物资验收管理制度.docx

物资验收管理制度
1 总则
1.1 目的
为规范00xxxx（以下简称“xxxx”）物资验收管理，确保所采购物资符合生产经营要求，为生产经营提供良好的物资支持，特制定本制度。
1.2 适用范围
本制度适用于xxxx、xxxx控股公司、子公司及受托xxxx管理单位采购物资（原辅料除外）到货验收管理。
1.3 定义
采购计划：经供应公司审核、平衡利库后批准执行的物资需求计划。
验收组织单位：根据验收性质特指供应公司验收组、使用单位（或采购计划提出单位）、办公室。
1.4 职责
1.4.1 供应公司验收组（以下简称“验收组”）
1.4.1.1 对采购的通用物资进行到货验收。
1.4.1.2 组织使用单位相关专业人员对专用备品、备件及设备等物资进行验收。
1.4.1.3 组织使用单位、xxxx内外相关专家对大型成套设备（单笔合同在100万元以上）或单台价值50万元以上设备进行验收。
1.4.1.4 组织生产管理部/装备管理部门对单台价值在5万元以上的特种设备进行验收。
1.4.1.5 组织使用单位对特殊劳动防护用品（空气呼吸机、防毒面具、井下急救用品等物资）进行到货验收。
1.4.1.6 组织消防中队对消防器材（除消防铁锹、桶、钩、箱、柜、水袋内扣、结合器等常用物资）进行到货验收。
1.4.1.7 组织xxxx办公室对行政办公资产进行到货验收。
1.4.1.8 组织信息技术部门对办公自动化设备进行到货验收。
1.4.1.9 收集整理到货设备随机文件，每周与xxxx办公室档案室办理资料交接手续。
1.4.1.10 根据验收意见，签署最终验收结论。
1.4.2 xxxx办公室
1.4.2.1 负责参加行政办公资产的到货验收。
1.4.2.2 负责设备及办公自动化随机资料收集归档。
1.4.3 装备管理部门
负责参加单台价值在5万元以上的特种设备进行验收。
1.4.4 消防中队
负责参加消防器材到货验收。
1.4.5 使用单位（或采购计划提出单位）
与供应公司共同对专用备品、备件及设备进行验收。
2 管理内容
2.1 管理要求
2.1.1 供应公司负责制定各类物资验收规范。
2.1.2 验收组组织到货物资验收，负责对物资的数量、质量、规格型号、品牌、材质、技术参数及物资随附文件（产品合格证一份、产品使用维护保养说明书一份、送货清单一份、其他随机资料一份）的符合性进行验收，签署验收结论。进口材料或成套设备中配置的进口零配件，严格依照合同及技术协议约定验收（包括资料），所有物资资料验收以合同及技术协议约定的资料清单为准。
2.1.3 设备到货随机备品备件，由验收组按照合同清单验收，验收合格由供应公司统一保管，库管员建立单独台账，设备随机备品备件出入库按xxxx正常出入库程序单独登记台账进行收发存管理。
2.1.4 库管员依照验收单对物资外观、包装、数量和规格型号进行清点收货。
2.1.5 验收组、使用单位、设备管理部门因验收把关不严，造成物资误接收分别承担相应管理责任。
2.2 验收依据
2.2.1 xxxx与供应商签订的采购合同（包括随附的技术协议），没有采购合同按采购计划验收；
2.2.2 紧急采购物资由使用单位现场确认验收；
2.2.3 采购合同没有涉及到的物资标准，按国家、行业对相关产品的标准执行。
2.3 物资验收管理
2.3.1 物资到货后，采购单位须向验收组提供商务合同及技术协议，由供应商负责提供加盖印章的送货清单，送货清单上必须签署供货日期，收货单位、送货司机在送货清单上签署到货日期。
2.3.2 所有到货物资必须填写《综合物资采购到货验收单》或《行政物资采购到货验收单》，验收人员在验收单上必须明确验收意见，不合格的必须注明原因。
2.3.3 无采购计划的到货物资（不含紧急采购物资），验收组不得验收，库管员不得办理入库。
2.3.4 计件物资在验收过程中，数量超过计划采购数量的部分予以退回（赠品除外）。以计重或长度计算的物资，超出计划5%以内予以接收；批量物资验收必须抽检在40%以上。
2.3.5 没有验收、验收不合格的物资不得入库，暂存待验区，验收不合格的物资由验收组通知采购单位进行处理。
2.3.6 xxxx紧急采购物资到货由使用单位现场验收，验收合格直接领用，在次日补办计划及领料单。
2.3.7 混装材料到货后由供应公司负责卸车，但属于同一项目部同一施工单位的材料由各项目部自行负责卸车。
2.3.8 xxxx各单位物资到货，由于客观条件限制，物资不能直接到现场或现场不具备物资管理的要求，此类物资直接进供应公司总库，待具备条件后由项目部领用。
2.3.9 园区外设备到货验收由供应公司组织使用单位现场验收。
2.3.10 xxxx各项目部甲供材料由供应公司组织项目部共同验收。其中，由供货单位负责安装的甲供材料，由供应公司组织项目部对材料品牌、型号、数量、外观质量及相关资料进行验收。
2.3.11 大型成套设备（单笔合同在100万元以上）或单台价值50万元以上设备的验收，参加人员必须是主管设备的负责人或相关专业工程师。
2.3.12 大型成套设备分批次到货的验收，验收程序不变，分批次按照《分批次验收单》参与验收人员在到货明细表上小签，分批次验收，验收合格后分批次办理暂估入库，全部到货后由采购单位出具最终到货验收单，《分批次验收单》原件作为最终到货验收单的附件，供应公司验收主管、负责人在最终到货验收单上签字确认。
2.3.13 乙供材料验收由项目部/在建矿井组织供应公司、监理单位、施工单位共同参加。
2.3.14 供应公司接到供应商出具的变更函件，要对替代物资与被替代物资的性能、价格做全面了解，对替代物资与被替代物资的价格差异做重点分析，使用单位主要从性能、技术参数方面审核是否能满足使用需求，使用单位业务分管领导对该替换物资性能、技术参数再次审核确认，各级审核人员必须明确审核意见，严禁无审核意见只签名。
2.3.15 采购到货设备与技术协议不符（高代低或不同品牌替代），但是使用功能、技术标准都完全能满足使用需求，此类设备验收时需供应商出具变更函件，供应公司出具《采购物资变更确认单》，经供应公司主管领导、使用单位设备主管领导审核确认后，提交供应公司验收组，验收组将《采购物资变更确认单》作为验收依据之一对到货设备进行验收。
2.4 验收时间节点
3 到货数量在300项/台/套以内的通用物资，须当天（在1个工作日内）验收完毕并办理入库手续（项目部甲供材料到货应在3日内办理完入库手续）；专用备品备件在2个工作日内验收完毕并办理入库，设备在3个工作日内验收完毕并办理入库。到货数量超过300项/台/套以上的物资，通用物资须在2日内验收完毕并办理入库手续，专用备品备件在3个工作日内验收完毕并办理入库，供应公司仓储管理部于次日上午10点钟将随货清单、验收单、入库单匹配送本单位材料会计。
3.1 不合格物资的处理
3.1.1 在验收过程中，发现不合格物资，由采购单位负责退换货。
3.1.2 在验收过程中，由于书面材料不全（如合格证等）无法验收，验收小组将具体情况通知采购部，由采购部负责协调提供相关材料，该物资放入待验区，待资料提供齐全重新组织验收。
3.1.3 在物资领用中发现物资质量不合格，使用单位有权不领用或退货并书面向验收组反馈，并由验收组负责处理后续相关事宜；如有异议，验收组可邀请xxxx专家或第三方进行鉴定。经鉴定，如是制造质量问题，属于验收把关不严造成的对验收单位予以考核，同时责成采购单位处理；不属于制造质量问题的由使用单位承担经济损失及鉴定费用。
3.1.4 在物资使用过程中发现物资质量不合格，由使用单位直接对接采购单位，如有异议，可邀请xxxx专家或第三方进行鉴定，如是制造质量问题，责成采购单位处理。
3.1.5 由于计划申报错误造成所采购物资无法使用，由计划提报单位全额承担经济损失，此项由供应公司负责考核。

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