机械设计图纸管理办法.doc

1 目的
为了规范机械设计图纸在公司生产活动中各个环节的使用，明确设计图纸的发送、使用、更改、作废及借阅等管理程序，防止设计图纸的错用和误用，使外协加工单位和其他使用部门能及时得到设计图纸的有效版本，特制定本管理办法。
2 范围
本管理办法中涉及的机械设计图纸包括公司设计开发的所有机械设计类图纸。
3 职责
3.1 总师办是机械设计图纸的存档管理部门。
3.2 采购部是机械设计图纸的主要使用部门，负责及时向外协单位提供最新发放的图纸及设计更改的图纸。
3.3 相关部门负责本管理办法在本部门的执行，并对所有机械设计图纸具有保密的义务。
4 工作程序
4.1 总则
未经机动部评审、验证和确认，设计不定型的机械设计图纸，资料室不得归档、保管、发送和使用等。
4.2 机械设计图纸发送管理
4.2.1采购部是使用机械设计图纸的主要部门，要严格按照本管理办法执行领用机械设计图纸。
4.2.2 根据生产计划人员下达的产品生产计划，采购部拟订所需投产产品的目录清单，明确所需的机械图纸的图号、名称、份数及时间，提前4～5天书面通知机动部，以便提前准备。
4.2.3例外采购或特需的机械设计图纸，必须由申领人书面申请并经分管领导批准后，方可向机动部领取。
4.2.4总师办资料员负责将所需的机械图纸原件备齐，按照申领人提供的需求图纸目录清单及所需的机械图纸份数进行复印。
42.5复印的机械图纸由总师办资料员负责将其整理好，认真核对，并按照图号从小到大的顺序在《设计图纸使用记录单》上登记，记录的内容包括图号、名称、图幅、份数、张数、发送部门、发送日期、发送人等。
4.2.6复印整理好的图纸由总师办资料员负责在其每页的右下角盖上资料室的红色印章,蓝色日期章及资料员本人签章。每次发放的图纸盖当日的发送日期。
4.2.7由申领人向资料室按规定时间索取图纸，并在索取图纸前，由领用人按照资料目录清单认真核对所需的图纸图号、份数等。核对无误后在《设计图纸使用记录单》上签属领用人姓名及领用日期后领出。
4.2.8采购部负责及时向外协加工单位投放资料室最新发放的机械图纸，作为外协加工的依据。零件加工完，由采购部负责将加工单位投放的图纸在加工单位集中销毁。如下批再投产加工，则由采购部向总师办重新申请领取图纸向外协加工单位投放加工。
4.3 机械设计图纸更改管理
4.3.1设计定型的机械图纸经采购部加工成产品后，在装配过程中如发现装配问题时，可以书面形式向相关技术部门提出更改申请，由相关设计人员到现场核查。如确需更改，则在申请单上注明更改方法交至主管设计人员审核，并经分管副总批准后执行更改。如无需更改的，主管设计人员则在申请单上注明意见后退回申请人。
4.3.2 设计定型的机械图纸在外协加工过程中，如加工单位反映有图纸问题或按图纸要求加工时其能力达不到，需要更改图纸时，采购部必须以书面形式通知相关技术部门并作为设计更改的依据，经主管设计人员同意后执行更改。
4.3.3 机械图纸更改时，应确保更改后的机械图纸与原图有明显不同的标识加以区别，并注明更改期限（批次）。更改图纸审批手续齐全后，方可交资料室归档，否则资料室拒绝接收，原图由资料室按4.6执行。对于本批需更改且已发送的机械图纸，总师办应立即通知采购部及相关部门更换图纸（包括例外采购的），更换的份数与原图发送份数相同，且应使原图的使用部门都能及时得到更改后的最新版本图纸。
4.3.4采购部负责将本批更改后的图纸立即发放至外协加工单位，并同时将原图在加工单位销毁。
4.3.5 特需的机械图纸非采购部外协加工或检验，另作他用的），该图纸按非受控处理，由申领人负责保管备用。
4.4 机械设计图纸借阅管理
4.4.1 公司相关部门的人员确需在资料室查阅机械图纸的，可由资料员代其查阅图纸，查阅后及时归还原处。查阅过程中，图纸要轻拿轻放，避免其破损和玷污，且不允许将图纸拿出资料室。未经许可，严禁进入资料室私自查阅机械图纸！
4.4.2如相关部门需要借阅图纸时，必须经资料员同意后，按规定办理借阅手续，然后借出资料室。
4.4.3办理借阅手续时，要严格登记，将图纸的图号、名称、图幅、受控状态、份数、借期、还期、借阅人等逐一登记在《文件资料借阅登记表》上，对登记不全者，禁止将图纸借出资料室。
4.4.4为方便他人借阅，借阅人应及时归还借阅的图纸。如时间较长仍不能返还，应及时向资料员说明。
4.4.5图纸归还时，资料员要严格按照《文件资料借阅登记表》上的内容逐一核对，对由于借阅过程中造成的图纸破损、污渍、缺页等，必要时进行处罚。
4.5 试制机械设计图纸管理
4.5.1由于试制机械设计图纸未进行设计验证、确认等活动，所以资料室不得对此类图纸建档、保管，但可以对其复制、整理至采购部作产品试制加工。
4.5.2资料室在对试制机械设计图纸复制后，必须在其复印件的右下角加盖蓝色日期章及 “试制”字样红色印章。
4.5.3发送的试制图纸只作一次性使用。产品试制加工完，该图纸自行作废。
4.5.4若试制图纸在外协加工过程中，需作设计更改的，按4.3中相关规定执行。
4.5.5 待试制产品加工完成，经试装及产品的评审、验证、确认等相关工作完成后，由主管设计人员将试制图纸归整移交，总师办资料室负责将全套试制定型的图纸建档、保管。
4.6 作废机械设计图纸管理
4.6.1作废的机械设计图纸由资料室统一处理。处理的方法分：作废保留、作废销毁两种。
4.6.2相关部门返还的废、旧图纸由资料室统一加盖“作废”章，并在《作废文件/记录清单》上记录，交总师办负责人审批后统一销毁。
4.6.3每一张图纸设计更改时，原存档图纸由资料室加盖“作废保留”章，统一归档、保留、备查，存档保留的期限不少于该产品的使用寿命期限。
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