票报销管理办法》的通知

公司各部门、各分公司：
为进一步规范和明确发票报销中应注意的相关事项，降低因人为因素给公司造成的损失，合理规避涉税风险，特制订《发票报销管理办法》印发给你们，请遵照执行。本通知自2012年8月1日起执行。

附件：《发票报销管理办法》

二〇一二年七月十六日

中国建材国际工程集团有限公司
发票报销管理办法
公司各部门、分公司：
第一条 为进一步规范和明确发票报销中应注意的相关事项，现制订《发票报销管理办法》，并印发给你们，请遵照执行。
第二条 本办法所称发票，是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。
第三条 普通发票
1、 发票的基本内容包括:发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。
2、 发票中应详细填写相关具体名称（品名、规格、型号、劳务或服务项目等）、数量及金额，不得以办公用品、费用、综费、运杂费等笼统名称作为商品、劳务或服务的实际名称。发票全部联次应一次性开具，不得有涂改痕迹，并加盖发票专用章。
3、 目前需要附证明的发票主要是会议费、培训费、印制费、物业管理、维修、劳务、软件开发、设备租赁、车辆保险费、招待费（餐费）、“佣金”和各类手续费等各项费用的支出。
4、 财务报销必须附正规发票，并且基本内容填开正确、齐全。对于需要提供证明材料的，财务部门有权要求相关部门补齐证明材料。对不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，财务部门有权拒收。
5、 根据国税发[2008]80号《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》第八条第二款规定：在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销，财务部门有权拒收。
6、 《发票管理办法》第三十三条明确：单位和个人从中国境外取得的与纳税有关的发票或者凭证，税务机关在纳税审查时有疑义的，可以要求其提供境外公证机构或者注册会计师的确认证明，经税务机关审核认可后，方可作为记账核算的凭证。因此要求出国人员在国外消费时应取得相关发票或者凭证，并保留支付凭证作为报销依据，对不符合要求的报销凭证，财务部门有权拒收。
7、 业务人员在取得发票时应注意以下几个方面：
（1） 发票种类名称与开具的经济内容是否相符；
（2） 发票内容与出票单位经济性质是否相符；
（3） 是否是过期发票、旧版发票；
（4） 是否是收据或白条，例如报刊杂志订阅单等。
8、 上海市新版发票已于2012年4月1号正式启用，发票换版过渡期到2012年6月30日止，在此期间新旧版发票同时使用，自2012年7月1日起一律使用新版发票，旧版停止使用，上海市新版普通发票中不再设置手写发票，全部改用机打发票。
9、 对于取得的普通发票，应在发票开具当年及时到财务部门办理报销手续。根据2011年《国家税务总局关于企业所得税若干问题的公告》（国家税务总局公告2011年第34号）相关规定，如在当年未及时办理报销手续的，则应在第二年的汇算清缴期内（即每年的5月31日前）及时办理报销手续，否则公司将不能在所得税前进行扣除，这将给公司造成一定的损失。因此对于超期票据，财务部门有权拒收。
第四条 增值税专用发票
1、 进项增值税专用发票：
（1） 增值税专用发票上的公司名称、纳税识别号、地址、开户行等基础信息一定要准确，否则无法通过认证（即需要重开）。发票联和抵扣联应加盖发票专用章。
（2） 增值税专用发票从开具之日起180天内应交由财务人员进行认证，超过180天则无法抵扣，视同税款损失。增值税发票原件如无法按时取得，则提前提供复印件以便税控机采集数据。复印件要保证发票代码、号码、开票日期、密码区、公司基本信息等能清晰辨认。
（3） 进口增值税发票从开具之日起120天内应交由财务人员进行认证，超过120天则无法抵扣，视同税款损失。进口增值税原件如无法按时取得，则要提前提供复印件以便税务局进行数据采集。复印件要保证缴款书填发日期、号码、税款金额等能清晰辨认。
（4） 公路内河货物运输业统一发票从开具之日起180天内应交由财务人员进行认证，超过180天则无法抵扣，视同税款损失。公路内河货物运输业统一发票必须要原件才能认证抵扣。
（5） 购进货物报关出口的，购进货物取得的增值税专用发票上的货物名称、数量和单位要和正式报关单上的信息一致。不退税的货物和退税的货物应要求供应商分开开具，不能开在一张发票上；一张发票上不能同时有两张不同报关单号上的货物，即一张发票上的货物只能拥有一个报关单号。发票必须在报关出口之日起45天内交至财务部门。如无法及时拿到发票，则需提供发票复印件，发票复印件要保证发票代码、号码、开票日期、密码区、公司基本信息等能清晰辨认。
（6 为了防止在认证过程中出现无法预料的情况发生，经办人员在取得上述增值税进项发票后应尽快交由财务人员进行认证，如无法通过认证，可在有效期内退回开票单位重新开具。对于无法通过认证且超期的增值税发票，开票单位也无法重新开具发票，其对应的增值税税额视同我公司的税款损失。
（7） 开票单位开具增值税专用发票后不得单方面作废，如果单方面作废：
a、我公司未认证该发票，则可退回发票重开；
b、我公司已认证该发票，则需要对方写情况说明（需加盖公章），并配合我公司提供税务局要求的相关资料。
（8） 经办人员应在增值税专用发票的发票联（非抵扣联）背面注明发票所属合同、项目、发票总金额及发票份数，并由经办人和部门负责人签字。为了便于机器认证，增值税专用发票抵扣联上一定要保证清洁。
（9） 增值税专用发票如有销货清单的，必须提供一式两份销货清单，并加盖开票单位发票专用章。
2、 销项增值税专用发票：
（1） 经办人员提供的客户开票信息应准确无误，开票的基本信息包括：公司名称、纳税识别号、地址电话、开户行及账号。经办人员提供的开票内容要经对方公司确认，并由项目经理签字后交由财务人员开票。
（2） 增值税专用发票一旦开具不能重开，故开票内容一定要谨慎确认。
（3） 每个月的8号前为增值税抄税报税期，无法开具增值税专用发票。
（4） 开具的增值税专用发票应妥善保管，并在发票认证时效内及时交给客户，金额较大的建议托人交给客户。发票交给客户后，应要求客户签字确认。
（5） 营业税改增值税后，我公司设计费、技术服务费和勘察费都不再开具营业税发票，而改为开具增值税专用发票，税率从以往的5%提升为6%。如客户为增值税一般纳税人，则可以抵扣相应税款。
（6） 客户收到我公司开具的发票后，需要在发票签收单上签字或盖章，并交回我公司财务部（签收单由公司财务部提供）。
第五条 行政事业单位结算票据
1、 社会团体收取会费收入‚应使用社会团体会费专用收据;公立医疗机构从事医疗服务取得收入‚应使用医疗票据;公益性单位接收捐赠收入‚应使用捐赠票据。对不符合要求的票据，财务部门有权拒收。
2、 行政事业性收费、政府性基金、国有资源有偿使用收入、国有资产有偿使用收入、国有资本经营收益、彩票公益金、罚没收入、以政府名义接受的捐赠收入、主管部门集中收入等政府非税收入‚应当按照规定使用行政事业性收费票据、政府性基金票据、罚没票据、非税收入一般缴款书等相应的财政票据，不得使用资金往来结算票据。对不符合要求的票据，财务部门有权拒收。
3、 根据财政部关于印发《行政事业单位资金往来结算票据使用管理暂行办法》的通知 （ 财综[2010]1号 ）规定，行政事业单位按照自愿有偿的原则提供下列服务‚其收费属于经营服务性收费‚应当依法使用税务发票‚不得使用资金往来结算票据。
（1） 信息咨询、技术咨询技术开发、技术成果转让和技术服务收费；
（2） 法律法规和国务院部门规章规定强制进行的培训业务以外，由有关单位和个人自愿参加培训、会议的收费；
（3） 组织短期出国培训，为来华工作的外国人员提供境内服务等收取的国际交流服务费；
（4） 组织展览、展销会收取的展位费等服务费；
（5） 创办刊物、出版书籍并向订购单位和个人收取的费用；
（6） 开展演出活动，提供录音录像服务收取的费用；
（7） 复印费、打字费、资料费；
（8） 其他经营服务性收费行为。
4、 行政事业单位资金往来结算票据只能作为单位与单位之间、单位内部各部门之间、单位与个人之间发生的各种资金往来结算业务的证明，不能作为费用支出的依据，且不得在所得税前扣除，因此不得作为我公司费用报销凭证，财务部门有权拒收。
第六条 本办法由财务部负责解释。
第七条 本办法自二○一二年六月一日颁布之日起执行，原有相关规定与之相抵触的同时废止。
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