提升工作效率(时间管理)-文档资料.ppt

如何提升工作效率如何提升工作效率（高效的时间管理）（高效的时间管理）胡文燕胡文燕1 1目录目录常见的时间陷阱2 2时间管理六步3 3高效能的九条守则第一章 常见的时间陷阱由于沟通不良或不足，导致走弯路、出错、返工。文件/废纸/杂物多；文件存放系统混乱。交办工作时，没有明确最后期限。花较多时间替下属拿主意。不速之客的干扰；常被电话打断工作。繁多、冗长、低效的会议。缺乏细致的实施计划。过多文书记录。过于注重细节,追求完美.长时间面谈。第二章 时间管理六步1做好计划和统筹2要事第一4学会说“NO”6改进方法和习惯5明确期限3化繁为简1 做好计划和统筹一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中，一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中，较忙的是什么时间段？较忙的是什么时间段？0102有哪些工作可以提前做？有哪些工作可以提前做？2.1 二八定律（帕累托法则）19世纪末意大利经济学家巴莱多发现,在任何一组东西中，最重要的只占其中一小部分，约20%，其余80%尽管是多数，却是次要的，因此又称二八定律。二八定律被广泛应用于社会学及企业管理学等。80%80%最佳效果最佳效果的工作的工作20%20%的时间的时间20%20%较次要的工作较次要的工作80%80%的时间的时间因此管理时间，也需要重视那80%的时间，让其尽可能多地处理更重要的工作。产生更大的价值。花掉来自2 要事第一2.2 四象限原则（时间管理矩阵）把事务按其紧迫性和重要性分成ABCD四类，形成时间管理的优先矩阵。ABCD重要紧迫重要紧迫重要不紧迫重要不紧迫不重要紧迫不重要紧迫不重要不紧迫不重要不紧迫 学习新技能 建立人际关系 保持身体健康 危机 紧急状况 有限期的计划 琐碎的事情 某些信件 无聊的谈话 某些电话 不速之客 某些会议2 要事第一2.3 有序原则（ABC分类法）ABC分类法又称帕累托分析法，它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。由于它把被分析的对象分成A、B、C三类，所以又称为ABC分析法。在目标达成贡献中占比在目标达成贡献中占比在任务总量中占比在任务总量中占比65%20%15%65%20%15%A A级任务级任务特别重要特别重要B B级任务级任务比较重要比较重要C C级任务级任务不重要不重要2 要事第一简化工作是所有优秀管理者的共同特质，简化工作是所有优秀管理者的共同特质，工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。工作愈简化，愈高效，也愈不会出问题。所以要善于将复杂的问题简单化。所以要善于将复杂的问题简单化。通过两个小故事来感受下通过两个小故事来感受下 3 化繁为简英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。活动。题目是：在一个充气不足的热气球上，载题目是：在一个充气不足的热气球上，载着三位关系世界兴亡命运的科学家。着三位关系世界兴亡命运的科学家。第一位是环保专家，他的研究可拯救无数第一位是环保专家，他的研究可拯救无数人们，免于因环境污染而面临死亡的恶运。人们，免于因环境污染而面临死亡的恶运。第二位是核子专家，他有能力防止全球性第二位是核子专家，他有能力防止全球性的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。的核子战争，使地球免于遭受灭亡的绝境。第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运第三位是粮食专家，他能在不毛之地，运用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离用专业知识成功地种植食物，使几千万人脱离饥荒而亡的命运。饥荒而亡的命运。此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个此刻热气球即将坠毁，必须至少丢出一个人以减轻载重，使其余的两人得以活存，请问人以减轻载重，使其余的两人得以活存，请问该丢下哪一位科学家？该丢下哪一位科学家？3.1 故事一（该丢下哪一位科学家？）法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛，其中有这样一道题目：其中有这样一道题目：如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了，在只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？只能抢救一幅画的情况下，你会救哪一幅画？在该报收到的成千上万的答案中，答案最在该报收到的成千上万的答案中，答案最多的是多的是蒙娜丽莎蒙娜丽莎，而法国名作家贝尔纳以，而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。最佳答案获得了该题的奖金。3.2 故事二（你会救哪一幅画？）在工作中不要让不好意思害了我们在工作中不要让不好意思害了我们!4 学会说“NO”帕金森定律：帕金森定律：如果你安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。自己自己期限期限他人他人3 32要与别人约定期限。1给自己的目标、计划设定清晰的期限。3这个期限最好是合理而又稍偏紧的。5 明确期限6 改进方法和习惯。“你想把球从洞里挖出来，却把洞你想把球从洞里挖出来，却把洞愈挖愈大。愈挖愈大。”西方谚语西方谚语通过两个小故事来体会！通过两个小故事来体会！通过两个小故事来体会！通过两个小故事来体会！一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清一个企业的董事长走在他的厂区里，经过一个正在清扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力扫落叶的保洁员身旁。保洁员拿着一把长长的扫把，费力地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多地扫着。而那把扫把实在太旧了，齿间稀疏，漏掉了许多的叶子。的叶子。董事长停下来问：董事长停下来问：“先生，你的工具太不好用了吧，先生，你的工具太不好用了吧，为什么不换一把？为什么不换一把？”“我只有这一把了。我只有这一把了。”保洁员头也不抬地忙乎着他的保洁员头也不抬地忙乎着他的活。活。“你为什么不去仓库领一把呢？你为什么不去仓库领一把呢？”“仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有仓库离我这儿太远了，来回要花不少时间，我还有很多地要扫。很多地要扫。”保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自保洁员用手擦拭一下汗水，这才发现和自己说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。己说话的竟是董事长，不禁有些不知所措。“噢，董事长，噢，董事长，我不知道是您，我这就去仓库领一把。我不知道是您，我这就去仓库领一把。”看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：看着保洁员离去的背影，董事长十分生气：“这是在这是在工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我工作吗？真不能理解！要不是看在他从不偷懒的份上，我现在就开除他。现在就开除他。”6.1 故事一（勤劳的保洁员）0101 甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。乙就去找老板理论。老板想了想，说：老板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？你到市场上看还有什么卖的？”乙去了一趟市场回来说：乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。还有一个农民在卖土豆。”老老板问：板问：“多少钱一斤？多少钱一斤？”乙又赶去市场，回来回答老板：乙又赶去市场，回来回答老板：“8 8毛钱一斤。毛钱一斤。”老板又问：老板又问：“总共有多少斤？如果全部总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？要了能便宜多少钱？”乙又急忙来回奔跑。乙又急忙来回奔跑。老板说：老板说：“好吧，你先坐着。好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他然后又叫来甲，对他说：说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？你去市场看看，看还有什么东西卖？”不一会甲回不一会甲回来说：来说：“还有一个卖土豆的，还有一个卖土豆的，8 8毛钱一斤，共有毛钱一斤，共有125125斤，如斤，如果全部要了可以果全部要了可以6 6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。”老板对乙说：老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！这其中的原因你该明白了吧！”乙羞乙羞愧地回到厨房干杂活去了。愧地回到厨房干杂活去了。6.2 故事一（勤劳的保洁员）0202第三章：高效能的九条守则简单的就是最好的。不要凡事追求完美。追求事半功倍，而不是事倍功半.学会“弃卒保帅”。明确期限，少说“尽快”。经常进行整理和分类。把工作做在前面。不断优化工作方法。好记性不如烂笔头。课程完毕,感谢!胡文燕胡文燕